업무 일정표의 필요성
주변에서 정리를 잘하는 사람으로 정평이 나 있나요? 하지만 일정표는 누구에게나 필요합니다. 일정표가 꼭 복잡할 필요는 없습니다. 일일 일정표는 오늘 해야 할 일을 알려주기만 하면 되죠. 주간 일정표를 꼼꼼하게 작성한다고 해서 매일매일의 일정까지 확실하게 챙길 수 있는 것은 아닙니다. 주간 일정표는 처리해야 하는 모든 업무를 상기시키며 어떻게 하면 한 주 동안 이 모든 일을 완료할 수 있을지 깊이 생각하게 만드는 역할을 합니다. 세상에 완벽한 준비란 없으니까요.
일정 관리와 일정 관리 도구
수많은 일정 중에서 절대로 변경되지 않는 일정은 극히 일부에 불과합니다. 그래서 유연하고 변경하기 쉬운 주간 일정표를 만들 수 있는 방법을 시중에서 다양하게 찾아볼 수 있죠.
그중에서도 인기가 많은 것은 온라인 옵션입니다. 메모장은 깜빡할 수 있어도 휴대폰은 어디나 들고 다니니까요. 하지만 일을 하는 도중에는 휴대폰을 사용하는 게 눈치가 보이기도 하고, 소셜 미디어에 곁눈을 팔지 않기가 힘든 경우가 많습니다. 다이어리 같은 아날로그 방식도 대단히 인기가 많고, 다이어리와 온라인 일정표를 모두 사용하는 것도 좋습니다.
Dropbox Paper
Dropbox Paper는 팀이 함께 사용하며 협업을 증진할 수 있는 간편한 일정 관리 도구입니다. 할 일 목록과 일정표를 한 곳에 작성하고, 중요한 문서를 링크로 연결하고, 팀원들이 실시간으로 댓글을 달 수 있죠. 타임라인 템플릿을 사용하면 체계적인 주간 일정표를 간단하게 만들 수 있습니다. Dropbox는 단순히 일정표를 만드는 공간이 아닙니다. 재택근무를 하는 사람이건 사무실에 출근한 사람이건 모두가 함께 사용할 수 있는 팀의 중심 업무 공간이죠. 또한 Dropbox Capture를 사용해 일정 또는 프로젝트 템플릿을 화면 녹화한 다음 비디오 메시지를 동료에게 보내거나 공유할 수 있습니다. 그러면 모두가 같은 내용을 공유하게 되죠.
화이트보드
화이트보드는 특히 프로젝트 관리 일정을 짤 때 매우 유용합니다. 여전히 다른 온라인 도구를 사용해야 하고 Dropbox Paper에 디지털 추적기를 설치해야 하지만, 어떤 업무를 처리해야 하는지 시각적 이미지로 확인할 수 있다는 것은 언제나 도움이 되죠.
일일 일정을 계획하든, 주간 일정을 계획하든, 주요 업무를 작성하는 것에서부터 시작하세요. 그리고 팀원들을 초대해 남은 여백에 팀원들이 처리해야 할 업무를 작성하도록 하세요. 화이트보드는 브레인스토밍과 업무 확인에 필요한 모든 것을 갖춘 완벽한 도구입니다. 모두에게 중요한 업무를 처리할 수 있는 충분한 시간이 주어졌는지, 다른 팀원과 협력할 시간은 있는지, 어떤 업무에 중점을 둬야 하는지 확인할 수 있죠.
Excel
Excel은 일정을 쉽고 간편하게 작성할 수 있는 단순한 솔루션입니다. 템플릿을 사용해 일정표를 만들 수도 있고, 나만의 일정표를 직접 만들 수도 있죠. Excel 일정표는 온라인에 백업하는 것은 가능하지만, 다른 도구처럼 유용한 기능이 다양하게 제공되지는 않습니다. 하지만 매일 아침에 확인할 수 있는 복잡하지 않은 일정표로도 만족한다면 Excel이 간편한 방법이 될 수 있죠.
Google 캘린더
Google 캘린더는 Gmail 계정만 있으면 사용할 수 있고, 전체 계정에 연결해 사용할 수 있는 실용적인 일정 관리 앱입니다. 방금 호텔 객실이나 항공편을 예약했다면 Google 캘린더가 이 정보를 이메일에서 캘린더로 전송하죠. 심지어 Google 지도상의 목적지에 예약 날짜까지 표시됩니다. 앱을 통해 다른 이벤트를 간편하게 추가할 수 있고, 체크인 날짜가 되면 휴대폰으로 푸시 알림도 받아볼 수 있습니다. 또한, 입력한 모든 정보는 자동으로 백업되죠.
