Hvad er et effektivt møde?
Du har prøvet det: Det frygtede dårlige møde. Det er et virksomhedsmøde, hvor intet besluttes, alt flyttes til det næste møde, og alle forlader mødet med en følelse af, at det var et totalt spild af tid. En gruppe mennesker samlet i et lokale for løst at diskutere, hvad de nu kommer i tanke om, er definitionen af et dårligt møde. Hvis du vil have et vellykket møde, har du brug for egentligt fremsyn, og hvis møder er kernen i din rolle, har hele teamet interesse i at sikre, at du udfører dem godt.
Bestyrelsesmøder afholdes ofte hvert kvartal, ikke som ugentlige begivenheder. Mange virksomheder er nu afhængige af improviserede "indhentninger af det forsømte". Men det handler ikke kun om, at dårlige møder er trættende for alle. De er også dyre. Ringe kommunikationseffektivitet medfører faktisk tab på op til 10.000 USD pr. ansat. Så det at afholde effektive møder er ikke kun afgørende for din forstand, det er økonomisk vigtigt for enhver virksomhed – stor eller lille.
Intelligent mødestyring begynder længe før det faktiske møde begynder, og fortsætter længe efter det er afsluttet. Her er nogle vigtige ting, du kan overveje, når du booker et vellykket møde med en medarbejder, klient eller hele dit virksomhedsteam.
Bestem formålet med mødet
Mange dårlige møder er afsluttet med, at alle arbejdere er enige, om at det, de er enige om, er at "Jeg kunne have brugt mødetiden på at udføre de ting, vi diskuterede." Sørg for at definere formålet med mødet klart og i god tid, før du lægger det i kalenderen. En af de bedste måder at gøre dette på er at udarbejde en gennemtænkt mødedagsorden.
Beslut, hvornår mødet begynder
Annoncér ikke pludselig et møde på selve dagen eller endda dagen før. Jo mere varsel du giver deltagerne, jo bedre chance for et vellykket møde. Brug ikke møder som en måde at bruge autoritet til at hive dit team væk fra mere vigtigt arbejde. Opgavestyringsfunktionerne i Dropbox Paper giver et klart overblik over alles arbejdsbyrde, så du kan se, om dit valg af dato er en god mødetid, eller om teamet måske har mere presserende opgaver. På samme måde giver tidsstyringsværktøjer som dette dig mulighed for at se, om projekter er stødt på en forhindring, og om du har brug for et møde for at få det løst. Hvis dit team er jævnt fordelt i hele landet eller måske hele verden, skal du også finde et tidspunkt, der fungerer for alle i hver tidszone. Hvis du ikke kan finde et tidspunkt, der fungerer for alle, så undersøg, om et møde er absolut nødvendigt. Du kan i stedet for bruge værktøjer som Dropbox Capture til at sende videobeskeder eller optagelser af dig, når du præsenterer dit arbejde. Distribuerede teams kan derefter se din præsentation på et tidspunkt, der passer dem.
Inviter relevante mødedeltagere
Sørg for, at de rigtige personer føjes til invitationen. Inviter ikke hele teamet, hvis du ved, at nogle medlemmer har mere presserende prioriteter eller måske ikke er særligt involverede i et projekt. På samme måde bør du ikke på forhånd udelukke juniormedlemmer eller praktikanter, der muligvis kan tilbyde friske perspektiver. Og med Zoom og Slack app-integrationer i Dropbox til teams, er der ingen grund til at udelukke eksterne mødedeltagere. Overvej bedste praksis for fjernmøder for at engagere alle kolleger. Du kan afholde mødet, skrive referat og sende opfølgning til alle teammedlemmer på eller uden for stedet uden kontekstskift. Mødedeltagere skal være netop det – de skal være der for at deltage, så sørg for at invitere de mennesker, der vil blive direkte berørt af alt, hvad der diskuteres. Vellykkede møder er trods alt nøglen til mere effektivt teamsamarbejde.
Del oplysninger. forvent ikke bare input
Hvis du har brug for brainstorming af nye ideer til et projekt, skal du ikke bare indkalde teammedlemmer til et mødelokale og forvente, at de gør det på kommando. Når du planlægger møder – især til brainstorming – skal du først samle inspiration og skrive dine egne ideer ned. Derefter giver du dine deltagere varsel, så de kan møde op velforberedt. Hvis du planlægger opgaver eller mål, skal du bede medlemmerne om at overveje SMART-mål på forhånd for at justere mål. De skal kunne tilføje værdi, så sørg for at oprette et nyttigt dokument i Paper, som mødedeltagerne kan læse før mødet – og endda tilføje deres egne ideer.
