工作状态如何改变以实现改善

设计研究团队肩负的一项重要使命,是将客户心声传达给负责设计和构建更多元化工作方式的内部团队。Flexible Futures 为我们的研究赋予了活力,并帮助我们就不断变化的工作环境开展对话。我们的研究揭示如何在工作中以新的灵活方式协作、创造、创新、提高工作效率和获得幸福感。而这仅仅只是开始。

建筑物楼顶洒满太阳光斑的城市景观

毫无疑问,21 世纪第三个十年将迎来令人不安的开端。人们需要在全球范围内对用以保护我们健康、社会和经济的基础设施进行彻底重新评估。随着这些变化的影响越来越明显,关于我们如何工作的问题已经成为全球辩论的焦点。

无论是在柏林、东京还是在加州米尔谷的峡谷中,最具弹性的工作场所都将提升灵活性。这类转变将支持人们随时随地办公。它们将允许更多样化的工作日程安排;促进员工以新的方式见面、合作和相互学习;影响城市规划;开拓新的职业发展路线。这就是我们所说的“灵活的未来”。

灵活的地点

在过去,灵活的工作地点是指带有公共空间和分组讨论室的开放式办公室。但是,随着越来越多的团队采用分散式工作模式,人们将越来越多地在任何地点开展工作活动,包括从共享办公室到厨房餐桌及两者之间的任何地点。

分散式工作并非新鲜事物。20 多年来,科技公司 Basecamp 一直将远程办公作为其唯一的办公方式,该公司甚至还编写了一本书来分享经验。无独有偶,软件开发公司 GitHub 也有超过十年的类似经验,公司大多数员工分散在世界各地,他们通过撰写博客文章与同样分散在世界各地的新员工分享智慧。分散式工作曾被视为是较为小众的选项,但自新冠疫情暴发以来,已成为主流。位于圣迭戈的咨询公司 Workplace Analytics 的总裁 Kate Lister 说道:“企业已经了解到自己需要制定分散式工作策略才能应对未来的挑战。”

一位男士坐在咖啡店中的大玻璃窗前使用笔记本电脑
由于即使在充满挑战的疫情期间,许多员工依然表示非常满意在家中办公 ,而像 Twitter 和日立等公司也纷纷推出新的远程办公选项以应对充满不确定性的未来,这让商业地产中介开始变得紧张起来。尽管如此,即使在疫情过后,办公室很可能会继续存在。“争论始终都是二元对立层面,要么在未来完全采用分散工作方式……要么是所有人都在办公室办公。而我认为实际情况将发展为这两种形式融为一体。”位于伦敦的文化洞察机构 Starling 的联合创始人,也是《灵活性:重塑工作方式,收获更智能、更幸福的生活》一书作者的 Annie Auerbach 这样给出了自己的判断。
““争论始终都是二元对立层面,要么在未来完全采用分散工作方式……要么所有人都在办公室中办公。而我认为实际情况将发展为这两种形式融为一体。”位于伦敦的文化洞察机构 Starling 的联合创始人,也是《灵活性:重塑工作方式,收获更智能、更幸福的生活》一书作者的 Annie Auerbach 这样给出了自己的判断。”

