Hvad er "Eisenhower Matrix"?

Hvad er "Eisenhower Matrix"?

Der er sjældent nogen, der er uproduktive med vilje – i hvert fald ikke når de er på arbejde. Men efterhånden som dagen går, og du begynder at tage dig af hastesager, og antallet af opgaver hober sig op, bliver det mere og mere vanskeligt at blive ved med at være produktiv.  Uanset om du ikke når vigtige deadlines eller kæmper for at holde dig på sporet med langsigtede projekter, kan det at vide, hvordan man prioriterer opgaver, være forskellen mellem at sakke bagud og lede flokken. Her kommer “Eisenhower Matrix” ind i billedet.

Forstå "Eisenhower Matrix"

"Eisenhower Matrix" – også kaldet "Eisenhower-modellen" eller "Haster/Vigtigt-matrixen" – er en enkel metode til prioritering og administration af opgaver. Den er opkaldt efter Dwight D. Eisenhower, som var femstjernet general og USA's 34. præsident. Eisenhower var kendt for sit ufattelige produktivitetsniveau, og det i en grad så hans tilgang til målsætning og tidsstyring er blevet undersøgt grundigt af en lang rækker mennesker, heriblandt Stephen Covey. I sin bog "The 7 Habits of Highly Effective People" (på dansk "7 gode vaner") omdannede Covey Eisenhowers idéer til et enkelt værktøj til prioritering af opgaver: "Eisenhower Matrix".

Hvad er "Eisenhower Matrix"? Det er i bund og grund en strategi, der giver dig mulighed for at omsætte følgende citat, som tilskrives Eisenhower, til praksis: "I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent" (Jeg har to typer af problemer, dem, der haster, og dem, der er vigtige. Det, der er vigtigt, haster sjældent, og det, der haster, er sjældent vigtigt). Alt, du behøver at gøre, er at vurdere dine opgaver i forhold til, i hvor høj grad de haster eller er vigtige.

Hvordan fungerer Eisenhower-modellen?

Både virksomheder og enkeltpersoner kan bruge Eisenhower-modellen til at planlægge, uddelegere og prioritere daglige eller ugentlige opgaver. Ved at indsætte opgaverne i en af nedenstående kvadranter kan du afgøre, hvor meget de haster, og afgøre, hvordan du kan håndtere dem på en passende måde:

• Første kvadrant: Haster og vigtigt (opgaver, der skal løses med det samme) – disse opgaver har førsteprioritet, og det er vigtigt, at de løses så hurtigt som muligt. Det er ofte sidste øjebliks-opgaver, der opstår på grund af uforudsete omstændigheder. Normalt bør denne type opgaver løses med det samme eller samme dag. Eksempler på dette omfatter et projekt for en kollega, de er syg, eller håndtering af en uforudset nødsituation, f.eks. en afbrydelse i forsyningskæden.
  
  
• Anden kvadrant: Vigtigt, men haster ikke (opgaver, der skal planlægges til et senere tidspunkt) – det omfatter langsigtede mål/opgaver, som er vigtige, men som ikke har en særlig stram tidsfrist, så du kan planlægge dem til færdiggørelse på et senere tidspunkt. Eksempler på dette omfatter at få en professionel kvalificering eller planlægning af langsigtede virksomhedsmål, f.eks. en nedsættelse af budgettet.
  
  
• Tredje kvadrant: Haster, men er ikke vigtigt (opgaver, der skal uddelegeres til en anden) – disse opgaver skal løses med det samme, men de er muligvis ikke vigtige nok til, at de kræver din opmærksomhed. Det betyder, at de kan uddelegeres til andre medlemmer af dit team. Eksempler på dette omfatter rutinearbejde eller langvarige møder/telefonsamtaler uden et klart formål.
  
  
• Fjerde kvadrant: Ikke vigtigt og haster ikke (opgaver, der bør fjernes) – disse opgaver forstyrrer og bør så vidt muligt undgås. I mange tilfælde kan du ganske enkelt ignorere eller aflyse denne type opgaver. Eksempler på dette omfatter sociale aktiviteter eller unødvendigt lange kaffepauser.

Med andre ord kan Eisenhower-modellen hjælpe dig med at visualisere dine opgaver med hensyn til, hvor vigtige de er, og om de haster. Når du begynder at overveje din arbejdsbyrde på denne måde, er det meget lettere at sikre, at de vigtigste opgaver bliver prioriteret og fuldført så hurtigt som muligt.

Hvordan skelner man mellem opgaver, der haster, og opgaver, der er vigtige?

