什麼是「以更聰明的方式工作」？
「智慧辦公」是指透過科技幫助工作團隊改頭換面，讓工作更高效。這些改變可能包含將辦公室全面移動至集中式的線上工作空間，也可能是更間接的變動，例如團隊在熟悉科技後，採用敏捷工作法作為新的工作方式。
智慧辦公的目標是消除過去困擾辦公流程的所有問題，例如彈性不足、工作孤島及思考侷限。相較而言，這種做法有助企業重視真正的關鍵因素：人才和他們的創意。不採用智慧辦公的企業可能會落於人後，特別是在當代所有人都急須尋找全新工作型態時。許多雇主和員工現在正決定企業未來的工作方式，而 Dropbox 致力打造以虛擬辦公為主的工作環境。
在這種環境中，智慧辦公的許多特性至關重要，而雇主和員工都可能將其視為理所當然。這表示若您仍沒有提供遠距工作或彈性工作時間等現代化措施，可能就難以吸引頂尖人才。
智慧辦公如何提升工作效率？
只要看看手機就能瞭解科技如何將效率提升十倍。幾十年前可能需要數台裝置才能完成的工作，現在只需要一部手機就能完成。同樣地，十年前可能需要多個昂貴的桌面程式才能完成的工作流程，現在可以只用一個線上解決方案完成。看看以下科技對工作團隊的影響，您就會發現科技能為您的整體事業造就多少不同：
解放辦公室
智慧協作空間不受四道牆面或單一郵遞區號的限制；只要有網路連線就可以在任何地方辦公（即使沒有網路連線也能隨時掌握情況）。智慧辦公是指您隨時隨地都能工作。如此一來，便解決了「我把 x 留在辦公室裡」、「我把 x 忘在家裡」或「我在家裡無法存取 x 檔案，所以週末必須進辦公室」等消磨動力和士氣的老問題。此外，這種做法還能讓您的事業吸引來自世界各地的人才，而不僅限於您周圍的人。透過遠端工作者組成的網絡，整個工作團隊可以超越辦公時間甚至時區的限制。
協作與團隊合作
我們都曾遇到相同情況，需要跟其他五個人共同編輯一份文件。下載附件、編輯、重新命名、上傳附件、傳送、重複流程。然而卻在最後一刻送出版本錯誤的檔案。智慧辦公為這些桌面工作型態的限制畫下句點。線上協作可以讓多人同時編輯一份文件，並且會即時更新。如此一來，每次編輯之間的繁瑣步驟將不復存在，工作生產力便可再創新高。
簡化工作流程
提案文件由銷售團隊負責、工作範圍由財務團隊決定，而初始簡報則是設計團隊的職責所在。是時候召開一連串會議，讓所有成員掌握情況以瞭解背景資訊了。智慧辦公室將您所需的一切集中存放在同一個位置，無須四散在辦公室各處。不僅可以讓團隊人才發揮所長，他們還可以享有機器智慧的支援服務。Dropbox 使用 OCR 技術找到您需要的檔案。該技術甚至還能辨識圖片，因此您無須記得檔案名稱或所在的資料夾。只要搜尋圖片中的擷取內容即可，從最新產品的原型到上次團隊午餐的點餐內容都可行。
進入協作區
在不同程式之間來回切換或反覆向同事洽公都容易導致延誤。您可能會受到社群媒體和非必要應用程式所引誘，或是在辦公室走動時與所有遇到的人閒聊。智慧辦公開啟溝通頻道，讓您工作流程不落拍。需要和團隊成員聊聊，但卻要走 10 分鐘到隔壁樓層？您可以留下註解，避免在辦公室裡走動而導致延誤，並繼續從事更重要的工作。智慧辦公讓多工處理變得比以往更加輕鬆。
身心健康
試想一下，您的老闆急著要求您和團隊提交工作成果，但您需要的檔案卻在銷售團隊的收件匣裡，而銷售團隊正好不在。驚慌失措的電話溝通、凝重的氣氛、近乎受損的團隊精神以及龐大的心理壓力，像這樣的一天便開始了。共享資料夾可以立即解決上述問題，讓所有人安心無虞並提供團隊所需工具。長遠來說，這樣不僅能節省時間，更可以減緩不甘願加班到深夜的情況。最終達到更完善的工作生活平衡，讓團隊順利完成工作並享有充足睡眠。
選擇更聰明的工作方式，而非一味埋頭苦幹
您可以用成千上萬種方式讓科技改善您的工作環境。Dropbox 能協助您全面改善工作環境，從工作團隊的溝通技巧到時間管理無所不包，如此一來您付出的努力便不會白費，始終呈現最佳成果。
