Apakah saya memerlukan jadwal kerja?
Anda mungkin orang yang paling teratur dari semua orang, namun setiap orang memerlukan jadwal. Jadwal tidak perlu rumit: jadwal harian membantu Anda mengingat segala hal yang perlu dilakukan. Memiliki kebiasaan menyimpan jadwal mingguan tidak hanya memberi Anda gambaran yang jelas setiap harinya. Jadwal ini mendorong Anda untuk memikirkan semua tugas yang Anda pegang dan bagaimana Anda akan membaginya setiap hari sepanjang minggu. Menyiapkan segala sesuatu itu ada gunanya.
Manajemen penjadwalan dan alat bantunya
Ada banyak cara berbeda yang dapat Anda lakukan untuk membuat jadwal yang fleksibel dan dapat diadaptasikan dengan perubahan di sepanjang minggu. Bagaimana pun juga, sedikit sekali rencana yang benar-benar pasti.
Digital adalah pilihan populer—kecil kemungkinannya Anda akan melupakan telepon daripada melupakan buku notes. Dengan demikian, saat bekerja Anda mungkin tidak dapat menggunakan telepon, atau dapat melakukannya tanpa terganggu dengan hal-hal umum seperti media sosial. Metode analog seperti jurnal juga merupakan pilihan yang populer, dan tidak ada salahnya menyimpan jurnal maupun jadwal digital.
Dropbox Paper
Dropbox Paper adalah alat penjadwalan yang mudah digunakan bagi Anda dan tim Anda agar kolaborasi menjadi lebih baik. Simpan daftar tugas dan jadwal kegiatan di satu tempat, tautkan ke dokumen penting, dan izinkan anggota tim memberikan komentar secara real time. Templat kronologi dapat membantu Anda membuat jadwal kegiatan mingguan yang terstruktur dengan mudah. Selain membuat jadwal, Dropbox juga menjadi sebuah pusat pekerjaan untuk semua anggota tim Anda, baik yang bekerja dari rumah maupun yang bersama Anda di kantor. Anda bahkan dapat menggunakan Dropbox Capture untuk mengirim pesan video melalui rekaman layar jadwal Anda—atau templat proyek—lalu membagikannya dengan rekan kerja agar semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Papan tulis
Menggunakan papan tulis merupakan metode yang tepat jika Anda perlu menjadwalkan manajemen proyek. Anda masih dapat menggunakan alat bantu online yang praktis dan menyiapkan pelacak digital di Dropbox Paper, namun tampilan visual yang jelas mengenai apa yang perlu dilakukan itu selalu membantu.
Mulailah dengan menuliskan tugas-tugas utama, entah itu Anda rencanakan dalam satu haru atau sepanjang minggu. Undang anggota tim untuk mengisi ruang yang masih kosong dengan apa saja yang perlu dilakukan, maka Anda memiliki sebuah fasilitas sempurna untuk melakukan curah pendapat dan check-in. Anda dapat memastikan bahwa semua orang punya waktu yang cukup untuk melakukan tugas-tugas penting, mencari waktu untuk berkolaborasi dengan anggota tim lain, dan pada umumnya memahami apa yang perlu difokuskan setiap orang.
Excel
Excel adalah solusi sederhana untuk membuat jadwal dengan mudah. Anda dapat menggunakan templat bawaan atau membuat templat sendiri dalam program ini. Meskipun Anda dapat mencadangkannya secara online, opsi ini tidak memiliki fitur bermanfaat sebanyak yang dimiliki alternatif lainnya. Oleh karena itu, jika Anda ingin segala hal tetap simpel dan cukup puas hanya dengan jadwal kegiatan yang dapat diperiksa setiap pagi, pilihan ini adalah salah satu metode yang lebih mudah.
Google Kalender
Tersedia dengan setiap akun Gmail dan sebagai aplikasi penjadwalan yang sangat baik, Google Kalender menghubungkan Anda dengan semua akun Anda. Artinya, jika Anda baru saja melakukan pemesanan hotel atau memesan penerbangan, Google Kalender akan mentransfer informasi ini dari email Anda ke kalender. Tanggal bahkan akan muncul di tujuan Anda pada peta Google. Tambahkan acara lain dengan mudah lewat aplikasi dan dapatkan notifikasi push pada ponsel Anda saat acaranya akan berlangsung. Semua masukan Anda otomatis dicadangkan.
