Med större kontroll över sin arbetstid blir människor faktiskt mer produktiva, inte mindre. ”Den stora rädslan – att om man ger människor frihet att bestämma över sin tid kommer produktiviteten att minska – har visat sig vara grundlös”, säger Annie Auerbach.
Utmaningen för personer som arbetar på distans är att använda mer flexibla scheman till sin fördel: skapa gränser, arbeta när de är som mest effektiva och inte göra misstaget att glömma stänga av. Som Auerbach förklarar: ”Det sista du vill göra är att byta 'närvaro' mot 'digital närvaro' – byta 9-till-5 mot 24/7 – för då importerar vi bara de dåliga vanorna från arbetsplatsen till ett nytt, flexibelt utrymme och låtsas att det är verklig flexibilitet.”
Nicolas Leschke, VD för det Berlin-baserade uppstartsföretaget ECF Farmsystems, säger att han har lärt sig några knep för att upprätta personliga gränser, som att stänga av sin telefon på natten och inte göra jobbmejlen för synlig på telefonens startskärm. ”Det är väldigt svårt att få jobbet ut ur huvudet”, tillägger han. ”Men för närvarande tycker jag att jag klarar mig ganska bra i det avseendet. Det tog lite tid att lära sig det.”
Det ligger också i arbetsplatsens intresse att personalen inte går in i väggen. ”Människors välbefinnande – deras mentala och fysiska välbefinnande – är helt avgörande för deras prestationer”, säger Kate Lister. ”Vi hörde inte saker som 'flexibilitet', 'balans mellan arbete och fritid' och 'mental hälsa' i ledningsgrupperna förr, men vi hör definitivt det nu."
Som Annie Auerbach också förklarar gynnar flexibla scheman ett stort antal arbetstagare – inte bara föräldrar utan också dem som tar hand om åldrande familjemedlemmar, de med intressen de vill kunna utöva och de som helt enkelt behöver mer personlig tid. ”Det är ett nytt sätt att se på saker och ting: istället för att se flexibilitet som något som du motvilligt måste acceptera, ser du flexibilitet som framtidens sätt, ett sätt att attrahera de bästa talangerna och ett sätt för din personal att känna mening och balans.”
Cook säger att hon har noterat en nyvunnen optimism om teknikens kraft att stödja människors arbete snarare än att vara en skrämmande kraft i bakgrunden som hotar att ta våra jobb genom massautomatisering. Istället säger hon: ”Tekniken eliminerar en del av stressen från pendlingen. Den ger oss mer tid tillbaka att tillbringa med familjen. ”
”Covid-19-pandemin har varit en enorm katalysator för digital omvandling, eftersom många företag tvingas att flytta så mycket av sitt pappersarbete till onlinelösningar”, säger Whit Bouck, COO på e-signaturföretaget HelloSign, ett Dropbox-företag som gör det möjligt för distansteam att underteckna officiellt pappersarbete utan att vara i samma rum. Detta kan vara allt från onboardingdokument vid nyanställningar till avtal med leverantörer. ”Företagen behöver en metod för att kunna fortsätta ingå dessa viktiga avtal online, och vi gör det enkelt och säkert att göra det”, säger Bouck.
”Jag tror att verktygen kan nå så långt att vi använder tekniken för att förstärka kulturen. Jag tror inte att vi är där riktigt ännu
Efterhand som teamen implementerar fler och fler olika digitala verktyg – för e-signaturer, whiteboardarbete, projektledning, chatt och andra samarbetsaktiviteter – måste personalen kunna navigera enkelt bland dem. Verktygen börjar kunna erbjuda bättre integreringar, så att de kan samarbeta snarare än att konkurrera om din uppmärksamhet. Till exempel: under 2019 lanserades Dropbox Spaces, avsett inte bara som en lagringslösning utan också som ett viktigt nav för samarbete och integration med andra verktyg som Slack, Zoom och Trello. ”Vi blir mer och mer plattforms- och arbetsflödesorienterade. Med Dropbox Spaces kan team föra samman flera olika filer från olika platser till en central plats, vilket möjliggör genomtänkt samarbete. Det är verkligen en utveckling av det som gjorde Dropbox till en framgångssaga från början”, förklarar Alastair Simpson.
