Hvad er PERT?

PERT-programmet kan være en stor hjælp for projektledere, der vil have deres teams til at arbejde mere effektivt.

Historien om PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Akronymet PERT står for "Program Evaluation and Review Technique", som er et program, der har været anvendt af forskellige organisationer i mere end 50 år. PERT-teknikken blev oprindelig udviklet i 1958 til brug af U.S. Navy Special Projects Office (den amerikanske flåde), og det er et projektstyringssystem, der er beregnet til brug ved planlægning af store og komplekse projekter. Det starter med en generel programevaluering og støtter en dybdegående analyse af ethvert projekt inden selve startdatoen. Systemet blev anvendt i forbindelse med designet af Polaris-missilet samt ved vinterolympiaden i 1968, der blev afholdt i Grenoble. Siden er lignende ledelseskoncepter udviklet og forbedret, men PERT var den første teknik af denne type.

Sådan fungerer PERT-projektstyring

Som nævnt ovenfor er PERT beregnet til at blive implementeret i forbindelse med projekter, som er meget komplekse, og som skal udføres via sekventielle opgaver og/eller køres sideløbende med andre projekter. Det overordnede mål med PERT er at få projekter færdiggjort til tiden og inden for budgettet samt at vurdere projektets samlede omfang nøjagtigt i afgrænsningsfasen.

Afgrænsning af PERT-projektet

Afgrænsning er en afgørende del af PERT, da det er her, du skal oprette en handlingsplan for projektet. Teknikken tager højde for ting, der kan gå galt eller tage længere tid, end de burde, samt alle vigtige "milepæle" i hele processen. Sammenlignet med teamets almindelige afgrænsningsteknik kan PERT virke ekstremt dybdegående, da den omfatter alt fra ressourcestyring til individuel præstation. PERT-metodens militære rødder betyder, at forberedelse er alfa og omega, og hver en sten vendes i processen.

PERT-ord i forbindelse med afgrænsning

En PERT-afgrænsning anvender følgende ord til at definere vigtige begivenheder, tidspunkter og ressourcer:

Begivenheder

PERT-begivenheder udgør milepæle i processen. De kræver ikke nogen ressourcer i sig selv. En PERT-begivenhed kan dog ikke fuldføres, før alle opgaver, der leder op til den, er fuldført.

  • En PERT-begivenhed henviser til starten eller færdiggørelsen af en eller flere aktiviteter
  • En forgængerbegivenhed kommer umiddelbart før en anden begivenhed eller andre begivenheder
  • En efterfølgerbegivenhed forekommer umiddelbart efter en anden begivenhed eller andre begivenheder

Aktiviteter

PERT-aktiviteter er de opgaver, som kræver ressourcer:

  • En PERT-aktivitet henviser til udførelsen af en opgave, bruger dine ressourcer, uanset om det er tid, materialer, penge eller maskineri. Du kan ikke udføre en PERT-aktivitet, før den begivenhed, der markerer dens begyndelse, er fuldført. Det betyder, at hvis noget i en foregående begivenhedsfase ikke er færdiggjort, kan den nye fase ikke startes.
  • En PERT-underaktivitet henviser til de mindre opgaver, som en PERT-aktivitet kan inddeles i. Aktiviteten "klargør plantegninger" kan f.eks. inddeles i "klargør plantegninger 1, 2 og 3", hvis der sandsynligvis kræves flere sessioner.

Tid

PERT-tider er væsentlige for teknikken og er beregnet til at tage højde for optimeret ydeevne og tilbageslag:

  • Optimistisk tid henviser til den korteste tid, det kræver at fuldføre en aktivitet, forudsat at alt går glat og måske endda går bedre end forventet.
  • Pessimistisk tid er det modsatte og angiver den længste tid, det kræver at fuldføre opgaven, forudsat at alt, der kan gå galt, går galt – bortset fra fuldkomne katastrofer.
  • Tid er højst sandsynligt den gyldne middelvej, når det handler om den forudsete nødvendige tid, og det forudsættes, at alt kører som normalt.
  • Forventet tid er dit bedste bud på levering, hvor der tages højde for, at ting går galt. Denne tid bør være baseret på modellens gennemsnitlige tid for rutinemæssig fuldførelse af opgaven.

