Що таке оцифровування?

Оцифровування — це процес створення цифрового образу аналогового процесу або фізичного об’єкта. Уявіть, як оцифровування документів або збереження всіх важливих файлів у хмарному сховищі усуває потребу в громіздких архівних шафах. Усі ті речі, які колись перебували поза межами цифрового світу, зокрема існували в паперовій формі, тепер можна повністю оцифрувати завдяки набагато ефективнішим цифровим технологіям. Термін «цифровізація» хоча і нагадує слово «оцифровування», але означає цей процес у більш загальному сенсі. Наприклад, збільшення кількості цифрових засобів, які використовують для планування маркетингової стратегії компанії, порівняно з традиційними.

Чим корисне оцифровування?

Є багато причин, щоб перейти на цифрові технології, передусім тому, що більшість людей уже зробили цей крок. Ви могли помітити, що ваш банк пропонує відмовитися від паперових виписок на користь електронних, або що енергетична компанія переходить на цифрові рахунки. Звісно, можна вибрати традиційні варіанти обслуговування, але суспільство загалом обирає цифрове майбутнє, тому буде зручніше не відставати. Усюди відбувається цифровізація — від домівок і побуту до всіх типів і ланок комерції: цілі бізнес-моделі ґрунтуються на цифрових технологіях. Нижче наведено лише деякі з переваг.

Доступ до документів із будь-якого пристрою

Більше не потрібно хвилюватися, що ви забудете важливого листа вдома або не надішлете собі сканкопію на електронну пошту. Зберігайте документи в сховищі Dropbox, щоб мати до них доступ із будь-якого місця. Можна зайти в обліковку Dropbox через телефон, ПК або планшет, і завдяки цьому завжди мати під рукою всі потрібні документи. І навіть у разі відключення інтернету, ви однаково можете продовжувати працювати з файлами.

Це спрощує організацію спільного доступу до документів

Згадайте соціальні мережі: завантажене зображення миттєво стає доступним для всіх, хто може побажати отримати його копію. Це приклад успішно реалізованої концепції оцифрування файлів. Минули ті часи, коли потрібно було замовляти копію фотографії та платити за це гроші, а потім знову платити за дублікат, щоб подарувати його другу. Документи в цифровому форматі легко передавати, редагувати й використовувати для спільної роботи.

Це більш екологічно й економічно вигідно

Завдяки тому що оцифровані документи можна передавати й отримувати в режимі онлайн, у принтерах усе більше зникає потреба. Це означає, що не потрібно буде витрачати папір на друк несуттєвих документів або викидати копії через неякісний друк. Крім того, це допоможе вашій компанії або домогосподарству заощадити гроші в довгостроковій перспективі, адже тонер для принтера коштує як золото.

Це безпечніше

Ви можете мати вигадливу архівну шафу, де все ідеально класифіковано за датою і часом, але що станеться, якщо з нею або документами, які в ній зберігаються, щось трапиться? Це може бути пожежа, пограбування або просто хто-небудь розіллє чашку кави. Тому не варто покладатися лише на одне сховище, яке містить по одному екземпляру ваших важливих документів. Завжди слід мати цифрові копії всього важливого, зокрема фотографій. Dropbox пропонує прості в користуванні інструменти для створення резервних копій як окремих файлів, так і повного вмісту персонального комп’ютера. Шукати збережені файли за допомогою додатка Dropbox так легко, що немає жодних причин, щоб не користуватися цим.Крім того, файли можна захистити паролем і встановити період, протягом якого вони будуть доступні. Немає іншого безпечнішого способу зберігання ваших документів із таким рівнем кібербезпеки.