Der er ingen universel formel, der kan hjælpe dig med at skelne mellem hasteopgaver og vigtige opgaver, når du opretter en prioritetsmatrix, men det er vigtigt at have med i sine overvejelser. Ofte er det langt vanskeligere at skelne mellem de to kategorier i virkeligheden, end når du udarbejder en abstrakt Eisenhower-model. Den korte forklaring er, at opgaver, der haster, er uundgåelige og kræver øjeblikkelig opmærksomhed, mens vigtige opgaver kræver mere planlægning og bidrager til langsigtede mål. Besvarelse af telefonopkald fra en vigtig kunde er f.eks. en hasteopgave, mens det at holde dig opdateret med den seneste forskning inden for dit område er en vigtig opgave.

Hvad er fordelene ved "Eisenhower Matrix"?

En af de vigtigste fordele ved Eisenhowers Haster/Vigtigt-model er, at den er meget nem at implementere. Du behøver ikke at købe nogen dyr softwarepakke, og du behøver ikke at bruge en masse tid på at udarbejde modellen. Prioriteringsmatrixen giver dig ganske enkelt mulighed for at forbedre din tidsstyring ved at angive tydelige og utvetydige prioriteter. Det er særligt nyttigt for personer i leder- eller ejerstillinger samt for freelancere, der har brug for at jonglere med opgaver fra mange forskellige projekter eller kunder på en gang.

Hvad er ulemperne ved "Eisenhower Matrix"?

Der er nogle ulemper forbundet med prioriteringsmatrixen. For det første er det ofte vanskeligt at afgøre nøjagtigt, hvor vigtig en opgave er. Det betyder, at du kan komme til at uddelegere en opgave til den forkerte ressource og opleve en nedgang i kvaliteten. Derudover er det vigtigt at huske, at det ikke altid er muligt at handle med det samme, når du har med aktiviteter, der haster, at gøre. Manglende viden, manglende tid, regler og bureaukrati eller flere opgaver, der haster eller er vigtige, kan gøre dette muligt, hvilket betyder, at prioriteringsmatrixen er en smule mindre effektiv i forbindelse med beslutningstagning og tidsstyring.

Sådan bruger du Eisenhower-modellen til at administrere dine opgaver og din arbejdsbyrde

Haster/Vigtigt-matrixen kan være et glimrende udgangspunkt for opgave- og projektstyring. Når du har indsat dine opgaver i den relevante kvadrant, kan du begynde at oprette tidsstyringsprocesser, der kan hjælpe dig med at løse vigtige opgaver til tiden. Du kan f.eks. bruge Dropbox til at administrere din opgaveliste mere effektivt og opbygge en tidslinjeskabelon. Du kan bruge disse opgavestyringsværktøjer til at uddelegere opgaver, der haster, men ikke er vigtige, til andre medlemmer af dit team, og du kan også angive forfaldsdatoer og påmindelser for opgaver, der er vigtige, men ikke haster, og som kan planlægges til en senere dato.

Det kan også være værd at overveje at implementere værktøjer til automatisering på arbejdspladsen. Automatisering – hvor det er muligt – er en god metode til at håndtere opgaver, der skal udføres, men som ikke kræver så meget planlægning eller analyse, før du tager fat på dem. Med automatiseringsværktøjer eller integrationer i Dropbox' produktivitetsapp kan du “delegere” K3-opgaver (presserende, men ikke vigtige) på en måde, der er tidseffektiv for din virksomhed. Du kan tildele opgaver til teammedlemmer i Dropbox Paper med tidsfrister, eller du kan overføre dem direkte til Trello-kort for dine teammedlemmer fra Dropbox-filer. Værktøjer til automatisk overførsel af indhold kan hjælpe dig med at fjerne tidskrævende opgaver, som er følsomme over for fejl, og som nemt kan skabe flaskehalse. Det betyder, at du og dit team fremover kan arbejde mere produktivt.

Derudover bør du overveje at kombinere Eisenhower-modellen med andre tidsstyringsmetoder for at opnå et bedre resultat. Det kan f.eks. være "Æd frøen". "Æd frøen" stammer fra en af Mark Twains talemåder, som lød noget i retning af "Hvis det er dit job at spise en frø, er det bedst at gøre det fra morgenstunden". I en virksomhedssammenhæng betyder det, at du bør løse den mest omfattende eller mest komplekse opgave først, inden du går videre med mindre opgaver, som du kan prioritere ud fra andre faktorer såsom tidsfrister. Du kan også bruge ABCDE-metoden, hvor du tildeler dine opgaver en bogstavværdi, så de får en rækkefølge baseret på vigtighed, og du så derefter løser opgaverne i denne rækkefølge.

Nogle sidste overvejelser

Eisenhower-modellen kan være et ekstremt effektivt værktøj til opgave- og tidsstyring. Ved at lære, hvordan du kan prioritere opgaver effektivt, kan du forbedre arbejdspladsens aktivitet, fjerne tidskrævende aktiviteter og planlægge i forhold til dine langsigtede forretningsmæssige mål.