Annie Auerbach

著有《灵活性:重塑工作方式以收获更智能、更幸福的生活》

Annie Auerbach
信息工作者可以预期雇主会在未来几年尝试不同的办公场所方案。例如,工作场所可能会为员工提供在家办公以完成重要任务的选项,同时配备共享办公空间,以促进面对面协作。Auerbach 补充道:“我们会有意地回想我们在一起时的时光。个人的单独选择可能会成为新常态,而非制定新的公司标准。我心目中的完美灵活性与你心目中的完美灵活性会不同。”
Woman working on a small model at workstation
Last Lemon’s Lisa Swerling working at her home studio in California
正拿在手上涂漆的小模型
一部分自由职业者,例如 Last Lemon 的创意合伙人 Lisa Swerling 和 Ralph Lazar,长期以来一直在更换工作地点。这对夫妻来自南非,现居住在加州马林县,二十年来夫妻俩一起创作插画内容和美术作品。
Photo of framed illustrations of a red safari truck and a blue abstract face
有时他们会在自己的工作室外工作,而在世界各地旅行时,他们会在博茨瓦纳或塞舌尔等地待上几个月并在当地工作。Swerling 说,在过去,从偏远地方上网感觉几乎就像是科幻小说。“那时我们可能会这样感叹:天哪!我们可是在印度洋中部的一座小岛上啊,这是什么情况?这怎么可能?”后来,当搬到美国居住后,他们可以十分轻松地与欧洲合作伙伴保持联系。“距离感的消失让人几乎觉得有一点不安。”
一个人拿着手机和一杯橙汁,其前面放着一碗桨果
Kate Lister,Global Workplace Analytics 总裁

灵活的时间安排

也许,拥有更多工作地点选项后最有趣的一点是,它可能还会影响工作时间。与传统 955 工作制不同,分散式工作支持更加灵活的工作时间安排。

对于许多团队而言,细致入微的工作时间安排不是一夜之间就能实现的。分散式工作场所领域的先驱和科技企业家 Matt Mullenweg 在其博客中说,当许多公司第一次采用远程办公时,他们常常会照搬办公室中的经验,仍然希望员工整个工作日都坐在办公桌前。他认为,转型程度更高、以远程模式优先的组织会接受员工在最适合其需求时异步工作。

随着雇主们放宽对于工作时间的严格要求,职场文化迎来一次巨大飞跃:出勤主义退场,工作成果优先。Kate Lister 表示:“最佳工作模式不是长时间低效慢干,而是在短时间内全力冲刺。我们知道,当员工被赋予目标,被赋予实现这些目标的工具,被赋予工作自主权时,他们就能得到最好的管理。自上世纪 50 年代我们就已经知道这些,但我们却从未依照此法运营企业。……如果员工完成了工作,如果他们的成果经衡量表明他们已成功,那么您何必在乎他们的工作时间呢?”她补充说,在基于结果的模式下,管理者必须放下焦虑,不要去监视员工的一举一动,这对于某些工作场所而言是一次重大转变。

一部分管理者,比如 Dropbox 设计部门副总裁 Alastair Simpson,已经采用了高度信任管理方式,这种管理方式强调自主管理。他表示:“如果企业雇用了非常聪明的员工,却试图要求他们必须严格按照死板的流程开展工作,那么将不会取得真正出色的工作结果。反之,如果企业为员工提供适当的目标和工具,则我认为员工能够出色地完成工作。”

Alastair Simpson,Dropbox 设计部门副总裁
Dropbox 设计副总裁 Alastair Simpson

实际上,如果员工对自己的工作时间拥有更多控制权,员工的工作效率会更高,而非更低。Annie Auerbach 表示:“雇主最害怕的是,如果允许员工自主掌控时间,那么他们的工作效率便会下降。事实证明这种担忧毫无根据。”

对于远程办公员工而言,挑战在于如何使用更灵活的时间安排来发挥自身优势:制定边界、在自己效率最高的时间工作、不陷入“永不停止”陷阱。正如 Auerbach 所说:“你最不想看到的是只从“场所”出勤主义转为“数字”出勤主义,即,从 955 转换为 24 小时全天候。因为那样的话,我们只是将工作场所的坏习惯带到新的灵活空间,并自欺欺人地认为这就是真正的灵活。”

Nicolas Leschke, CEO and founder of ECF Farmsteads

位于柏林的初创公司 ECF Farmsystems 的首席执行官 Nicolas Leschke 表示,他已经学会如何使用一些小技巧来建立个人边界,例如在晚上关掉手机,以及避免过于容易在手机主屏幕上看到工作邮件。他补充道:“很难完全把工作从脑海中抹去。”但目前我认为我在这方面做得还不错。我想我需要逐渐学着去适应。”

