È proprio necessario preparare un programma di lavoro?
Anche le persone più organizzate al mondo usano i programmi. Non deve essere per forza un programma complesso: un programma giornaliero mette semplicemente in evidenza le attività da fare. Le pianificazioni settimanali non forniscono solo una panoramica di ogni giornata, ma incoraggiano anche a pensare a tutte le attività in corso e a come dilazionarle nel corso della settimana. Non si è mai troppo preparati.
Gestione della pianificazione e relativi strumenti
Un programma flessibile e adattabile ai cambiamenti che si verificano nel corso della settimana può essere creato in molti modi diversi. D'altra parte, raramente i piani vengono scolpiti nella roccia e rimangono immutabili.
Il digitale ci viene in aiuto, raramente ci si dimentica il telefono, ma può succedere di scordarsi un taccuino. Detto questo, nel bel mezzo del proprio lavoro si potrebbero riscontrare difficoltà nell'utilizzo del telefono o cadere in distrazioni come i social media. I metodi analogici, come le agende, sono piuttosto utilizzati e si possono usare congiuntamente ai programmi digitali.
Dropbox Paper
Dropbox Paper è un intuitivo strumento di pianificazione per responsabili e team volto a favorire una maggiore collaborazione. È perfetto per gestire elenchi attività e programmi da un'unica posizione, inserire i link ai documenti chiave e consentire ai membri del team di scrivere commenti in tempo reale. I modelli di cronologie consentono di creare programmi strutturati per la settimana, anche se in realtà Dropbox crea molto più di un programma: crea un hub di lavoro per tutti i membri del team, sia che lavorino da casa sia in ufficio. Puoi anche usare Dropbox Capture per inviare ai colleghi un video messaggio con la registrazione dello schermo in cui illustri il programma o modello di progetto, per assicurarti che siate tutti sulla stessa pagina.
Lavagna
L'utilizzo di una lavagna rappresenta un ottimo metodo per pianificare la gestione di un progetto. Sarà comunque necessario avvalersi anche di pratici strumenti online e configurare Dropbox Paper, ma una visualizzazione chiara delle attività da completare nel corso della settimana è sempre utile.
Per prima cosa, sarà necessario elencare le attività chiave settimanali e giornaliere. Quindi si inviteranno i membri del team a riempire gli spazi vuoti rimasti con qualsiasi attività debbano completare per poter disporre di una visuale completa per organizzare brainstorming e controlli intermedi. Sarà possibile avere la certezza che chiunque disponga del tempo necessario per affrontare le attività importanti, collaborare con gli altri membri del team e sapere dove concentrarsi maggiormente.
Excel
Excel ti consente di creare facilmente un programma. Puoi usare dei modelli preconfigurati o creare il tuo personalizzato. Sebbene sia possibile eseguire il backup online, questa opzione non dispone di tutte le pratiche funzionalità che vantano altre alternative. Detto questo, resta comunque il metodo ideale per non complicarsi la vita e nel caso in cui ti basti avere un programma da controllare ogni giorno.
Google Calendar
Disponibile con qualsiasi account Gmail e come app di pianificazione, Google Calendar si connette all'account a livello globale. Ciò significa che, in caso di prenotazione di hotel o voli, Google Calendar trasferirà queste informazioni dall'e-mail al calendario. Le date appariranno anche sulla destinazione in Google Maps. Aggiungere eventi e attività tramite l'app e ricevere notifiche sul telefono una volta completati sarà più semplice che mai. Tutti i dati immessi verranno sottoposti automaticamente a backup.
Bullet journal
I bullet journal sono perfetti se si è inclini a distrazioni, ad annoiarsi o a entrambe le cose. Possono essere più o meno elaborati, a seconda delle proprie necessità, con layout che consentono di categorizzare praticamente qualsiasi cosa. È possibile creare pianificazioni giornaliere, settimanali, mensili e persino annuali e i relativi tracker per scandire ore di lavoro, pasti, esercizi fisici, umore e qualsiasi altra cosa si desideri.
Il metodo dei bullet journal usa il "rapid logging", che consente di contrassegnare attività, eventi e note con indicatori diversi. È inoltre possibile usare "significanti" come * e ! per assegnare le priorità e contrassegnare le attività su cui concentrarsi maggiormente, annidare attività diverse in un singolo evento o creare attività secondarie. Si possono eliminare elementi, aggiungere attività last-minute e ottenere una visuale completa della giornata lavorativa con una rapida occhiata.
In poche parole, i bullet journal forniscono la stessa organizzazione di Google Calendar o dei modelli di pianificazione del PC, ma con il vantaggio aggiuntivo di poterli scrivere fisicamente a mano. Presumibilmente, questo metodo consente di fissare meglio le idee nella memoria e ispira un maggior coinvolgimento, soprattutto rispetto alla distanza percepita durante la digitazione in un calendario digitale.
Come organizzare un programma
Si possono organizzare i programmi a seconda delle proprie esigenze. Non è obbligatorio usare un metodo tradizionale o gestire i programmi per giorni o settimane. Ogni programma può essere suddiviso in blocchi temporali, oppure pianificato tramite tecniche di gestione del tempo quali la tecnica del pomodoro. Infine, è possibile pianificare un programma basato su periodi di lavoro intenso per ridurre ai minimi termini possibili eventi di procrastinazione ed elusione.
Quando si configura un programma, è importante cercare di inserire quante più informazioni ad ampio raggio possibili, per avere una visione completa della giornata successiva. Tra queste possono essere inclusi:
- Periodi lavorativi
- Pause per i pasti
- Pause generali
- Forniture (inchiostro per stampare un report)
- Altri membri del team, ad esempio non limitarsi a "inviare quell'email", ma "inviare il report a David"
- Ora della sveglia/Ora di andare a dormire
- Programmi e attrezzatura necessari e tempo di configurazione
- Orario esercizio fisico
- Tempo dedicato alla pianificazione del giorno successivo
Anche se può sembrare un eccesso di zelo, pianificare tutti questi dettagli consente di comprendere i livelli di energia e di adattarsi di conseguenza. Chi sa di lavorare meglio nel pomeriggio, ad esempio, dovrebbe organizzare le pause in base a quel periodo lavorativo, magari facendo esercizio fisico di mattina.
Se il programma non funzionasse per me?
Basta cambiarlo: se rispettare un programma specifico risultasse faticoso e innaturale, significherebbe che non si tratta del programma adatto alle proprie esigenze. I programmi dovrebbero essere visti come uno strumento utile, non l'ennesima attività da svolgere. Si può prevedere un periodo di prova di una settimana, per capire quanto teoria e pratica siano due cose ben distinte. Se non funzionasse, basterà iniziare un nuovo programma la settimana successiva. Questo metodo potrebbe fare davvero la differenza.
