Hvad er en silo?
Efterhånden som en virksomhed vokser, vil antallet af organisatoriske siloer uundgåeligt stige. Hvis alt gik efter planen, ville alle medlemmer af dit team være fuldt opdaterede om vigtige projekter. I den ideelle verden ville der aldrig være forsinkelser i kommunikationen mellem forskellige afdelinger. Men selv de mest avancerede og innovative virksomheder er ikke immune over for siloer. Det betyder imidlertid ikke, at siloer ikke kan nedbrydes eller forhindres.
Organisatoriske siloer er et problem for både store og små virksomheder. Men hvad er en silo? En silo er et system, der adskiller forskellige typer medarbejdere, typisk efter den afdeling, de arbejder i. Det resulterer i barrierer, der står i vejen for teamsamarbejde og kommunikation og mindsker effektiviteten samt forhindrer videregivelse af informationer.
Det er værd at påpege, at "siloer" ikke er det samme som "teams". Der er ikke nødvendigvis noget problem ved en organisation, der har en række små specialistteams. Specialistteams er faktisk en glimrende måde at øge fokus og ansvarlighed på i din virksomhed. Organisatoriske siloer henviser derimod til, hvordan teams arbejder – og ikke på en særlig positiv måde. Når man siger, at teams "arbejder i siloer", betyder det, at de er koblet fra den overordnede organisation. Det medfører flaskehalse, fejlkommunikation og et utal af problemer.
Hvad er der galt med at arbejde i siloer?
Arbejde i siloer kan have alvorlige konsekvenser for din virksomhed. De forårsager interne "bandekrige" og kan skabe manglende tillid i virksomheden. Det medfører både ineffektivitet og redundans i forskellige afdelinger. I praksis betyder det, at teams holder op med at tale sammen, feedback sendes ikke længere videre, og fejlkommunikation kører projekter af sporet. Organisationsstrukturen begynder meget hurtigt at dræbe innovation, og små revner i fundamentet kan virke uoverstigelige.
Data indeholder nøglen til maksimering af kundeoplevelsen, og en informationssilo kan også ødelægge kundeoplevelsen. Hvis teams ikke anspores til at udveksle oplysninger som standard, vil de muligvis ikke kunne udnytte disse data effektivt. Det betyder, at nedbrydning af siloer kan spille en afgørende rolle i forhold til din virksomheds overordnede succes eller det modsatte.
Sådan nedbryder du organisatoriske siloer
Når du identificerer organisatoriske siloer i din virksomhed, er det på tide at skride til handling. Implementering af langsigtede, skalerbare løsninger så tidligt som muligt kan forhindre, at arbejdspladsen stivner i lukkede, fragmentariske siloer. Og hvordan gør man så det? Her er vores taktikker til nedbrydning af siloer i din organisation:
Kommuniker det overordnede perspektiv
I mange tilfælde begynder der at blive dannet organisatoriske siloer, når medarbejderne udvikler loyalitet over for deres team eller leder frem for over for virksomheden. For at bekæmpe dette bør du hjælpe teams til at forstå, hvordan de bidrager til det samlede billede, og særligt hvor teamet og deres arbejde passer ind i virksomhedens fælles mål. Det medvirker til, at afdelingsteams kan opfatte sig som en gruppe, der alle trækker i samme retning, i stedet for at være indadvendte siloer, der kæmper i hvert sit ringhjørne.
Gennemsigtighed og kommunikation er vigtigt, da det skaber en følelse af fælles ansvar i hele organisationen. Når dit salgsteam forstår præcis, hvad der foregår i marketingafdelingen, vil der være langt mindre sandsynlighed for, at de vil hamstre ressourcer og information. Sørg for, at du kommunikerer virksomhedens mission via forskellige medier, så medarbejderne altid er opmærksomme på den.
