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Was ist ein virtueller Datenraum (und warum brauche ich einen)?

Stellen Sie sich ein streng geheimes Clubhaus vor, in dem Sie Ihre vertraulichen Dateien und wichtigen Dokumente aufbewahren können. So in etwa sieht ein virtueller Datenraum (VDR) aus. Wie eine Art digitale Festung – nur viel aufregender.

An diesem Ort bringen Sie all die coolen Kids zusammen (oder, Sie wissen schon, die Leute, die Zugriff benötigen), um an streng geheimen Projekten zusammenzuarbeiten und vertrauliche Informationen zu teilen.

Dropbox testen
Eine Gruppe von Personen, die in ihrem physischen Büro um einen Laptop versammelt sind

In einem VDR-„Clubhaus“ haben Sie all die coolen Dinge immer griffbereit. Aber anstelle einer Strickleiter oder einer Seilrutsche gibt es dort Verschlüsselungen und starke Zugangskontrollen. Und hier kommt das wirklich Geniale: Alles ist online!

VDRs bieten all diese Hightech-Funktionen, die denen, die eingeladen sind, inmitten vertraulicher Dateien und Dokumente ein sicheres Gefühl geben. VDRs sind ein Feature von DocSend, und sie bieten Ihnen die Möglichkeit zu Folgendem:

  • Hochladen und Speichern Ihrer Dateien
  • Schützen Ihrer Dokumente und Daten
  • Organisieren Ihrer Daten auf systematische Art und Weise

Wenn Sie also einen VDR verwenden, können Sie mit den vertrauten Verbündeten der digitalen Datei- und Dokumentenverwaltung zusammenarbeiten. VDRs sind die beste Option für Projekte im Zusammenhang mit Due Diligence oder Börsengängen und anderen vertraulichen Projekten.

Es geht um ein ernstes Thema. Heutzutage ist digitales Vertrauen wichtiger als je zuvor. Eine Umfrage von McKinsey zeigt, dass 53 % der Befragten sich nur für ein Unternehmen entscheiden, das dafür bekannt ist, Daten angemessen zu schützen.

Vertrauen fördert Wachstum, und wenn Sie oder Ihr Unternehmen mit irgendeiner Art vertraulicher Daten arbeiten möchten, dann sollten Sie wirklich über die Nutzung eines VDR nachdenken.

Wie funktioniert ein sicherer virtueller Datenraum?

Sie können überall und jederzeit auf Ihren VDR zugreifen. Egal, ob Sie zuhause im Schlafanzug auf dem Sofa sitzen oder unterwegs in Ihrem Lieblingscafé eine Tasse Kaffee trinken – das geheime Clubhaus mit all Ihren wertvollen Daten ist nur ein paar Klicks entfernt.

Sehen wir uns im Einzelnen an, wie VDRs funktionieren. Normalerweise arbeiten sie mithilfe der folgenden zentralen Funktionen:

  • Hochmoderne Verschlüsselung
  • Strenge Zugriffskontrolle
  • Vielseitige Berechtigungseinstellungen

Ach ja, und haben wir die Funktionen für die Zusammenarbeit erwähnt?

Sie können Kommentare hinterlassen, Projekte besprechen und an Dateien arbeiten – in Echtzeit. Es ist wie eine sichere virtuelle Brainstorming-Sitzung, und all die coolen Kids kommen vorbei, um ihre kreativen Ideen einzubringen.

DocSend vereint Sicherheit, Analysen und mehr in einem benutzerfreundlichen VDR. Sie sind interessiert? Erfahren Sie mehr über die leistungsstarken VDR-Funktionen von DocSend.

Wofür wird ein virtueller Datenraum verwendet?

VDRs haben nahezu unbegrenzte Nutzungsmöglichkeiten, vom Fundraising in einem Start-up über die Gewährleistung der Sicherheit der Vorstandskommunikation bis hin zum Einholen von Feedback zu Pitches – und vieles mehr.

Ein VDR verfügt über all den Schnickschnack, den Sie brauchen, um neugierige Blicke fernzuhalten. Daher eignen sie sich besonders für Folgendes:

  • Schützen von Dokumenten, wie im Fall von Regierungsdateien und medizinischen Unterlagen
  • Speichern von Dokumenten und Dateien an einem zentralen Ort, etwa während Fusionen und anderer Transaktionen
  • Aufbewahren großer Mengen an Daten für den einfachen Zugriff durch mehrere Parteien
  • Geräteübergreifendes Überprüfen, Suchen oder Nachverfolgen von Dokumenten – ohne den Einsatz zusätzlicher Software
  • Effizientes Zusammenarbeiten in größeren Unternehmen oder an komplexen Projekten mit einer großen Menge von Daten

DocSend ist ein leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit, das all die oben genannten Möglichkeiten bereitstellt. VDRs sind dabei nur ein kleiner Teil seiner unglaublichen Leistung. Sie können es kostenlos testen und all das tun, was wir oben aufgeführt haben – und mehr.

Ob es sich um neue Verträge, Rechtsstreitigkeiten, IP-Management, Prüfungen für Immobilienverkäufe, Leasingtransaktionen oder ein Heilmittel für Krankheiten handelt – Sie und Ihr Team können in einem VDR sicher daran arbeiten.

