Cómo elaborar un horario

En ocasiones, sin importar cuánto lo intentes, no habrás avanzado ni un milímetro en tu lista de tareas al final del día. Afortunadamente, la mejor solución también es la más simple: elaborar un horario.

¿Necesito un horario de trabajo?

Quizás seas la persona más organizada, pero todos pueden beneficiarse de tener un horario. No es necesario que sea complicado: un horario diario simplemente prioriza tus tareas. El hábito de mantener un horario semanal no solo te otorga una visión clara del día a día. También te anima a pensar detenidamente en todas las tareas que tienes en el momento y cómo debes distribuirlas a lo largo de la semana. Nunca estarás preparado de más.

Manejo de horarios y herramientas de planificación

Existen muchas maneras diferentes de crear un horario flexible y adaptable a los cambios de la semana. Después de todo, muy pocos planes son inamovibles.

La opción digital es muy popular, ya que es poco probable que olvides tu teléfono aunque quizás sí olvides un anotador. Sin embargo, una vez en medio de tu trabajo, quizás no puedas usar tu teléfono o no puedas hacerlo sin caer en distracciones comunes como las redes sociales. Los métodos analógicos, como los diarios, también son muy populares y es una buena idea combinar los diarios con los horarios digitales.

Dropbox Paper

Dropbox Paper es una herramienta de planificación fácil de usar para ti y tu equipo que da lugar a una mayor colaboración. Mantén las listas de tareas y los horarios en un solo lugar, con vínculos a documentos clave, y permite a todos los miembros del equipo dejar comentarios en tiempo real. Las plantillas de línea de tiempo pueden ayudarte a crear fácilmente horarios estructurados para tu semana. Dropbox crea más que un horario, crea un centro de trabajo para todos los miembros del equipo, ya sea que trabajen desde el hogar o contigo en la oficina.

Pizarra

El uso de una pizarra es un método especialmente recomendable si necesitas programar la administración de proyectos. Igualmente debes acceder a herramientas útiles en línea y configurar un seguidor digital en Dropbox Paper, pero siempre resulta útil tener una visualización clara de lo que se debe hacer.

Comienza por anotar las tareas clave, ya sea que estés planificando un solo día o la semana completa. Invita a los miembros del equipo a llenar los espacios en blanco restantes con lo que necesiten hacer y tendrás la plataforma de lanzamiento perfecta para la lluvia de ideas y las verificaciones. Puedes garantizar que todos tengan suficiente tiempo para realizar las tareas importantes, colaborar con otros miembros del equipo y, en general, saber en qué debe enfocarse cada uno.

Excel

Excel es una solución simple para crear fácilmente un horario. Puedes usar una plantilla preestablecida o preparar una propia en el programa. Si bien puedes respaldar esto en línea, esta opción no tiene tantas características útiles como las demás alternativas. Sin embargo, si no deseas complicarte y solo quieres tener un horario, puedes verificarlo todas las mañanas: este es uno de los métodos más simples.

Calendario de Google

El calendario de Google, disponible con todas las cuentas de Gmail, es una excelente aplicación para establecer horarios y se conecta con tu cuenta general. Esto significa que si acabas de realizar una reserva de hotel o si has sacado un pasaje, el calendario de Google transferirá esta información de tu correo electrónico a tu calendario. Incluso, las fechas aparecerán en tu destino en Google maps. Agrega fácilmente otros eventos a través de la aplicación y obtén notificaciones de inserción en tu teléfono cuando estos se aproximen. Todos tus aportes se respaldarán automáticamente.

Diarios punteados

Los diarios punteados son ideales si tiendes a distraerte, aburrirte o ambas cosas. Los diarios punteados pueden ser tan simples o tan elaborados como desees, con diseños que te permitan categorizar lo que se te ocurra. Puedes planificar el día, la semana, el mes o incluso el año y crear seguidores de tus horas de trabajo, las comidas, el ejercicio, tu estado de ánimo o lo que desees.

El método del diario punteado emplea un "registro rápido" que te permite marcar las tareas, los eventos y las notas con diferentes marcadores. Luego, puedes usar "significantes" como un "*" o un "!" para marcar las prioridades y las inspiraciones en tu lista de tareas, o "anidar" las diferentes tareas en un mismo evento o crear una subtarea. Puedes tachar fácilmente elementos, agregar nuevas tareas de último minuto y acceder a una visión completa de todo tu día de un solo vistazo.

En términos simples, los diarios punteados te ofrecen la misma organización que tu calendario de Google o la plantilla de horarios de la PC, pero con el beneficio adicional de poder escribirlos físicamente a mano. Presumiblemente, esto ayuda a cimentar las ideas en tu memoria e inspira un mayor compromiso, especialmente cuando consideras lo distante que puede parecerte escribirlo en un calendario digital en comparación.

Cómo organizar un horario

Puedes organizar tu horario del modo que desees. No sientas que debes hacerlo de la forma tradicional, diariamente o semanalmente. Puedes dividirlo en bloques de tiempo o planificar usando un enfoque para manejar el tiempo, como la técnica Pomodoro. También puedes establecer un horario que se centre en períodos de trabajo arduo para minimizar la procrastinación y la evasión.

Cuando establezcas tu horario, intenta incluir la mayor cantidad de información posible, no solo el trabajo. De este modo, tendrás una comprensión total del día por delante. Ten en cuenta lo siguiente:

  • Períodos de trabajo
  • Descansos de almuerzo
  • Descansos generales
  • Abastecimiento de suministros (¿necesitas más tinta para imprimir ese informe?)
  • Otros miembros del equipo, por ej., no solo "enviar ese correo electrónico" sino "enviar correo electrónico de informe a David"
  • Hora para levantarse/acostarse
  • Programas y equipos que necesitas y tiempo para configurarlos
  • Tiempo para ejercitarte
  • Tiempo para planificar el día siguiente

Puede parecer demasiado entusiasta planificar con tanto detalle, pero esto también te permite comprender tus niveles de energía y adaptarte a estos. Si sabes que trabajas mejor por la tarde, por ejemplo, organiza tus descansos en ese período óptimo de trabajo, como tomarte una hora por la mañana para hacer ejercicio.

¿Qué puedo hacer si mi horario no funciona para mí?

Cámbialo. Si sientes que adherirte a un horario en particular es poco natural, o complicado y tedioso, entonces no es el horario adecuado para ti. Los horarios deben percibirse como una herramienta útil, no como otra tarea en tu lista de tareas. Prueba tu horario durante una semana y pronto comprobarás que la teoría y la práctica son dos cosas diferentes. Si no funciona, comienza la siguiente semana con un nuevo horario. Puede marcar una gran diferencia para mejor.

Descubre una mejor manera de trabajar en equipo.

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