Cómo está cambiando para mejor el entorno de trabajo

Muchas personas han indicado niveles altos de satisfacción con el trabajo desde casa, incluso durante momentos en los que la situación de pandemia representa todo un desafío. Por este motivo, empresas como Twitter y Hitachi han anunciado nuevas opciones de trabajo a distancia para un futuro indefinido; y los agentes inmobiliarios han empezado a ponerse nerviosos. Sin embargo, parece probable que las oficinas estén aquí para quedarse, incluso en un mundo pospandémico. "Las opiniones están bastante divididas. Parece que tiene que ser una opción o la otra: o todo el mundo trabajando desde casa, o todos en la oficina a tiempo completo. Para mí, el secreto está en encontrar una solución híbrida", comenta Annie Auerbach, cofundadora de la agencia de información cultural londinense Starling y autora del libro Flex: reinventando el trabajo para vivir de forma más inteligente y ser más felices.

Los trabajadores de la información pueden esperar que las empresas experimenten con las ubicaicones en los años venideros. Por ejemplo, puede que en algunos casos se ofrezcan opciones de teletrabajo, pero con espacios de oficina compartidos para cuando sea necesaria la colaboración en persona. "Concebiremos los momentos en los que estamos juntos como momentos en los que hay un propósito muy específico", añade Auerbach. Y en lugar de definir una nueva norma a nivel de empresa, la elección individual puede convertirse en la nueva normalidad. "Mi modelo de flexibilidad ideal no tiene porque ser igual que el tuyo".

Algunos trabajadores autónomos, como los socios creativos Lisa Swerling y Ralph Lazar de Last Lemon ya cambiaron hace tiempo su enfoque de lugar de trabajo. Este matrimonio de Sudáfrica, que ahora vive en el condado de Marin, California, lleva creando contenido ilustrado y artístico durante dos décadas. 

A veces trabajan en el estudio que tienen en casa y, otra veces, mientras viajan por el mundo, desde lugares como Botsuana o las Seychelles, donde pueden pasarse varios meses. Hace unos años, comenta Swerling, trabajar en línea desde según qué lugares parecía algo imposible. "Por ejemplo, si estábamos en una isla diminuta en medio del océano índico, nos parecía que no podía ser cierto. ¿Cómo vamos a trabajar desde aquí?", se preguntaban. Luego, quedaron sorprendidos al descubrir lo fácil que les resultó mantener el contacto con sus socios europeos cuando se trasladaron a Estados Unidos. "No me podía creer que fuera indiferente que estuviéramos trabajando desde tan lejos".

Cuando los empleados sienten que la rigidez de los horarios de trabajo se relaja, se produce un gran cambio: la cultura de trabajo basada en el hecho de estar presente en la oficina se convierte en una basada en los resultados. "No obtenemos mejores resultados cuando corremos una maratón, sino cuando concentramos toda nuestra energía en el sprint", comenta Kate Lister. "Sabemos que las personas se gestionan mejor cuando se les dan los objetivos y las herramientas para cumplir con esos objetivos, y luego se les proporciona la autonomía para hacer su trabajo. Esto lo sabemos ya desde los años 50, pero no es así como hemos estado funcionando. Si la gente trabaja, si lo que se miden son sus resultados y estos son buenos, ¿qué más nos da cuándo lo hagan?". Añade que en este modelo basado en los resultados, los gerentes tienen que aceptar que no hay que controlar cada uno de los movimientos de sus empleados; y esto representa un gran cambio en determinadas empresas.

Si los empleados tienen más control sobre su horario laboral, se vuelven más productivos, y no al revés. "El gran temor suele ser que pensamos que si les damos más autonomía para que organicen su tiempo como quieran, la productividad disminuirá. Lo cierto es que se ha demostrado que esto no es así", comenta Annie Auerbach.

Al trabajar en remoto, el gran reto es saber cómo utilizar un horario flexible para sacarle el máximo provecho: hay que ponerse límites, trabajar cuando somos más eficientes y evitar caer en la trampa de no saber desconectar nunca. "Lo último que quieres es pasar de tener la obligación de estar presente en tu lugar de trabajo para pasar a estar presente en el espacio digital. Con esto me refiero a pasar de trabajar de 9 a 5 a hacerlo las veinticuatro horas del día durante los siete días de la semana. Y es que, en ese caso, importas los malos hábitos del trabajo en la oficina a un modelo de espacio flexible que, en realidad, acaba perdiendo por completo su flexibilidad", comenta Auerbach.

