Så gör du ett schema

Behöver jag ett arbetsschema?

Du kanske är den mest organiserade personen på kontoret, men alla kan tjäna på att använda ett schema. Det behöver inte vara så komplicerat: ett dagsschema håller helt dina viktigaste uppgifter synliga. Att vänja sig vid att upprätthålla ett veckoschema ger dig inte bara en tydlig översikt över varje dag. Det uppmuntrar dig också att verkligen fundera på alla uppgifter du har framför dig och hur du behöver fördela dem under veckan. Du kan aldrig förbereda dig för mycket.

Schemahantering och verktyg

Det finns många olika sätt att skapa ett schema som är flexibelt och anpassningsbart efter förändringar som sker under veckan. När allt kommer omkring är väldigt få planer någonsin huggna i sten.

Digitala lösningar är populära – du glömmer förmodligen inte din telefon, men ett anteckningsblock är svårare att komma ihåg. Å andra sidan kanske du mitt i arbetet inte känner att du kan använda din telefon eller är rädd att bli distraherad, till exempel av sociala medier. Analoga metoder som dagböcker är också oerhört populära, och det skadar inte att ha både en dagbok och ett digitalt schema.

Dropbox Paper

Dropbox Paper är ett användarvänligt schemaläggningsverktyg för dig och ditt team som främjar bättre samarbete. Du kan ha att göra-listor och tidsplaner på ett och samma ställe, länka till viktiga dokument och låta teammedlemmar lämna kommentarer i realtid. Tidslinjemallar kan hjälpa dig att enkelt skapa ett strukturerat schema för din vecka. Dropbox skapar mer än ett schema, det skapar en arbetshubb för alla dina teammedlemmar, vare sig de jobbar hemifrån eller sitter bredvid dig på kontoret. Du kan till och med använda Dropbox Capture för att skicka ett videomeddelande över skärminspelningar av ditt schema – eller din projektmall – och dela med kolleger så att alla alltid är på banan.

Whiteboard

En whiteboard är ett särskilt bra verktyg om du behöver schemalägga projektledningen. Du bör fortfarande använda praktiska onlineverktyg och skapa digital spårning med Dropbox Paper, men en tydlig visuell översikt över det som behöver göras är alltid till hjälp.

Börja med att nedteckna nyckeluppgifterna, oavsett om du planerar en dag eller hela veckan. Be teammedlemmarna fylla det återstående utrymmet med allt de behöver för att få arbetet gjort, och vips har du den perfekta startpunkten för brainstorming och kontroller. Du kan se till att alla har tillräckligt med tid för att klara av viktiga uppgifter, hitta tid att samarbeta med andra teammedlemmar och i allmänhet veta var teamets fokus behöver ligga.

Excel

Excel är en enkel lösning om du behöver skapa ett enkelt schema. Du kan använda en färdig mall eller skapa din egen i programmet. Du kan förvisso säkerhetskopiera detta online, men denna lösning saknar många av de användbara funktioner som andra alternativ har. Om du däremot vill hålla saker och ting enkla och bara söker ett schema som du kan kontrollera varje morgon, hör detta till de enklare metoderna.

Google-kalender

En Google-kalender finns tillgänglig med vilket Gmail-konto som helst och är en smidig schemaläggningsapp som kan anslutas till ditt övergripande konto. Detta betyder att om du precis har gjort en hotellbokning eller bokat ett flyg kommer Google-kalendern att föra över denna information från din inkorg till din kalender. Datumen dyker upp till och med på din destination i Google Maps. Du kan enkelt lägga till andra händelser via appen och få pushaviseringar till din telefon när det börjar närma sig. Alla dina inmatningar säkerhetskopieras också automatiskt.

Punktdagböcker

En punktdagbok är perfekt om du är benägen att bli distraherad, uttråkad eller både och. Punktdagböcker kan vara så enkla eller så detaljerade som du vill, med layouter som låter dig kategorisera nästan vad som helst. Du kan planera för dagen, veckan, månaden eller till och med året och skapa spårningsverktyg för arbetstid, måltider, motion, humör eller vad du vill.

Punktdagboken använder ”snabbloggning” som låter dig markera uppgifter, händelser och anteckningar med olika markörer. Sedan kan du använda tecken som * och ! för att markera prioriteringar och inspiration i din uppgiftslista, eller låta olika uppgifter ”bo” under en händelse eller skapa en deluppgift. Du kan enkelt stryka över saker, lägga till nya sista minuten-uppgifter och få en fullständig överblick av hela din dag.

Enkelt uttryckt ger en punktdagbok dig samma organisering som din Google-kalender eller en PC-schemamall, men du får extra fördelar i form av att kunna skriva för hand . Detta ska kunna hjälpa till att etsa fast idéerna i ditt minne och inspirerar till ett djupare engagemang, särskilt när du tänker på hur oengagerat det i jämförelse kan kännas att skriva i en digital kalender.

Så organiserar du ett schema

Du kan organisera ditt schema hur du vill. Känn inte att du måste vara traditionell och organisera efter dagar eller veckor. Du kan dela upp schemat i tidsblock eller planera med hjälp av tidsstyrningsmetoder som Pomodoro-tekniken. Eller så kan du skapa ett schema som fokuserar på perioder med djuparbete för att minimera prokrastinering och förhalning.

När du skapar ditt schema ska du försöka att få med så mycket information som möjligt, inte bara arbetet. På så vis kan du få full förståelse för dagen som väntar. Tänk på:

• Arbetsperioder
  
  
• Lunchpauser
  
  
• Andra raster
  
  
• Inköpsärenden (behöver du mer bläck för att skriva ut rapporten?)
  
  
• Andra teammedlemmar, till exempel inte bara ”skicka mejlet” utan ”mejla rapporten till David”
  
  
• Uppvaknings-/sänggåendetid
  
  
• Program och utrustning som behövs och deras konfigurationstid
  
  
• Tid för motion
  
  
• Tid för planering av nästa dag
  

Det kan verka överambitiöst att planera så detaljerat, men det här låter dig också förstå din dag och anpassa den efter dina energinivåer. Om du till exempel vet att du jobbar bättre på eftermiddagen så kan du organisera du dina pauser runt denna optimerade arbetsperiod, och exempelvis vika en timme på morgonen för motion.

Vad händer om mitt schema inte fungerar för mig?

Ändra det: om det känns onaturligt eller som tröttsamt att hålla sig till ett visst schema är det inte rätt schema för dig. Ett schema ska vara ett användbart verktyg, inte bara ytterligare en uppgift på din att göra-lista. Testa ditt schema i en vecka, så kommer du snart att inse att teori och praktik är två olika saker. Om det inte fungerar ska du börja nästa vecka med ett nytt schema. Det kan göra stor skillnad till det bättre.