HR-afdelingens vigtigste funktion er at tage sig af medarbejderne – men det kræver masser af dokumenter. Du har brug for en dokumenthåndteringsplan, uanset om det er på en computer eller ude i den virkelige verden.
Det er ikke særligt spændende at organisere dokumenter, men du kan automatisere mange dele af processen. En god plan sparer dig tid på hverdagsopgaver og sørger for, at du er juridisk dækket.
Skal vi komme i gang med at lave en strategi?
Hvad er HR-dokumenthåndtering?
HR-dokumenthåndtering er kort fortalt at holde styr på hele virksomhedens papirer og filer. Det involverer at oprette, arkivere, sortere, gemme, finde (eller slette) HR-dokumenterne.
Hver af disse dokumenthåndteringsopgaver bør udføres på en måde, der garanterer sikkerhed og overholdelse for virksomhedens oplysninger – uanset om det er en lille virksomhed eller en multinational koncern.
Hvorfor er HR-dokumenthåndtering vigtigt?
Effektiv dokumentstyring sikrer, at du problemfrit kan søge efter, opbevare og administrere medarbejderfiler. Det er din partner, når det gælder sikker dokumentlagring, og revolutionerer HR-processer.
Nøjagtige og sikre dokumenter, som er nemme at finde, hjælper dit team med at vide, hvor de kan finde oplysninger om deres rettigheder og pligter på jobbet. I dag er cloudbaserede systemer den primære måde at klare dette på.
Dine medarbejdere vil også føle sig mere sikre på, at deres følsomme personoplysninger opbevares sikkert, hvis du har et effektivt HR-dokumentstyringssystem på plads – så det kan yde et positivt bidrag til deres generelle velbefindende.
Hvorfor bruge et HR-dokumenthåndteringssystem?
Et godt administrationssystem kan klare en masse ting automatisk, så du sparer tid. Det er som at have en automatisk kontorassistent, der hjælper dig med ting som:
- At være mere produktiv – med et dokumenthåndteringssystem kan du søge efter de filer, du skal bruge, i stedet for at hoppe rundt mellem mapper, apps eller faner
- Centralisering og strømlining – digitale HR-dokumenthåndteringsværktøjer samler dine filer på ét sted og gør det nemmere for dig selv og alle, der har brug for adgang
- Sporing og rapportering – du kan automatisk spore og rapportere følsomme oplysninger, sikre overholdelse af reglerne og sørge for, at du nemt kan overholde vigtige lovgivningsmæssige standarder
- Vedligeholdelse af sikkerhed – vores sikkerhedsfunktioner i verdensklasse sørger for, at dine data er sikre, og vi har endda en backup til din enhed i tilfælde af problemer
- Fil- og mappedeling – du kan nemt beskytte dokumenter med en adgangskode eller administrere adgang med funktioner til fil- og mappedeling , uanset om det er internt eller eksternt
- Overvågning af det mørke net – når du bruger Dropbox som dit dokumenthåndteringssystem, holder vi endda øje med det mørke net for brud på adgangskodesikkerheden
Øg effektiviteten, overhold reglerne, og beskyt følsomme data med lethed – blot nogle få af grundene til at bruge Dropbox som den ultimative HR-dokumenthåndteringsløsning.
Sådan konfigurerer du et HR-dokumenthåndteringssystem
1. Identificer de relevante dokumenter
Dine kolleger i de forskellige afdelinger behøver ikke at se HR-filerne. Og bare fordi du arbejder i HR-afdelingen, behøver du ikke se alle filer i organisationen.
Kortlæg de forskellige typer HR-dokumenter, du bruger i din organisation, såsom:
- Medarbejderdokumenter, herunder ting som velkomstpakker eller håndbøger
- Medarbejderkontrakter
- Virksomhedspolitikker
- Læge- og handicapjournaler
- Orlovsanmodninger
- Lønregistre
- Kursusmateriale
- Ansættelsesdokumenter såsom jobannoncer, CV'er fra kandidater og noter fra jobsamtaler
- Nye medarbejderregistreringer og -materialer
- Resultatvurderinger
- Lønoplysninger
- Oplysninger om medarbejdergoder
Afhængigt af dit område kan din virksomhed håndtere mange andre typer digitale HR-dokumenter, f.eks. sikkerhedsprotokoller eller produkttræningsmaterialer – så dette er blot en grov vejledning.
2. Definer dine adgangsbehov
Ikke alle i din virksomhed skal have adgang til alle dine HR-dokumenter. Stil dig selv følgende spørgsmål, når du administrerer dine dokumenter:
- Hvem skal have adgang? Alle? Ledere? Kun HR-afdelingen?
- Bruger de denne fil ofte eller kun sommetider? Hvornår er der størst brug for den?
- Hvordan får de adgang til denne fil? På skrivebordet, på farten eller på mobilen?
- Redigerer de filen, eller ser de bare på den?
Kort sagt, tænk over, hvem der har brug for hvad, hvornår og hvordan, så dine dokumenter opbevares sikkert og forsvarligt. Dette trin er vigtigt for at sikre, at alle kun har den adgang, de har brug for.
3. Definer dine sikkerhedskrav
Dette trin er som trin 1, men med et twist. Overholdelse er nøglen her. Spørg dig selv:
- Indeholder denne fil juridisk beskyttede oplysninger som f.eks. lægejournaler?
- Er du forpligtet til at opbevare denne fil i en bestemt periode?
Når du har overblikket, opsætter du dine regler ved at gøre et eller flere af følgende:
- Lås filer med adgangskoder
- Sæt regler for fildeling
- Spor alle bevægelser med aktivitetsrapporter
- Valider data, og oprethold et gennemsigtigt revisionsspor
Ved at opfylde dine sikkerhedsbehov sørger du for, at dit dokument er sikkert og overholder reglerne – hvilket giver dig ro i sindet, når du administrerer dine filer.
4. Kommuniker din strategi til dine kolleger
Du er næsten færdig, men bare lige en heads up – HR-dokumenthåndteringssystemer fungerer kun, hvis HR-teams melder sig ind og holder dem opdateret. Sørg for, at alle kender deres roller og ansvarsområder.
Det er også vigtigt at samle alt på ét sted, så det er nemmere at bruge, hvilket også er med til at fremme et samarbejdsklima – og strømline dokumentarbejdsgangen yderligere.
Hvis der er tale om vigtige dokumenter, kan du prøve at tilføje noget kontekst med videoer eller skærmoptagelser.
Bedste praksis for dokumenthåndtering
Først og fremmest skal du inkorporere denne yderst effektive strategi i din HR-arbejdsgang.
For det andet er det vigtigt at introducere denne strategi til medarbejderne snarest muligt og tilbyde dem oplæring under onboarding-fasen.
Derudover er det vigtigt at implementere automatisk sikkerhedskopiering af dine vigtigste filer.
Og hvorfor ikke tage et kig på dine HR-dokumenter en gang om året for at sikre dig, at planen fungerer? Det er altid godt at sikre, at alt går efter planen – eller foretage mindre justeringer.
Strømlinet og sikker HR-dokumenthåndtering
Hvis du arbejder i HR-afdelingen, kan Dropbox hjælpe. Det handler om at gøre dokumenthåndtering, lagring eller deling lettere – og give dit team de rigtige værktøjer til at løse de daglige opgaver hurtigere.
HR-teams kan endda få indsigt eller analyser om delte dokumenter, så du kan se, hvem der bruger de vigtige filer, du deler – eller bare tjekker dem ud. Det er ret praktisk.
Strømlinet og sikker HR-dokumenthåndtering på den nemme måde.