Nicolas Leschke, director ejecutivo de la startup ECF Farmsystems con sede en Berlín, dice que ha aprendido a definir límites personales con la ayuda de algunos trucos, como apagar el teléfono por la noche y no hacer que su correo electrónico de trabajo esté demasiado accesible en la pantalla de inicio de su teléfono. "Es difícil dejar de pensar en el trabajo", añade. "Pero creo que últimamente he mejorado mucho en este sentido. Y supongo que se trata de irse acostumbrando".

Ninguna empresa quiere que sus empleados se quemen. "El bienestar de la gente —su bienestar mental y físico— es absolutamente fundamental para su rendimiento", comenta Kate Lister. "Antes, en el mundo corporativo no era nada habitual hablar de cosas como flexibilidad, conciliación entre trabajo y vida personal o salud mental, pero ahora son temas que están cada vez más presentes".

Annie Auerbach explica que los horarios flexibles benefician a una amplia gama de trabajadores, no solo a los padres, sino también a aquellos que cuidan a parientes mayores, a aquellos con intereses a los que quieren dedicar su tiempo y a aquellos que simplemente necesitan más tiempo para ellos. "Es una nueva forma de ver las cosas: en lugar de ver la flexibilidad como algo que tienes que aceptar a regañadientes, lo abordas como el camino hacia el futuro, la forma de atraer el mejor talento posible, y la forma de conseguir que tus empleados se sientan realizados y que pueden conciliar sus vidas profesionales con las personales".

Cook explica que ha observado un nuevo optimismo hacia el uso de la tecnología. Las soluciones tecnológicas ya no se ven como un enemigo que nos puede llegar a dejar sin trabajo por culpa de una automatización masiva de los procesos de trabajo, sino que ahora ya se considera una ayuda para el trabajo. De hecho, "la tecnología hace posible que podamos trabajar desde cualquier lugar. Nos ayuda a poder pasar más tiempo con nuestra familia".

"La pandemia de la COVID-19 ha sido un gran catalizador de la transformación digital, ya que muchas empresas se han visto obligadas a pasarse al modelo en línea", afirma Whit Bouck, director de operaciones de la empresa de firma electrónica HelloSign (una empresa de Dropbox), que permite a los equipos distribuidos firmar documentación oficial sin necesidad de estar en la misma sala". Esto incluye firmar todo tipo de documentos, desde contratos para incorporar a nuevos empleados hasta acuerdos con los proveedores. "Las empresas necesitan una solución que les permita seguir firmando todo esta documentación en línea, y nosotros se la damos para que puedan hacerlo de forma segura", comenta Bouck.

A medida que los equipos adoptan cada vez más tipos de herramientas digitales —para añadir firmas electrónicas, colaborar en pizarras, gestionar proyectos, chatear y otras actividades de colaboración— los trabajadores deben ser capaces de poder utilizarlas. Las herramientas están empezando a integrarse mejor entre ellas. Así es posible utilizarlas como un conjunto de herramientas y dejan de competir entre ellas. Un bueno ejemplo de ello es Dropbox Spaces. En 2019, Dropbox lanzó Dropbox Spaces con el objetivo de, además de ofrecer almacenamiento, proporcionar un centro de colaboración e integración con herramientas como Slack, Zoom y Trello. “Cada vez nos orientamos más hacia el modelo plataforma y basado en los flujos de trabajo. Dropbox Spaces ayuda a los equipos reunir varios archivos de diferentes ubicaciones en un lugar centralizado, lo que permite colaborar de forma inteligente. Es algo que va más allá del éxito inicial de Dropbox”, explica Alastair Simpson.

 

En última instancia, las herramientas de trabajo digital necesitarán hacer más por los equipos distribuidos que limitarse a ayudarles con la productividad; necesitarán apoyar las necesidades emocionales y creativas de una comunidad cuyos miembros se encontrarán dispersos geográficamente. "Sí que pierdes eso tan especial que tiene trabajar rodeado de otras personas, esos momentos de creatividad inesperada que surgen en el office durante la pausa para el café, o la inspiración que te llega cuando sin querer echas un vistazo a la pantalla del compañero de al lado", comenta Fred Wordie en su agencia creativa Kids, con sede en Berlín, que creó I Miss The Office para imitar los sonidos de una oficina durante el confinamiento de la pandemia. Indica que, en realidad, no echas de menos esos sonidos, sino la gente que los produce. "Por eso a tantas personas mi sitio web les parece reconfortante".

