工作態勢如何變化,展望美好未來

設計研究團隊的其中一個重要使命,就是將客戶的心聲傳達給我們的內部團隊,敦促他們設計開發出更具有前瞻性的工作方式。「彈性工作的未來」是我們研究成果的體現,同時也創造了對話的機會,引領我們關注日新月異的工作態勢。我們揭櫫了全新的彈性工作方式,可促進團隊協作、激發創意、鼓勵創新、提高生產力並享受工作樂趣。而這一切只是開始。

陽光照耀在屋頂的城市景色

未來十年,全世界無疑要面臨紛紛擾擾的局面。綜觀全球,為了保護人民健康和社會經濟的系統架構,都亟需顛覆性的省思。對改變的訴求日漸浮出檯面,而人們對工作方式的質疑,也在世界各地引發熱烈討論。

不論居住在柏林、東京,還是加州米爾谷的峽谷裡,最能夠從困境中恢復的工作場所,肯定都會設法提升彈性。因為這些改變,員工得以隨時隨地工作,如此工作排程規劃就能更加多變,找到新方式讓員工開會、協作及互相學習,還會影響都市計畫,也能從新的角度探索職涯規劃。這就是我們所說的「彈性工作的未來」。

彈性的工作地點

以前所謂的彈性工作地點,指的是設有公共空間與小組會議室的開放式辦公室。不過近來越來越多團隊採用分散式工作型態,辦公場所的界線越來越模糊,從共享辦公室到餐桌,以及其他各種地點,都能成為辦公室。

分散式工作型態並非新發明的詞彙。科技公司 Basecamp 已經完全採用遠端工作型態超過 20 年,甚至出了一本書介紹他們的工作方式。軟體開發公司 GitHub 十多年來同樣大幅採取分散式工作型態,並透過部落格貼文將經驗傳承給剛開始使用分散式工作型態的新手們。分散式工作型態曾是相對小眾的選擇,卻因為 COVID-19 疫情爆發,搖身一變成為業界主流。聖地牙哥顧問公司 Workplace Analytics 總裁 Kate Lister 表示:「公司體認到必須研擬分散式工作型態策略,才能因應未來發生的各種變化。」

男人帶著筆電坐在咖啡廳裡,前方有一大扇玻璃窗
在疫情嚴峻時期,居家辦公政策依然普遍獲得的高度認同,再加上 Twitter 與 Hitachi 等公司頒佈新的居家辦公選擇,無限期延長政策的時效性,於是商業不動產業務開始緊張了。即便如此,辦公室應當還會繼續存在,即使疫情過後也不至於銷聲匿跡。Annie Auerbach 表示:「這是很兩極化的爭論,以後的工作型態要不是員工全部分散各地,要不是就大家同時待在辦公室裡。我認為實際上最終會朝向混合型態演變」。Annie Auerbach 是倫敦文化深度分析機構 Starling 的共同創辦人,也是《Flex: Reinventing Work for a Smarter, Happier Life》一書的作者。
“這是很兩極化的爭論,以後的工作型態要不是員工全部分散各地,要不是就大家同時待在辦公室裡。我認為實際上最終會朝向混合型態演變」。Annie Auerbach 是倫敦文化深度分析機構 Starling 的共同創辦人,也是《Flex: Reinventing Work for a Smarter, Happier Life》一書的作者。”