Administration

Der er flere andre ord, der hjælper med at definere vigtigheden, status og forventet tid for hver enkelt begivenhed eller aktivitet:

  • Kritisk sti giver et overblik over hele projektet fra dag ét til færdiggørelsesdatoen og hjælper med at definere den samlede tid i antal dage, måneder eller år, som teamet skal bruge på at færdiggøre alt. Kritisk sti-metoden var faktisk en separat metode, der blev udviklet nogenlunde samtidig med PERT, selvom de to metoder hovedsageligt anvendes sammen.

  • Kritisk aktivitet er det ord, der beskriver opgaver, som ikke må overstige eller bruge flere ressourcer end det, der er planlagt. En kritisk aktivitet er, som navnet antyder, kritisk (afgørende) for, at projektet kan gennemføres med succes.

  • Flydende (float) eller slæk (slack) henviser til den tid og de ressourcer, der er tilgængelige i løbet af projektet. Frit flydende henviser til den udnyttelse af ressourcer, du har, hvis dit team rammer en forsinkelse, mens negativt slæk henviser til opgaver, hvor der er underskud af ressourcer.

  • Gennemløbstid er det tidspunkt, en forgængerbegivenhed skal gennemføres på, for at en begivenhed nås.

  • Mellemliggende tid er det tidligste tidspunkt, hvor en begivenhed kan efterfølge en anden.

  • "Fast tracking" betyder, at teamet beslutter sig for at køre kritiske opgaver parallelt for at forkorte den samlede kritiske sti.

  • At "crashe" den kritiske sti betyder, at man tilfører ekstra ressourcer til en aktivitet på den kritiske sti og på den måde reducerer den tid, der skal bruges for at færdiggøre aktiviteten. Det betyder, at den samlede kritiske sti bliver kortere.

Trin til PERT-projektplanlægning

Nu, hvor du kender alle de vigtige ord, kan du læse om, hvordan du omsætter dem til praksis:

  1. Identificer dine opgaver: Du skal angive alle de opgaver, der er nødvendige for at færdiggøre dit projekt. Dette kan være lidt tidskrævende. Men hvis dit projekt er komplekst, er det vigtigt at få overblik over det i denne tidlige fase.

  2. Definer en relevant rækkefølge: Fastsæt den bedste rækkefølge for at få de bedste resultater af hver opgave. Husk, at du kan køre flere opgaver parallelt. Angiv opgaveafhængighederne i en rækkefølge, der giver mening.

  3. Estimer tidsforbrug: Find ud af, hvor lang tid hver opgave tager, og angiv optimistisk, pessimistisk og forventet tidsforbrug.

  4. Opret et PERT-diagram: Opret en visuel fremstilling af dit projekt.

  5. Tildel flydende (float): Sørg for, at du ved, hvor mange ressourcer hver opgave vil kræve.

  6. Estimering af kritisk sti: Angiv en dato for færdiggørelse af hele projektet baseret på din foreløbige model.

Planlægning af opgaver i PERT

En PERT-tabel kan hjælpe dig med at registrere tidsforbruget for og rækkefølgen af aktiviteter. Det er ikke blot nyttigt i planlægningsfaserne, men er også en værdifuld tidsplan, som du kan anvende til hele projektet. Herunder er vist et eksempel på en PERT-tabel:

  Tidspunkter          

Aktivitet

Beskrivelse

Forgængere

Optimistisk

Normal

Pessimistisk

Forventet

0

Startdato

 

