Как составить расписание

Иногда, как бы вы ни старались, к концу дня вам с трудом удается выполнить список дел. К счастью, лучшее решение — самое простое: составьте расписание.

Нужно ли мне расписание?

Возможно, вы самый организованный человек, но расписание может быть полезным для каждого. Это не обязательно сложный процесс: ежедневное расписание просто позволяет обозначить приоритеты среди ваших дел. Привычка составлять еженедельное расписание не только дает вам ясную картину каждого дня. Это побуждает вас по-настоящему подумать обо всех имеющихся задачах и о том, как их следует распределять в течение недели. Нельзя быть слишком подготовленным.

Управление расписанием и инструменты планирования

Существует множество различных способов создания гибкого графика, который можно адаптировать к изменениям в течение недели. В конце концов, очень немногие планы воплощаются в жизнь.

Цифровое расписание является популярным вариантом: вряд ли вы забудете свой телефон, а вот блокнот забыть можете. Тем не менее по дороге на работу вам не всегда удобно использовать свой телефон или, если и использовать, то не отвлекаться на такие факторы, как социальные сети. Аналоговые методы, такие как еженедельники, также очень популярны, и нет ничего плохого в том, чтобы вести и еженедельник, и цифровое расписание.

Dropbox Paper

Dropbox Paper — это простой в использовании инструмент планирования для вас и вашей рабочей группы, который способствует более сплоченной совместной работе. Храните списки заданий и расписания в одном пространстве, переходите по ссылкам на ключевые документы и позволяйте участникам рабочей группы оставлять комментарии в режиме реального времени. Шаблоны графика работы могут помочь вам легко создавать структурированные расписания на неделю. Dropbox создает нечто большее, чем просто расписание, формируя единый рабочий центр для всех участников команды, независимо от того, работают ли они из дома или рядом с вами в офисе.

Интерактивная доска

Использование доски — особенно хороший метод, если вам нужен график управления проектом. В любом случае вам будет необходимо подключить удобные онлайн-инструменты и настроить цифровой график на Dropbox Paper, но всегда полезно иметь четкое визуальное представление о том, что нужно сделать.

Начните с выполнения ключевых задач, независимо от того, планируете ли вы один день или всю неделю. Предложите участникам рабочей группы заполнить оставшееся свободное место всеми задачами, которые им необходимо выполнить, — и у вас будет идеальная стартовая площадка для мозгового штурма и контроля. Вы можете убедиться, что у каждого сотрудника достаточно времени, чтобы выполнить важные задачи, найти время для совместной работы с другими участниками рабочей группы и иметь общее представление о том, на чем нужно сосредоточиться.

Excel

Excel — это простое решение для создания расписания. Вы можете использовать готовый шаблон или сделать собственный в программе. Несмотря на то, что вы можете сделать резервную копию в Интернете, эта опция не имеет столько полезных функций, как другие альтернативы. Тем не менее, если вы хотите, чтобы все было легко, и вам просто необходимо расписание, с которым вы можете сверяться каждое утро, это один из самых несложных способов его создания.

Календарь Google

Доступный для любого аккаунта Gmail, календарь Google — отличное приложение для планирования, которое входит в пакет вашего общего аккаунта. Это означает, что если вы только что забронировали отель или рейс, Календарь Google перенесет эту информацию из вашего электронного письма в ваш календарь. Даты даже появятся в вашем пункте назначения на картах Google. Легко добавляйте другие события через приложение и получайте push-уведомления на свой телефон, когда наступит время. Все ваши данные также автоматически сохраняются.

Пунктовый ежедневник

Точечные ежедневники, также известные как пунктовые ежедневники, идеальны, если вы склонны отвлекаться, скучать или делать и то и другое. Пунктовые ежедневники могут быть настолько простыми или сложными, насколько вам нравится, с макетами, которые позволяют классифицировать практически все. Вы можете планировать день, неделю, месяц и даже год и создавать расписания для своего рабочего времени, приемов пищи, занятий спортом, настроения — чего угодно.

Метод пунктового ежедневника предполагает «быстрое журналирование», позволяя помечать задачи, события и заметки различными маркерами. Вы можете использовать знаки, такие как «*» и «!», чтобы отмечать приоритеты и записи, вызвавшие вдохновение, в своем списке задач либо объединять различные задачи в событие или создавать подзадачу. Вы можете легко вычеркнуть пункты, добавить самые последние задачи и получить полное представление о своем дне, бегло взглянув на расписание.

Проще говоря, пунктовые ежедневники обеспечивают ту же организацию, что и календарь Google или шаблон расписания на вашем ПК, но с дополнительными преимуществами, которые дает записывание вручную. По общему мнению, это помогает лучше запоминать идеи и вдохновляет на более ответственное выполнение плана, особенно если сравнить ощущения при удаленном внесении записей в цифровой календарь.

Как организовать расписание

Вы можете организовать свое расписание так, как вам нравится. Не думайте, что вам нужно идти традиционным путем и планировать дни или недели. Вы можете разбить его на временные блоки или спланировать, используя методику управления временем, например технику помодоро. Или вы можете установить график, сосредоточенный вокруг периодов интенсивной работы, чтобы свести к минимуму риски прокрастинации и уклонения от выполнения задач в эти периоды.

Когда вы составляете расписание, старайтесь, чтобы оно содержало как можно больше информации, а не просто сведения о работе. Таким образом, у вас будет полное понимание предстоящего дня. Подумайте о следующих моментах:

  • периоды работы;

  • перерывы на обед;

  • общие перерывы;

  • запасы (вам нужно больше чернил, чтобы распечатать этот отчет?);

  • другие участники рабочей группы, чтобы, например, не просто «отправить это письмо», а «отправить отчет Дэвиду»;

  • время подъема и сна;

  • необходимые программы и оборудование, а также время установки;

  • время физических упражнений;

  • планирование времени на следующий день.

Такое подробное планирование может показаться избыточным, но это также позволяет вам понимать свои биологические ритмы и адаптировать к ним свои планы. Например, если вы знаете, что лучше работаете днем, то организуйте свои перерывы вокруг этого оптимального рабочего периода, например, выделите один час утром, чтобы заняться физическими упражнениями.

Что делать, если расписание мне не подходит?

Измените это расписание: если необходимость придерживаться определенного расписания кажется неестественной или утомительной, это значит, что расписание вам не подходит. Расписания следует рассматривать как полезный инструмент, а не просто как еще одну задачу в вашем списке дел. Составьте пробное расписание на неделю, и вы скоро поймете, что теория и практика — две разные вещи. Если это не сработает, начните следующую неделю с новым расписанием. Со временем подобная практика принесет свой результат.

Откройте для себя более эффективный способ организации совместной работы.

Начало работы с Dropbox Business