Annie Auerbach

《Flex: Reinventing Work for a Smarter, Happier Life》作者

Annie Auerbach
對資訊工作者而言,可預期雇主會在未來數年對工作地點採取某些試驗性措施。舉例來說,公司可能會讓員工選擇在家處理需獨力專心完成的工作項目,再搭配提供有益於面對面合作的共享辦公室。Auerbach 對此補充:「以後可能得刻意回想大家一起上班的日子。」由員工個人做出選擇,會成為新的常態,而不是由公司制訂新標準。「對自己最有益的彈性工作方式,別人不見得適用。」
Woman working on a small model at workstation
Last Lemon’s Lisa Swerling working at her home studio in California
有人手持微縮模型替模型上色
有些自雇人士,像是 Last Lemon 的創意合作夥伴 Lisa Swerling 與 Ralph Lazarhave,很久以前就開始變換工作地點。這對夫妻來自南非,現居加州馬林郡,已經一起創作插圖內容與美術作品二十多年。
Photo of framed illustrations of a red safari truck and a blue abstract face
有時他們會在自己的居家工作室工作,有時則到世界各地旅行,可能會在波札那或塞席爾等地工作,一次就停留好幾個月。Swerling 表示,早期想在偏遠地區上線工作,簡直就是天方夜譚。「以前的話我們會說:『天啊!我們是在印度洋中的小島上,要怎樣才做得到?這怎麼可能?』」後來當他們遷居到美國,發現要與歐洲的合作夥伴密切聯繫可說是無比容易,還因此驚訝不已。「知道距離完全不是問題後,我自己都覺得有點驚慌失措。」
拿著手機的人,面前有一杯柳橙汁和一碗藍莓
Global Workplace Analytics 總裁 Kate Lister

彈性工作時程

能更自由地選擇工作地點後,更有趣的是,所選擇的地點也會影響工作時間。分散式工作型態,能讓員工靈活運用自己的工作日,不必再過著傳統朝九晚五的生活。

對於許多工作團隊而言,縝密規劃工時並非一蹴可幾。Matt Mullenweg 是分散式工作場所的先驅,也是科技創業家。他在部落格中解釋道,公司實施遠距辦公之初,通常會模仿辦公室內的做法,仍舊期待員工在辦公桌前坐上一整天。他認為,較為進步、以遠距辦公為優先的組織之所以實施非同步工作措施,是因為這樣最符合員工的工作需求。

一旦雇主放寬對工時的嚴格要求,就會出現深具代表性的突破:從重視出席的文化轉變為重視成果的文化。Kate Lister 表示:「我們不擅長跑馬拉松,我們擅長的是短跑衝刺。我們都清楚,當員工擁有明確的目標、擁有達成目標所需的工具,以及擁有完成工作的自主權時,員工管理的成效最佳。這個道理我們早在 50 年代就知道,只不過一直無法成為經營公司的理念。...如果員工能順利完成工作、如果能根據成果衡量員工的績效、如果員工表現稱職,那他們工作時還有什麼事情值得操心?」她補充道,採用成果取向的模式時,主管必須習慣不去監視員工的一舉一動,在某些工作場所中,這是相當大的轉變。

包括 Dropbox 設計副總裁 Alastair Simpson 在內,有些主管已經開始採用強調自主性的高度信任管理方法。他表示:「如果雇用了絕頂聰明的員工,然後嚴格命令他們該怎麼做,肯定不會獲得好成果。不過如果替他們設定適當的目標、給予適當的工具,大家都能交出亮眼的成績單。」

Dropbox 設計副總裁 Alastair Simpson
Dropbox 設計副總裁 Alastair Simpson

提高員工掌控工時的權限,實際上員工的生產力也會跟著提高,而非降低。Annie Auerbach 表示:「人們很擔心讓員工自主管理時間,會導致生產力降低,事實證明這種恐懼只是無稽之談。」

對於遠距辦公的員工個人來說,最大的挑戰在於如何善用更有彈性的工作時程,好好發揮優勢:劃清界線、在最有效率的時間工作,而且不能陷入永遠不關機的迷思。Auerbach 解釋說道:「我們最不希望發生的事情,就是員工拿「空間上」的出席交換「數位上」的出席,也就是把原本朝九晚五的作息改成 7 天 24 小時全年無休。這樣一來,我們就只是把辦公場所的壞習慣帶到另一個新的彈性空間,假裝達到了真正的彈性。」

Nicolas Leschke, CEO and founder of ECF Farmsteads

Nicolas Leschke 是柏林新創公司 ECF Farmsystems 的執行長,他表示自己透過幾個小技巧學會如何劃清自己與他人的界線。像是在晚上的時候關閉手機,還有不要讓手機主畫面太容易收發工作電子郵件。他補充說道:「把工作拋諸腦後是件很困難的事。不過我想自己現在的表現應該還不錯。我認為只是需要一段時間學習。」