Håndter organisatoriske siloer oppefra og ned
Når vi ser på den underliggende årsag til siloer, skyldes det næsten altid ledelsen. Hvis ledelsesteamet ikke har fokus på virksomhedens overordnede mål, er det ikke sandsynligt, at I vil kunne gøre effektivt op med informationssiloer. Når ledelsen derimod støtter virksomhedens samlede vision og forpligter sig til samarbejde og tværfunktionelt teamarbejde, vil jeres teams følge trop.
Hvad kan I gøre for at hjælpe med at etablere et samlet ledelsesteam? Som ledere skal I skabe et miljø, der tillader og opmuntrer til debat. Giv alle mulighed for at dele deres synspunkter, og sørg for, at hele ledelsesteamet føler, at der er lyttet til og taget højde for deres mening. Men når I har truffet en beslutning, skal ledelsen begynde at samarbejde i retning mod organisationens fælles mål.
Etabler samarbejde mellem forskellige afdelinger
Det er vigtigt, at teammedlemmerne har en følelse af tilknytning, ikke blot til deres team, men til hele organisationen. Ved at opfordre til samarbejde mellem afdelinger kan du sikre, at teammedlemmerne skaber relationer, der går på tværs af afdelingerne og forbedrer koordineringen og samarbejdet i hele organisationen. Det er desuden en god måde at modvirke den driftsmæssige ineffektivitet, der opstår på grund af siloer, f.eks. gentaget arbejde eller lange gennemløbstider.
Tværfunktionelle teams, hvor de forskellige teams består af medarbejdere fra forskellige funktionsområder, kan være en god løsning. Et tværfunktionelt team kan f.eks. have en person fra finansafdelingen, en designer, en ingeniør, en marketingmedarbejder osv. Denne organisationsstruktur fremmer dels positive møder og teamsamarbejde mellem medarbejderne, men den medvirker til at reducere antallet af overdragelser og afbrydelser af sammenhænge. Det betyder, at et enkelt team kan tage sig af så stor en del af kundelivscyklussen som muligt.
Sørg for tværfunktionel uddannelse
Specialisering er vigtigt, men det er også en god idé at dele oplysninger og ekspertise via tværfunktionel uddannelse. Planlægning af regelmæssige uddannelsessessioner på tværs af afdelinger kan medvirke til at gøre medarbejderne opmærksomme på ressourcer og oplysninger, der kan være nyttige for andre afdelinger. Det er også en mulighed for at anspore til karriereudvikling, da teams bedre forstår, hvilke aspekter af virksomheden der passer bedst til deres interesser og færdigheder.
Der er mange andre metoder til at nedbryde grænser mellem afdelinger. Gennemfør "hackathonsessionerne" for virksomheder, som er gjort populære af nogle af sværvægterne fra Silicon Valley. Deltagerne opfordres til at danne grupper med teammedlemmer fra andre afdelinger, hvilket kan medvirke til at udviske grænserne mellem afdelinger og komme væk fra den silotankegang, der påvirker så mange nystartede it-virksomheder.
Arbejd smartere med Dropbox
Endelig er der en bred vifte af samarbejdsværktøjer, du kan bruge til at opfordre dine teams til at holde op med at arbejde i siloer og arbejde smartere. Med Dropbox Smart Workspace får du ét organiseret arbejdsområde, hvilket sikrer, at alt det indhold og alle de værktøjer, du skal bruge, er nemme at få adgang til. Smart Workspace samler alle, der er knyttet til et projekt eller en fil, så du kan centralisere samarbejdet i stedet for at fragmentere kommunikationen via flere forskellige kanaler. Du kan også nemt lave og dele en skærmoptagelse med Dropbox Capture for at sikre, at beskeden og tonen ikke går tabt. En video er et personligt præg i stedet for endnu en pdf.
Det er aldrig en nem opgave at nedbryde siloer i en organisation, men det er omvendt ikke en opgave, du har råd til at undlade at påtage dig. Ved at opfordre teams til at støtte en fælles vision, så det er muligt at samarbejde på en fleksibel måde, kan du arbejde frem mod fjernelse af organisatoriske siloer på arbejdspladsen og således skabe fundamentet for, at virksomheden opnår større succes.