Screenshot eines virtuellen Datenraums in DocSend mit dem Namen „Funding Divide Research“, der einige Dokumente zeigt, die in dem Raum verwendet werden können

Sie haben ein Projekt, das ein gewisses Maß an Datenschutz erfordert?

Mit DocSend können Sie durch Dokumentnachverfolgung und Echtzeitanalysen die Kontrolle und die Transparenz steigern. Es ist sicher, zugänglich und so konzipiert, dass Sie und Ihre Daten sich wie Rockstars fühlen.

Sie müssen uns nicht einfach beim Wort nehmen: Lesen Sie hier, was andere über DocSend zu sagen haben:

Angesichts des Wettbewerbs, dem wir ausgesetzt sind, begrüßen wir alle strategischen Informationen, die wir bekommen können. Ich finde es toll, dass ich es sehen kann, wenn ein Kunde Zeit mit unserem Angebot verbringt. So kann ich in meiner Rolle strategischer vorgehen, meine Zeit besser einteilen und sicherstellen, dass ich mich auf die richtigen Geschäfte konzentriere.

Ryan Froats, Director of Partnerships bei Quartz

FAQ zu VDRs

Wann ist ein VDR besser als ein freigegebener Ordner?

VDRs sind besser als freigegebene Ordner, wenn Sicherheit und Datenschutz wichtig sind. VDRs sind die beste Option für die Speicherung und den Zugriff auf vertrauliche Dateien, die regelmäßig von einer ausgewählten Gruppe verwendet werden müssen. VDRs sind auch die bessere Option, wenn Funktionen wie Berechtigungen, Analysen oder Zusammenarbeit wichtig sind, da Dateifreigabe-Apps normalerweise nicht über diese Funktionen verfügen. 

Was sollte in einem virtuellen Datenraum aufbewahrt werden?

Dateien, Dokumente und Daten sind das, was in einem Datenraum aufbewahrt wird, normalerweise wenn ein hohes Maß an Sicherheit erforderlich ist. Viele Menschen, beispielsweise im Personalwesen, arbeiten den ganzen Tag mit vertraulichen Dateien – und können Dateien fast immer in einem VDR speichern und so an ihnen zusammenarbeiten. Andere, wie zum Beispiel in Start-ups im Verlauf von Finanzierungsrunden, arbeiten möglicherweise weniger häufig an gemeinsam genutzten/vertraulichen Dateien. Sie werden relevante Dokumente also nur bei Bedarf in einem VDR speichern oder darauf zugreifen.

Was ist der Unterschied zwischen einem physischen Datenraum und einem virtuellen Datenraum?

Beide basieren auf denselben Grundlagen, aber der physische Datenraum bewahrt die Dateien oder Informationen in einem physischen Raum auf. VDRs speichern sie online. Physische Datenräume waren vor dem Internet üblich. Jetzt aber bieten virtuelle Datenräume eine viel kosteneffizientere, besser nachvollziehbare und praktischere Möglichkeit, an Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Wie sicher sind virtuelle Datenräume?

VDRs erfordern den Zugriff über Datenspeichersoftware wie Dropbox und verfügen daher über modernste Sicherheit. Zusätzliche Berechtigungen, Zugriffseinstellungen und Zertifizierungen können ebenfalls die Sicherheit erhöhen, sodass Sie Daten auch dann schützen können, wenn komplexe Anforderungen dahingehend nötig sind, wer sie anzeigen bzw. darauf zugreifen kann. VDRs sind viel sicherer als die Verwendung von E-Mails, die Speicherung von Dateien auf einem Computer oder die Nutzung eines freigegebenen Ordners für Ihre Dateien.

Wie kann ich einen kostenlosen Datenraum erstellen?

Mit Ihrem Dropbox-Konto können Sie DocSend kostenlos testen und einen VDR erstellen. Dropbox-Kunden können sich mit ihrem bestehenden Dropbox-Konto anmelden, Nutzer können ein DocSend-Konto erstellen, um ihr 14-tägiges Probeabo zu starten. Die Benutzerfreundlichkeit, die Datensicherheit und die Datenspeicherfunktionen von Dropbox machen es zu einem der besten verfügbaren virtuellen Datenräume.

Was ist der Zweck eines virtuellen Datenraums?

Sinn und Zweck von VDRs ist es, Dateien oder Dokumente zu schützen, mehreren Parteien den Zugriff darauf zu ermöglichen und eine Online-Datenbank für vertrauliche Informationen bereitzustellen. VDRs sind nützlich als Speicherort und Verteilzentrum für alle Arten von Dokumenten, insbesondere in wichtigen Zeiten von Due-Diligence-Prozessen, wenn mehrere Parteien die Daten nutzen müssen.

Nutzen Sie DocSend zum Erstellen eines virtuellen Datenraums

Das ist also der virtuelle Datenraum, der Ort, an dem sich Ihre Daten entspannen, die richtigen Kontakte pflegen und auf verantwortungsvolle Weise feiern können. Und DocSend bildet einen hervorragenden Rahmen dafür.

Dank raffinierter Verschlüsselung können Sie entscheiden, wer mit Ihren Daten umgehen darf. Sie werden nie mehr einen Anhang versenden, und Sie werden Ihre gesamte Arbeit mit sicheren Dokumentfreigaben optimieren.

Ihre digitale Datenparty – legen Sie los

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