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虛擬資料室是什麼?為何需要虛擬資料室?

想像一下:有個超級強大的秘密基地,可供存放機密檔案和重要文件。虛擬資料室 (VDR) 就是這種功能。不只能將其視為一座數位堡壘,還有更多用途等待發掘。

您可以把所有厲害人才全都找來這裡 (其實就是需要存取權限的那些人),大家一起協作處理最高機密專案、機密資訊。

快來試試 Dropbox
一群人圍在實體辦公室的筆電旁。

在 VDR 的「秘密基地」,隨時都能輕鬆拿到所有任務用具。不過這邊不必用到繩梯滑索,而是以加密功能和強大的存取控制來保障資訊安全。最厲害的地方是,一切都在線上完成。

VDR 具備這些高科技功能,使受邀者得以安心存取機密檔案和文件。VDR 作為 DocSend 的功能,正適合用於執行以下操作:

  • 上傳和儲存檔案
  • 保護文件與資料
  • 以系統化方式管理資料

因此,只要使用 VDR,就能與數位檔案與文件管理的可靠盟友攜手合作。若要執行盡職調查、IPO 和其他機密專案,這是最佳做法。

請一定要嚴陣以待,如今數位信賴的重要性更甚以往。McKinsey 的調查顯示,53% 的受訪者只會選擇在資料保護方面信譽良好的公司。

信賴會促進成長。如果您或貴公司有意處理任何類型的機密資料,務必考慮使用 VDR。

安全虛擬資料室如何運作?

您可以隨時隨地存取 VDR。無論穿著睡衣、在家中享受咖啡時光,或是泡在最愛的咖啡廳,只須輕鬆按幾下,就能前往保存所有珍貴資料的秘密基地。

接下來會逐一解釋 VDR 如何做到這一點。一般而言,會運用到以下重要功能:

  • 最先進的加密功能
  • 嚴格的存取控制
  • 多元的使用權限設定

對了,剛才還沒說到協作功能吧?

您可以即時新增留言、討論專案及處理檔案。這就是像是一場安全的虛擬腦力激盪會議,所有找來的人才都能盡情發揮創意。

DocSend 將安全性、資料分析以及更多功能整合至簡單易用的 VDR 中。您心動了嗎?快來瞭解 DocSend 強大的 VDR 功能

虛擬資料室有什麼用途?

VDR 的用途幾乎不受限制,適用於新創公司募資、保障董事會通訊安全、取得募資簡報意見回饋等各種情況。

VDR 具有防止外人窺探所需的各種附加功能,因此相當適合以下用途:

  • 確保文件安全無虞,例如政府檔案和醫療紀錄。
  • 將文件和檔案集中儲存在單一位置,例如用於合併期間和其他交易過程。
  • 容納大量資料,以供多方輕鬆存取。
  • 無須使用其他軟體,即可跨裝置檢視、尋找或追蹤文件。
  • 無論用於大型組織或是包含大量資料的複雜專案,都能提高協作效率。

DocSend 是極為強大的協作工具,可提供上述所有功能,VDR 只是其中一項,還有更多令人驚豔的性能等您一探究竟。歡迎免費試用,享受上述所有功能,或發揮更多用途。

無論是新合約、訴訟、IP 管理、房地產銷售審計、租賃交易還是疾病治療,您與工作團隊都能在 VDR 中放心處理相關工作。

在 DocSend 中名為「募資分歧研究」的虛擬資料室的螢幕截圖,顯示可供在該儲存空間中使用的文件。

您的專案是否需要更強大的隱私防護?

DocSend 提供文件追蹤和即時分析資料功能,協助提高掌控權與能見度。不僅安全可靠、易於存取,還能讓您和資料享有搖滾巨星般的安全防護。

不過,別只聽我們自賣自誇,來看看其他使用過 DocSend 的人怎麼說:

面對激烈的競爭,任何能讓我們實際採用的策略性情報都很重要。我很喜歡 DocSend 的一項功能是,客戶花時間查看我們的提案時會通知我,這樣一來,我便能更有策略性地屢行職責,妥善安排時間,確保將重心放在對的交易上。

Quartz 合作夥伴總監 Ryan Froats

VDR 常見問題集

在哪些情況下,更適合使用 VDR 而非共享資料夾?

在強調安全性和隱私權的情況下,VDR 的表現會比共享資料夾更加優異。在儲存及存取特定群組定期使用的機密檔案時,VDR 無疑是最佳選擇。如果看重權限、分析或協作等功能,也比較建議使用 VDR,因為檔案共享應用程式通常不具備這些功能。

虛擬資料室中應該存放哪些內容?

在需要確保高度安全性的情況下,通常會將檔案、文件和資料存放在資料室中。很多人員 (例如人資) 需要整天處理機密檔案,因此幾乎隨時都在 VDR 中儲存及協作檔案。而有些人 (例如募資期間的新創公司) 處理共用/機密檔案的頻率較低,因此只有必要時才會在 VDR 中儲存或存取相關文件。

實體資料室和虛擬資料室有什麼不同?

兩者的運作原理相同,但實體資料室是將檔案或資訊儲存在實體儲存空間中,VDR 則儲存於線上空間。在網路盛行之前,實體資料室相當普及,而如今虛擬資料室提供了更具成本效益、可供追蹤且實用的文件協作方法。

虛擬資料室的安全程度有多高?

存取 VDR 時必須使用 Dropbox 等資料儲存軟體,因而享有最先進的安全性功能。此外,還提供使用權限、存取設定和憑證等附加功能,協助強化安全性,即使面臨複雜要求 (例如設定可以查看/存取資料的對象),也能確保資料安全。相較於使用電子郵件、在電腦上儲存檔案或使用檔案共享資料夾,VDR 能提供更好的安全防護。

如何建立免費資料室?

只要使用您的 Dropbox 帳戶,就能免費試用 DocSend 並建立 VDR。Dropbox 客戶可使用現有 Dropbox 帳戶登入,新使用者只要建立 DocSend 帳戶即可免費試用 14 天。Dropbox 不僅操作簡單,還提供資料安全性和資料儲存空間等功能,因此成為市面上最優秀的虛擬資料室之一。

虛擬資料室的目標是什麼?

VDR 旨在保障檔案或文件安全,讓多方輕鬆存取所需內容,並提供可存放機密資訊的線上資料庫。VDR 可作為各種文件類型的安全儲存與發布中心,特別是在盡職調查過程的關鍵期間 (此時各方人馬都需要使用資料)。

使用 DocSend 建立虛擬資料室

經過上述介紹,想必已經對虛擬資料室更加熟悉。在虛擬資料室中,您可以放心使用資料、與適切的對象交流、盡情開會溝通,毫無後顧之憂。DocSend 正是實現此目標的絕佳方法!

完善的加密功能可讓您決定取用資料的對象。您再也不必傳送附件檔案,還能透過安全文件共享功能簡化工作流程。