Як скласти графік

Іноді всі завдання зі списку не вдається виконати до кінця дня, незалежно від докладених зусиль. На щастя, найкраще рішення зазвичай і найпростіше: потрібно скласти графік.

Чи потрібен мені графік роботи?

Графік корисний для всіх, навіть якщо ви дуже організована людина. Він необов'язково має бути складним, адже завдання графіка просте: допомогти вам не забувати про свій список завдань. Звичка складати тижневий графік не лише дає змогу побачити чітку картину кожного дня. Вона спонукає реально подумати про те, як виконати всі наявні завдання та розподілити їх протягом тижня. Підготовки не буває забагато.

Засоби керування графіками

Існує безліч різних способів створення гнучких графіків, які можна адаптувати до змін протягом тижня. Зрештою дуже мало планів залишаються незмінними.

Цифрові графіки — достатньо популярний спосіб планування, адже блокнот можна забути, а телефон зазвичай із собою. Проте дорогою на роботу у вас може не бути змоги користуватися телефоном або ж ви постійно відволікатиметеся на щось, як-от соціальні мережі. Також дуже популярні аналогові методи, наприклад щоденники, тому можна вести записи в щоденнику та цифровому графіку одночасно.

Dropbox Paper

Dropbox Paper — це простий у використанні інструмент планування для вас і вашої команди, який допомагає співпрацювати ефективніше. Зберігайте списки завдань і розклади в одному місці, переходьте за посиланнями на важливі документи та надавайте учасникам команди можливість залишати коментарі в режимі реального часу. Шаблони хронології дають змогу легко створювати структуровані графіки на тиждень. Dropbox створює не просто графік, а єдиний робочий центр для всіх учасників команди незалежно від того, де вони працюють: удома чи поряд із вами в офісі.

Маркерна дошка

Використання дошки — чудовий метод, якщо потрібно створити графік керування проєктом. Адже завжди корисно мати чітку візуальну картину своїх завдань, хоча варто також під'єднати зручні онлайн-інструменти й налаштувати цифровий графік у Dropbox Paper.

Складаючи план на день або тиждень, починайте з основних завдань. Запропонуйте учасникам команди записати у вільному місці завдання, які їм потрібно виконати, і ось у вас уже є ідеальний старт для мозкового штурму та контролю. Завдяки цьому ви можете гарантувати, що в кожного учасника команди є достатньо часу на важливі завдання, працювати разом з іншими й отримати загальне уявлення про те, на чому варто зосередитися.

Excel

Excel — це просте рішення для створення плану-графіка. Ви можете скористатися готовим шаблоном або зробити власний шаблон у програмі. Попри те, що ви можете створити резервну копію в Інтернеті, ця опція не має такої кількості корисних функцій, як інші альтернативні способи. Але якщо ви не хочете занадто ускладнювати процес, і вам потрібен лише розклад, з яким ви можете звірятися щоранку, це один із найпростіших способів його створення.

Google Календар

Google Календар — відмінний інструмент для планування, який доступний у всіх облікових записах Gmail і може підключатися до вашої загальної обліковки. Тобто, якщо ви щойно забронювали готель або рейс, Google Календар перенесе цю інформацію з вашого електронного листа в календар. Дати навіть з'являться у вашому пункті призначення на картах Google. Легко додавайте інші події через програму й отримуйте push-сповіщення на свій телефон у потрібний час. Усі введені вами дані також зберігаються автоматично.

Планувальники

Щоденники-органайзери, також відомі як планувальники, — ідеальний варіант, якщо ви схильні відволікатися, нудьгувати або робити те й інше одночасно. Такі щоденники можуть бути простими або багатофункціональними, залежно від ваших потреб, а всі пункти можна класифікувати за допомогою макетів. Ви можете спланувати день, тиждень, місяць і навіть рік, а також відстежувати свій робочий час, харчування, тренування, настрій тощо.

У планувальниках застосовується метод «швидкого записування», що дає змогу позначати завдання, події та нотатки різними значками. Ви можете використовувати знаки * або !, щоб позначати в списку завдань пріоритети й записи, що викликають натхнення, а також об'єднувати різні завдання в подію чи створювати підзавдання. Ви можете легко викреслити пункти, швидко додати нові завдання й миттєво отримати повне уявлення про свій день.

Інакше кажучи, планувальники забезпечують таку саму організованість у роботі, як і Google Календар або шаблон графіка на комп'ютері, але з додатковими перевагами, які надає записування вручну. Імовірно, це допомагає краще запам'ятовувати ідеї та надихає на відповідальніше виконання завдань, особливо якщо порівняти зі знеособленим додаванням записів у цифровий календар.

Як упорядкувати графік

Ви можете впорядкувати свій графік на власний смак. Необов'язково йти традиційним шляхом і розплановувати дні або тижні. Ви можете розбити графік на проміжки часу або скласти план, використовуючи методику розподілу часу, наприклад метод Pomodoro. Або можна скласти графік на основі періодів інтенсивної роботи, щоб звести до мінімуму ризики прокрастинації й ухилення від завдань.

Складаючи графік, намагайтеся додати якнайбільше інформації, а не лише відомості про роботу. Так ви матимете повне розуміння того, яким буде ваш день. Подумайте про такі аспекти:

  • періоди роботи;

  • перерви на обід;

  • загальні перерви;

  • запаси (чи потрібно більше чорнила, щоб роздрукувати цей звіт?);

  • інші учасники команди, тобто вкажіть не просто «надіслати лист», а «надіслати звіт Девіду»;

  • час пробудження та сну;

  • необхідні програми й обладнання, а також час їх налаштування;

  • час для фізичних вправ;

  • час на планування наступного дня.

Таке детальне планування може здаватися надмірним, але воно також допомагає зрозуміти свої біологічні ритми й адаптувати до них свої плани. Наприклад, якщо ви знаєте, що працюєте продуктивніше в другій половині дня, тоді заплануйте перерви до або після цього оптимального робочого періоду, наприклад, виділіть одну годину вранці на виконання фізичних вправ.

Що робити, якщо графік мені не підходить?

Змініть його: якщо дотримання певного розкладу здається вам неприродним або виснажливим, це означає, що графік вам не підходить. Графіки варто розглядати як корисний інструмент, а не як ще одне завдання в списку справ. Складіть пробний графік на тиждень, і ви швидко зрозумієте, що теорія та практика дуже відрізняються. Якщо це не спрацює, розпочніть наступний тиждень за новим розкладом. Згодом така практика принесе свій результат.

Відкрийте для себе кращий спосіб співпраці.

Початок роботи з Dropbox Business