Zo maak je een planning

Soms kan het gebeuren dat je, hoe hard je ook je best doet, op een dag nauwelijks taken hebt kunnen afstrepen. De beste oplossing is gelukkig ook heel simpel: maak een planning.

Heb ik een werkschema nodig?

Zelfs de meest gestructureerde persoon heeft baat bij een planning. Deze hoeft niet ingewikkeld te zijn: een dagplanning helpt je simpelweg op je taken te focussen. Als je een weekplanning bijhoudt, heb je niet alleen een beter overzicht op elke dag, maar word je ook gestimuleerd om na te denken over actuele taken en hoe je die over de week moet verdelen. Voorbereiding kan altijd beter.

Hulpmiddelen voor je planning

Er zijn diverse manieren om een planning te maken die je gedurende de week ook nog kunt aanpassen. Plannen kunnen tenslotte altijd veranderen.

Digitaal plannen is populair: je telefoon vergeet je minder snel dan een notitieblok. Maar je kunt niet altijd je telefoon tijdens het werk gebruiken, of misschien raak je op je telefoon snel afgeleid door zaken als sociale media. Analoge methoden als schriften zijn ook enorm popular en je kunt natuurlijk ook zowel een schrift als een digitaal schema bijhouden.

Dropbox Paper

Dropbox Paper is een gebruiksvriendelijke planningstool waardoor jij en je team nog beter kunnen samenwerken. Je hebt takenlijsten en tijdschema's allemaal op één plek, je kunt links maken naar belangrijke documenten en teamleden kunnen opmerkingen in realtime toevoegen. Met tijdlijnsjablonen kun je makkelijk weekplanningen maken. Dropbox maakt niet alleen een planning, maar ook een werkhub voor al je teamleden, of ze nu vanuit huis of op kantoor werken.

Whiteboard

Een whiteboard is een prima methode om projectmanagement mee te plannen. Blijf vooral handige online tools en een digitale tracker op Dropbox Paper gebruiken, maar een helder visueel overzicht van wat er nog moet gebeuren kan nooit kwaad.

Of je nu voor een dag of een week de planning maakt, de eerste stap is de belangrijkste taken vaststellen. Je teamleden kunnen dan de overgebleven ruimte op de planning gebruiken om hun taken in te plannen voor de perfecte hub voor brainstorm- en bijpraatsessies. Zo zorg je ervoor dat iedereen genoeg tijd heeft om belangrijke taken af te ronden, tijd heeft om samen te werken met andere teamleden en weet waar de focus ligt.

Excel

Met Excel maak je in een handomdraai een planning. Je kunt een kant-en-klaar sjabloon gebruiken of er zelf een maken in het programma. Je kunt dan weliswaar online een back-up maken van deze planning, maar Excel bevat minder handige functies dan andere programma's. Als je het eenvoudig wilt houden en alleen een tijdschema wilt dat je elke morgen even kunt raadplegen, dan is dit een van de makkelijkere methodes.

Google Agenda

Google Agenda is ingebouwd in elk Gmail-account en is een slimme planningsapp die verbinding maakt met je Google-account. Als je bijvoorbeeld een hotelkamer hebt gereserveerd of een vlucht hebt geboekt, zet Google Agenda deze informatie vanuit je e-mail naar je agenda over. De datums verschijnen zelfs op je bestemming op Google Maps. Via de app kun je makkelijk andere gebeurtenissen toevoegen en pushmeldingen krijgen op je telefoon als de deadline aanbreekt. Van alles wat je invoert, wordt automatisch een back-up gemaakt.

Bullet journals

Bullet journals zijn ideaal als je gauw bent afgeleid of je gauw verveelt, of beide. Je kunt bullet journals zo uitgebreid maken als je zelf wilt, met opmaken waarin je bijna alles kunt categoriseren. Je kunt een dag-, week-, maand- en zelfs een jaarplanning maken en trackers maken voor je werktijden, maaltijden, sport, stemming, of wat je ook maar wilt.

Het bullet journal maakt gebruik van snelloggen: hiermee kun je taken, gebeurtenissen en notities in verschillende kleuren markeren. Vervolgens gebruik je aanduidingen als * en ! om prioriteiten en inspiratie op je takenlijst aan te geven, verschillende taken aan een gebeurtenis te koppelen of een subtaak te maken. Je kunt items makkelijk doorstrepen, taken die tussendoor komen snel toevoegen én je ziet in een oogopslag hoe je dag eruitziet.

Kortom: met bullet journals heb je dezelfde planningsmogelijkheden als met Google Agenda en een planningssjabloon op de pc, maar dan met de extra voordelen van met de hand geschreven planningen. Er wordt wel gezegd dat je daardoor ideeën beter onthoudt en toegewijder bent, vooral als je je bedenkt hoe groot bijvoorbeeld de afstand voelt als je een digitale agenda invult.

Een planning indelen

Je kunt je planning helemaal zelf indelen. Dit hoeft echt niet volgens traditionele dagen of weken. Je kunt indelen op basis van tijdsblokken of een tijdsmanagementtechniek gebruiken zoals de Pomodoro-techniek.. Je kunt ook een planning maken rondom perioden voor 'deep work' om zo uitstel- en afstelgedrag te vermijden.

Als je je planning maakt, neem er dan zoveel mogelijk in op, dus niet alleen werk. Zo zie je wat de dag je gaat brengen. Bijvoorbeeld:

  • Werktijden

  • Lunchtijden

  • Pauzes

  • Inkopen doen (heb je meer inkt nodig om dat ene rapport af te drukken?)

  • Andere teamleden; noteer bijvoorbeeld niet 'mailtje sturen', maar 'rapport e-mailen aan David'

  • Opstaan/naar bed gaan

  • Benodigde programma's en apparatuur en installatietijd

  • Tijd om te sporten

  • Plantijd voor de volgende dag

Het lijkt misschien een beetje overdreven om tot in zoveel details te plannen, maar zo krijg je wel inzicht in je energieniveau en kun je je daarop aanpassen. Als je weet dat je het bijvoorbeeld prettiger vindt om 's middags te werken, kun je je pauzes rondom die optimale werktijd inplannen, door bijvoorbeeld 's morgens een uurtje te sporten.

Wat nou als mijn planning niet bij me past?

Verander die dan. Als een bepaalde planning niet goed voelt, of aanvoelt als een sleur, dan past deze niet bij je. Planningen moeten als een handig hulpmiddel worden gezien, niet als een taak die moet worden afgevinkt. Proefdraai een week met je planning; je merkt al gauw dat theorie en praktijk van elkaar verschillen. Werkt het niet, dan maak je de week daarna een ander tijdschema. Die planning zou dan zomaar wel kunnen werken.

Ontdek een betere manier van samenwerken.

Ga aan de slag met Dropbox Business