Aktiver beslutningstagning
Effektive møder bør præsenteres som enhver anden opgave: Begynd med et formål og afslut med en beslutning eller i det mindste de aftalte skridt mod en. Hvis mødet handler om at overvinde et problem, så giv alle tilstedeværende mulighed for at have deres mening om, hvordan de skal håndtere problemet. Brug derefter din mødetid til at løse problemet som et team. Lad ikke noget møde slutte, uden at alle er enige om en handlingsplan med tildelte forfaldsdatoer for hvem og hvornår specifikke opgaver skal afsluttes.
Sådan afholdes et møde
Effektive møder behøver ikke altid at finde sted i et fysisk mødelokale. Hvis nogle teammedlemmer arbejder eksternt, er denne plan alligevel ikke altid mulig. Et godt møde bør aldrig være afhængigt af, hvor det gennemføres – Zoom eller Google Hangouts er glimrende omgivelser.
Der er ingen grund til, at én person tager referat, når alle på mødet kan indtaste noter i et samarbejdsdokument live. Selvom dette kan synes at være et eksempel på "for mange kokke", tilskynder det også alle til virkelig at engagere sig i mødet i realtid. Det betyder også, at hvis du har eksterne teammedlemmer, der deltager i dele af hele mødet på grund af tidszoner eller bare dårlig forbindelse, behøver de ikke vente til slutningen af mødet for at se, hvad de er gået glip af: De kan se det i det live dokument. Og for den mere indadvendte person kan et referat foretaget på denne måde også vise sig at være mere effektivt. Du kan redigere og medtage nøglepunkter fra alles perspektiv og senere inkludere dem i en opfølgende e-mail.
Opfølgende e-mails skal altid udsendes, for selv i de bedste scenarier er det usandsynligt, at du vil huske alt, der blev nævnt på et møde, selvom du tog notater. En opfølgende e-mail skrevet af mødeplanlæggeren hjælper deltagere med at genkende og prioritere centrale diskussionspunkter. Et virkelig vellykket møde er et, hvor alle kan huske, hvad der blev dækket. Hvis din dag omfatter mange møder og noter, kan du have dem i et praktisk format med en mødereferatskabelon.
Mødetyper
Ikke alle møder skal tages alt for alvorligt. Dit punkt på mødedagsordenen kan være noget, der løses mellem dig, økonomichefen og et whiteboard – eller en praktisk dokumentscanner-app til alle de fakturaer. Et møde kan være så simpelt som at chatte i Slack med en freelancer for at sige, at du altid er rådighed, hvis de har brug for dig. Eller måske er det at få en sludder med en kollega i frokostpausen. Møder fungerer som en måde at holde kommunikationen i gang. Afskriv ikke spørgsmål bare fordi de ikke blev drøftet i officielt møderegi, og undlad ikke at følge op, simpelthen fordi antallet af fremmødte deltagere ikke var mere end to. Husk: Ethvert møde har værdi, uanset størrelsen.
Skab motivation for dit møde
Hvis dit møde handler om f.eks. kontoropdateringer eller introduktion af nye teammedlemmer, kan dette af nogle anses som ikke-væsentligt. Men for teambuilding er møder som dette afgørende for din samlede virksomhedskultur. Giv teammedlemmer grunde til at deltage, f.eks. fristende incitamenter som god mad, der kan omdanne et produktivt møde til en teamfrokost. Eller du kan antyde, at du vil afsløre noget spændende, selvom det kun er julefestens placering.
Alle kan være mødeplanlæggere
Der er en forældet opfattelse af, at mødestyring kun kan udføres af 'seniormedarbejdere' med beføjelse til at indkalde teamet til et møde. Men kommunikation går begge veje. Hvis du mener, at et møde er berettiget, skal du indkalde til et møde. Bare vær klar over, at det er op til dig at sikre, at det er et effektivt møde og ikke spild af tid.
Møder er for alle, og alle kan komme med ideer eller udtrykke bekymringer og få dem behandlet. Lad os sige, at der er et problem, som selv det bedste opgavestyringsværktøj ikke helt kan vise. Du kan nu gøre dit team opmærksom på dette. Møder handler om at give alle en stemme, uanset deres rolle eller deres placering. Og med effektive digitale værktøjer til din rådighed kan alle møder afvikles bedre.