I slutändan måste verktyg för digitalt arbete göra mer för distansteam än att bara vara stöd för produktiviteten. De kommer att behöva ge stöd för de emotionella och kreativa behoven i gemenskapen när dess medlemmar inte är i närheten. ”Du tappar nyhetens behag som uppstår när du arbetar runt andra människor, kreativiteten du får från en improviserad kaffepaus eller inspirationen från att kika på någons datorskärm”, säger Fred Wordie på den Berlin-baserade kreativa byrån Kids, som skapade I Miss The Office under pandeminedstängningen som efterliknar ljudet från ett kontor. Han inser att de faktiska ljuden egentligen inte är så lockande, utan det är snarare människorna som producerar dem man saknar. ”Därför är webbplatsen en tröst för många.”
Att skapa digitala alternativ till dessa oavsiktliga, informella ögonblick bland kollegor är ingen liten uppgift. ”Jag tror att verktygen kan nå så långt att vi använder tekniken för att förstärka kulturen. Jag tror inte att vi är där riktigt ännu”, säger Kate Lister.
Mycket distanspersonal förlitar sig på teamvideosamtal, inlägg och chattrådar för att bygga kultur. Så småningom kommer nya funktioner och verktyg att dyka upp som ger bättre stöd till olika typer av slumpmässiga möten i en organisation.
I vissa avseenden kan distanskommunikation också minimera fördomar mellan kolleger i vardagen. Kate Lister konstaterar att virtuell kommunikation kan minska hierarkier och ge introverta människor och andra en jämlik talan. ”Det gör verkligen spelplanen jämnare, alla har möjlighet att göra sin röst hörd.”
Som Annie Auerbach förklarar uttrycker inte idén om att vi kan få bättre kontakt i en kontorsmiljö hela sanningen. ”Det finns rädsla för att vi, när vi arbetar hemifrån, blir isolerade och inte känner oss delaktiga. Det jag tänker på är att det också kändes så när hade på oss hörlurar och satt tysta på kontoret. Det är inte en fråga om distansarbete – det är en fråga om distanskontakt.” Att bygga förtroende mellan teammedlemmar kan i slutändan hänga mindre på specifika verktyg och plattformar och mer på metoder som är verkligt mänskliga. Regelbundna sociala möten eller aktiviteter där teammedlemmar lär känna varandra på ett djupare plan kan bidra till detta.
Kate Lister tillägger: ”Forskning visar att vi inte behöver så mycket personlig tid ansikte mot ansikte för att upprätthålla nära relationer. Faktum är att de flesta virtuella företag träffas en eller två gånger om året och ofta inte gör något annat än att umgås. Dessa oregelbundna möten verkar vara allt som behövs för att hålla förtroendet högt.”
Melanie Cook säger att hennes team skapade en virtuell rutin med två dagliga möten under pandeminedstängningen. Morgonmötet var strategiskt och eftermiddagsmötet var informellt och ersatte det som tidigare kan ha varit ett avslappnat möte i en korridor. ”Vår eftermiddagschatt är ofta helt slumpmässig. Den är bara som en social avstämning.”
Dyra städer dit arbetare har strömmat för att hitta jobb kan uppleva vissa lättnader när invånarna istället flyttar till fastigheter i förorter eller på landsbygden med plats för ett hemmakontor och närhet till naturen. Och vissa lokalsamhällen kanske till och med kan revitalisera sina ekonomier. ”Det finns orter över hela landet och över hela världen som aktivt söker distansarbetare och ger dem utbildning, utbildar lokalbefolkningen så de blir bra kandidater för distansarbete och i vissa fall till och med erbjuder omplaceringsbidrag för att flytta dit”, säger Kate Lister. ”De söker desperat efter möjligheter att skapa nya typer av jobb i sina ekonomier.”
