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什么是虚拟数据室 (VDR)?在什么时候需要使用它?

庞大、重要的交易伴随着海量、关键的数据。在您需要严肃对待数据安全问题时,便是探讨虚拟数据室的时机了。

通过这篇完整的说明性指南了解什么是虚拟安全室,以及如何使用它帮助团队更高效地协作和达成交易。

开始使用 VDR
​​一群人围在实体办公室的笔记本电脑周围。

无论您是进行并购 (M&A)、尽职调查,还是向投资者募集资金,大规模的商业交易都伴随着大量且高度敏感的数据。众多利益相关方需要在保障数据安全的前提下协同工作。

那么,您如何安全地存储这些数据?使用虚拟数据室吧。

什么是虚拟数据室?

想象一下:您可以把机密文件和重要文档存放在一个超级强大的秘密基地中。这就是虚拟数据室 (VDR) 给人的感觉,您可以把它想象成一座数字堡垒,不过它比普通的堡垒更令人兴奋。

简单地说,虚拟数据室是一个安全的在线空间,您可以在此集中所有需要访问这些数据的人,便于他们协作开展保密级别高的项目,并安全地共享敏感信息。

您的 VDR“基地”让您所需的一切都尽在掌握。不过,这里没有绳梯或滑索,取而代之的是强大的加密技术和先进的访问控制功能。

VDR 具备各种高科技功能,确保受邀者在处理机密文件和文档时感到安全。作为 DocSend 的一项功能,VDR 提供了理想的解决方案,帮助您完成以下操作:

  • 上传和存储机密文件 
  • 保护文档和数据
  • 系统化地整理数据

使用 VDR,相当于您在数字文件和文档管理方面拥有了值得信任的盟友。无论是尽职调查、首次公开募股 (IPO),还是处理其他需要保密的项目,它都是您的最佳选择。

这是一件严肃的事,在如今的数字时代,信任比以往任何时候都更加重要。麦肯锡的一项调查显示,53% 的受访者表示,他们只会青睐那些在数据保护方面享有盛誉的公司。

信任可以促进增长,如果您或您的企业想要处理任何类型的敏感数据,您确实需要考虑使用 VDR。

安全的虚拟数据室如何工作?

虚拟数据室 (VDR) 是安全且在线的,所以您可以随时随地访问它。无论您是在家中穿着睡衣悠闲地品着咖啡,还是身处您最爱的咖啡馆,只需点击几下,即可轻松访问这个保存了您所有宝贵数据的秘密基地。

让我们详细分析一下 VDR 如何做到这一点。它通常是通过使用以下主要功能:

  • 最先进的加密
  • 严格的访问控制
  • 丰富的权限设置

对了,我们有没有提到协作功能?

您可以发表评论、讨论项目和实时处理文件,所有操作都在安全的专属在线空间里完成。

DocSend 将安全、分析等功能融合到易于使用的 VDR 中。感兴趣吗?了解 DocSend 强大的 VDR 功能

虚拟数据室有什么用途?

VDR 用途几乎无限,包括初创公司融资、确保董事会通信安全、获取商业计划书反馈等。

VDR 具备防窥探所需的全部功能,因此它们自然适用于以下用途:

  • 确保文档安全,例如政府文件和病例
  • 集中存储文档和文件,例如在合并和其他交易期间
  • 容纳大量数据,便于多方轻松访问
  • 跨设备查看、查找或跟踪文档,而无需使用其他软件
  • 在大型组织或具有大量数据的复杂项目中高效协作

DocSend 是一款功能强大的协作工具,可提供上述所有功能,而 VDR 只是其令人难以置信的性能的一小部分。您可以免费试用,执行上述所有操作,甚至更多。

无论是新合同、诉讼、知识产权管理、房地产销售审计、租赁交易还是疾病治疗,您和您的团队均可在 VDR 中安全地进行处理。

​​屏幕截图:DocSend 中提供的虚拟数据室模板。

有什么需要使用隐私信息的项目吗?

DocSend 让您能够通过文档跟踪和实时分析增强控制和可见性。该平台安全可访问,旨在让您完全掌控您的数据。

不过,不要只听我们一家之言,以下是其他人对 DocSend 的使用评价:

我们面临着激烈竞争,因此,我们欣然接受我们能得到的任何和所有策略情报。我很喜欢的一点是,我可以看到客户在我们的提案上所用的时间,因为它使我在我的职位上更具策略性—帮助我确定花费时间事项的优先次序,确保我专注于正确的交易。

Quartz 商务合作总监 Ryan Froats

VDR 常见问题解答

VDR 在什么情况下优于共享文件夹?

当安全和隐私非常重要时,VDR 优于共享文件夹。VDR 是存储和访问特定群组需要经常使用的敏感文件的最佳选择。当权限、分析或协作等功能非常重要时,VDR 也是更好的选择,因为文件共享应用通常不具备这些功能。 

虚拟数据室中应该有哪些内容?

文件、文档和数据通常在需要高度安全性的情况下存放于数据室中。许多人(例如人力资源部门的人员)整天都在处理机密文件,因此他们几乎总是可以在 VDR 中存储文件并进行协作。其他人(例如融资期间的初创公司)可能不太频繁地处理共享/机密文件,因此他们仅会在必要时在 VDR 中存储或访问相关文档。

实体数据室和虚拟数据室有什么区别?

两者的工作原理相同,但实体数据室将文件或信息存储在实体空间中,而 VDR 则在线进行。在互联网出现前,实体数据室很常见,但现在虚拟数据室提供一种更具成本效益、可跟踪和实用的文档协作方法。

虚拟数据室的安全性如何?

VDR 需要使用 Dropbox 等数据存储软件进行访问,因此它具有最先进的安全性。通过设置额外的权限、访问设置和认证,可以进一步增强安全性,让您在面对复杂的数据访问和查看权限需求时,也能保障数据的安全性。相较于使用电子邮件、在电脑上存储文件或使用文件共享文件夹,VDR 要安全得多。

如何创建免费数据室?

使用 Dropbox 帐户,您可以免费试用 DocSend 并创建 VDR。Dropbox 客户可以使用现有的 Dropbox 帐户登录,新用户可以创建 DocSend 帐户开始 14 天的试用。Dropbox 的易用性、数据安全性和数据存储空间功能使其成为最优秀的虚拟数据室之一。

虚拟数据室的目的是什么?

VDR 的存在是为了保证文件或文档的安全,让多方访问它们,并提供机密信息的在线数据库。VDR 可用作各类型文档的安全存储空间和分发中心,在尽职调查流程的关键期(多方需要使用数据)尤为如此。

使用 DocSend 创建虚拟数据室

所以,这就是虚拟数据室,一个让您的数据保障安全、让您与正确的伙伴交流,并确保信息安全的地方。而 DocSend 正是实现这一目的的最佳方式!

巧妙的加密使您能够决定谁可以处理您的数据。您再也不会发送附件了,而且您将通过安全的文档共享简化所有工作。