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Cos'è una data room virtuale (e perché occorre averne una)?

Immaginiamo un circolo segreto super potente nel quale tenere i propri file riservati e i propri documenti importanti. Una data room virtuale (VDR, Virtual Data Room) è proprio questo. La si può considerare come una fortezza digitale, ma molto più appassionante.

È il luogo in cui riuniamo tutte le persone interessanti (ovvero quelle che devono accedere) per collaborare su progetti e condividere informazioni riservate.

Prova Dropbox
Un gruppo di persone radunate intono a un laptop nel loro ufficio fisico.

Un "circolo" VDR racchiude tutto il materiale interessante, mettendolo a tua disposizione, ma invece di avere scale di corda o zip line, utilizza la crittografia e un robusto controllo accessi. Ed ecco la parte più bella: è tutto online!

Le VDR dispongono di tutte queste funzionalità high-tech che consentono agli invitati di essere sereni per quanto riguarda i file e i documenti riservati. Le VDR sono una funzionalità di DocSend, per cui tutto ciò che occorre fare è quanto segue:

  • Caricare e archiviare i propri file
  • Mettere in sicurezza i propri documenti e dati
  • Organizzare i dati in modo sistematico

Quindi, utilizzando una VDR, si ha a che fare con fidati alleati della gestione di file e documenti digitali. È la scelta migliore per la diligence, le IPO e altri progetti riservati.

Si tratta di una cosa seria. Al giorno d'oggi, la fiducia digitale è più importante che mai. Un sondaggio di McKinsey dimostra che il 53% degli intervistati sceglierebbe solo un'azienda apprezzata per la protezione dei dati.

La fiducia è alla base della crescita e se tu o la tua azienda intendete lavorare con qualsiasi genere di dati sensibili, dovete assolutamente prendere in considerazione una VDR.

Come funziona una data room virtuale sicura?

Puoi accedere alla tua VDR da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Il circolo segreto che conserva tutti i tuoi preziosi dati è solo a pochi clic di distanza, sia che tu sia in pigiama, ti stia assaporando una tazza di caffè o che tu sia fuori casa nel tuo bar preferito.

Entriamo nel dettaglio di come le VDR permettono tutto ciò. Generalmente, ciò avviene grazie alle seguenti funzionalità principali:

  • Una crittografia all'avanguardia
  • Un severo controllo accessi
  • Impostazioni versatili delle autorizzazioni

Abbiamo già citato le funzionalità di collaborazione?

È possibile lasciare commenti, discutere progetti e lavorare su file in tempo reale. È come una sessione di brainstorming virtuale sicura, alla quale tutti gli invitati partecipano per dare il proprio contributo creativo.

DocSend unisce sicurezza, analisi e molto altro in una VDR facile da usare. Ti interessa? Scopri le potenti funzionalità delle VDR di DocSend.

Quali sono gli usi di una data room virtuale?

Le VDR vengono utilizzate in un numero quasi illimitato di casi: dalla ricerca di finanziamento per le startup, all'archiviazione sicura di comunicazioni del Consiglio d'Amministrazione, alla raccolta di feedback sui pitch e molto altro.

Una VDR dispone di tutte le misure necessarie per tenere lontani occhi indiscreti e sono talmente integrate in essa che la si può utilizzare, per esempio, per le seguenti finalità:

  • Conservare documenti in modo sicuro, ad esempio file governativi e referti medici
  • Archiviare documenti e file in una posizione centralizzata durante, ad esempio, fusioni o altre transazioni
  • Conservare grandi quantità di dati per facilitarne l'accesso da parte di più soggetti
  • Rivedere, cercare o tracciare documenti su più dispositivi senza l'uso di un software aggiuntivo
  • Collaborare in modo efficiente in organizzazioni di grandi dimensioni o su progetti complessi con volumi enormi di dati

DocSend è un potente strumento di collaborazione che offre tutte le possibilità citate in precedenza e nel quale le VDR rappresentano solo una piccola parte delle sue incredibili prestazioni. Puoi provarlo gratuitamente per tutto quanto menzionato prima o per altro ancora.

In una VDR, tu e il tuo team potete lavorare in modo sicuro su qualsiasi cosa: nuovi contratti, contenziosi, gestione della proprietà intellettuale, verifiche per la vendita di immobili, transazioni di leasing o una cura per le malattie.