Städer fyllda med flexibel personal kommer att organisera sig på nya sätt och ompröva den traditionella pendlingen mellan bostadsområden och kommersiella zoner. C40 Cities, ett globalt nätverk av städer som arbetar för att ta itu med klimatförändringarna, föreställer sig en värld där allt du behöver finns tillgängligt maximalt 15 minuter bort. Stadsutveckling för blandad användning – där bostäder, jobb, detaljhandel och underhållning finns i samma område – kan till och med visa sig vara fördelaktig för arbetet självt, vilket Goy har upptäckt på sin arkitektbyrå. ”Jag upptäcker nya saker när jag rör mig i den omgivande miljön och ser, vidrör, känner, upplever och kommunicerar med lokalsamhället. Jag tror att jag blir en bättre designer när jag kommer i kontakt med det som finns i lokalsamhället runtomkring mig”, säger hon.
När vissa jobb försvinner kommer nya roller garanterat att skapas. Enligt en rapport från Dell Technologies förutspår Institute for the Future att 85 % av de jobb som kommer att finnas 2030 inte ens har uppfunnits ännu. Människor kommer att bli mindre viktiga för repetitiva uppgifter och mer nödvändiga för unika ”mänskliga” färdigheter som kritiskt tänkande och samarbete. Melanie Cook förutspår en ”global kompetenskris” där människor kommer att behöva utbildas för dessa framtidsjobb.
Auerbach tillägger: ”Vi måste faktiskt utbilda oss under hela våra liv. Utbildningen får inte vara framtung eftersom tekniken förändras och färdigheterna utvecklas, och vi måste fortsätta växa, lära nytt och lära om under hela våra liv.” Växande utbildningsmöjligheter dyker redan upp som svar på nya yrkeslivsbehov, som till exempel Googles karriärcertifikat.
Att anpassa sig till dessa föränderliga omständigheter innebär att många yrkesliv inte längre kan fortsätta på autopilot. Människor kan behöva vara mer proaktiva, utforska och växla om för att hitta sin strategi. Auerbach säger att man förväntar sig ”en mer slingrande väg, där man kanske måste röra sig horisontellt eller diagonalt till olika fält. Man kanske vill pausa och resa. Man kanske vill pausa och utbilda sig innan man går tillbaka till arbetsplatsen. Och alla dessa visioner blandas samman mycket mer ... efterhand som vi lever våra liv.”
Till och med i Japan där företag traditionellt sett har arbetat med livstidsanställningar börjar människor se mer flexibelt på sina karriärer. Tokyo-baserade En Factory tillhandahåller en tjänst som hjälper företag stötta personalen när de söker och får sidojobb på och utanför företaget. ”Sidojobb blir allt mer accepterade nuförtiden eftersom personalen kan få ny erfarenhet och nya färdigheter”, säger Masaki Shimizu, affärschef på En Factory. Han ser sidojobb som en lösning som alla tjänar på, både företaget och personalen. Företag kan utnyttja de nya färdigheter som personalen utvecklar, och personalen utökar sina karriärsmöjligheter. Shimizu säger att de flesta av En Factorys egna anställda har sidojobb, allt från att bygga webbplatser till att sy kläder till hundar. Han har fyra jobb, varav ett är att driva ett igelkottskafé . Han säger att hans inställning till arbete sågs som mycket ovanlig när han började sina sidojobb 2012 – han fick till och med vara med på nyheterna – men nu finns det tillräckligt många människor som gör det för att han ska kunna dela med sig av tips och bästa praxis till dem.
