無論我們的部門或職能為何，我們都會在工作生活中建立大量的檔案和文件。一旦建立，這些文件很容易就會迷失在企業的龐大內容生態系統中。如何才能更輕鬆地找到這些文件？
文件管理系統可協助您簡化工作流程、提高效率和生產力，並節省工作團隊的寶貴時間。
在本文中，我們將探討什麼是文件管理系統以及使用該系統的好處，並提供一些重要小提示以找到適合您的解決方案。
什麼是文件管理？
文件管理是擷取、儲存、封存、追蹤和檢索企業電子文件的過程。這包括 PDF、文字處理檔案、影片，以及紙本檔案的掃描（例如收據）。
透過數位文件管理系統，您可以消除文書工作，更輕鬆地編輯 PDF 等內容、共享電子簽章檔案，並進行其他重要業務流程。
文件管理系統（簡稱「DMS」）可讓您從各種來源擷取不同類型的文件 (例如電子郵件、線上表單和共享的數位檔案)，並將其儲存在安全且易於存取的位置。
為什麼需要數位文件管理系統
您需要明確且全方位的系統來保障文件安全，並確保有效率地進行文件管理。
如今，當我們與客戶、同事及其他相關人士互動時，我們都會在工作生活中建立大量的資料。當我們在工作流程和專案中持續建立、接收和共享檔案和資料夾時，數位文件管理系統有助於確保這些檔案和資料夾可供存取卻又安全。
文件管理系統有哪些好處？
執行文件管理系統可為您的企業帶來幾個明顯的好處。
1. 團隊合作與協作
當工作團隊成員知道執行工作所需檔案和資料夾的確切位置時，即時協作會變得更加容易。您不再需要透過電子郵件和其他通訊工具來回共享文件，以取得意見！
該系統也簡化了與外部客戶和其他相關人士共享內容的過程，並透過將文件儲存在安全位置及僅限特定人員存取來增加多一層的安全防護。
2. 易於存取
數位文件管理系統比僅限於單一位置或網站的內部部署書面型系統更容易存取。透過數位系統（特別是雲端式系統），您和您的工作團隊成員可以隨時隨地存取任何裝置上的文件。
因此，無論您是在家中工作還是在路上完成一些工作項目，您都可以透過安全存取雲端儲存中安全保存的檔案來避免遺失文書工作。
集中式文件儲存空間也可讓您更輕鬆地找到檔案，文件不再分散於不同的資料夾和子資料夾中，而導致無法避免的存取問題。
3. 提升安全性
內建安全防護機制（例如 Dropbox 傳送和追蹤）可讓您設定存取使用權限，並監控檢視、編輯和共享文件的時間、位置和方式。
管理員可以將文件存取權僅授予需要的人員，以保護敏感資訊並支援法規遵循要求。
適當的記錄管理也正在成為許多產業的法律要求，這表示強大的文件管理系統可協助向稽核員表明您遵守相關的法律和法規。
4. 提高效率和生產力
透過全方位文件管理系統，您不必浪費時間在不同的裝置、應用程式或瀏覽器索引標籤上尋找檔案。
此外，如果您使用 Dropbox Dash 等智慧型 AI 工具來增強此系統，只要按幾下即可找到所需的「任何內容」，無論後設資料或檔案格式為何，從而節省您寶貴的時間和精力。
文件管理系統中值得注意的功能
選擇文件管理軟體作為您的新系統時，有幾個值得注意的關鍵功能，包括：
- 版本控制和稽核記錄—查看目前文件的歷程記錄，以及其與舊版本的差異
- 安全性和存取控制—檔案加密及以密碼保護重要文件的功能
- 工作流程自動化作業—加速耗時的工作項目，例如建立和管理資料夾
- 協作—將文件儲存在集中位置，以便同事同時處理多個檔案
- 輕鬆地搜尋和檢索檔案—選擇具有簡化使用者體驗，並可協助您在需要時找到正確文件的工具
您所選擇的系統也應該完美地融入您的文件管理工作流程，以便您和您的工作團隊能夠繼續毫無問題地建立、共享和管理您的文件。
統一集中的文件管理系統
Dropbox 是您儲存、協作、收集意見及管理專案檔的理想集中位置。透過 Dropbox，您可以輕鬆地建立和編輯文件、與工作團隊成員共享文件，並隨時隨地存取文件。