工作场所还必须防止员工筋疲力尽。Kate Lister 表示:“员工的身心健康对其工作表现至关重要。在以前,很少听到高管层说像“灵活性”、“平衡工作与生活”和“心理健康”之类的话,而现在,我们常常能够听到。”

正如 Annie Auerbach 所说,灵活的日程安排可使各类工作者受益:为人父母者、需照顾年迈亲戚的员工、想要追求个人兴趣的员工,以及仅仅是需要更多个人时间的员工。“这是一种看待事物的新方式:将灵活性视作一种未来工作方式、吸引尽可能多优秀人才的方式,以及让员工感到满意和平衡的方式,而不是一种不得不勉强接受的方式。”

Melanie Cook

灵活的工具

对于工作场所而言,好消息是,分散式办公工具与许多企业的工具包中的已有数字化工具并无太大区别,而只是恰好适用于远程办公。“我所指的不仅是 Zoom 或 Google Hangouts 等通信技术,还有像 Dropbox 这样的协作技术。如果没有这些技术的支持,我们将无法远程办公。”教育公司 Hyper Island 总裁 Melanie Cook 说道。

Cook 说,她观察到一种新的关于科技的乐观情绪,即,科技是支持人们工作的力量,而不是通过大规模自动化威胁我们工作的可怕力量。“技术将消除一部分通勤压力。让我们有更多时间陪伴家人。”

“新冠疫情是推动数字化转型的有力催化剂,因为许多企业不得不将大量文书工作转到线上进行。”电子签名公司 HelloSign 首席运营官 Whit Bouck 如此说道。HelloSign 是 Dropbox 旗下公司,使分散的团队无需身处同一个房间即可签署正式文书。这可包括从员工入职文档到供应商合同等所有文书。Bouck 说:“企业需要能够继续在线制定这些重要协议,而我们让此类工作变得轻松且安全。”

“我认为这些工具在使用技术工具增强文化方面还有很长的路要走。我们目前还没有实现这一目标。

Kate Lister,圣迭戈咨询公司 Workplace Analytics 总裁

随着团队采用的数字化工具(例如电子签名、白板、项目管理、聊天以及其他协作活动)类型越来越多,工作者需要能够轻松地在这些工具之间切换。工具已开始提供更出色的集成,使他们可以协同配合,而不是引起您的注意。例如:Dropbox 在 2019 年推出了 Dropbox Spaces,该工具不仅作为存储空间,还作为与其他工具(如 Slack、Zoom 和 Trello)进行协作和集成的重要中心。“我们正在更加以平台和工作流程为导向。Dropbox Spaces 允许团队将来自不同位置的多个文件集中到一个位置,从而提供贴心的协作体验。它实际上是 Dropbox 最初成功因素的发展结果。” Alastair Simpson 解释道。

 

最终,数字化办公工具将需要为分散的团队做更多工作,而不只是在工作效率方面提供支持,它们需要为分散的社区成员提供情感和创造需求方面的支持。“你确实会失去与其他人一起工作的新颖性,失去休息期间喝咖啡时获得的创造力,也不再会因为瞥见某人电脑屏幕而涌现灵感。”柏林创意机构 Kids 的 Fred Wordie 如此感慨道。Fred Wordie 在疫情封锁期间创作了 I Miss The Office 来模拟办公室声音。他意识到引人注意的并不是声音本身,而是发出声音的人。“这是让许多人觉得工作场所让人安心的原因。”

illustration of different living and work environments connected by staircases

 

创造一种用于替代这些同事间偶然的非正式时刻的数字化方式将是不小的壮举。“我认为这些工具在使用技术工具增强文化方面还有很长的路要走。我们目前还没有实现这一目标。”Kate Lister 说道。