辦公場所也應該力求避免員工筋疲力竭。Kate Lister 表示:「員工的福祉,也就是身心的健康狀態,與績效表現有絕對的關聯。以前大概很少從公司高層口中聽到『彈性』、『工作生活平衡』和『心理健康』這幾個詞彙,不過現在很常見了。」

Annie Auerbach 另外補充,彈性工作時程對很多工作者的幫助很大。除了有孩子的家長之外,那些必須照顧長輩、想要追求興趣,以及單純希望有更多私人時間的工作者也是如此。「換個角度來看,不要把彈性看成必須勉強接受的東西,而要將彈性視為邁向未來、吸引優秀人才、讓員工感到滿足與平衡的方式。」

Melanie Cook

彈性工具

就工作場所來說,好消息是分散式工作型態使用的工具,與許多公司現有工具套組中的數位工具差異不大。這些工具的存在剛好能應付遠距工作所需。「我說的不只是 Zoom 或 Google Hangouts 之類的通訊技術,還有 Dropbox 這類協作技術。...少了這些產品,我們就無法實現遠距辦公。」教育公司 Hyper Island 的管理總監 Melanie Cook 如此表示。

Cook 表示,她觀察到一股樂觀主義興起,表示科技的強大功能可以協助我們完成工作,而不是一股藏身幕後的暗黑勢力,成天威脅著要以大量自動化技術取代人力。事實上,「科技能減輕我們的通勤壓力,讓我們有更多時間陪伴家人。」

數位簽章公司 HelloSign (Dropbox 旗下公司) 營運長 Whit Bouck 表示:「COVID-19 疫情導致數位轉型急速增溫,因為很多企業不得不改在線上處理大量文書工作。」該公司讓分散各地的團隊不必待在同個室內空間,也能簽署正式文件,員工報到文件、供應商合約等各種文件都涵蓋在內。Bouck 說道:「企業需要繼續在線上處理重要合約,而我們提供了既簡單又安全的方法。」

「我認為這些工具的成熟度不足,還沒到達像使用科技工具來加強文化的程度。我們還有一段很長的路要走」

聖地亞哥諮詢公司 Workplace Analytics 總裁 Kate Lister。

工作團隊採用的數位工具種類越來越多,以便處理電子簽署、白板分享、專案管理、即時通訊與其他協作活動,工作者也必須對這些工具駕輕就熟。工具的整合功能越強,員工就越能通力合作,而不是力求個人表現以獲得青睞。舉例來說,Dropbox 於 2019 年推出 Dropbox Spaces,不單只是為了存放資料之用,目標也是成為協同合作及整合 Slack、Zoom 及 Trello 等工具的重要中樞。Alastair Simpson 解釋道:「我們的風格逐漸轉向平台與工作流程取向。Dropbox Spaces 能讓工作團隊將存放在不同地方的多個檔案集中一處,顧及團隊合作的更多細節。這個轉變是首度將 Dropbox 推向成功企業的關鍵。」

 

對分散式團隊來說,數位工作工具的本質不應只是維持生產力,在團體成員分散四處的情況下,還必須支持成員的情緒與創意需求。「你必定會失去與他人共事的新鮮感、喝咖啡時靈機一動想到的點子,或是偷瞄同事電腦螢幕得到的靈感。」任職於柏林一家創意代理商 Kids 的 Fred Wordie 如此說道。他在疫情封城期間發明了 I Miss The Office 來模仿辦公室的聲音。他領悟到聲音本身並不吸引人,而是製造聲音的人。「這就是為什麼有這麼多人會覺得這個網站很療癒。」

illustration of different living and work environments connected by staircases

 

發明數位替代品來模擬同事私底下不經意的行為,並不是一件容易的事。「我認為這些工具的成熟度不足,還沒到達像使用科技工具來加強文化的程度。我們還有一段很長的路要走。」Kate Lister 表示。

