Anwendungsbeispiel

Centric

Drei Bauarbeiter arbeiten auf einer Baustelle

Centric Build wurde 2010 gegründet und ist ein in Kansas City tätiger Generalunternehmer mit Projekten, bei denen technische Innovationen und Problemlösungen einen gleichermaßen wichtigen Stellenwert haben wie Quadratmeter und Grundrisse. Einfache und zuverlässige Tools sind hier unerlässlich, damit alle – egal, ob im Büro oder auf der Baustelle – organisiert bleiben.

Die wichtigsten Ergebnisse von Centric:

  • Tausende von Projekten wurden einfach organisiert
  • Papierverbrauch und Zeitaufwand wurden reduziert
  • Geld für andere Software wurde gespart

Die Herausforderung

Auf Tausende von Projekten zugreifen und diese organisieren

Centric ist stolz darauf, „Ja“ zu sagen, wo andere „Nein“ sagen. Das Unternehmen setzt sich für Projekte ein, die Pionierarbeit für neue Möglichkeiten leisten und gesellschaftliche Bewegungen vorantreiben. Egal, ob es sich um ein Einfamilienhaus oder ein Geschäftshaus handelt, bei jedem Projekt kommt es auf die Zusammenarbeit eines großen Teams, z. B. bestehend aus Managern, Designern und Auftragnehmern, an.

Von Beginn an strebte Centric eine offene, flexible und dynamische Unternehmenskultur an, die sich an die Bedürfnisse des Kunden anpassen lässt. Außerdem wollte das Unternehmen eine cloudbasierte Version eines Servers, auf dem alle Dateien organisiert bleiben und auf den der Zugriff von jedem Gerät aus möglich ist. Dropbox war von Anfang an die richtige Lösung und auch nach 12 Jahren, in denen Centric an Größe gewonnen hat, hilft Dropbox dem Unternehmen, Tausende von Projekten zu organisieren, zu synchronisieren und zu sichern

Egal, ob mit vier oder 130 Mitarbeitern, wir arbeiten immer noch nach demselben Vorgehen und das ist auch gut so. Dropbox ist Dropbox.

Matt Hall, Managing Director, Centric

Die Lösung

Sicheres Synchronisieren, Teilen und Speichern von Dateien

Im Moment nutzen ungefähr 90 Mitarbeiter Dropbox, darunter acht Ingenieure und 45 Projektmanager. Welche Dateien speichern und teilen diese Mitarbeiter über Dropbox? Alle: Kostenvoranschläge, Rechnungen, technische Zeichnungen, Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter und mehr. Gewinnt Centric einen Auftrag, erstellt der Projektmanager einen Projektordner mit bis zu 20 Unterordnern für Elemente wie Budgets, Zeichnungen, Verträge, Zeitpläne sowie Sicherheitsberichte. Der Administrator weist daraufhin das Projektteam – samt Projektmanager, Ingenieur und Bauleiter – zu und gewährt den jeweiligen Personen Zugriff auf den entsprechenden Ordner.

Bei Teamprojekten können sich Dateiversionen schnell mal vervielfachen, aber Dropbox bietet mit dem Synchronisierungs-Feature die Lösung dafür. Wenn bei Centric jemand einen Ordner öffnet, ist ersichtlich, wer derzeit noch daran arbeitet, damit niemand die Arbeit anderer Personen überschreibt.

Dropbox bietet Unterstützung bei der Freigabe von Dateien – aber nicht alles ist dafür gedacht, auf breiter Ebene geteilt zu werden. Die meisten Mitarbeiter sollten zum Beispiel keinen Zugriff auf Personalakten oder Informationen, die bei Kostenvoranschlägen für Projekte benötigt werden, haben. Dank der Funktion für Dateiberechtigungen schützt Dropbox Dateien und gewährt gleichzeitig bei Bedarf allen Zugriff auf sie, wodurch eine reibungslose Arbeitskultur gefördert wird.

Centric stellt externen Parteien auch freigegebene Dropbox-Links zur Verfügung, um einzelne Dateien zu teilen, ohne Zugrif auf einen gesamten Ordner zu gewähren. Personen außerhalb des Unternehmens sehen genau jene Inhalte, die für sie relevant sind, und nichts weiter.

Wir wollten so viel im Bereich der von uns genutzten Software umstellen. Dropbox ist das einzige, bei dem wir geblieben sind.

Matt Hall, Managing Director, Centric

Die Ergebnisse

Verbesserte Organisation und gesteigerte Effizienz

Als das Unternehmen gewachsen ist, hat Centric Dropbox mehr und mehr genutzt. Dabei ist die Bedienung von Dropbox so einfach wie eh und je geblieben – und Centric gefällt das so. Der Prozess, um Dateien von jedem Gerät aus zu organisieren, einzusehen und zu teilen, ist immer noch derselbe. Und alle kennen Dropbox, was das Onboarding neuer Personen erleichtert. Die Schulung beschränkt sich darauf, zu erklären, wie die standardmäßige Ordnerstruktur aussieht und wo bestimmte Dateien, z. B. Vorlagen für Finanzprognosen, zu finden sind.

Ohne Dropbox wäre Centric bei weitem nicht so gut organisiert wie jetzt. Wahrscheinlich käme immer noch dasselbe veraltete System wie bei anderen Bauunternehmen zum Einsatz, nämlich Hunderte von Aktenschränken, die sämtliche Bürowände säumen. Mit der Unterstützung von Dropbox konnte Centric seinen Papierverbrauch reduzieren sowie Zeit und Geld für das Drucken und Ablegen von Dokumenten sparen. Das Unternehmen spart aber auch dadurch Zeit, dass Mitarbeiter von überall aus Dokumente erstellen, abrufen und freigeben können – und das in kürzester Zeit.

Centric möchte sich ständig verbessern und probiert dazu auch neue Software aus. Dropbox ist die einzige Software, der Centric seit 12 Jahren treu geblieben ist, denn das Unternehmen sieht keinen Grund für einen Wechsel. Selbst nachdem Centric ein Projektmanagement-Tool gekauft hat, wird weiterhin alles in der bewährt sicheren Umgebung von Dropbox gesichert.

Centric hat mit Dropbox eine Komplettlösung gefunden, um alle Dateien aller Mitarbeiter aller Ebenen des Unternehmens zu speichern.

In jeder Branche ist Zeit Geld. Mit Dropbox ist niemand auf eine veraltete Arbeitsweise angewiesen – und das spart enorm viel Zeit.

Matt Hall, Managing Director, Centric