目前,许多分散在不同地点的工作者依靠团队视频通话、帖子和聊天会话来构建文化。最终,将涌现新的功能和工具,以更好地支持整个组织中的各种偶发情况。

 

灵活的关系

相比于直接原样照搬办公室文化,通过充分利用数字环境中的新变化,分散式工作可更加成功。

分散式工作结构无疑让大规模联系变得更容易。例如,作为自 2011 年以来线下和混合式团队活动领域的领先团队建设公司,The Go Game 目前正在推广一个可容纳来自全球超过 1,500 名员工的虚拟平台。“我们致力于创造可帮助远程办公员工拉近彼此距离的虚拟体验。”联合创始人兼首席执行官 Ian Fraser 说道。“企业需要一套解决方案来以真实、包容和动态的方式在员工之间建立纽带。”

Michael Franti
此外,通过消除地域隔离,还能实现更多样化且更具包容性的人脉网络、指导和招聘实践。FREE THE WORK 是一项在洛杉矶发起的非营利性倡议计划,是一个可搜索的数据库和内容平台,汇集了小众创作者的作品,旨在让全球的电视、电影和广告公司能够更好地发现这些人才。”我们相信,挖掘曾被埋没的人才将引领创造力的复兴,进而造福全球。需要有人替这些创作者发声。”FREE THE WORK 团队表示。“真实叙事是这种体验的一部分。我们必须为世界讲述更多故事,向所有人展示创作可能性。”
Panel of women and men sitting together at an event

在某些方面,通过远程连接还可在最大限度减少日常同事之间的偏见。Kate Lister 指出,以虚拟方式交流可削弱等级制度,为内向型和其他类型的员工更公平的发声机会。“这的确让职场变得平等。每个人都有机会发表意见。”

正如 Annie Auerbach 所说,在办公室环境中同事间关系更紧密这一说法并不能说明全部问题。“许多人担心在家办公会让我们变得孤立,没有归属感。而我特别注意到的是,当我们在办公室里不讲话时,就像是[戴着]耳机一样。这不是一个因为远程办公而产生的问题,而是能否与其他人远程建立联系的问题。”通过建立团队成员之间的信任,最终可降低对特定工具或平台的依赖,而更多地回归到依赖于人的实践。定期社交聚会或可帮助深入了解彼此的团队成员活动将有所裨益。

Kate Lister 补充说:“研究结果表明,要维系信任的纽带,并不要求我们花费太多时间来见面。实际上,大多数远程办公企业每年都会举行一到两次聚会,并且通常只用来进行社交活动。这些偶尔的聚会似乎已足够让他们保持很高的信任水平。”

Melanie Cook 说,她的团队在疫情封锁期间创建了一个每天包含两次会议的虚拟实践。早上召开战术会议,下午则召开非正式会议,用以替代疫情前在周围环境中发生的偶遇。“下午的聊天内容通常都是随机的,只是检查一下情况。”

灵活的城市

随着人们日常工作生活的灵活性提升到新水平,城市也会随之变化。

许多新因素将影响人们的生活和工作地点。例如,过去不得不背井离乡到大城市赚钱谋生人们可能不再需要离开家乡了。Goy Architects 是一家小型建筑设计公司,公司的三位合伙人分别住在新加坡、印度尼西亚和泰国。合伙人 Zhenru Goy 表示,他们三人的工作都围绕各自的生活进行组织,他们毗邻亲朋好友居住,并在云端开展协作。

Dessy Anggadewi

随着人们搬到可提供家庭办公空间和自然风光的郊区或乡村地区,生活成本高昂且涌入大量求职者的城市面临的压力可能也会有所缓解。而且,一些社区的经济甚至有可能得到提振。“目前,全国及全球都在积极招募远程工作者,并为他们提供培训。将当地人才培训为出色的远程办公候选者。在某些情况下,甚至向他们发放搬迁津贴以搬迁到目的地。”Kate Lister 说道。“他们迫切希望为当地经济增添新的就业岗位类型。”

