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Mary Kay publica una revista

¿Tienes miles de materiales y colaboradores? No hay problema. Descubre cómo Dropbox simplifica la organización y la realización de proyectos creativos para el extenso equipo de Mary Kay.

Colección de productos de Mary Kay para el cuidado de la piel

La empresa Mary Kay, presente en más de 30 mercados internacionales y cuyas consultoras de belleza independientes venden sus productos en todo el mundo, cuenta con una extensa red de personas que buscan constantemente formas de comunicarse, compartir contenido y almacenar archivos, datos y otra información. Antes, la organización usaba Dropbox principalmente para las transferencias de archivos, pero con el reciente auge del teletrabajo, el equipo tuvo que replantearse su flujo de trabajo. "Actualmente, Dropbox es el lugar en el que se encuentra el trabajo de nuestra empresa", comenta David Wilson, responsable principal de Tecnología y Producción Creativas del equipo de Servicios Creativos de la organización en E.E. U.U. "Esta maravillosa herramienta es nuestra navaja suiza en el proceso creativo. Acabamos antes si decimos para qué no la usamos". 

A continuación, Wilson nos explica cómo Mary Kay aprovecha los productos de Dropbox para distribuir información sobre eventos y recopilar material relacionado con estos, organizar las fotos y los vídeos y buscar elementos en ellos, así como trabajar de forma asíncrona con los archivos a fin de crear la revista digital mensual de la organización.

Conferencia de Mary Kay con gente caminando por el escenario

Paso 1: Preparación y preproducción

Somos una empresa de venta directa que cuenta con cientos de miles de consultoras de belleza independientes con las que debemos comunicarnos, y muchas de las típicas soluciones que ofrecen los proveedores no nos funcionan demasiado bien. Hacemos muchos eventos; en primer lugar, necesitamos anunciarlos y, después, ofrecer una forma fácil de que los asistentes nos envíen fotos que podamos utilizar en las redes sociales y en nuestra revista, Applause

Con Dropbox Transfer, podemos enviar un enlace a todas las personas que queramos, lo cual es una excelente forma de entregar invitaciones a través de archivos PDF. También podemos enviar una solicitud de archivos para pedir a los asistentes que nos envíen sus fotos y vídeos favoritos mediante un enlace específico. Es muy sencillo que nos envíen las fotos, y estas se guardan automáticamente en una carpeta que hemos creado para que nuestro equipo las encuentre y las revise fácilmente. Por lo que respecta a la seguridad, es un método mucho más seguro que un sitio FTP, ya que, de esta forma, las consultoras de belleza independientes no tienen acceso a los archivos de los demás. 

Dos productos de Mary Kay para el cuidado de la piel

Paso 2: Exploración, búsqueda y transferencia del material

Ahora tenemos todos nuestros archivos creativos almacenados en Dropbox, incluidas las fotos del evento. Nuestro equipo de redes sociales o el de desarrollo de ventas examinarán las fotos, determinarán cuáles quieren utilizar y se asegurarán de que tenemos los derechos para usarlas. Si otro miembro del equipo necesita una foto específica, la encontrará fácilmente. Antes, no podíamos buscar elementos en nuestros servidores de archivos. Con Dropbox sí que podemos. Ahora ya no nos preocupa no encontrar las cosas.

La transferencia de archivos también es mucho más fácil. Imaginemos que tenemos que trasladar miles de fotos de un evento de un lugar a otro. Antes, teníamos otra solución en la nube, pero cuando transferíamos grandes lotes de archivos, las operaciones solían dar error o se dañaban muchos archivos. Incluso cuando el proceso funcionaba, lo hacía de forma muy lenta. Con Dropbox, solo tenemos que iniciar la transferencia como una operación web y seguir con el día. La transferencia se realiza de forma rápida, fluida y sin problemas. 

Paso 3: Producción creativa

El equipo creativo tiene las fotos que quiere usar y alguien ha escrito el texto. Un equipo de diseñadores está trabajando en la creación de las páginas de la revista. Trabajan de forma remota y asíncrona, por lo que es esencial contar con un sistema que garantice que solo una persona esté trabajando en un archivo al mismo tiempo; de este modo, se evita que se pierda trabajo y que se produzcan problemas con las versiones. Dropbox tiene una función que se llama "Bloquear edición". Es muy fácil de usar. Al registrar o extraer un archivo, tan solo tienes que hacer clic con el botón derecho en él y seleccionar que se bloquee la edición. Dropbox funciona de forma sencilla y elegante. Ahora imaginemos que necesito saber quién tiene el archivo. Eso también es fácil. Tendré que hacer doble clic en el archivo y se me indicará que está bloqueado para la edición, se me informará de quién lo ha bloqueado y se me preguntará si quiero solicitar a esa persona que lo desbloquee. Es increíble, ¿verdad? Si la persona que lo bloqueó no está disponible por alguna razón, podré entrar como administrador y desbloquearlo directamente. 

Colección de productos de Mary Kay para el cuidado de la piel

Paso 4: Comentarios y revisión 

Con Dropbox, es muy fácil comentar un archivo o crear un vídeo de Capture para hacer comentarios. Si hacemos una revisión rápida de un vídeo, podremos usar Capture para grabar el mensaje y enviarlo a cualquier persona para que pueda verlo en el futuro. O, si queremos comentar un PDF existente con fotos, podemos usar el editor de PDF. Hay muchas opciones para lograr lo mismo. 

Y con eso ya lo tendríamos todo. El PDF ya se habrá diseñado y estará listo para su envío a miles de personas de todo el mundo. Otra victoria para Mary Kay y Dropbox.

Paso extra: Nunca pierdas nada

La posibilidad de recuperar fácilmente un archivo eliminado o una versión anterior de un archivo es clave. 

Antes, en nuestros servidores de archivos hacíamos copias de seguridad cada pocos días. Pero, si se añadía algo al servidor después de la última copia de seguridad y se eliminaba accidentalmente antes de que se realizara la siguiente copia, no había forma de recuperar ese contenido. Y tenías que volver a una versión anterior que podía no incluir muchos de los cambios de la copia más reciente. Esta situación provocaba que las personas guardaban varias versiones de los archivos, lo que suponía un verdadero problema, ya que provocaba que se aprobaran unas versiones y que se acabaran enviando otras sin querer. Sin embargo, ahora, cada vez que guardas un archivo, Dropbox ya lo guarda automáticamente. Los usuarios no tienen que preocuparse de hacer copias ni de guardar versiones separadas, ya que pueden confiar en que todas las versiones estarán siempre ahí. Si lo necesitan, pueden volver a otra versión haciendo clic con el botón derecho en "Ir al historial de versiones". Y eso les da mucha tranquilidad.