Hvad er Agile-metoden?
Siden begyndelsen af 2000'erne er Agile-metoden blevet en vlekendt projektledelsesmetode for mange teknologiorganisationer. De fleste softwareudviklingsteam i dag praktiserer Agile i en eller anden form, og elementer heraf har fundet vej ind i mange arbejdsmiljøer. Selve ordet er endda blevet mere populært, da tankeledere i dag taler om behovet for at være mere "agile" i hele erhvervslivet. Men hvad betyder det egentlig at bruge en Agile-projektledelsesmetode i din virksomhed?
Agile-metoden er en projektledelsesproces, der opdeler projekter i mindre opgaver og faser. Denne opdeling af arbejdet i mindre opgaver giver Agile-teams mulighed for at inkorporere feedback fra interessenter, revurdere arbejdet og tage en iterativ tilgang til hvert punkt i processen. En af de mest almindelige tilgange til Agile involverer at klumpe arbejde op i korte udviklingsfaser, kendt som sprints. Dette giver teamet mulighed for at arbejde hurtigt og derefter revurdere det arbejde med ledere og interessenter regelmæssigt i sprintplanlægning og daglige scrum-møder. Efter gennemgang kan projektteamet og interessenterne derefter fortsætte i deres nuværende retning eller ændre planer for deres kommende sprints. Sammenlignet med traditionelle projektledelsesmetoder prioriterer Agile hastighed, fleksibilitet, teamwork og interessenters behov.
Hvor kom Agile fra?
Ideen bag Agile opstod i begyndelsen af 2000'erne hos en gruppe softwareudviklere, der etablerede fire hovedprincipper for Agile:
- Enkeltpersoner og interaktioner over processer og værktøjer
- Fungerende software over omfattende dokumentation
- Kundesamarbejde over kontraktforhandling
- Respons på ændring over at følge en plan
Disse værdier, nedfældet i Agile Manifesto, der blev lanceret i 2001, formede Agile-projektledelsesmetoden og transformerede softwareudviklingsindustrien.
Indtil det tidspunkt blev Waterfall betragtet som den foretrukne tilgang til håndtering af softwareudviklingsprojekter. Mens det var banebrydende, da det først dukkede op i 1970'erne, var Waterfall blevet besværligt i 2000'erne. Det involverede store mængder dokumentation og afgørende planlægning, før et projekt overhovedet kunne begynde. Når arbejdet faktisk begyndte, blev disse planer nøje fulgt af separate, ofte siloopdelte teams, hvilket gjorde det vanskeligt at tilpasse sig problemer eller ændringer i behovene. Til sammenligning kunne teams, der bruger Agile-udviklingsmetoder, begynde at arbejde hurtigere, tilpasse sig problemerne, når de opstod, og planlægge direkte med deres kunder og interessenter.
Hvorfor er Agile-projektledelse så populært?
Sammenlignet med Waterfall var fordelene ved Agile åbenlyse for teknologivirksomheder i 2000'erne. Fordelene ved Agile-softwareudvikling strækker sig ud over blot programmeringsverdenen, da mange andre brancher nu indarbejder Agile i deres arbejdsgange. Så hvad har gjort Agile så attraktiv for så mange projektledere og virksomhedsledere?
Omstillingsevne
I sin kerne handler Agile-metoden om at være i stand til at reagere på ændringer i mål, miljø eller procesproblemer. Med en Agile-ramme er evnen til at evaluere dit nuværende arbejde, tidslinjer og projektbehov indbygget i tilgangen. Hvis en interessent ønsker at ændre omfanget af eller retningen for et projekt, giver scrum-møder og sprintplanlægning muligheder for at teamet at ændre kurs. Hvis et teammedlem opdager et problem i en aktuel opgave eller en del af et projekt, kan tidsplanen tilpasses, så problemet hurtigt kan løses. I stedet for at dine projektteams producerer noget, der ikke længere opfylder kundernes behov, giver Agile dig mulighed for hurtigt at ændre kurs.
