Skip to content (Press Enter)

Wat is een virtuele gegevensruimte (en waarom zou ik er een nodig hebben)?

Stel je voor: een supergeheim clubhuis voor je vertrouwelijke dossiers en belangrijke documenten. Zo ziet een virtuele gegevensruimte (VDR) eruit. Je kunt het zien als een digitaal fort, maar dan veel spannender.

Het is de plek waar je alle coole kinderen samenbrengt (of, je weet wel, de mensen die toegang nodig hebben) om samen te werken aan topgeheime projecten en gevoelige informatie te delen.

Dropbox uitproberen
Een groep mensen verzamelt zich rond een laptop in hun fysieke kantoor.

In een virtuele gegevensruimte heb je alle coole dingen binnen handbereik. Maar in plaats van een touwladder of tokkelbaan vind je in de ruimte versleuteling en sterke toegangscontrole. En hier is het supercoole gedeelte: het kan allemaal online!

Virtuele gegevensruimten hebben allerlei hightech functies die ervoor zorgen dat degenen die worden uitgenodigd zich veilig voelen tussen vertrouwelijke bestanden en documenten. Virtuele gegevensruimten zijn een functie van DocSend, waarmee je het volgende kunt doen:

  • Bestanden uploaden en opslaan
  • Je documenten en gegevens beveiligen
  • Je gegevens systematisch organiseren

Door een virtuele gegevensruimte te gebruiken, werk je dus samen met vertrouwde bondgenoten aan digitaal bestands- en documentbeheer. Het is de beste optie voor onderzoeken, beursintroducties en andere vertrouwelijke projecten.

Het is een serieuze zaak. Vandaag de dag is digitaal vertrouwen belangrijker dan ooit. Uit een onderzoek van McKinsey blijkt dat 53% van de respondenten alleen kiest voor een bedrijf met een goede reputatie op het gebied van gegevensbescherming.

Vertrouwen zorgt voor groei, en als jij en je bedrijf met gevoelige gegevens willen werken, dan zul je echt moeten nadenken over het gebruik van een virtuele gegevensruimte.

Hoe werkt een beveiligde virtuele gegevensruimte?

Je hebt altijd en overal toegang tot je virtuele gegevensruimte. Of je nu in je pyjama zit, thuis een kop koffie drinkt of op stap bent in je favoriete koffietent: het geheime clubhuis met al je waardevolle gegevens is maar een paar klikken van je verwijderd.

Laten we eens kijken hoe virtuele gegevensruimten dit doen. Dit gebeurt meestal door middel van de volgende belangrijke functies:

  • Geavanceerde versleuteling
  • Strikt toegangsbeheer
  • Veelzijdige machtigingsinstellingen

O, en hebben we de samenwerkingsfuncties al genoemd?

Je kunt opmerkingen achterlaten, projecten bespreken en in real time aan bestanden werken. Het is net een beveiligde virtuele brainstormsessie, waarbij alle coole kinderen langskomen om hun creatieve moves te laten zien.

DocSend combineert beveiliging, analyse en meer in een gebruiksvriendelijke virtuele gegevensruimte. Ben je geïnteresseerd? Lees meer over de krachtige functies van de virtuele gegevensruimte van DocSend.

Waarvoor wordt een virtuele gegevensruimte gebruikt?

Virtuele gegevensruimten hebben bijna onbeperkte gebruiksmogelijkheden, van fondsenwerving in een start-up, beveiliging van bestuurscommunicatie, feedback krijgen op pitches en nog veel meer.

Virtuele gegevensruimten beschikken over alle toeters en bellen die je nodig hebt om nieuwsgierige blikken op afstand te houden, dus natuurlijk zijn ze goed voor zaken als:

  • Documenten veilig houden, zoals voor overheidsdossiers en medische dossiers
  • Documenten en bestanden opslaan op een centrale locatie, zoals bij fusies en andere transacties
  • Opslaan van grote hoeveelheden gegevens voor eenvoudige toegang tussen meerdere partijen
  • Documenten bekijken, vinden of volgen op verschillende apparaten, zonder gebruik van extra software
  • Efficiënt samenwerken in grotere organisaties of aan complexe projecten met een grote hoeveelheid gegevens

DocSend is een krachtige samenwerkingstool die al het bovenstaande levert, waarbij virtuele gegevensruimten slechts een klein onderdeel zijn van de ongelooflijke prestaties. Je kunt het gratis uitproberen om alles te doen wat we hierboven hebben opgesomd en meer.

Of het nu gaat om nieuwe contracten, rechtszaken, beheer van intellectueel eigendom, audits voor de verkoop van onroerend goed, leasetransacties of een geneesmiddel voor een ziekte: in een virtuele gegevensruimte kunnen jij en je team er veilig aan werken.

Een schermafdruk van een virtuele gegevensruimte in DocSend met de naam 'Onderzoek financieringskloof', die een paar documenten laat zien die klaar zijn voor gebruik in de ruimte.