불렛 저널
닷 저널로도 불리는 불렛 저널은 주의력이 산만하거나, 자주 지루함을 느낄 때 사용할 수 있는 완벽한 방법입니다. 어떤 것이든 항목으로 분류할 수 있어 원하는 만큼 간단하게 또는 정교하게 레이아웃을 구성할 수 있죠. 일 단위나 주 단위, 월 단위, 연 단위로 일정을 계획할 수 있고, 추적 표를 만들어 업무 시간, 식사 시간, 운동 시간, 감정 등을 추적할 수도 있습니다.
불렛 저널을 작성할 때는 업무, 이벤트, 메모 등을 서로 다르게 표시하는 '빠른 기록' 방식을 사용합니다. 그다음, * 또는 ! 등의 기호를 사용해 업무 목록의 우선순위와 아이디어를 기록할 수 있죠. 또는 다양한 업무를 하나의 이벤트로 '분류'하거나 하위 업무를 생성할 수도 있습니다. 완료된 항목을 줄을 그어 지우고, 막바지에 들어온 새로운 업무를 추가하고, 하루의 일정을 한눈에 확인하기도 수월합니다.
간단히 말해, 불렛 저널은 Google 캘린더나 PC에 있는 일정 관리 템플릿과 동일한 구조를 갖추고 있지만, 손으로 직접 기록할 수 있다는 이점을 추가로 제공하죠. 무언가를 손으로 직접 기록하면 아이디어를 더 잘 기억하고 더 강한 책임감을 느끼게 된다고 합니다. 특히 손으로 직접 쓸 때와 비교해보면 온라인 캘린더에 키보드로 입력하는 것이 얼마나 거리감이 느껴지는지 알 수 있죠.
일정표를 구성하는 방법
일정표는 원하는 방식대로 구성할 수 있습니다. 반드시 기존의 방식대로 일정표를 일, 주 단위로 만들어야 할 필요는 없습니다. 시간을 블록으로 구분하거나, 포모도로 기법 같은 시간 관리 방법론을 사용해 일정을 계획할 수도 있죠. 또는, 집중해서 작업해야 하는 기간을 중심으로 일정을 짜서 일을 미루거나 회피하는 등의 작업 지연을 최소화할 수도 있습니다.
일정표를 만들 때는 업무 자체만이 아니라 가능한 한 많은 정보를 포함하도록 하세요. 그러면 그날그날의 일정을 한눈에 파악할 수 있습니다. 특히 다음과 같은 항목을 염두에 두는 것이 좋습니다.
- 작업 기간
- 점심시간
- 휴식
- 사무용품 공수(보고서를 인쇄하려면 잉크가 더 필요한지 등)
- 다른 팀원(예: '이메일 전송하기' 대신 '김 과장님 이메일로 보고서 전송하기'로 기록)
- 기상/취침 시간
- 필요한 프로그램과 장비, 설치 시간
- 운동 시간
- 다음 날을 계획할 시간
일정을 이렇게 세세하게 계획하는 것이 지나친 노력이 필요한 일처럼 보일 수도 있지만, 이렇게 하면 활력 수준을 파악하고 여기에 맞춰 일정을 조절할 수 있습니다. 예를 들어, 오후에 업무 생산성이 더 좋다면 오전에 1시간의 운동 시간을 가진다든가 하는 식으로 휴식 시간을 생산성이 좋은 업무 시간 앞뒤로 배치하는 것이 좋습니다.
일정을 따라가기가 힘든 경우
일정을 변경하세요. 특정한 시간표에 따라 하루를 보내는 것이 부자연스럽거나 성가시게 느껴진다면 일정이 제대로 짜이지 않은 것입니다. 일정표는 유용한 도구이지 할 일 목록에 추가할 또 다른 업무가 아닙니다. 일주일 동안 일정표를 시험해보면 이론과 실전은 서로 다르다는 것을 알 수 있습니다. 그러니 일정을 따라가기가 버겁다면 다음 주에는 새로운 일정표를 짜서 시작하도록 하세요. 그러면 일정대로 진행하는 것이 더 용이해질 것입니다.
