Jak zaplanować harmonogram

Czasem niezależnie od tego, jak bardzo się starasz, na koniec dnia okazuje się, że lista zadań jest prawie nietknięta. Na szczęście często najprostsze rozwiązania są najlepsze – zaplanuj harmonogram pracy.

Czy w pracy potrzebuję harmonogramu?

Być może jesteś mistrzem organizacji, ale harmonogram przyda się każdemu. Nie musi być skomplikowany, wystarczy, że wysunie na pierwszy plan listę zadań na dany dzień. Jeśli nabierzesz zwyczaju planowania tygodniowego harmonogramu, zyskasz nie tylko jasny ogląd planów na każdy dzień. Dzięki temu będziesz mieć też motywację do przemyślenia zadań do wykonania i odpowiedniego rozłożenia ich na cały tydzień. Harmonogram pomaga też przygotować się na nadchodzący tydzień.

Metody i narzędzia do zarządzania harmonogramem

Jest mnóstwo sposobów planowania tygodniowego harmonogramu, które pozwolą Ci zachować elastyczność i dostosować się do wszelkich zmian. W końcu nie wszystkie plany są wyryte w kamieniu.

Wiele osób chętnie planuje na telefonie, bo zawsze ma go przy sobie – w przeciwieństwie do papierowego planera. Niektórzy jednak unikają korzystania z telefonu w czasie pracy, by nie dać się rozproszyć innym aplikacjom, takim jak media społecznościowe. Bardzo popularne są również analogowe metody planowania i nic nie stoi na przeszkodzie, by korzystać równolegle z papierowego planera i cyfrowego kalendarza.

Dropbox Paper

Dropbox Paper to łatwe w użyciu narzędzie do planowania indywidualnego i zespołowego, które dodatkowo wspiera Was we współpracy. Przechowuj listy zadań i harmonogramy w jednym miejscu, dodawaj łącza do kluczowych dokumentów i daj członkom zespołu możliwość komentowania w czasie rzeczywistym. Szablony osi czasu pomogą Ci uporządkować harmonogram na dany tydzień. Dropbox daje Ci nie tylko możliwość planowania. Stanowi on także obszar współpracy dla Twojego zespołu, niezależnie od tego, gdzie pracujecie – w domu czy w biurze.

Biała tablica

Tablica to świetne narzędzie na etapie planowania zarządzania projektem. Warto tak czy siak wesprzeć się narzędziami internetowymi i skonfigurować cyfrowy tracker w Dropbox Paper, ale czytelne rozrysowanie zadań do wykonania jest zwykle bardzo pomocne.

Zacznij od wypisania kluczowych zadań, niezależnie czy planujesz jeden dzień czy cały tydzień. Zachęć współpracowników do dodania na tablicy tych zadań, którymi oni będą się zajmować. Zapiski z tablicy będą dla Was stanowić świetny punkt wyjścia do burzy mózgów i regularnego sprawdzania postępów. To dobry moment, by upewnić się, że wszystkim wystarczy czasu na realizację zadań i współpracę z resztą zespołu oraz by sprawdzić, czy wszyscy wiedzą, na czym powinni się skoncentrować.

Excel

Excel to łatwe rozwiązanie do tworzenia harmonogramów. W tym programie możesz skorzystać z gotowych szablonów lub tworzyć własne harmonogramy od zera. Możesz zapisać kopię arkusza Excel w chmurze, jednak ta opcja nie daje Ci tyle pomocnych funkcji, co inne narzędzia. Jeśli jednak zależy Ci na prostocie i wystarczy Ci sprawdzanie co rano harmonogramu w arkuszu, to Excel jest jednym z prostszych rozwiązań.

Kalendarz Google

Kalendarz Google to poręczna aplikacja, która jest połączona z Twoim kontem Google, w tym z kontem Gmail. Jeśli więc rezerwujesz nocleg w hotelu lub lot, to Google zapisze informacje z Twojego konta e-mail w kalendarzu. Daty pokażą się nawet w mapach Google po wyszukaniu celu podróży. W aplikacji łatwo dodasz też inne wydarzenia i ustawisz powiadomienia na telefonie. Kalendarz Google robi automatyczną kopię zapasową wszystkiego, co w nim planujesz.

