如何制定时间表

有时候,无论您多么努力,到一天结束时,您的待办事项仍然几乎没有什么进展。幸运的是,最好的解决方案也是最简单的解决方案:制定时间表。

我需要工作时间表吗?

您可能向来以做事井井有条而出名,但时间表对谁都有用。时间表并不需要太复杂,日常时间表只要使您的待办事项成为首要任务即可。养成每周制定时间表的习惯并不只是让您每天都有清晰的概览。这使您能够真正思考自己手头上的所有任务,以及您需要如何在一周中交错安排它们。准备得再充分也不为过。

时间表管理和工具

您可以使用多种不同的方法来创建灵活的、能适应一周变化的时间表。毕竟很少有计划是一成不变的。

数字时间表是很受欢迎的选择—您可能会忘记带笔记本,但是您不太可能忘记带手机。也就是说,工作到一半时,您可能会觉得使用手机不合适,或者无法在没有社交媒体等常见干扰的情况下使用手机。诸如日记的类似方法也非常流行。同时保留日记和数字时间表并没有任何害处。

Dropbox Paper

对于您和您的团队而言,Dropbox Paper 是一种易于使用的规划工具,可帮助促进协作。将待办事项列表和时间表放在一个位置、链接到关键文档,让团队成员实时发表评论。时间线模板可以帮助您轻松创建一周的结构化时间表。Dropbox 创建的不仅仅是时间表,它为您的所有团队成员创建工作中心,而无论他们是在家里工作还是在办公室与您一起工作。

白板

如果您需要安排项目管理操作,则白板是理想的不二之选。您仍应该利用便捷的在线工具,并在 Dropbox Paper 上设置数字跟踪器,但清楚直观的可视显示方式将很有帮助。

无论您是制定一天还是整个星期的计划,都先将关键任务写下来。邀请团队成员在剩余空白区域中填写他们需要完成的工作,这样您便拥有了一个进行头脑风暴和签到的完美平台。您可以确保每个人都有足够时间完成重要任务、抽时间与其他团队成员合作,并大致了解每个人需要关注的地方。

电子表格

通过电子表格可以轻松创建计划。您可以使用预制模板,也可以在程序中生成自己的模板。虽然您可以在线进行备份,但是此选项不具有其他替代选项所具有的许多有用功能。也就是说,如果您想简化事务,并且拥有一个可用于每天早上签到的时间表,则这是较简单的方法之一。

Google 日历

任何 Gmail 帐户中均提供 Google 日历服务,其可用作优秀的计划应用程序。Google 日历与您的整体帐户关联。这意味着,在您刚刚预订酒店或机票后,Google 日历就会将这些信息从您的电子邮件传输到您的日历中。这些日期甚至会在 Google 地图上您的目的地上弹出。可通过应用程序轻松添加其他事件,并根据需在手机上获取推送通知。此外,会自动备份您的所有输入。

子弹日志

如果您容易分心、无聊或两者兼而有之,则点日志(也称为子弹日志)是理想之选。点日志可具有简单或复杂的布局(取决于您的需要),允许您对几乎所有内容进行分类。您可以制定对应于一天、一周、一个月甚至一年的计划,并创建针对您的工作时间、进餐、运动、情绪或任何您所需事项的跟踪器。

子弹日志方法使用“快速日志记录”,允许您使用不同的标记来标记任务、事件和注释。然后,您可以使用“*”和“!”等“符号”在任务列表上标记优先级和灵感想法,或在事件下面“嵌套”不同的任务,或创建子任务。您可以轻松地划掉项目、添加新的最后时刻任务,并且只用一瞥就能完整了解您一整天的工作。

简言之,子弹日志可为您提供与 Google 日历或 PC 日程安排模板相同的组织功能,同时具有手工手写日程的额外好处。这会有助于您将这些想法牢记在脑海里,并激发进行更深层次的投入,尤其是,相比之下,在数字日历上打字会让人感觉非常遥远。

如何安排时间表

您可以根据自己的喜好安排时间表。不要觉得您必须采用传统的方式,并按天或周计算时间。您可以将其分解为时间块,或者使用时间管理方法技术(如“番茄工作法”技术)进行规划。或者,您可以制定一个以深度工作为中心的时间表,以减少拖延和逃避。

设置时间表时,请尝试包含尽可能多的信息,而不仅仅是工作本身。这样,您就能够对未来有着充分了解。想一想:

  • 工作期间

  • 午餐休息

  • 小憩

  • 补给转运(您是否需要更多墨水才能打印出相关报告?)

  • 其他团队成员,例如不只是“发送该电子邮件”,而是“通过电子邮件向 David 发送报告”

  • 起床/上床时间

  • 所需程序和设备以及设置时间

  • 运动时间

  • 针对第二天的计划时间

制定如此详细的计划可能显得过于狂热,但这可以让您了解并适应自己的精力水平。例如,如果您知道自己在下午时工作状态更好,则可以相应地围绕最佳工作时间安排休息时间,比如在早上花一个小时锻炼。

如果时间表对我不起作用怎么办?

进行更改:如果遵循某特定时间表让您觉得不自然或者厌烦,那么这个时间不适合您。应将时间表视为有用的工具,而不仅仅是待办事项列表上的另一项任务。试用一周您的时间表,您很快就会意识到理论和实践是两回事。如果仍无法解决,请从下一周开始制定新时间表。它可以让一切变得更好。

发现更有效的团队协作方式。

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