Skip to content (Press Enter)

Vad är ett virtuellt datarum (VDR) och när behövs det?

Stora, viktiga avtal innebär stora, viktiga data När du verkligen måste ta itu med datasäkerheten är det dags att prata om virtuella datarum.

Lär dig vad ett virtuellt datarum är för något – och hur det kan hjälpa ditt team att samarbeta och vinna avtal mer effektivt – i den här kompletta introduktionsguiden.

Kom igång med ett VDR
​​En grupp människor samlas runt en bärbar dator på sitt fysiska kontor.

Oavsett om du arbetar med företagsförvärv (M&A), genomför företagsbesiktningar eller samlar in pengar från investerare – storskaliga affärsavtal innebär storskaliga och mycket känsliga data. Flera intressenter måste kunna arbeta med dessa data, utan att säkerheten äventyras.

Hur kan du lagra dessa data på ett säkert sätt? Med hjälp av ett virtuellt datarum.

Vad är ett virtuellt datarum?

Föreställ dig detta: ett kraftfullt hemligt klubbhus för dina konfidentiella filer och viktiga dokument. Det är vad ett virtuellt datarum (VDR) är. Tänk på det som en digital fästning – men mycket mer spännande.

Enkelt uttryckt är ett virtuellt datarum ett säkert utrymme online, där alla individer som behöver tillgång till dessa data kan samarbeta med topphemliga projekt och dela känslig information på ett säkert sätt.

I ditt VDR-”klubbhus” finns allt du behöver nära till hands. Men istället för en repstege eller en linbana har den kraftfull kryptering och avancerade åtkomstkontroller.

Virtuella datarum har alla dessa högteknologiska funktioner som gör att de inbjudna känner sig trygga bland konfidentiella filer och dokument. Virtuella datarum är en funktion i DocSend och precis vad du behöver för att göra följande:

  • Ladda upp och lagra konfidentiella filer
  • säkra dina dokument och data
  • organisera dina data på ett systematiskt sätt.

När du använder ett virtuellt datarum är du i sällskap med pålitliga allierade inom digital fil- och dokumenthantering. Det är det bästa alternativet för företagsanalyser, börsintroduktioner och andra konfidentiella projekt.

Det är en allvarlig sak. Idag är digitalt förtroende viktigare än någonsin. En undersökning från McKinsey visar att 53 % av de tillfrågade skulle välja ett företag med ett rykte om sig att skydda data.

Förtroende bygger tillväxt, och om du eller ditt företag vill arbeta med någon form av känsliga data bör ni verkligen fundera på att använda ett virtuellt datarum.

Hur fungerar ett säkert virtuellt datarum?

Eftersom ett virtuellt datarum är både säkert och online har du tillgång till det var som helst, när som helst. Oavsett om du är i din pyjamas, smuttar på en kopp kaffe hemma eller är ute på ditt favoritcafé – det hemliga klubbhuset med alla dina värdefulla data är bara några klick bort.

Nu ska vi titta på hur virtuella datarum gör detta. Det är vanligtvis genom att använda följande viktiga funktioner:

  • toppmodern kryptering
  • strikt åtkomstkontroll
  • mångsidiga inställningar för behörighet.

Och nämnde vi samarbetsfunktionerna?

Du kan lämna kommentarer, diskutera projekt och arbeta med filer i realtid – allt i ett säkert, dedikerat utrymme online.

DocSend kombinerar säkerhet, analys och mycket mer i ett lättanvänt virtuellt datarum. Är du intresserad? Läs mer om DocSends kraftfulla funktioner för virtuella datarum.

Vad används ett virtuellt datarum till?

Virtuella datarum har nästan obegränsade användningsområden, från att samla in pengar i ett nystartat företag, säkra styrelsekommunikation, få feedback på pitchar – och mycket mer.

Ett virtuellt datarum har alla funktioner och finesser du behöver för att hålla nyfikna ögon borta, så de är naturligtvis bra för saker som att:

  • förvara dokument säkert, till exempel för myndighetshandlingar och medicinska journaler
  • lagra dokument och filer på en central plats, som vid fusioner och andra transaktioner
  • rymma stora mängder data för enkel åtkomst mellan flera parter
  • granska, hitta eller spåra dokument på olika enheter – utan att använda extra programvara
  • samarbeta effektivt i större organisationer eller i komplexa projekt med stora datamängder.

DocSend är ett kraftfullt samarbetsverktyg som levererar allt detta, och virtuella datarum är bara en liten del av dess otroliga prestanda. Du kan prova det kostnadsfritt för att göra allt vi listar ovan – eller mer.