Bullet journal

Planer, zwany też bullet journal, to idealne rozwiązanie, jeśli masz skłonność do rozpraszania się i/lub łatwo się nudzisz. Zależnie od Twoich preferencji dzienniczek zadań może być prosty lub wyszukany, z rozkładówkami, w których zaplanujesz, co tylko chcesz. W dzienniczku zadań możesz planować poszczególne dni, tygodnie, miesiące, a nawet cały rok, a także prowadzić zapis czasu pracy, posiłków, ćwiczeń, nastroju i wiele innych.

W tej metodzie planowania stosuje się tak zwane "szybkie zapisywanie" zadań i wydarzeń z użyciem różnych symboli. Dodatkowo możesz korzystać z oznaczeń, takich jak * oraz ! do zapisywania priorytetów czy inspiracji na liście zadań. Możesz też wynotować zadania pod wydarzeniem lub tworzyć zadania niższego szczebla. Możesz też wykreślić to, co nieaktualne lub dodać kolejne zadania. Bullet journal pozwala zyskać przejrzysty ogląd całego dnia.

Dzienniczek zadań daje Ci więc taką samą możliwość organizacji jak kalendarz Google czy harmonogram na komputerze, ale ma jeden wielki plus – plany i zadania notujesz w nim ręcznie. W założeniu pomaga to zapamiętywać pomysły i inspiruje do większego zaangażowania, zwłaszcza w porównaniu do mechanicznego wklepywania zadań w cyfrowym kalendarzu.

Jak zaplanować harmonogram

To ty decydujesz o tym, jak zaplanujesz swój harmonogram. Nie musisz korzystać z tradycyjnych metod ani rozdzielać zadań i planów na dni i tygodnie. Możesz wyznaczać sobie bloki czasu lub korzystać z innych metod zarządzania czasem, takich jak metoda Pomodoro. Możesz również stworzyć harmonogram, w którym wyznaczysz okresy intensywnej pracy, by ograniczyć prokrastynację i odwlekanie.

Gdy rozpisujesz harmonogram, postaraj się uwzględnić w nim jak najwięcej informacji, nie tylko zadania. Da ci to pełen pogląd na nadchodzący dzień. Weź pod uwagę:

  • czas pracy

  • przerwy na obiad

  • przerwy od pracy

  • uzupełnianie zapasów (na przykład tuszu do drukarki, by wydrukować raport).

  • pozostałych członków zespołu, np. zamiast pisać „wysłać maila”, zanotuj „wysłać raport Dawidowi”

  • godziny, o których się budzisz i chodzisz spać

  • oprogramowanie i sprzęt potrzebne do wykonania zadań oraz czas na ich konfigurację

  • czas na ruch

  • czas na zaplanowanie kolejnego dnia.

Tak szczegółowe planowanie może Ci się wydać nadgorliwe, ale pozwala lepiej zrozumieć wszystkie aspekty oraz dostosować plany do poziomu energii. Na przykład jeśli wiesz, że lepiej Ci się pracuje po południu, to warto to uwzględnić, organizując przerwy i zaplanować rano godzinne ćwiczenia.

Co, jeśli u mnie harmonogram się nie sprawdza?

Zmień metodę planowania. Jeśli dany rodzaj harmonogramu Ci nie odpowiada i kojarzy Ci się z przykrym obowiązkiem, to ta metoda nie jest dla Ciebie. Harmonogramy mają być przydatnym narzędziem, a nie kolejnym punktem na Twojej liście zadań. Teoria i praktyka to dwie różne rzeczy, dlatego najlepiej przetestuj harmonogram przez tydzień, a potem go oceń. Jeśli Ci nie odpowiada, w kolejnym tygodniu planuj w innym narzędziu. Być może to właśnie ono się u Ciebie sprawdzi.