Interessenttilpasning
Med dette fleksibilitetsniveau kan Agile forblive tilpasset med de stadigt skiftende krav og behov hos kunder og kunder. Med ethvert projekt forbliver målene og omfanget, der er skitseret i begyndelsen mellem dit team og dine interessenter, sjældent de samme. Måske er der opstået ekstra arbejde og behov for din klient, som de ikke havde forudset, eller slutbrugernes krav har ændret sig med tiden. Uanset årsagen til din interessents ændring af planer, kan du med Agile dig være mere lydhør over for disse ændringer, så du kan levere hurtigt og undgå efterslæb. Dette sikrer, at leverancer lever op til dine kunders skiftende forventninger, uanset hvor langt de ender med at være fra projektets startpunkt.
Hastighed
Naturligvis ville Agile-metoden ikke have fået navnet, hvis den ikke var smidig – Agile – af natur. Ved at opdele dine teams opgaver i mindre dele og give dem kortere, definerede arbejdsperioder giver Agile dit team fokus og får dem til at arbejde hurtigere. På basisniveau betyder det, at produkter hurtigere kan komme på markedet eller til kunder. Men denne hastighed sammen med evnen til at tilpasse sig er kernekombinationen, der gør Agile overbevisende for virksomheder af alle slags. Når der opstår problemer, kan dit team skifte taktik og håndtere dem hurtigt. Der skal ikke bruges tid på at gå tilbage til originale planer eller dokumenter: I diskuterer problemet på et scrum-møde, planlægger efter det og løser det derefter. På denne måde hjælper Agile teams med at holde fokus på individuelle opgaver og gennemføre dem til tiden.
Hvad er udfordringerne ved Agile-tilgangen?
Agile er dog ikke en idiotsikker løsning. Som med enhver projektledelsesmetode er der aspekter, som den udmærker sig ved, og aspekter, der skal tages i betragtning, når du bruger den. Ligesom med Waterfall er der ulemper og udfordringer ved at bruge Agile, der kan komme i vejen for arbejde, hvis det ikke administreres korrekt.
Håndtering af omfang
Med evnen til hurtigt at tilpasse sig problemer og ændringer i processen er det vigtigt at kigge på dit overordnede projekt og omfang. Med Agile kan du ændre planer og arbejde i høj hastighed, men at flytte hurtigt mellem opgaver kan gøre dig blind for, hvor meget fremskridt der sker overordnet. Selvom dit team arbejder effektivt, kan du overskride budget eller tid, hvis listen over opgaver, der oprettes ved sprintplanlægning, vokser uden at der lægges mærke til det. Agile teams og projektledere er nødt til at holde øje med deres projekts omfang og køreplan for at sikre, at den mængde arbejde, de påtager sig, ikke vokser uden kontrol.
Planlægning
Det er ikke kun omfanget, der kan forsvinde fra et team, der bruger en Agile-proces. Når team bruger sprintplanlægning, kan de være fleksible i deres tidsplaner og prioriteter baseret på aktuelle behov. Men når teammedlemmer begynder at bevæge sig rundt og tackle nye opgaver eller støtte til problemer, skal tidsplanen ændres for at imødekomme det. Hvis du overholder en streng tidsplan, skal du sikre, at sprintplanlægning stadig holder sig inden for denne tidsramme.
Selvom selvorganiserende hold måske hopper mellem forskellige opgaver efter behov, bliver også de til sidst nødt til at vende tilbage til deres tildelte opgaver. På dette tidspunkt er det Agile-projektlederne, som skal vide, hvad teamets fremgang er for alle opgaver, og som skal sikre, at intet efterlades. Ellers kan arbejde, der blev anset for at være udført, blive glemt i løbet af adskillige hurtige sprints.
Kommunikation
I Agile-tilgangen betyder prioritering af teamwork og hurtig respons naturligvis, at kommunikation er altafgørende. Teammedlemmer skal kunne kommunikere deres nuværende fremskridt, uanset om der er opstået problemer, og hvis de har brug for hjælp. Denne kommunikation skal ske regelmæssigt mellem alle teammedlemmer, og den skal føjes direkte ind i din planlægning. Det er vigtigt at være afstemt med interessenter, da du kun kan ændre dine planer, hvis du ved, hvad dine interessenter vil have.