Oavsett om det handlar om nya kontrakt, rättstvister, IP-hantering, revisioner för fastighetsförsäljning, leasingtransaktioner eller ett botemedel mot sjukdomar – du och ditt team kan arbeta på det säkert i ett virtuellt datarum.

​​Ett skärmklipp av de mallar för virtuella datarum som finns i DocSend.

Har du ett projekt som kan behöva lite sekretess?

Med DocSend kan du öka kontrollen och synligheten med dokumentspårning och realtidsanalys. Det är säkert, tillgängligt och utformat för att du och dina data ska känna er som rockstjärnor.

Lita dock inte bara på vårt ord, här är vad andra har att säga om hur det är att använda DocSend:

Med den konkurrens vi har välkomnar vi all strategisk kunskap vi kan få tag på. Jag älskar att jag kan se när en klient interagerar med vårt förslag eftersom det gör att jag kan vara mer strategisk i min roll – jag kan prioritera min tid och se till att jag fokuserar på rätt avtal.

Ryan Froats, chef för partnerskap, Quartz

FAQ om virtuella datarum

När är ett virtuellt datarum bättre än en delad mapp?

Virtuella datarum är bättre än delade mappar när säkerhet och sekretess är viktigt. Virtuella datarum är det bästa alternativet för att lagra och komma åt känsliga filer som kräver regelbunden användning av en utvald grupp. Virtuella datarum är också det bättre alternativet när funktioner som behörigheter, analys eller samarbete är viktiga – eftersom fildelningsappar vanligtvis inte har dessa funktioner. 

Vad bör finnas i ett virtuellt datarum?

Filer, dokument och data är vad som hamnar i ett datarum, vanligtvis när de behöver mycket säkerhet. Många personer, till exempel de inom HR, arbetar med konfidentiella filer hela dagarna, så de kan nästan alltid lagra filer och samarbeta i ett virtuellt datarum. Andra personer, som startups under finansieringsrundor, kanske arbetar med delade eller konfidentiella filer mer sällan, så de kan lagra eller komma åt relevanta dokument i ett virtuellt datarum bara när det är nödvändigt.

Vad är skillnaden mellan ett fysiskt och ett virtuellt datarum?

Båda bygger på samma grundprinciper, men ett fysiskt datarum lagrar filer eller information i ett fysiskt utrymme, medan virtuella datarum gör det online. Fysiska datarum var vanliga före internet, men nu erbjuder virtuella datarum en mycket mer kostnadseffektiv, spårbar och praktisk metod för dokumentsamarbete.

Hur säkra är virtuella datarum?

Virtuella datarum kräver åtkomst via datalagringsprogramvara som Dropbox, så de har toppmodern säkerhet. Ytterligare behörigheter, åtkomstinställningar och certifieringar kan också förbättra säkerheten, så att du kan hålla data säkra även när det krävs komplexa krav på vem som kan se eller komma åt dem. Virtuella datarum är mycket säkrare än att använda e-post, lagra filer på en dator eller använda en delad mapp för dina filer.

Hur kan jag skapa ett kostnadsfritt datarum?

Genom att använda ditt Dropbox-konto kan du prova DocSend kostnadsfritt och göra ett virtuellt datarum. Dropbox-kunder kan logga in med sitt befintliga Dropbox-konto och nya användare kan skapa ett DocSend-konto för att starta sin 14 dagars provperiod. Dropbox användarvänlighet, datasäkerhet och datalagringsfunktioner gör det till ett av de bästa virtuella datarummen som finns tillgängliga.

Vad är syftet med ett virtuellt datarum?

Virtuella datarum finns till för att hålla filer eller dokument säkra, låta flera parter komma åt dem och tillhandahålla en onlinedatabas för konfidentiell information. Virtuella datarum är användbara som ett säkert lagrings- och distributionscenter för alla typer av dokument, särskilt under kritiska perioder av due diligence-processer – där flera parter behöver använda samma data.

Använd DocSend för att skapa ett virtuellt datarum

Det är alltså det virtuella datarummet: platsen där dina data får släppa loss, mingla med rätt folk och festa ansvarsfullt. Och DocSend är ett utmärkt sätt att göra det på.

Med avancerad kryptering kan du bestämma vem som ska få ta del av dina data. Du behöver aldrig skicka en bilaga igen och du kan effektivisera allt ditt arbete med säker dokumentdelning.

Du kanske också gillar de här berättelserna

Skapa ett virtuellt datarum för att komma igång

Jämför planer