Har jeg brug for en tidsplan for mit arbejde?
Der er muligt, du er verdens mest organiserede person, men alle kan bruge en tidsplan. Det behøver ikke at være kompliceret. En daglig tidsplan sørger ganske enkelt for, at du er opmærksom på dagens opgaver. Hvis du vænner dig til at have en ugentlig tidsplan, giver det dig et klart overblik over hver enkelt dag. Ud over det ansporer det dig til at overveje alle de opgaver, du skal nå, og hvordan du skal organisere dem i løbet af ugen. Du kan aldrig være for godt forberedt.
Tidsplansstyring og -værktøjer
Der er en række forskellige metoder til at oprette en tidsplan, som er fleksibel og kan tilpasses ændringer i løbet af ugen. Når alt kommer til alt, er det meget få planer, der er mejslet i sten.
Den digitale version er en populær mulighed – du glemmer sandsynligvis ikke din telefon, men du kan nemt glemme en notesblok. Når det er sagt, kan du også midt i arbejdet føle, at du ikke kan bruge din telefon, eller at du ikke kan gøre det uden at forfalde til almindelige distraktioner som sociale medier. Analoge metoder som logbøger er også vældig populære, og der sker intet ved både at have en logbog og en digital tidsplan.
Dropbox Paper
Dropbox Paper er et brugervenligt planlægningsværktøj til dig og dit team, som giver mulighed for bedre samarbejde. Opbevar opgavelister og tidsplaner på ét samlet sted, opret links til vigtige dokumenter, og lad teammedlemmer skrive kommentarer i realtid. Tidslinjeskabeloner kan hjælpe dig med nemt at oprette strukturerede tidsplaner for din uge. Dropbox opretter mere end en tidsplan, det skaber et arbejdshub for alle dine teammedlemmer, uanset om de arbejder hjemmefra eller sammen med dig på kontoret. Du kan endda bruge Dropbox Capture til at sende en videobesked via skærmoptagelser af din tidsplan – eller projektskabelon – og dele med kolleger, så I alle er opdateret.
Whiteboard
Det er særlig ideelt at bruge et whiteboard, hvis du skal planlægge projektstyring. Du bør stadig være opmærksom på praktiske onlineværktøjer og oprette en digital måler i Dropbox Paper, men det er altid nyttigt at have en tydelig visuel oversigt over, hvad der skal gøres.
Start med at registrere de vigtigste opgaver, uanset om du planlægger for en dag eller hele ugen. Inviter teammedlemmer til at udfylde den resterende plads med det, de skal have gjort, så har I det perfekte udgangspunkt for brainstorming og indtjekninger. Du kan sikre, at alle har tid nok til at udføre vigtige opgaver, finde tid til at samarbejde med andre teammedlemmer og have et generelt overblik over, hvad alle skal fokusere på.
Excel
Excel er en enkel løsning, som kan bruges til nemt at lave en tidsplan. Du kan bruge en forhåndsoprettet skabelon eller oprette din egen i programmet. Du kan sikkerhedskopiere dette online, men denne mulighed har ikke så mange nyttige funktioner som andre alternativer. Hvis du ønsker at holde tingene enkle og er tilfreds med bare at have en tidsplan, som du kan tjekke hver morgen, er dette dog en af de nemmeste metoder.
Google Kalender
Google Kalender er en smart planlægningsapp, der er tilgængelig på alle Gmail-konti og kan forbindes med din overordnede konto. Det betyder, at hvis du lige har foretaget en hotelreservation eller booket et fly, vil Google Kalender overføre disse oplysninger fra din e-mail til din kalender. Datoerne vil også blive vist på din destination på Google Maps. Du kan nemt tilføje andre begivenheder via appen og få pushmeddelelser på din telefon, når datoen nærmer sig. Alle dine indtastninger sikkerhedskopieres desuden automatisk.
Bulletjournaler
Punktjournaler, der også kaldes bulletjournaler, er perfekte, hvis du har en tendens til at blive distraheret, kede dig eller begge dele. Punktjournaler kan være så enkle eller detaljerede, som du vil have det, og har et layout, der giver dig mulighed for at kategorisere stort set hvad som helst. Du kan planlægge for en dag, en uge, en måned eller et helt år og oprette målere for din arbejdstid, dine måltider, træning, humør, eller hvad du end ønsker.
Bulletjournalmetoden anvender "hurtig logning", som giver dig mulighed for at markere opgaver, begivenheder og noter med forskellige penne. Derefter kan du bruge tegn som * og ! til at markere prioriteter og inspiration på din opgaveliste eller indlejre forskellige opgaver under en begivenhed eller oprette underopgaver. Du kan nemt overstrege punkter, tilføje nye sidste øjebliks-opgaver og få et samlet overblik over hele din dag.
Kort fortalt giver bulletjournaler dig de samme muligheder for at organisere som din Google Kalender eller pc-tidsplanskabelon, men med de fordele, det giver at skrive punkterne i hånden. Det skulle efter sigende medvirke til at indprente idéerne i hukommelsen og skabe en større grad af forpligtelse. Prøv f.eks. at overveje, hvor distanceret det kan føles at indtaste oplysninger i en digital kalender sammenlignet med dette.
Sådan organiserer du en tidsplan
Du kan organisere din tidsplan præcis, som du vil. Du behøver ikke at føle, at du skal gøre det på den traditionelle måde og gøre det efter dage og uger. Du kan opdele planen i tidsblokke eller planlægge at bruge en tidsstyringsmetode som f.eks. Pomodoro-teknikken. Alternativt kan du oprette en tidsplan, der har fokus på dybe arbejdsperioder, for at minimere overspringshandlinger og undvigemanøvrer.
Når du opretter din tidsplan, skal du forsøge at medtage så mange oplysninger som muligt – ikke blot arbejde. På den måde har du det fulde overblik over dagen. Overvej følgende:
- Arbejdsperioder
- Frokostpauser
- Almindelige pauser
- Anskaffelse af forsyninger (har du brug for mere blæk til at udskrive din rapport?)
- Andre teammedlemmer – skriv f.eks. ikke bare "send den e-mail", men "send e-mail med rapport til David"
- Opvågningstid/sengetid
- Nødvendige programmer og udstyr samt installations- og opsætningstid
- Træningstid
- Tid til planlægning af næste dag
Det kan virke overdrevet at planlægge så detaljeret, men det giver dig samtidig mulighed for at få indsigt i og tilpasse dig dit energiniveau. Hvis du f.eks. ved, at du arbejder bedst om eftermiddagen, kan du lægge dine pauser rundt om denne optimale arbejdsperiode – f.eks. kan du tilføje en time om morgenen til træning.
Hvad hvis min tidsplan ikke fungerer for mig?
Juster tidsplanen. Hvis det føles unaturligt eller som en trættende plage at holde sig til en bestemt tidsplan, er det ikke den rigtige tidsplan for dig. En tidsplan skal opfattes som et nyttigt værktøj og ikke bare som endnu et punkt på opgavelisten. Prøvekør din tidsplan i en uge, og så vil du snart indse, at teori og praksis er to vidt forskellige ting. Hvis tidsplanen ikke fungerer, kan du starte den kommende uge med en ny tidsplan. Det kan gøre hele forskellen for dig.