Sådan implementeres en Agile-proces
Hvis du er interesseret i at anvende Agile-projektledelsesmetoden sammen med dit team, er der mange afprøvede strategier og praksisser – sprints og scrum-møder er nogle af de mest almindelige. Selvfølgelig kan brug af den rigtige projektstyringssoftware og -værktøjer også være afgørende for en Agile-planlægningsmetode. Her er nogle af de vigtigste processer og metoder til at etablere og følge en Agile-metode:
Spor dine opgaver
For at kunne vide, hvilke opgaver der skal løses i næste sprint, må du vide, hvilke der allerede er løst. Derfor skal dit team kunne holde styr på, hvor de er i processen. Vedligeholdelse – eller grooming – af backlog er en teknik, der ofte anvendes af agile teams. Det handler om at give teams gennemsigtighed, prioritere efterslæbsopgaver og sikre, at de punkter, der er øverst på listen, er klar til levering. Scrum-teams bruger ofte planlægningsvægge eller Kanban-tavler til at holde styr på tingene, men mange vælger opgavestyringssoftware. Med Dropbox kan opgavestyringssoftware integreres, f.eks. Trello, hvilket holder dit team synkroniseret med processer på alle apps i realtid.
Kommuniker regelmæssigt og effektivt
Ordentlig kommunikation er hjørnestenen i enhver Agile projektstyringsramme. Så det er altafgørende at give dit team midlerne og mulighederne for at kommunikere med jævne mellemrum. Mens sprints typisk køres konstant i 2-3 uger, er mange scrum-mødedeltagere værter for daglige "stand-up-møder" med deres teams for at holde styr på de daglige fremskridt. Mens din specifikke kommunikationsrytme er op til dig og dit team, kan brug af værktøjer hjælpe dig med at fremme disse samtaler.
Integrationer med chat- og videokonference-apps i realtid som Slack og Zoom kan også hjælpe dig med at være vært for teammøder og planlægningssessioner. Du kan dele filer og starte samtaler direkte fra Dropbox, hvilket reducerer den tid, der bruges på at skifte mellem faner og kontekstskift. Dropbox Capture giver dig mulighed for at optage dig selv og din skærm, så du kan dele vigtige opdateringer klart og tydeligt i stedet for at bruge lange e-mails og møder. Dette er især nyttigt til kommunikation med fjernteam – eller med teammedlemmer, hvis skriveborde er lidt for langt væk.
Stop og gennemgå
Med Agile kan det være fristende at hoppe lige fra den ene opgave til den næste og markere dem som færdige. Det er dog vigtigt at give plads til gennemgange og sprint-retrospektiver i Agile-processer for at forhindre, at teamet arbejder med skyklapper. Indbygning af tid til gennemgang i slutningen af hver sprint giver teammedlemmer mulighed for at revurdere deres eget arbejde og prioritere.
Sprintgennemgange efter afslutning af opgaver skal også bruges til at undersøge, hvordan din planlægning har påvirket et projekt gennem dets livscyklus. For disse er det vigtigt at holde styr på og have ordentlige fortegnelser over dit arbejde. Dropbox har indbyggede funktioner til versionskontrol, som kan hjælpe dig med at gennemgå dit teams filer på hvert udviklingsstadium på disse tidspunkter. Det kan også bruges under "stand-up-møder" for at se et individuelt teammedlems fremskridt eller tilbageføre ændringer, som måske ikke er blevet godkendt.
Arbejde med en Agile-metode
Agile-metoden har for mange virksomheder og ledere været transformerende for deres arbejdsmåde på og den succes, de ser. Det har været en drivkraft for softwareudviklingsprocesser siden 2000'erne, og elementer af det har gennemsyret hele arbejdsverdenen. Uanset om du overvejer at afholde et team-scrum-møde i morgen formiddag eller bare blive ved med at sende e-mails, ser det ud til, at Agile-metoden er kommet for at blive.