許多分散各地的員工目前必須仰賴團隊視訊通話、貼文與即時通訊對話串來培養文化。新推出的功能與工具終會提供更優異的支援功能,才能因應整個組織內多采多姿又變化莫測的事件。

 

彈性的關係

相較於直接複製辦公室文化,分散式工作型態也許可以更成功地運用數位環境中的一股新動力。

分散式工作結構肯定更容易讓大量群眾交流互動。以團隊建立公司 The Go Game 為例。該公司自 2001 年開始帶領面對面與混合團隊活動,現在宣稱其虛擬平台可以將體驗延伸到世界各地超過 1,500 名使用者。共同創辦人暨執行長 Ian Fraser 表示:「我們的工作就是打造虛擬體驗,把在各地工作的員工串連起來。公司需要一種解決方案,讓他們以真誠、包容及多變的方式與員工保持聯繫。」

Michael Franti
化解地理區域上的分歧,也有可能實現更多元包容的網路社交、指導顧問及招聘實務。FREE THE WORK 是位在洛杉磯的非營利倡導計畫,其集結了弱勢族群創作者,建立起可供搜尋的資料庫與內容平台,目的在於讓全世界的電視、電影與廣告公司更容易發現他們。FTW 團隊表示:「我們認為發掘過去遭到忽視的人才,將能激起創意萌發,從而造福全世界。有人代表發聲才是最重要的事。述說真實故事是體驗的一部分。我們必須有更多人站出來向全世界述說我們的故事,證明我們潛能無限。」
Panel of women and men sitting together at an event

從某些層面來看,遠端聯繫的方式能將日常同事相處間的偏見降至最低。Kate Lister 提到虛擬溝通可減少上下階級關係,讓個性內向的人和其他人一樣有更平等的發聲機會。「如此真的讓工作場合更為平等,人人都有機會發表意見。」 

如同 Annie Auerbach 的說法,提高辦公室環境下的聯繫,並無法綜觀全貌。「我們對在家工作有種恐懼感,現在我們各自孤立,感覺不到自己屬於某個群體。對此我特別注意到一件事,我們的感覺就像是戴著耳機,而且在辦公室中不發一語。這不是遠端工作的問題,而是遠端聯繫的問題。」想要建立團隊成員之間的信任感,最後可能不會太過倚靠特定的工具或平台,而更依賴全然由人類所採取的實踐方式。定期的社交聚會,或是讓團隊成員更深入認識彼此的活動,都會有所幫助。

Kate Lister 也表示:「研究顯示,我們並不需要一直面對面,也能維持信賴關係。而且實際上大多數的虛擬公司都會一年聚會一兩次,通常也不會特別做什麼,就是舉行社交活動。這些公司只需要偶爾聚聚,就能維持良好的信賴關係。」

Melanie Cook 表示,她的團隊在封城期間訂下了每天兩次虛擬會議的規則。晨間會議用於正式討論工作規劃,午後會議則較為隨性,這樣或許就能取代之前在辦公室走廊遇見同事的效果。「下午通常就是隨意聊聊,就像檢查一下大家精神狀況是否良好。」  

彈性城市

一旦人們的日常工作生活到達新的彈性水平,城市也可能會發生改變。

有許多新的因素會影響人們生活與工作的環境。舉例來說,傳統上會離鄉前往大都市工作,以求提升經濟條件的人,也許不再需要離鄉背井。Goy Architects 是一家小型建築公司,三位合作夥伴分別居住在新加坡、印尼與泰國。Zhenru Goy 表示,他們的生活與工作密不可分,每位合作夥伴都與他們的親朋好友生活在一起,並利用雲端協同合作。

Dessy Anggadewi

隨著人們搬遷到郊區或鄉村,住房有足夠空間設立居家辦公室,又能親近大自然,以往工作者湧入物價高昂的都市求職的狀況,就有望獲得緩解。某些社區甚至可以因此振興經濟。Kate Lister 表示:「國內和世界上有很多地方正在積極招募遠距工作者及提供訓練,訓練當地居民成為稱職的遠距工作應徵者。有些地方甚至還會提供搬遷津貼,鼓勵搬遷到當地。他們迫不及待地想替當地的經濟結構增添新工作類型。」