 

Crear alternativas digitales que puedan sustituir este tipo de encuentros informales e inesperados entre los compañeros de trabajo no es precisamente una tarea fácil. "Creo que las herramientas juegan un papel muy importante en el proceso de reforzar esta nueva cultura. Todavía no hemos llegado al punto óptimo", comenta Kate Lister.

Muchos equipos distribuidos actualmente confían en las videollamadas, las publicaciones y los hilos de chat para desarrollar esta cultura. Con el tiempo, saldrán nuevas funciones y herramientas que ofrecerán una mejor asistencia a este tipo de encuentros diversos y casuales que se dan en una empresa. 

 

Reducir las brechas geográficas también tiene el potencial de permitir prácticas más diversas e inclusivas, por ejemplo en la creación de redes, el seguimiento de programas de mentorías y en las prácticas de contratación. FREE THE WORK, una iniciativa de promoción sin ánimo de lucro con sede en Los Ángeles, es una base de datos de búsqueda y una plataforma de contenido que cuenta con creadores poco representados, con el objetivo de hacerlos más visibles para las empresas de televisión, cine y publicidad de todo el mundo. "Creemos que aprovechar el talento que históricamente ha sido subrepresentado conducirá a un renacimiento de la creatividad, en beneficio de todo el mundo. Es importante representar a todos", comenta el equipo de FREE THE WORK. "La narración auténtica de historias forma parte de esa experiencia. En el mundo nos hacen falta más historias que nos demuestren a todos lo que es posible".

En algunos aspectos, conectarse diariamente ayuda a minimizar los malentendidos entre los compañeros de trabajo. Kate Lister señala que comunicarse virtualmente puede contribuir a reducir las relaciones jerárquicas, al dar más voz a determinadas personas, entre ellas, las más introvertidas. "La verdad es que se apliquen las mismas reglas del juego a todos; cualquiera tiene la oportunidad de hablar". 

Annie Auerbach explica que la excusa de que con la presencialidad es más fácil que se creen vínculos no lo es todo. "Se teme que al trabajar desde casa nos aislemos y no nos sintamos parte de algo. Tal y como yo lo veo, esa ya es la sensación que podíamos tener cuando estábamos en la oficina y trabajábamos con los auriculares puestos. El problema no es el trabajo a distancia, sino las conexiones a distancia". La capacidad para crear una relación de confianza entre los miembros del equipo no depende solo de las herramientas y plataformas específicas que utilicemos. De hecho, depende mucho más de otras prácticas que sí que son verdaderamente humanas. Por ejemplo, puede ir bien organizar periódicamente actividades para que los miembros del equipo se conozcan mejor.

Kate Lister añade: "Resulta que la investigación nos ha demostrado que no es necesario pasar mucho tiempo con otros para que se puedan crear vínculos de confianza. Y, de hecho, la mayoría de las empresas que trabajan con un modelo virtual se reúnen tal vez una o dos veces al año y a menudo solo lo hacen para socializar. Parece que reunirse de vez en cuando es todo lo que necesitan para que los vínculos personales se mantengan activos".

Melanie Cook explica que su equipo se reunía dos veces al día durante los días de confinamiento a causa de la pandemia. La reunión que hacían por la mañana era una reunión táctica. En cambio, la reunión de la tarde tenía carácter informal, sustituía las charlas que antes podían darse en el pasillo, por ejemplo. "Durante la reunión de la tarde nunca hablamos de nada específico. Dedicamos ese rato a saber cómo estamos".  

Las ciudades, donde la vida es más cara, en las que los trabajadores se han congregado para trabajar, pueden experimentar cierto alivio, a medida que la gente tienda a mudarse a zonas suburbanas o rurales que tienen espacio para una oficina en casa y contacto directo con la naturaleza. Y esto incluso propiciará que algunas zonas puedan llegar a revitalizar sus economías. "Hay lugares en todo el país y en todo el mundo que están buscando activamente trabajadores a distancia y les están formando; les forman para ser buenos candidatos para el trabajo a distancia; y, en algunos casos, incluso les dan una ayuda para irse a vivir a determinadas zonas", comenta Kate Lister. "Están desesperados por añadir nuevos tipos de trabajos a sus economías".

Las ciudades llenas de trabajadores flexibles se organizarán de nuevas formas, repensando el desplazamiento tradicional entre las zonas residenciales y comerciales. C40 Cities, una red mundial de ciudades que trabajan para hacer frente al cambio climático, retrata un mundo en el que todo lo que necesitamos lo tenemos a 15 minutos. El desarrollo de una ciudad de uso mixto —donde se concentra el lugar de residencia, el trabajo, la zona comercial y el ocio en la misma área—incluso puede resultar beneficioso para trabajar en sí mismo, como Goy ha resaltado en sus proyectos arquitectónicos. "Sobre el terreno, siempre descubro nuevas cosas. Puedo verlas, tocarlas, sentirlas, experimentarlas y, además, puedo comunicarme con la comunidad. Creo que entrar en contacto con lo local me ayuda a ser mejor diseñadora, comenta.