Uno screenshot di una data room virtuale di DocSend denominata "Ricerca sul divario di finanziamento", che mostra qualche documento pronto da utilizzare nello spazio.

Stai gestendo un progetto che implica una certa riservatezza?

DocSend consente di aumentare il controllo e la visibilità grazie al tracciamento dei documenti e ai dati analitici in tempo reale. È sicuro, accessibile e progettato per mettere al centro l'utente e i dati.

A conferma di quanto abbiamo detto, riportiamo l'opinione di alcuni utenti sull'uso di DocSend:

Vista la concorrenza, apprezziamo sempre tutte le informazioni di carattere strategico che riusciamo a reperire. Trovo utile poter vedere quando un cliente dedica del tempo alla nostra proposta, in quanto mi permette di assumere un atteggiamento più strategico, aiutandomi a gestire il tempo e dandomi la certezza di concentrarmi sulle giuste trattative.

Ryan Froats, Direttore delle partnership, Quartz

Domande frequenti sulle VDR

Quando una VDR è meglio di una cartella condivisa?

Le VDR sono più adatte delle cartelle condivise quando la sicurezza e la privacy sono importanti. Le VDR sono la scelta migliore per archiviare e accedere a file sensibili che devono essere utilizzati regolarmente da parte di un gruppo selezionato. Le VDR sono la scelta migliore anche quando sono importanti funzionalità come autorizzazioni, dati analitici o la collaborazione, in quanto le app per la condivisione file solitamente non ne dispongono. 

Cosa è opportuno conservare in una data room virtuale?

Ciò che va conservato in una data room sono i file, i documenti e i dati che solitamente richiedono un'archiviazione sicura. Molte persone, come ad esempio gli addetti alle Risorse Umane, lavorano tutto il giorno con file riservati, quindi possono quasi sempre archiviare file e collaborare in una VDR. È possibile che altri, come le startup durante la ricerca di finanziamenti, lavorino meno di frequente su file condivisi e riservati, quindi archivieranno o avranno accesso a documenti importanti in una VDR solo all'occorrenza.

Qual è la differenza tra una data room fisica e una virtuale?

Entrambe si basano sugli stessi principi, ma le data room fisiche archiviano i file o le informazioni in uno spazio fisico, mentre le VDR lo fanno online. Le data room fisiche erano diffuse prima di Internet, ma al giorno d'oggi, quelle virtuali rappresentano un metodo più economico, tracciabile e pratico per collaborare su documenti.

Quanto sono sicure le data room virtuali?

Per accedere alle VDR, è necessario un software di spazio di archiviazione dati come Dropbox, quindi presentano una sicurezza all'avanguardia. Inoltre, anche le autorizzazioni, le impostazioni degli accessi e le certificazioni possono potenziare la sicurezza, pertanto, è possibile conservare dati in modo sicuro anche in presenza di requisiti complessi in merito a chi può visionare o avere accesso. Le VDR sono molto più sicure dell'uso di email, dell'archiviazione di dati in un computer o dell'uso di una cartella condivisa per i propri dati.

Come si crea una data room gratuita?

Utilizzando il proprio account Dropbox, è possibile provare DocSend gratuitamente e creare una VDR. I clienti di Dropbox possono accedere utilizzando il proprio account Dropbox esistente, mentre i nuovi utenti possono creare un account DocSend e iniziare il loro periodo di prova di 14 giorni. La facilità d'uso, la sicurezza dei dati e le funzionalità di archiviazione dati fanno di Dropbox una delle migliori data room virtuali disponibili.

Qual è lo scopo di una data room virtuale?

Le VDR esistono per conservare i file o i documenti in modo sicuro, consentire a più soggetti di accedervi e fornire un database online per le informazioni riservate. Le VDR sono utili come spazio di archiviazione e centro di distribuzione sicuro per tutti i tipi di documenti, soprattutto durante i periodi cruciali dei processi di due diligence, in cui più parti devono usare i dati.

Utilizza DocSend per creare una data room virtuale

La data room virtuale è, quindi, il luogo in cui i dati sono al sicuro e vengono trattati e maneggiati dalle persone autorizzate in modo responsabile e DocSend è il mezzo per eccellenza con il quale crearla!

La magia della crittografia dà il potere di decidere chi può accedere ai tuoi dati. Non invierai mai più un allegato e ottimizzerai il tuo lavoro grazie a una condivisione sicura dei documenti.

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