拥有大量灵活工作者的城市会以新的方式组织城市格局,重新思考城市住宅区和商业区之间的传统通勤方式。C40 Cities 是为应对气候变化而成立的全球性城市网络,致力于构建人们可在 15 分钟行程内得到所需一切用品的生活圈。Goy 在建筑实践中发现,在同一区域融入居住、工作、零售和娱乐的混合多用途城市发展模式甚至会给工作带来好处。她说:“当我进入周围环境去观察、触摸、感受、体验时,以及在社区中进行交流时,我会有新的发现。我认为,要成为更优秀的设计师,就要和自己周围的环境关联。”

插图:两个人坐在一张桌子旁工作,四周绿植环绕
Annie Auerbach 设想了新型工作安排方式,例如在社区中心,来自不同行业的各年龄段人员可以在充满活力的共享场所中完成自己的工作。她表示:“享有自主管理权不一定意味着独来独往。”她想象中的这个场所比如今的共享办公空间更加多元化,也更加面向社区。毕竟,随着全球许多地区进入人口老龄化阶段,人们在到达一定年龄时选择退休的想法可能会改变。Auerbach 说:“抱有到一定岁年龄时停止工作而安享晚年这种观念的人正越来越少。”她指出,许多老年人开始在晚年开始从事全新的工作。

灵活的自我

未来,个人工作者需要同时采用被动和主动工作方式。

人们将需要应对大规模自动化的兴起,这意味着技术和人工智能将充当一部分通常由人扮演的角色。多媒体艺术家和设计师 Carrie Sijia Wang 在其反乌托邦作品“An Interview with ALEX”中探索了位于技术和 AI 背后的人类可能要面对的未来。该作品模拟了与人工智能人力资源经理 Alex 进行的求职面试过程。Wang 说:“该面试过程旨在引发人们思考,如果我们在没有完全了解技术的工作原理、服务对象、后继结果以及最终买单者的情况下便让技术接管工作将可能导致的潜在问题。”

Carrie Sijia Wang

随着一些工作消失,肯定会有新的角色涌现。在 Dell Technologies 公司的一份报告中,“未来研究所”预测,2030 年存在的工作类型中,有 85% 尚未创造出来。在重复性工作中,人的重要性会降低,但是在诸如批判性思维和协作等人所独有的“人类”技能方面,人将会扮演更重要的角色。Melanie Cook 预测将发生“全球技能升级的紧急情况”。届时,人们需要接受培训以满足未来工作的需求。

Auerbach 补充道:“实际上,我们终生都需要进行自我教育。由于技术的不断变化和技能的不断发展,教育不能只集中在人生前期。随着年龄的增长,我们需要不断扩充知识范围,保持学习和重新学习状态。”为了响应不断变化的职业需求,已出现诸如 Google 职业证书等可满足此类需求的加速培训机会。

要适应这些不断变化的情况,就意味着许多职业将无法再继续随意发展。人们可能需要采取更加积极的姿态进行探索和转型,以找到自己的步调。Auerbach 表示自己预期“更加蜿蜒曲折的道路,人们可能希望以水平或对角线角度进入不同的领域。他们可能想要停下来旅行,可能想要停下来学习,然后再返回工作场所。随着我们经历不同的人生阶段,所有这些愿景的融合程度更高。”

即使是在传统上公司奉行终身雇佣制的日本,人们也开始更加灵活地思考自己的职业发展之路。位于东京的 En Factory 为公司提供服务,帮助公司支持其员工在公司内外部获得并维持兼职工作。“如今,由于员工可以获得新的经验和技能。因此,兼职工作正在得到接受。”En Factory 首席商务官 Masaki Shimizu 说道。他认为,兼职工作对企业和员工而言都是双赢局面。企业可以利用员工所获得的新技能,而员工则可以扩展其职业前景。据 Shimizu 介绍,En Factory 的大部分员工都在做从搭建网站到销售宠物狗服装的兼职工作。他本人有四份工作,其中一份工作是经营一家 刺猬咖啡店。他说,2012 年开始从事兼职工作时,人们认为这种工作方式十分稀有,他甚至还出现在新闻报道中。但如今,从事兼职工作的人已经很多,他可以和这些人分享技巧和最佳实践。