0

0

0

0

A

Valg af personale

0

10

15

20

15

B

Valg af udstyr

0

5

10

15

10

C

Udarbejdelse af plantegninger

A

10

12

18

12

D

Onboarding af personale

A

7

10

15

10

E

Installer nyt udstyr

B, C

48

72

96

72

Oprettelse af et PERT-netværksdiagram

Når din tabel er oprettet, kan du oprette et tilsvarende PERT-diagram. Det fungerer som et flowdiagram, der giver en tydelig visuel fremstilling af rækkefølgen i projektet. Du kan også vælge at bruge et digitalt Gantt-diagram. Diagrammet bør bestå af knuder, hvor hver knude beskriver en aktivitet samt dens optimistiske, pessimistiske og forventede tid.

Her er et eksempel på et fuldt PERT-netværksdiagram.

Fordele og ulemper ved PERT-teknikken

Som du kan se, er PERT-teknikken en omfattende sag – selv i planlægningsfasen. Du og dit team skal overveje nøje, om dette er den bedste administrationsteknik til jeres projekt. PERT-metoden er generelt ikke så velegnet til små projekter. Og hvis I forsøger at anvende den på helt ukomplicerede projekter, kan I risikere at ende i en situation, hvor "for mange kokke fordærver maden". Overvej følgende fordele og ulemper, inden I vælger at bruge denne metode:

Fordele ved PERT-teknikken

  • Der skabes en tydelig og letforståelig visuel oversigt over hele projektet.
  • Den giver mulighed for dybdegående analyser af projektressourcer og resultater, inden I går i gang.
  • Der oprettes en klar tidslinje for en struktureret tilgang.
  • Metoden fremmer ansvarlighed, da alle har klart definerede roller og tidsfrister.
  • Der tages højde for forsinkelser.
  • Teknikken kan motivere teammedlemmer via en tydelig plan for samarbejde.
  • Teknikken kan føre til hurtigere færdiggørelse af projektet, da alle ved, hvad de skal gøre hvornår osv. Der sker ingen forsinkelser på grund af manglende forventningsafstemning.

Ulemper ved PERT-teknikken

  • Når I begynder at inddele opgaver i alle nødvendige aktiviteter, kan I ende med at have et overvældende antal opgaver.
  • Teknikken er ikke så velegnet til små projekter og enkle opgaver.
  • Knuder og diagrammer viser forventningerne, men ikke den aktuelle status.
  • Forventningerne svarer ikke altid til virkeligheden, efterhånden som projektet skrider frem.
  • Der er en dramatisk øget mængde administrationsarbejde i afgrænsningsfasen.
  • Tidsestimater kan føles begrænsende og ikke-befordrende for kreative opgaver.

Er PERT-teknikken rigtig for dig og dit team?

Hvis dit projekt involverer mange mennesker og en masse opgaver, vil et PERT-netværksdiagram, der fungerer som arbejdsplan, være et effektivt projektstyringsværktøj, som alle kan bruge som fundament for projektarbejdet. Hvis dit projekt derimod ikke er særlig kompliceret, kan du risikere at gøre det unødvendigt uoverskueligt og spilde værdifuld tid på at afgrænse noget, der ikke kræver så højt et detaljeringsniveau.

Hvilke alternativer er der til PERT?

Hvis du mener, at dit team kan drage fordel af nogle af elementerne i PERT, uden at I behøver at anvende hele metoden, kan I prøve at kigge efter værktøjer, der rummer den samme tilgang, men som involverer knapt så meget papirarbejde. Dropbox tilbyder opgavestyringsværktøjer, der gør det nemt at holde styr på, hvad teamet laver. Med integrerede apps som Xero, Monday og Trello kan du nemt styre økonomi og teamopgaver og håndtere problemer i Dropbox.

Projektledere kan erfare, at det, et team virkelig har brug for, ikke er en kompleks planlægningsteknik, men snarere en klart defineret arbejdsproces og værktøjer, der kan anvendes til at udføre den.