如何提高團隊生產力

只要是優秀的團隊,都知道要用更聰明的方式工作,而非一味地埋頭苦幹,但要做到這一點,可能沒有嘴上說的這麼容易。

有人正在使用 Dropbox Paper 中的待辦清單來提高工作生產力

是什麼降低了團隊生產力?

團隊的動力和士氣可能會有起有落,因為我們畢竟也只是凡人,只可惜您的企業流程無法承如此起伏不定的風險。保持一定程度的生產力,是必不可少的一件事。Dropbox 可幫助團隊在朝著共同願景邁進的同時,保持工作動力與生產力。

您團隊的生產力可能會讓您大吃一驚。您或許會認為您的團隊當然士氣高昂,畢竟他們一週五天都坐在辦公桌前努力打字,但事實不一定如此。舉例來說,我們發現在家上班的員工,他們的生產力反而更高,但這是為什麼呢?

1. 坐在辦公桌前的人不一定是在工作

筆電開著,並不代表您正全心全意投入工作。工作環境的數位轉型,以及 2020 年讓世界大亂的各種事件所帶來的其中一項正面影響,就是讓如今的我們知道,工作真的可以在任何地方進行。幫助您的團隊擺脫實體限制,是 Dropbox 最擅長的事情,同時也是提高工作生產力最有效的方法之一。為了團隊效率,您必須要改變這種過時的思維。如果您跟我們滿意的客戶 Castor 和 Pollux 一樣,樂於讓客戶參與您的工作流程,那麼開放的態度、團隊協作,以及不受辦公室伺服器束縛的工作方式,更是不可或缺的觀念。

2. 忽略重要的事情

每個團隊成員都扮演著至關重要的角色,但我們很容易就會開始認為自己只是機器中的一個小齒輪。團隊成員很快就會從本應使眾人團結一心的內容協作中抽離,並將自己的工作當成一件件永無止境的工作項目,而不是通往共同目標所需邁出的每一步。這就是 Dropbox Paper 發揮作用的時刻,幫助團隊成員與其他人保持同步。我們與 TrelloMonday.com 的整合功能,為您提供了一套能定期追蹤進度的絕佳協作工具。這麼一來,每個人都能知道自己是否在期限內完成工作項目,並且瞭解到自己不只是維持機器運轉的一個齒輪,而是團隊中非常重要的成員。

3. 缺乏責任歸屬

組織完善並對成員有所要求 (如時間管理和設定期限等),可以讓團隊合作的效果更好。如果成員在專案期間並未獲得任何職責,他們就有可能會產生幻滅感。現代工作環境的階級制度很扁平,代表每個人都非常受重視,且肩負著同樣重要的職責。只要加強這一觀念,便可幫助每個人發揮最佳表現。

如何提高團隊效能

現在您知道降低團隊生產力的罪魁禍首是什麼了。那麼,您又該如何協助您的團隊發揮最大潛力呢?

溝通是關鍵

責任歸屬和良好的溝通彼此相輔相成。無論您的團隊在哪裡工作,無論他們的工作內容為何,你們都應該保持聯絡。您可以善用 Slack 等等與 Dropbox 整合的應用程式,享有非同步溝通功能的優點 (也就是說,沒有人會緊迫盯人催促您立即回覆)。保持良好溝通可以維持員工的向心力,並在部門公事之外建立更緊密的聯繫,這也是團隊建立的關鍵。

正如您可以消除實體位置或過時階級制度的限制,您也應該要解除開放式溝通管道中的任何限制。溝通不順將造成組織孤島,導致溝通被守門人取代,生產力被佔有欲取代的現象。

縮短差距

雖然 Dropbox 無法保證您的專案盡善盡美,但絕對可以讓工作項目管理變得更加流暢。您可能沒有注意到,但是點擊進出十幾個應用程式、下載、編輯和重新寄送電子郵件等動作,都將浪費大量的時間。反之,若待在一個集中的數位區工作,則可大幅減少使用不同應用程式時的「切換」時間,並將社群媒體等干擾降至最低。這種方式代表您可以真正投入工作,並發揮最好的工作效果。

您可和您的團隊一起使用 Patreon。這個平台可幫助創作者塑造他們想實現的願景,以及接觸觀眾的方式。基本上,Patreon 自身的生產力越高,那些創作者客戶的生產力也會越高。正如 Patreon 的創作者行銷經理所解釋:「[我們的行動]『快如閃電』,因此可以將創作者放在首位……我們需要快速進行團隊協作和溝通。」

找到工作與生活的完美平衡

世界上一些最有影響力的品牌,他們的工作習慣可能會讓固守傳統的人認為完全與提高生產力背道而馳。無論是小憩艙、彈性工作時間、無限期休假或遠端工作,如果您想讓團隊發揮最大績效,請認真思考每個人在團隊中的發展機會,以及他們需要什麼才能發揮所長。面對現實吧!沒有人喜歡通勤,也沒有人真的想每週花 40 個小時被鎖在辦公桌前。不過完全免除員工通勤,然後讓團隊成員每週享有近 20 個小時的私人時間?這些變化改變了人們對工作的想法,以及投入工作的方式,進而對團隊效能和生產力產生正面影響。

Dropbox 隨時可用,任您差遣。無論您是在火車上、家裡、辦公室,還是因網路中斷而大受打擊,一旦準備好,您隨時都可以上工,而且只要休息時間一到,您便可以中斷連線,系統會安全儲存並記錄所有內容。

提高團隊的生產力

開始使用