我们中的很多人都把时间花在了“工作琐事”上。根据 McKinsey 的调查，知识工作者将近 20% 的时间都花在了查找内部信息或寻找可协助特定任务的同事上。
通过精简工作流程，您可以大幅减少时间浪费，显著提升运营效率。找出并消除那些拖慢进度的重复性任务或问题，您就可以提升效率和生产力。
在本指南中，我们将向您介绍五种简单的策略来精简工作流程，让您告别不必要的复杂性，迎来一个简化的流程，让您的团队做到事半功倍。
精简工作流程有哪些好处？
通过精简流程，您可以剔除日常工作中的不必要步骤，消除耗时的任务并减少错误。其他的一些好处包括：
- 提高生产力
- 提升效率
- 改善沟通
- 减少延误和逾期
- 竞争优势
- 振奋员工士气
- 简化员工培训
- 更清晰的职责和责任
精简工作流程的 5 种方法
下面介绍精简工作流程的 5 种方法：
1. 识别当前拖慢进度的流程
如果您的工作流程需要精简，通常会有这些迹象：项目无法按时交付，出现延误和瓶颈；频繁返工或不必要的重复工作；使用多余的技术反而制造了新问题，而不是解决问题。
评估您当前的工作流程时，请考虑：
- 涉及的人员、系统或工具
- 实现工作流程预期成果所需的任务、步骤或活动
- 完成每项任务或活动通常需要的时间
- 确保工作流程顺利进行所需的信息
- 启动工作流程的触发因素、操作、时间或条件
- 工作流程的预期成果或结果
如果能让其他人一起参与进来，你们就可以齐心协力，找出工作流程中的冗余或低效环节。
借助 Dropbox 文件共享和协作工具，您可以更轻松地收集团队成员的意见。例如，Dropbox 允许多名用户实时处理相同文件，促进更流畅的协作。这种透明度可以帮助识别所有瓶颈，因为如果一名团队成员总是需要更长时间来完成一项任务，可能表明工作流程的某一部分有问题。
要弄清楚工作流程中哪些步骤最耗时、哪些地方可以改进，Dropbox 还提供了一个详细的活动日志。通过这个日志，您可以查看文件的所有操作记录，比如谁查看过、下载过或编辑过。
2. 明确目标和目的
找出需要精简的工作流程之后，就可以开始明确您想通过这次调整达到什么目标，以及打算如何实现。
即使一开始您的计划还比较笼统，思考您想做出哪些具体改进以及为什么要这么做，都能帮您把注意力集中在想要的结果上。
例如，如果您的团队习惯以冲刺的方式工作，每月都有滚动截止日期，您可能需要精简反馈流程，避免项目在月底卡壳。使用 Dropbox Paper 这样的项目管理工具，您可以在几秒内创建待办事项列表、给团队成员分派任务，并设置截止日期。当截止日期临近时，Paper 会自动发送通知，让您随时掌控项目任务。
3. 尽可能使用模板和工作流程自动化
流程自动化可以帮助您减少在手动或重复任务上花费的时间，让您把更多精力投入到更有成效的工作中去。
借助 Dropbox 自动化，您可以设置规则和触发条件，自动将文件整理到指定的文件夹中。这样不仅省时省力，还能确保文档总是在正确的位置，免去了手动整理和移动文件的麻烦。
Dropbox Dash 等工具可以帮助您将文件、应用、浏览器链接等内容整理到一个井然有序的“堆栈”中，方便与团队共享。Dash 使用 AI，根据您最近的活动推荐新的“堆栈”，并将文件自动整理成以项目为基础的集合。
文档模板也可以加快内容创建流程，从项目规范到内容日历，您可以将模板用于任何目的。即便您简化了工作流程中的某些步骤，模板也能确保您的工作质量不受影响。
为了便于访问和共享流程文档，Dropbox 为您和团队成员提供了一个安全且集中的空间。Dropbox 还与您常用且喜爱的应用集成，例如 Zapier、Gmail 和 Outlook，这样您就能把所有东西都集中在一处了。
4. 共享知识和见解
把流程变更和研究成果记录下来，方便新老团队成员随时查阅。这些文档能作为大家的参考依据，确保所有人都步调一致，理解新的工作流程。
记录您的工作流还有助于加快团队适应新流程的速度。当团队成员能够查阅清晰简洁的文档时，他们就能迅速适应新流程，并将其融入日常工作中。这最终会让团队更高效、更有成效，因为大家都在朝着同一个目标努力。
此外，在 Dropbox Paper 中持续记录工作流程还能让新成员更容易融入团队。在拥有全面记录的情况下，新员工可以快速上手并了解团队的工作方式。这样可以缩短新员工的学习曲线，确保他们能够尽快为团队贡献力量。
5. 收集反馈
其他人能以全新的视角看待您的流程，提出您自己可能忽略的改进建议。向团队成员、上级，或是其他团队中担任类似职位的人征求意见，您就能获得自己可能想不到的宝贵见解和观点。
在 Dropbox Paper 中记录您的流程并与同事共享，他们就能随时随地、用任何设备实时协作。他们可能就您提出的新工作流程的优点给出反馈，指出它的优势和潜在好处。他们也可能会指出工作流程中还有哪些地方可以改进或优化，提出一些建议，让流程更上一层楼。
在组织里广泛征求意见还能帮助您获得对新工作流程的认可和支持。让主要利益相关者参与决策过程，征求他们的意见，这样能提高新工作流程成功实施和被采纳的可能性。
有关精简工作流程的提示
以下是几个额外的提示，帮助您优化现有的流程，提高运营效率：
- 着眼长远：想想看，您现在所做的这些改变，在企业发展壮大后还有效吗？
- 保持灵活：商业环境瞬息万变，因此关键是要能随机应变，及时调整
- 按重要性进行优化：分清哪些任务最重要，哪些可以简化或自动化
- 记录更改和新流程：这样可以避免混乱，确保每个人都按照正确的流程走
- 全面推广前先小范围测试新流程：这样就能及时发现并解决问题，确保流程尽可能有效
使用 Dropbox 精简工作流程
Dropbox 通过流程自动化、减少您在不同应用间来回切换的次数，以及缩短内容反馈流程所需的时间，帮助您简化销售、市场营销等各种工作流程。Dropbox Paper 等方便的工具使您能够更加轻松地共享想法和内容，并收集更直接的反馈。
Dropbox 与您常用的应用集成，为您提供精简工作流程的所有基本要素：效率和速度、清晰度和一致性、结构化和标准化。
