Adakah saya memerlukan jadual kerja?
Anda mungkin bukan orang yang paling teratur, tetapi semua orang boleh memanfaatkan jadual. Jadual tidak perlu rumit: jadual harian cuma memastikan anda tidak terlupa akan tugasan anda. Memupuk tabiat dengan menjaga jadual mingguan tidak sekadar memberikan anda gambaran keseluruhan setiap hari secara jelas. Jadual menggalakkan anda untuk benar-benar memikirkan tentang semua tugasan yang anda ada dan cara untuk mengaturkan tugasan tersebut sepanjang minggu. Persediaan ialah amalan yang mulia.
Pengurusan dan alatan jadual
Terdapat banyak cara yang berbeza untuk menghasilkan jadual yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perubahan sepanjang minggu. Lagipun, tidak banyak pelan yang benar-benar sukar untuk diubah.
Digital ialah pilihan yang popular. Berkemungkinan besar anda tidak akan terlupa membawa telefon anda berbanding buku nota. Walaupun begitu, anda mungkin tidak dapat menggunakan telefon anda semasa bekerja atau anda mungkin tidak dapat berbuat demikian tanpa terganggu dengan media sosial. Kaedah analog seperti jurnal juga sangat popular dan tidak salah untuk anda menggunakan jurnal dan jadual digital.
Dropbox Paper
Dropbox Paper ialah alat penjadualan yang mudah digunakan untuk anda dan pasukan anda yang memupuk kerjasama yang lebih erat. Simpan senarai tugasan dan jadual masa di satu tempat, pautkan kepada dokumen penting dan benarkan ahli pasukan meninggalkan komen dalam masa nyata. Templat garis masa boleh membantu anda mencipta jadual berstruktur dengan mudah untuk minggu anda. Dropbox mencipta lebih daripada sekadar jadual kerana Dropbox menghasilkan hab kerja untuk semua ahli pasukan anda sama ada mereka bekerja dari rumah atau bersama anda di pejabat. Anda juga boleh menggunakan Dropbox Capture untuk menghantar mesej video terhadap rakaman mengikut jadual anda—atau templat projek—dan berkongsi dengan rakan sekerja supaya anda semua berada di halaman yang sama.
Papan putih
Penggunaan papan putih ialah kaedah yang sangat baik jika anda perlu merancang pengurusan projek. Anda masih perlu menggunakan alat dalam talian yang berguna dan menyediakan penjejak digital pada Dropbox Paper, tetapi paparan visual yang jelas tentang perkara yang perlu dilakukan pun adalah bermanfaat.
Mulakan dengan meletakkan tugasan utama, sama ada anda merancang jadual untuk sehari atau seluruh minggu anda. Jemput ahli pasukan anda untuk mengisi ruang putih yang ada dengan apa-apa yang perlu mereka lakukan dan anda sudah ada pad pelancaran yang sempurna untuk sumbang saran dan membuat semakan. Anda boleh memastikan bahawa semua orang mempunyai masa yang mencukupi untuk menyiapkan tugas penting, mencari masa untuk bekerjasama dengan ahli pasukan lain dan secara umumnya mengetahui hal yang memerlukan tumpuan semua orang.
Excel
Excel ialah penyelesaian yang mudah untuk menghasilkan jadual dengan ringkas. Anda boleh menggunakan templat diprabuat atau hasilkan templat anda sendiri dalam program ini. Walaupun anda boleh kembali dalam talian, namun pilihan ini tidak mempunyai sebanyak ciri berguna seperti alternatif lain. Walaupun begitu, jika anda tidak mahu menangani perkara rumit dan sekadar menginginkan jadual masa yang boleh disemak setiap pagi, maka ini merupakan salah satu kaedah yang lebih mudah.