Frilansjobb och entreprenörskap kommer att fortsätta att ge mer riskabla och mindre stabila arbetsvillkor än traditionella heltidsroller, så dessa arbetstagare kommer att behöva bättre sociala skyddsnät. Ett exempel är Alia, en bärbar förmånsplattform för hushållsarbetare som barnflickor, städare och vårdgivare. Flera arbetsgivare eller kunder kan bidra till en arbetstagares Alia-förmåner, som kan omfatta betalda sjukdagar och tillgång till försäkringsprodukter som livförsäkring. ”Det finns så många människor som arbetar mer än 40 timmar i veckan [som] inte har någon form av byggnadsställning eller skyddsutrusning eftersom de 40 timmarna kan fördelas på 40 arbetsplatser istället för hos en enda arbetsgivare”, säger Palak Shah, grundare och chef för NDWA Labs, organisationen som skapade Alia. ”Alia är kanariefågeln i kolgruvan när det gäller arbetets framtid. Vi visste att om vi kunde lösa dessa problem för hushållsarbetare, kunde vi lösa dem för alla arbetare.”
Konstnärsparet Lisa Swerling och Ralph Lazar förkroppsligar den slingrande väg som kan vänta för många: ”Det vi alltid tyckt är intressant med vår historia, eftersom vi har kommit till en riktigt fantastisk plats, är att den är fylld med misslyckanden”, säger Swerling. ”Och det är roligt och inspirerande, för vi är först och främst välsignade med en slags medfödd optimism. Och det går inte riktigt att göra det vi gör utan att vara optimister, för du skulle ge upp. ... Du måste fortsätta uppfinna ditt arbete om och om igen.”
I slutändan kommer människor att fortsätta att söka mening och tillfredsställelse genom arbetet, även om deras personliga resa blir lite snårigare. Nicolas Leschke på ECF Farmsystems beskriver denna känsla av mening i sin nuvarande roll: ”Du är inom stadens gränser, du har ett grönt jobb, vilket är mycket tillfredsställande, du arbetar med något som är naturligt. Och jag tror att allt detta ger dig bra karma.”
Zhenru Goy på Goy Architects säger att deras flexibla arbetsmodell gör det möjligt för dem att sänka tempot och utvecklas gradvis för att kunna arbeta så målmedvetet som möjligt. ”Vi experimenterar fortfarande mycket och försöker förstå vad vi ska göra för slags arkitektur, så vi begrundar ständigt hur vi ska bidra på ett sätt som är till nytta för samhället och miljön. ... Vi kan ta oss tid att tänka, men vi är också smidiga i våra arbetssätt och vi kan påverka mycket med våra projekt.”
Melanie Cook ser det som att man tar sig an hela sin karriär med ”långsamma tankar” istället för en panikartad, slåss-eller-fly-strategi i förhållande till vad som händer i världen. Hon rekommenderar att man ”ge sig själv tid att verkligen planera sin karriär och planera några experiment ... för att hitta den mest framgångsrika vägen för”.
Kate Lister hoppas att arbetsplatser hittar bättre sätt att identifiera och utnyttja människors färdigheter, intressen och styrkor. ”Det är då vi kan få ut maximalt av medarbetare”, säger hon.
I slutändan kommer flexibla förhållningssätt till arbetets framtid att göra det möjligt för oss att konfrontera det som väntar, göra ett bra jobb och anpassa oss vad som än händer. Våra flexibla framtidsutsikter kommer att kräva handlingskraft vid motgångar. Som Melanie Cook säger, ”Den optimistiska synvinkeln är att människor är otroligt motståndskraftiga. De kan anpassa sig, och anpassa sig och anpassa sig.”
Vår flexibla framtid kommer också att ge oss möjlighet att fokusera proaktivt på det som betyder mest för oss. Förändrade arbetsförhållanden kommer att ge oss möjlighet att hitta bättre sätt att balansera våra prioriteringar – från passioner till människor till de yrkesmässiga drömmar vi tycker är mest meningsfulla och värdefulla. Vi bör se till att vi hittar sätt att låta varje aspekt av en människa blomstra och att det slutgiltiga resultatet handlar lika mycket om livet som det handlar om arbetet. För, som Annie Auerbach säger, ”Det finns alltid en mycket mänsklig anledning till varför människor vill arbeta flexibelt.”