Легка організація

Ви можете бути найорганізованішою людиною у світі, але навіть найдосконаліша система впорядкування фізичних документів навряд чи буде такою ефективною, як цифрова. Завдяки інтеграції технології Optical Character Recognition (OCR, оптичне розпізнавання символів)в алгоритми швидкого пошуку, який раніше міг знайти документ лише за назвою файлу, Dropbox підняла свої продукти на новий рівень. Ця інтелектуальна технологія здійснює пошук у вмісті оцифрованих зображень, розпізнає слова й зіставляє їх із пошуковим запитом. Тож якщо вам потрібен рахунок за електроенергію за квітень 2019 року, введіть у пошуковому полі запит «Квітень 2019» або «04/19», і OCR знайде всі документи, що містять цей текст. Це набагато краще, ніж ручний пошук серед купи рахунків.

Завжди під рукою

Потрібно забезпечити спільний доступ до файлів для роботи в команді або підписати документ? Жодних проблем. Більше не потрібно збирати групу в одному місці для роботи над проєктом або організовувати зустріч, щоб отримати підпис на папері. Не дозволяйте недолікам фізичних документів гальмувати ваші бізнес-процеси, адже ви можете ставити й отримувати електронні підписи й налаштовувати спільний віддалений доступ до документів, необхідних для виконання важливих завдань.

Це стосується не тільки документів

Оцифровування не обмежується лише скануванням рахунків, квитанцій і контрактів зі збереженням у PDF-файли. Майже все можна оцифрувати, що зробить це набагато зручнішим. Фотографії, ескізи, зображення дошки з процесом або результатами колективного обговорення певної проблеми, візитні картки, які можна легко загубити, або вирізки з журналів, які надихають вас — це все можна зберігати в цифровому форматі й мати буквально під рукою, оскільки їх можна відкрити лише в кілька дотиків.

Електронні документи неможливо фізично пошкодити

Документи й фотографії минулих років будуть тільки старіти, вицвітати, пошкоджуватися та губитися. За допомогою рішень для оцифровування старі зображення й тексти можна перенести в безпечні віддалені сховища, де вони зберігатимуться разом із резервними копіями, що майже унеможливить втрату даних.

Останнє має вирішальне значення для клієнтського досвіду

Незалежно від розміру компанії, репутація і відчуття надійності залежать від якості ваших пропозицій. Це стосується не лише послуг і товарів, але й стандартів, яких ви дотримуєтеся в керівництві та взаємодії з клієнтами й партнерами. Користування паперовими рахунками або обмін фотокопіями документів шляхом листування звичайною поштою навряд чи принесуть користь вашому бренду. Крім того, ви будете виглядати старомодними. Це також створюватиме незручності для ваших клієнтів, оскільки їм доведеться зберігати купу паперів і витрачати час на те, щоб відправляти їх, а потім чекати на зворотній лист. Щоб ваша компанія виглядала в очах клієнтів як проактивна, сучасна й ефективна, почніть запроваджувати цифрові технології.

За оцифровуванням майбутнє

Нові цифрові рішення схильні витісняти застарілі аналоги, і коли ці рішення з’являються, їх набагато легше впроваджувати, якщо ви вже йдете в ногу з часом. Згадайте, наскільки ви легко перейшли від CD до потокових музичних сервісів. На ранніх етапах переходу техніка, наприклад ПК і автомобільні стереосистеми, була оснащена як CD-програвачами, так і лінійними роз’ємами. Щоб знайти зараз CD-програвач, треба докласти додаткових зусиль, тоді як MP3-програвач вбудовано прямо у ваш телефон, електронну книгу або фітнес-трекер.

Те саме стосується оцифровування документів: якщо не зробити цього зараз, ваше життя може ускладнитись у майбутньому, адже коли технології знову перейдуть на новий рівень, може не виявитися легкого або дешевого способу перейти від схеми роботи за паперовими документами до впровадження цифрових інновацій.

Упровадження цифрових технологій

Ймовірно, у вашому офісі й домі вже використовуються різноманітні цифрові технології: від потокового телебачення до комп’ютера, під’єднаного до інтернету, за завдяки якому можна, зокрема, спільно з іншими працювати над одним документом, що зберігається у віддаленому сховищі. Однак варто поміркувати, чи все важливе було збережено в хмарному сховищі, оскільки багато людей нехтує оцифровуванням фізичних документів.