Trenger jeg en arbeidsplan?
Du er kanskje den mest organiserte personen som finnes, men alle kan bruke en tidsplan. Den trenger ikke å være komplisert: en daglig tidsplan holder bare gjøremålene dine øverst i tankene. Å bli vant med å holde en ukeplan gir deg ikke bare en klar oversikt over hver dag. Det oppfordrer deg til å virkelig tenke på alle oppgavene du har, og hvordan du trenger å spre dem i løpet av uken. Du kan aldri være for godt forberedt.
Håndtering av tidsplanlegging og verktøy
Det er mange forskjellige måter du kan lage en tidsplan på som er fleksibel og kan tilpasses endringer gjennom uken. Det er tross alt veldig få planer som noen gang er hugget i stein.
Digital er et populært alternativ - det er lite sannsynlig at du glemmer telefonen mens du kanskje glemmer en notisblokk. Når det er sagt, halvveis i jobben føler du deg kanskje ikke i stand til å bruke telefonen din, eller være i stand til å gjøre det uten å fortape deg i vanlige distraksjoner som sosiale medier. Analoge metoder som journaler er også veldig populære, og det er ingen skade å føre både en journal og en digital tidsplan.
Dropbox Paper
Dropbox Paper er et brukervennlig planleggingsverktøy for deg og teamet ditt som fremmer større samarbeid. Hold gjøremålslister og tidsskjemaer på ett sted, koble til viktige dokumenter og la teammedlemmer legge igjen kommentarer i sanntid. Tidslinjemaler kan hjelpe deg med å lage strukturerte tidsplaner for uken din. Dropbox lager mer enn en tidsplan, den skaper et arbeidsnav for alle teammedlemmene dine, enten de jobber hjemmefra eller med deg på kontoret. Du kan til og med bruke Dropbox Capture til å sende en videomelding over skjermopptak av timeplanen din – eller prosjektmalen – og dele med kolleger slik at dere alle er på samme side.
Tavle
Å bruke en tavle er en spesielt god metode hvis du trenger å planlegge prosjektstyring. Du bør fortsatt bruke praktiske verktøy på nettet og sette opp et digitalt sporingsverktøy på Dropbox Paper, men en klar visuell visning av hva som må gjøres er alltid nyttig.
Start med å få ned de viktige oppgavene, enten du planlegger for en dag eller hele uken. Be teammedlemmene fylle opp den gjenværende ledige plassen med alt de trenger å få gjort, og du har den perfekte lanseringsplaten for idédugnad og innsjekking. Du kan sikre at alle har nok tid til å komme seg gjennom viktige oppgaver, finne tid til å samarbeide med andre teammedlemmer og generelt vite hva alle trenger å fokusere på.
Excel
Excel er en enkel løsning for å lage en tidsplan enkelt. Du kan bruke en ferdigmal eller lage din egen i programmet. Mens du kan sikkerhetskopiere dette på nettet, har ikke dette alternativet så mange nyttige funksjoner som andre alternativer. Når det er sagt, dersom du vil sørge for at ting er ukompliserte og er fornøyd med å ha bare et tidsskjema som du kan sjekke inn på hver morgen, er det en av de enkleste metodene.
Google Kalender
Tilgjengelig med hvilken som helst Gmail-konto og som en fin planleggingsapp, kobles Google Calendar til den generelle kontoen din. Det betyr at hvis du nettopp har gjort en hotellbestilling eller bestilt en flytur, vil Google Calendar overføre denne informasjonen fra e-posten til kalenderen din. Datoene vil til og med dukke opp på destinasjonen din på Google Maps. Det er enkelt å legge til andre hendelser via appen og få push-varslinger på telefonen din når ting forfaller. Alle innspillene dine sikkerhetskopieres også automatisk.
Punktjournaler
Punktjournaler, også kjent som bulletjournaler er perfekte hvis du er utsatt for distraksjon, kjedsomhet eller begge deler. Punktjournaler kan være så enkle eller så forseggjorte som du vil med oppsett som lar deg kategorisere omtrent hva som helst. Du kan planlegge dagen, uken, måneden, til og med året og lage sporingsenheter for arbeidstiden din, måltider, trening, humør eller hva som helst.
Punktjournalmetoden bruker "hurtig protokollføring" som lar deg merke oppgaver, hendelser og notater med forskjellige markører. Deretter kan du bruke “signifikatorer” som * og ! for å markere prioriteringer og inspirasjon på oppgavelisten din, eller "neste" forskjellige oppgaver under en hendelse eller lage en deloppgave. Du kan enkelt krysse av poster, legge til nye oppgaver i siste øyeblikk, og få et fullstendig glimt av hele dagen med ett blikk.
Enkelt sagt, punktjournaler gir deg den samme organiseringen som Google Kalender eller PC-tidsplanmalen, men med de ekstra fordelene ved å skrive dem fysisk for hånd. Angivelig hjelper dette med å sementere ideene i minnet ditt, og inspirerer til dypere engasjement, spesielt når du tenker på hvor fjernt det kan føles å skrive inn i en digital kalender til sammenligning.
Hvordan organisere en tidsplan
Du kan organisere tidsplanen din slik du ønsker. Ikke føl at du trenger å gå fram på den tradisjonelle måten etter dager eller uker. Du kan bryte ned i tidsblokker, eller planlegge ved hjelp av teknikk for tilnærming til styring av tidsbruk som Pomodoro-teknikken. Eller du kan sette opp en tidsplan som sentrert om dype arbeidsperioder for å minimere utsettelse og unngåelse.
Når du konfigurerer tidsplanen din, kan du prøve å innlemme så mye informasjon som mulig, ikke bare arbeid. På den måten får du full forståelse av dagen framover. Tenk på:
- Arbeidsperioder
- Lunsjpauser
- Generelle pauser
- Forsyningsaktiviteter (trenger du mer blekk for å skrive ut rapporten?)
- Andre teammedlemmer dvs. ikke bare "send den e-posten" men "e-post med rapport til David"
- Vekking / sengetid
- Programmer og utstyr som trengs og konfigurasjonstid
- Treningstid
- Planleggingstid for neste dag
Det kan virke overdrevent å planlegge så detaljert, men dette lar deg også forstå og tilpasse deg energinivåene dine. Hvis du for eksempel vet at du jobber bedre om ettermiddagen, så organiser pausene dine rundt den optimale arbeidsperioden, som å bruke en time om morgenen for å få litt trening.
Hva om tidsplanen min ikke fungerer for meg?
Endre det: Hvis det å holde seg til et bestemt tidsskjema føles unaturlig eller som slitsom kverning er det ikke riktig tidsplan for deg. Tidsplaner bør sees på som et nyttig verktøy, ikke bare som en annen oppgave på gjøremålslisten din. Prøvekjør timeplanen din i en uke, og du vil snart innse at teori og praksis er to forskjellige ting. Hvis det ikke fungerer, start neste uke med et nytt tidsskjema. Det kan utgjøre hele forskjellen til det bedre.