Jurnal bullet
Jurnal titik, atau jurnal berbutir, cocok untuk Anda yang mudah terganggu, mudah bosan, atau dua-duanya. Jurnal titik bisa dibuat sederhana atau rumit sesuai keinginan Anda, dengan tata letak yang memungkinkan Anda untuk mengategorikan segala hal. Anda membuat rencana untuk satu hari, minggu, bulan, bahkan tahun dan membuat pencatat jam kerja, hidangan makan, latihan, suasana hati, atau apa pun yang Anda inginkan.
Metode jurnal bullet menggunakan "pencatatan cepat" (rapid logging) yang memungkinkan Anda menandai tugas, acara, dan catatan dengan penanda berbeda. Selanjutnya, Anda dapat menggunakan "simbol penting" seperti * dan ! untuk menandai prioritas dan inspirasi pada daftar tugas Anda, atau memindahkan tugas berbeda di bawah sebuah acara atau membuat subtugas. Anda dapat dengan mudah mencoret item, menambahkan tugas mendadak, dan mendapatkan gambaran singkat mengenai keseluruhan hari Anda dalam sekali lihat.
Singkatnya, jurnal berbutir memberikan semua keteraturan yang sama seperti yang disediakan oleh Google Kalender atau templat jadwal di PC, tetapi dengan manfaat tambahan berupa fungsi untuk menuliskannya dengan tangan. Seharusnya, alat ini akan membantu menyimpan ide-ide di dalam ingatan dan membangkitkan komitmen yang lebih kuat, terutama jika Anda membandingkan betapa asing rasanya mengetik kalender digital.
Cara mengorganisir jadwal
Anda dapat mengatur jadwal sesuai keinginan. Anda tidak harus membuat jadwal harian atau mingguan seperti biasanya. Anda dapat membaginya ke dalam beberapa penggalan waktu atau menyusun rencana dengan teknik pendekatan manajemen waktu, seperti teknik Pomodoro. Atau, Anda dapat mengatur jadwal yang berfokus pada periode kerja yang padat untuk meminimalkan kebiasaan menunda-nunda dan menghindarinya.
Saat menyiapkan jadwal, cobalah menyertakan sebanyak mungkin informasi, tidak hanya urusan pekerjaan. Dengan demikian, Anda akan memahami sepenuhnya apa yang akan dikerjakan keesokan hari. Pikirkan tentang:
- Waktu kerja
- Istirahat makan siang
- Istirahat umum
- Membeli perlengkapan (apakah Anda membutuhkan tambahan tinta untuk mencetak laporan itu?)
- Anggota tim lain, misalnya jangan hanya menuliskan "kirim email itu" tetapi "kirim email laporan ke David"
- Waktu Bangun/Tidur
- Program dan peralatan yang diperlukan dan waktu penyiapannya
- Waktu olahraga
- Waktu untuk merencanakan esok hari
Tampaknya perencanaan sedetail itu berlebihan, tetapi hal ini juga memungkinkan Anda memahami dan beradaptasi dengan tingkat energi Anda. Misalnya, jika mengetahui bahwa Anda bekerja dengan lebih baik di sore hari, aturlah waktu istirahat Anda di periode kerja yang optimal tersebut seperti meluangkan waktu satu jam di pagi hari untuk berolahraga.
Bagaimana jika jadwal itu tidak berguna bagi saya?
Gantilah: jika mengikuti sebuah jadwal waktu tampak tidak alami atau melelahkan, maka jadwal itu tidak cocok untuk Anda. Jadwal harus dipandang sebagai alat bantu yang bermanfaat, bukan hanya sebuah tugas di dalam daftar hal-hal yang harus dilakukan. Uji cobalah jadwal Anda selama seminggu dan Anda akan menyadari bahwa teori dan praktek itu adalah dua hal yang berbeda. Jika jadwal tidak berfungsi, mulailah minggu depan dengan jadwal waktu yang baru. Hal tersebut akan membantu menghasilkan jadwal yang lebih baik.