Annie Auerbach prevé que aparezcan nuevos modelos de trabajo. Por ejemplo, este puede ser el caso de varias personas que se dedican a distintos sectores y tienen distintas edades, pero viven en una misma zona. Este grupo de personas profesionalmente heterogéneo podrá compartir un único espacio de trabajo. "Y es que tener autonomía no significa necesariamente estar tener que estar solo", comenta. Se imagina estos espacios como lugares mucho más diversos y orientados a la comunidad que los coworkings que existen actualmente. Al fin y al cabo, a medida que la población envejece en muchas partes del mundo, la idea de salir del mercado laboral a determinada edad puede que cambie. Auerbach añade que “Esto de parar y luego pasar a dejar de trabajar del todo... cada vez es menos habitual". Destaca que cada vez hay más personas mayores que están empezando negocios completamente nuevos en edades más avanzadas.

Si tenemos en cuenta que algunos trabajos van a desaparecer, es evidente que se tendrán que crear nuevos roles. Según un informe de Dell Technologies, el Institute for the Future prevé que el 85 % de los puestos de trabajo que existirán en 2030 ni siquiera han sido inventados todavía. Las personas serán menos esenciales para las tareas repetitivas y más para todo aquello que tiene que ver con las habilidades "humanas" únicas como, por ejemplo, el pensamiento crítico o la colaboración. Melanie Cook espera que llegue una "emergencia mundial de formación" en la que habrá que formar a las personas para poder desempeñar este tipo de trabajos en el futuro.

Auerbach añade, "Lo que necesitamos es no dejar de formarnos a lo largo de nuestra vida. No podemos dar prioridad a la educación simplemente porque la tecnología esté cambiando y las habilidades estén evolucionando. Lo que necesitamos es seguir creciendo, aprendiendo y seguir aprendiendo otra vez a medida que avanzamos. Ya están surgiendo oportunidades de formación de manera acelerada para responder a las necesidades de adaptación de las carreras. Tenemos, por ejemplo, los Google Career Certificates, creados para satisfacer esta necesidad.

Adaptarse a estas circunstancias cambiantes significa que muchas carreras profesionales ya no pueden seguir avanzando en piloto automático. Probablemente, sea necesario adoptar una postura más proactiva, ir explorando y cambiando hasta encontrar el camino adecuado. Auerbach comenta que se trata de buscar "un camino que no vaya en línea recta, un camino en el que sea posible avanzar en diagonal o incluso en horizontal, moverse entre distintos campos. Igual hay que pararse y mirar qué nos rodea. Quizás es necesario detenerse e intentar aprender cosas nuevas antes de seguir trabajando. Se trata de ver las cosas con un enfoque mixto, y de hacerlo a medida que nuestra vida avanza".

Incluso en Japón, un país en el que las empresas tradicionalmente han tenido políticas laborales muy tradicionales, ya hay personas que empiezan a plantearse su carrera profesional con un enfoque más flexible. La empresa En Factory, con sede en Tokio, ofrece un servicio que ayuda a las empresas a dar soporte a sus empleados para que puedan conseguir y mantener trabajos secundarios dentro de la esta, y a veces también fuera. "Los trabajos secundarios se están empezando a aceptar hoy en día porque con ellos los empleados pueden adquirir nuevas experiencias y nuevas habilidades", comenta Masaki Shimizu, jefe de negocios de En Factory. En su opinión, con los trabajos secundarios todos ganan, tanto las empresas como sus trabajadores. Las empresas pueden aprovechar las nuevas habilidades desarrolladas por sus empleados, y los trabajadores amplían sus perspectivas de carrera. Shimizu comenta que la mayoría de los empleados de En Factory tiene trabajos secundarios como, por ejemplo, desarrollando sitios web o confeccionando ropa para mascotas. Él mismo tiene cuatro trabajos; y uno de ellos es gestionar una cafetería para amantes de los erizos. Añade que su enfoque laboral no era nada usual cuando comenzó con su trabajo secundario en 2012. Incluso salió en las noticias. Pero ahora ya hay más personas que lo hacen y puede compartir consejos y mejores prácticas con ellos.