充滿彈性工作者的城市會展現新氣象,居民會重新思考往來住家與城市商業區之間的傳統通勤方式。致力於緩和氣候變遷的全球城市網路 C40 Cities,描繪了一個生活所需用品只要 15 分鐘路程就能取得的世界。Goy 從她的建築師執業經驗中發現,住家、工作、零售及娛樂都發生在同一個區域的混合用途都市發展,對工作本身甚至有所助益。她表示:「我在踏入周遭環境觀察、觸摸、感受、體驗,以及與社區溝通時,會發現到新事物。我認為要成為一位優秀的設計師,就必須與當地環境交流。」

兩個人坐在四周圍繞職務的桌前工作的圖片
Annie Auerbach 期望營造新的工作安排方式,像是規劃一個社區中樞,供各行各業與不同年齡的居民使用,讓他們在充滿活力的共享空間做自己的工作。她進一步說明:「擁有自主權...不代表得獨善其身。」她想像中的這個場所更為多元化,並且以社區為主,而不太像是當前共同辦公空間。畢竟世界上有很多地方的人口逐漸老化,到了特定年齡即退出勞動市場的觀念可能會改變。Auerbach 表示:「到了人生的某個階段就要停下腳步,開始享受慢活人生的想法...已經逐漸式微。」她指出,有越來越多老年人在晚年開創全新的事業。

彈性自我

工作者個人的未來,需要靠著主動與被動兩種工作方法來開創。

大量自動化的崛起,代表科技與人工智慧將取代某些傳統上由人類擔任的職務,因此人們必須有所回應。多媒體藝術家與設計師 Carrie Sijia Wang,透過模擬與人工智慧人資主管進行工作面試的反烏托邦作品「An Interview with ALEX」探索潛在意涵。Wang 表示:「『An Interview with ALEX』的目的在於提醒人們,若是未事先全盤瞭解科技有何作用、由誰主導、會引起什麼後果,以及該由誰承擔後果,就貿然由科技接管工作,可能會發生什麼問題。」

Carrie Sijia Wang

有工作消失,就會有新的職務誕生Dell Technologies 的報告指出,根據 Institute for the Future 的預測,2030 年依然存在的工作職務中,有 85% 尚未發明出來。人們對重複性工作的參與程度會越來越低,而對批判性思考及協同合作等涉及獨特「人類」技能工作的參與程度,則會越來越高。Melanie Cook 預測會有「全球性的技能提升危機」發生,人們必須接受訓練才能擔任這些未來的職務。

Auerbach 補充:「人類終其一生都需要不斷自我教育。教育不能提前進行,因為科技和技術日新月異,而隨著我們邁入人生的各個階段,我們必須不斷精益求精,學習再學習。」為了因應職涯需求的改變,已經有些提供者開始提供速成訓練機會,像是 Google Career Certificates 業已開始著手滿足這方面的需求。

適應這些不斷改變的情況,意味著我們不再能抱持隨遇而安的態度看待許多職業的興衰。人們需要採取比較主動的態勢來找尋及轉變自己的利基。Auerbach 表示,我們要準備踏上一條崎嶇蜿蜒的道路,因為我們可能需要水平或對角線移動,轉換不同領域。我們可能會想要停下腳步四處遊覽。我們可能會想要停下來學習新知,然後再返回工作崗位。因此這些願景是交錯混雜的,隨著我們邁入人生的不同階段而改變。」

在日本,即使公司傳統上實施終身聘僱政策,員工依然開始從更有彈性的角度思考他們的職涯規劃。位在東京的 En Factory 提供一項服務,協助公司支持員工在公司內部與外部尋找及維持副業。En Factory 的商務長 Masaki Shimizu 表示:「近來有越來越多公司接受員工從事副業,因為他們可以獲得新的體驗與技能。」他認為副業對於公司和員工來說是雙贏局面。公司可以利用員工培養的新技能,而員工則能拓展他們的職業前景。Shimizu 表示,En Factory 的員工大多擁有副業,從架設網站到提供寵物服飾,應有盡有。他擁有四份工作,其中一份與經營一家刺蝟咖啡廳有關。他說當他在 2012 年開始從事副業時,別人都認為他的工作方法非常奇特,為此他甚至還登上新聞版面。不過現在從事副業的人口已經不少了,因此他也會跟他們分享一些秘訣與最佳做法。

