如何建立時程表

有時候無論花費多少心血,在一天結束前,您的待辦清單還是原封不動、毫無進展。幸好最簡單的解決方案就是最好的做法:建立時程表。

我需要工作時程表嗎?

您可能是朋友當中最有條理的人,不過時程表對每個人都有助益。概念很簡單:每日時程表能輕鬆讓您將待辦事項牢記於心。養成建立每週時程表的習慣,不光只是能清楚瞭解每天工作的概況;這個習慣也會促使您認真思考手上所有的工作,及需如何在一週之間將工作錯開分配。準備永遠不嫌多。

時程表管理及工具

可透過多種不同的方式來建立時程表,並且隨一週間的變化彈性調整。畢竟很少有計畫永恆不變。

數位方式是個很受歡迎的選項:您不太可能忘記帶手機,但可能會把筆記本忘了。不過工作到一半時,您可能無法用手機,或很難不受常見的分心因素干擾 (例如社群媒體)。像日誌之類的紙筆規劃方式也很受歡迎,同時使用日誌和數位時程表有益無害。

Dropbox Paper

對於您和團隊而言,Dropbox Paper 是個簡單易上手的時程安排工具,能促進團隊協作更順暢。可將待辦事項和時間表存放在相同位置,連結到關鍵文件,並讓團隊成員即時留下評論。時程範本可幫您為一週活動輕鬆建立條理分明的時程表。Dropbox 不僅能建立時程表,還能幫無論是在家工作還是和您一起在辦公室的所有團隊成員打造出工作中心。

白板

若需要專案排程管理,使用白板是非常好的方法。仍然建議使用方便的線上工具,並在 Dropbox Paper 上設定數位追蹤工具;但以視覺方式清楚呈現需完成的工作,百利而無一害。

無論要計畫一天還是整週的工作,首先要寫下關鍵任務。請邀請團隊成員在剩餘空白處填上需要完成的工作,如此一來,就非常適合用來促進腦力激盪和確認進度。如此可確保人人都有足夠的時間來完成重要任務、有時間與其他團隊成員進行協作,且大致上瞭解每個人需要重點處理的地方。

Excel

Excel 是個簡單的解決方案,可以輕鬆建立時程表。您可利用預設範本或是在程式中建立自己的版本。雖然可在線上進行備份,但這個選項和其他替代方案相比,好用的功能比較少。然而若想讓一切保持簡單,且認為有份時間表可供每天早上確認進度已非常足夠,則 Excel 是較簡單的方法之一。

Google 日曆

任何 Gmail 帳戶皆可使用 Google 日曆,透過此優良精巧的應用程式,可以和整個帳戶連結。也就是如果您剛預訂飯店或機票,Google 日曆會將這些資料從電子郵件傳輸到日曆上。Google 地圖上的目的地甚至會彈出日期。可透過應用程式輕鬆新增其他活動,日期快到時會在手機上收到推播通知。您輸入的內容都會自動備份。

子彈筆記

如果您容易分心、感到無聊或兩者皆是,則又名為子彈筆記的點式筆記就很適合您。子彈筆記可以照您的喜好採用簡單或複雜風格,且各式各樣的排版讓您幾乎可以對任何內容進行分類。您可以計畫一天、一週、一個月、甚至一年,並為工作時間、進餐、運動、情緒或您想要的任何事建立追蹤制度。

子彈筆記法使用「快速記錄」的方法,您可使用不同的記號來標註任務、事件和備註。然後,您可以用「*」和「!」之類的「特殊符號」在任務清單上標記優先等級和靈感、將不同工作項目「嵌套」在一個事件下、或建立子項目。您可以輕鬆將項目刪掉及增加新的緊急工作,只需看一眼,一整天的工作項目都一覽無遺。

簡而言之,子彈筆記能夠提供和 Google 日曆或 PC 時程表範本相同的組織方式,但是具有親自手寫的額外好處。照理來說,親自手寫有助於將想法牢記在記憶中,並激發更深的決心,尤其當您想到在數位化行事曆上打字,相比下感覺距離非常遙遠。

如何安排時程表

可按照自己的喜好安排時程表。不用覺得需要和傳統方式一樣,紀錄每天或每週。您可以將日期分解為時間塊,或使用時間管理方法的技術如番茄工作法來計畫。也可以建立以深度工作時間為主的時程表,盡可能減少拖延和逃避的現象。

設定時程表時,請盡量包含愈多資訊愈好,而非只限於工作相關內容。如此才能充分瞭解未來日期的規劃。請考慮以下項目:

  • 工作期間

  • 午休

  • 普通休息

  • 補充耗材 (是否需要補充墨水才能列印報告?)

  • 其他團隊成員,例如不要只是「發送電子郵件」,而是「用電子郵件寄報告給 David」

  • 起床或就寢時間

  • 所需的程序和設備及設定時間

  • 運動時間

  • 為隔天安排計畫的時間

建立如此詳細的計畫似乎過於狂熱,但這也可以讓您瞭解並適應自己的活力水平。舉例來說,如果您知道自己下午工作效率較好,就可以在最佳工作時間的前後安排休息時間,例如在早上花一小時來做些運動。

如果時程表對我來說沒幫助怎麼辦?

進行修改:如果按照特定的時間表會感到彆扭或疲憊不堪,表示這份時程表不適合您。時程表應該做為實用的工具,而非待辦清單上的另一項工作。只要利用一週時間來試用時程表,很快就會發現理論和實踐是兩回事。如果效果不彰,請從下週開始使用新的時間表。善用好的工具,一切都會有所不同。