 

Los autónomos y los emprendedores seguirán teniendo vidas laborales más arriesgadas, si las comparamos con los empleos tradicionales a tiempo completo. Por este motivo estos trabajadores necesitarán mejores prestaciones de seguridad social. Un ejemplo de esto es Alia, una plataforma de beneficios para profesionales que trabajan en el ámbito doméstico cuidando niños y niñas, cuidando personas mayores o limpiando casas. Varios empleadores o clientes pueden contribuir a las prestaciones de Alia de un trabajador. Estas prestaciones pueden incluir días de baja remunerados y acceso a productos de seguros como, por ejemplo, el seguro de vida. "Hay una gran cantidad de personas que trabajan más de 40 horas a la semana y que no tienen ningún tipo de protección. Y es que puede que estas 40 horas se distribuyan en varios trabajos, comenta Palak Shah, director fundador de NDWA Labs, la organización que creó Alia. "Alia es como un canario en una mina para el futuro del trabajo; sabíamos que si podíamos resolver estos problemas para las personas que trabajan en el ámbito doméstico, podríamos resolverlos para cualquier otro tipo de trabajador o trabajadora."

La pareja de artistas Lisa Swerling y Ralph Lazar encarnan el camino sinuoso que puede que muchos otros acaben siguiendo: "Lo que siempre encontramos interesante de nuestra historia, porque hemos sido capaces de llegar a un lugar realmente asombroso, es que está plagada de fracasos", comenta Swerling. "Y resulta divertidísimo, y es inspirador, porque en primer lugar, estamos bendecidos con una especie de optimismo innato. Y creo que sería imposible hacer lo que hacemos sin ser optimista ... Siempre tienes que estar reinventando tu trabajo".

Al final, para la gente seguirá siendo importante que su trabajo de sentido a su vida, que les haga sentir satisfacción, incluso cuando el camino está lleno de baches e imprevistos. Nicolas Leschke de ECF Farmsystems describe esta sensación de plenitud que nos aporta nuestra vida laboral: "Trabajas en la ciudad; pero tienes un trabajo que respeta al medio ambiente y que te hace sentir muy satisfecho; trabajas para algo que es muy natural. Y creo que esto al final te da buen karma".

Zhenru Goy de Goy Architects afirma que su modelo de trabajo flexible les permite ralentizar y evolucionar gradualmente para trabajar tan orientados a su objetivo como sea posible. "Seguimos experimentando y averiguando lo que debemos hacer por la arquitectura. Constantemente nos planteamos qué debemos hacer y cómo para contribuir en beneficio de la comunidad y el medio ambiente... Y sí, nos tomarnos nuestro tiempo para pensar, pero a la vez también somos ágiles, y somos capaces de causar un impacto con nuestros proyectos".

Melanie Cook sugiere que nos acerquemos a toda nuestra carrera profesional con un enfoque de "pensamiento lento", en lugar de buscar respuestas rápidas y de entrar en pánico al observar todo lo que está sucediendo en el mundo. Recomienda "darnos el tiempo suficiente para planificar realmente nuestra carrera profesional y pensar bien qué caminos queremos explorar con el objetivo de acabar encontrando el camino que más encaje con nosotros".

Kate Lister espera que las empresas encuentren mejores formas de identificar y aprovechar las habilidades, intereses y fortalezas de las personas. "Solo entonces obtendremos el máximo rendimiento de la gente", comenta.

En última instancia, los enfoques flexibles aplicados al futuro del trabajo nos permitirán enfrentarnos a lo que nos espera, hacer un buen trabajo y adaptarnos a lo que pueda ocurrir. Un futuro flexible nos permitirá encontrar soluciones ante la adversidad. Tal y como afirma Melanie Cook, "El punto de vista optimista de todo esto es que la humanidad tiene una capacidad de resiliencia increíble. Las personas somos capaces de adaptarnos, adaptarnos y adaptarnos".

Un futuro flexible también nos permitirá centrarnos proactivamente en lo que más nos importa. Las circunstancias laborales cambiantes nos brindarán la oportunidad de encontrar mejores formas de equilibrar nuestras prioridades, desde nuestras pasiones hasta la gestión de las personas, pasando por las actividades profesionales que encontramos más significativas y valiosas. Deberíamos asegurarnos de que las habilidades individuales de cada uno tengan la oportunidad de prosperar, y de que el resultado final tenga un impacto positivo tanto sobre la vida personal como sobre la laboral. Y es tal y como dice Annie Auerbach "siempre hay motivos muy humanos tras el deseo de la gente de trabajar con flexibilidad".