Heb je een project dat wel wat privacy kan gebruiken?

Met DocSend kun je de controle en zichtbaarheid vergroten met documenttracering en realtime analyses. Het is veilig, toegankelijk en ontworpen om jou en je gegevens het gevoel te geven rocksterren te zijn.

Maar geloof ons niet alleen op ons woord, lees hier wat anderen te zeggen hebben over het gebruik van DocSend:

Met de concurrentie waar wij mee te maken hebben, staan we open voor alle strategische informatie die we te pakken kunnen krijgen. Ik vind het geweldig dat ik kan zien wanneer een klant tijd besteedt aan ons voorstel, omdat het me in staat stelt strategischer te zijn waardoor ik mijn tijd goed kan benutten en ervoor kan zorgen dat ik me richt op de juiste deals.

Ryan Froats, Director of Partnerships, Quartz

Veelgestelde vragen over virtuele gegevensruimten

Wanneer is een virtuele gegevensruimte beter dan een gedeelde map?

Virtuele gegevensruimten zijn beter dan gedeelde mappen als beveiliging en privacy belangrijk zijn. Virtuele gegevensruimten zijn de beste optie voor de opslag van en toegang tot gevoelige bestanden die regelmatig door een bepaalde groep moeten worden gebruikt. Virtuele gegevensruimten zijn ook de betere optie als functies als machtigingen, analyses of samenwerking belangrijk zijn, omdat apps voor het delen van bestanden deze mogelijkheden meestal niet hebben. 

Wat zou in een virtuele gegevensruimte moeten worden opgeslagen?

Bestanden, documenten en gegevens gaan meestal naar een gegevensruimte als ze veel beveiliging nodig hebben. Veel mensen, zoals HR-medewerkers, werken de hele dag met vertrouwelijke bestanden. Ze kunnen dus vrijwel altijd bestanden opslaan en eraan samenwerken in een virtuele gegevensruimte. Andere mensen, zoals start-ups tijdens financieringsrondes, werken minder vaak aan gedeelde/vertrouwelijke bestanden, dus zij zullen relevante documenten alleen in een virtuele gegevensruimte opslaan of openen als dat nodig is.

Wat is het verschil tussen een fysieke gegevensruimte en een virtuele gegevensruimte?

Beide werken volgens dezelfde basisprincipes, maar in een fysieke gegevensruimte sla je bestanden of informatie op in een fysieke ruimte en in een virtuele gegevensruimte doe je dat online. Vóór de komst van het internet waren fysieke gegevensruimten heel gewoon, maar nu bieden virtuele gegevensruimten een veel kostenefficiëntere, beter te volgen en praktischere methode om aan documenten samen te werken.

Hoe veilig zijn virtuele gegevensruimten?

Virtuele gegevensruimten hebben toegang nodig via software voor gegevensopslag, zoals Dropbox, en beschikken dus ver de meest geavanceerde beveiliging. Extra machtigingen, toegangsinstellingen en certificeringen kunnen ook de beveiliging verbeteren, zodat je gegevens veilig kunt houden, zelfs als er complexe vereisten nodig zijn voor wie deze kan zien/toegang hebben. Virtuele gegevensruimten zijn veel veiliger dan het gebruik van e-mail, het opslaan van bestanden op een computer of het gebruik van een gedeelde map voor jouw bestanden.

Hoe kan ik een gratis gegevensruimte maken?

Wanneer je je Dropbox-account gebruikt, kun je DocSend gratis uitproberen en een virtuele gegevensruimte maken. Dropbox-klanten kunnen zich aanmelden met hun bestaande Dropbox-account en nieuwe gebruikers kunnen een DocSend-account maken om hun proefperiode van 14 dagen te starten. Dankzij het gebruiksgemak, de gegevensbeveiliging en de Dropbox-functies voor gegevensopslag is dit een van de best beschikbare virtuele gegevensruimten die er is.

Wat is het doel van een virtuele gegevensruimte?

Virtuele gegevensruimten zijn er om bestanden of documenten te beveiligen, meerdere partijen toegang te geven en een online database te bieden voor vertrouwelijke informatie. Virtuele gegevensruimten zijn nuttig als een beveiligd opslag- en distributiecentrum voor alle soorten documenten, vooral tijdens belangrijke perioden van due diligence-processen waarbij meerdere partijen de gegevens moeten gebruiken.

Gebruik DocSend om een virtuele gegevensruimte te maken

Dat is dus de virtuele gegevensruimte, de plek waar je gegevens zich kunnen uitleven, zich kunnen mengen onder de juiste mensen en verantwoord kunnen feesten. En DocSend is een uitstekende manier om dat te doen!

Dankzij geavanceerde versleuteling bepaal jij wie er met je gegevens aan de haal mag gaan. Zo hoef je nooit meer een bijlage te verzenden en stroomlijn je al je werk met het veilig delen van documenten.

Laat je digitale gegevensfeestje beginnen

Abonnementen vergelijken