 

Masaki Shimizu

相較於傳統的全職職務,自由業與創業家承受的風險比較高,工作性質也比較不穩定,因此這些工作者需要比較完善的社會安全網做為後盾。以轉移式福利平台 Alia 為例,這是一個關懷保姆、居家清潔人員及看護人員等居家工作者的平台。多名雇主或客戶可以捐款當做一名工作者的 Alia 福利款項,其中包括有薪病假,以及投保人壽保險之類的保險產品。NDWA Labs 是成立 Alia 的組織,其創始董事 Palak Shah 表示:「很多工作者的每週工時超過 40 小時,但卻不能享有任何形式的援助或保護,因為這 40 小時可能分散在超過 40 個工作地點,而非同一名雇主。Alia 是未來工作這個煤礦坑裡的金絲雀。我們知道如果能解決居家工作者的這些問題,就能為每位工作者解決同樣問題。」

夫妻檔藝術家 Lisa Swerling 與 Ralph Lazar 體現了許多人眼前的崎嶇道路。Swerling 表示:「我們總是能從我們的故事當中找到有趣的事情,因為我們曾經到過令人讚嘆不已的地方,但好壞參半。我們的故事很詼諧,卻也很勵志。最重要的是,我們都有一種與生俱來的樂觀天性。如果不夠樂觀,就很難達到我們今天的境界,因為你會走不下去。...你必須一直重新改變自己的工作方式。」

Woman in orange shirt and man in blue stand together surrounded by cartoons
四名年輕人站在藍色廂型車的車頂,以望遠鏡觀察天空

人們終究得透過工作來不斷尋找目標與成就感,即使過程充滿曲折險阻。ECF Farmsystems 的 Nicolas Leschke 如此描述自己從目前職務中獲得的成就感:「你住在都市裡,而做的工作很環保,這樣令人十分滿足,因為自己的工作與自然相伴。我認為這樣會產生好的因果輪迴。」

Goy Architects 的 Zhenru Goy 表示,彈性工作型態使他們得以放慢腳步,逐漸進步,並盡可能懷抱著目的工作。「我們還在嘗試摸索要為建築業做些什麼,所以常在思考要如何貢獻所長,替社區和環境謀福利。...一方面我們慢慢思考,另一方面也勇於付諸行動,這樣就能透過我們的專案發揮影響力。」

Woman in white shirt and glasses reading from a book in a workspace

Melanie Cook 建議大家以「慢慢思考」的方式來面對整個職業生涯,而不是對世界上發生的事驚慌失措、啟動戰或逃的兩極反應:「給自己一些時間仔細規劃職業生涯,並規劃一些實驗...替自己找出最成功的道路。」

Kate Lister 希望公司能找到更好的方法,好好尋找並發揮員工的技能、興趣與優勢。她表示:「只要能做到,就能激發出員工的最佳表現。」

一旦以彈性的方法面對工作的未來,我們終能正面看待未來的險阻、拿出稱職的工作表現,以及適應變幻莫測的狀況。彈性工作的未來將需要決心來與困境正面對決。如同 Melanie Cook 所說:「樂觀一點思考,人類的適應能力相當驚人。我們具有彈性,我們可以調適,我們願意改變。」

彈性工作的未來,也能讓我們以主動積極的態度專心處理對我們最重要的事情。不斷改變的工作環境,使我們得以藉機尋找更好的方式平衡自己的優先順序,從熱情到人,再到自認最有意義、最值得追求的事業成就。我們應該確保身而為人的種種層面都能夠成長發展,最終達到生活與工作並重的成果。因為就像 Annie Auerbach 所說:「每個想要彈性工作的人,背後都有一個充滿人性的故事。」