 

Masaki Shimizu

与传统的全职角色相比,自由职业和创业的风险仍然会更高,稳定性更低,因此这类工作者将需要更好的社会保障制度。Alia 就是一个例子。Alia 是一个面向保姆、房屋清洁人员和看护人员等家政工作者的可移动福利平台。不同的雇主或客户可以向同一位工作者的 Alia 福利金捐款,福利可能包括带薪病假以及人寿保险等保险产品享有权。Palak Shah 是 Alia 的创建组织 NDWA Labs 的创始董事,她说:“目前,有太多工作者每周工作 40 个小时以上,而他们身边却没有任何脚手架或保护措施,因为这 40 个小时的工作可能在 40 个工作地点进行,面向不同的雇主。”“对于未来工作而言,Alia 就是“煤矿中的金丝雀”;我们知道,如果我们能够为家政工作者解决这些问题,我们就能为所有工作者解决这些问题。”

艺术家夫妻 Lisa Swerling 和 Ralph Lazar 的故事体现了许多人面前的曲折道路:“我们已经到实现非常棒的目标。而我们一直以来认为自己故事中最有趣的部分是,这整个过程充满了失败,”Swerling 说道。“我们的故事很有趣,并十分鼓舞人心,因为首先,我们是天生的乐天派。如果你不够乐观,将无法真正做到我们所做的事情,因为你会坚持不下去……你必须不断重塑自己的工作方式。”

Woman in orange shirt and man in blue stand together surrounded by cartoons
四个年轻人站在蓝色厢式车上透过双筒望远镜仰望天空

最终,人们会继续通过工作来追寻目标和成就感,即使其沿途经历更多的曲折。ECF Farmsystems 的 Nicolas Leschke 为我们描述了他在当前角色中获得的成就感:“住在城市边界内,拥有一份令人非常满意的农业行业工作,在工作中与自然打交道。我认为这一切都会带来善业。”

Goy Architects 的 Zhenru Goy 表示,灵活工作模式使他们可以放慢脚步,逐步发展,从而尽可能在有明确目标的状态下工作。“我们仍在进行实验并追问自己应该为建筑做些什么,因此人们一直在不断思考我们应该做什么以及如何做出贡献以对社区和环境有益。……虽然可以花时间思考,但我们在实践中行动敏捷,并且可以对项目产生影响。”

Woman in white shirt and glasses reading from a book in a workspace

Melanie Cook 建议采用“缓慢思维模式”来应对整个职业生涯,不要惊慌失措,也不要采取战斗或逃跑反应方式来应对工作中发生的事情。她建议“给自己一些时间来认真规划职业发展和一些尝试……以便为自己找到最成功的道路。”

Kate Lister 希望工作场所将能够找到更佳方式来发现和利用员工的技能、兴趣和优势。“到那时,员工将具有最佳工作表现。”她表示。

最终,适用于未来工作的灵活方式将使我们能够直面眼前的道路、做好工作并适应出现的任何情况。灵活未来要求我们有面对逆境的决心。如 Melanie Cook 所说:“从乐观的角度看,人类具有令人难以置信的适应力。我们有着超强的适应能力。”

此外,灵活未来还让我们能够主动专注于最重要的事项。不断变化的工作环境将为我们提供机会,以找到更优方式来平衡各优先事项(从激情、员工到我们认为最有意义和最有价值的职业)。我们应确保个人的各方面都能茁壮发展,并且最终结果不仅与工作,也与生活息息相关。因为,如 Annie Auerbach 所说:“每一个想要灵活工作的人背后都有一个非常人性化的故事。”

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