Google Calendar
Kalendar Google yang tersedia dengan sebarang akaun Gmail dan sebagai apl penjadualan yang bagus, sambung ke keseluruhan akaun anda. Ini bermakna jika anda telah membuat tempahan hotel atau menempah tiket penerbangan, Kalendar Google akan penghantaran maklumat ini daripada e-mel ke kalendar anda. Tarikh pun akan muncul pada destinasi anda di peta Google. Tambah acara lain dengan mudah melalui apl dan dapatkan pemberitahuan tolak pada telefon anda apabila tarikh akhir semakin hampir. Semua input anda juga disandarkan secara automatik.
Jurnal bulet
Jurnal titik, yang juga dikenali sebagai jurnal bulet adalah sesuai jika anda terdedah kepada gangguan, kebosanan atau kedua-duanya. Jurnal titik boleh menjadi ringkas atau rumit mengikut keinginan anda, dengan susun atur yang membolehkan anda mengkategorikan apa-apa sahaja. Anda boleh merancang untuk hari, minggu, bulan dan juga tahun untuk mencipta penjejak untuk jam bekerja, waktu makan, senaman, mood anda atau apa-apa pun yang anda mahu.
Kaedah jurnal bulet menggunakan "pengelogan pantas" yang membolehkan anda menanda tugasan, acara dan nota dengan penanda yang berbeza. Kemudian, anda boleh menggunakan "penanda" seperti * dan ! untuk menandakan keutamaan dan inspirasi pada senarai tugasan anda atau "asingkan" tugasan berbeza di bawah acara atau cipta tugasan kecil. Anda boleh memangkah item dengan mudah, menambah tugasan pada saat akhir dan mendapat rumusan lengkap sepanjang hari anda dengan sekilas pandang.
Secara ringkasnya, jurnal bulet memberikan anda susunan yang sama seperti Google calendar atau templat jadual PC anda, tetapi dengan manfaat tambahan menulis kesemua ini dengan tangan. Sepatutnya, ini membantu mengukuhkan idea dalam ingatan anda dan menginspirasikan komitmen yang lebih mendalam, terutamanya apabila anda memikirkan betapa jauhnya berbeza menaip dalam kalendar digital dengan menulis.
Cara menyusun jadual
Anda boleh menyusun jadual anda mengikut kemahuan anda. Anda tak perlu berasa yang anda perlu mengikut cara lama dan menyusunnya mengikut hari atau minggu. Anda boleh memecahkan jadual kepada blok masa atau pelan menggunakan teknik pendekatan pengurusan masa seperti teknik Pomodoro. Atau anda boleh menetapkan jadual yang berpusat di sekitar tempoh kerja yang mendalam untuk mengurangkan penangguhan dan penghindaran.
Apabila anda menetapkan jadual anda, cuba untuk meletakkan sebanyak mungkin maklumat yang ada, bukan sekadar maklumat kerja. Dengan cara itu, anda akan mendapat pemahaman sepenuhnya untuk hari yang akan datang. Fikirkan tentang:
- Tempoh kerja
- Berehat sebentar
- Rehat umum
- Keluar untuk mendapatkan bekalan (adakah anda memerlukan lebih banyak dakwat untuk mencetak laporan tersebut?)
- Ahli pasukan lain, misalnya jangan sekadar "menghantar e-mel tersebut", tetapi "e-mel laporan kepada David"
- Waktu bangun/tidur
- Program dan peralatan yang diperlukan dan tempoh penyediaan
- Masa bersenam
- Merancang masa untuk hari seterusnya
Mungkin perancangan yang begitu terperinci nampak seperti terlalu bersemangat, tetapi ini juga membolehkan anda memahami dan menyesuaikan diri dengan tahap tenaga anda. Jika anda tahu anda bekerja dengan lebih baik pada waktu tengah hari, misalnya, maka aturkan rehat anda sekitar tempoh bekerja yang optimum seperti memperuntukkan sejam pada waktu pagi untuk bersenam.
Bagaimanakah jika jadual saya tidak berkesan untuk saya?
Ubah jadual: jika mengikut jadual waktu tertentu membuatkan anda berasa tidak selesa atau meletihkan, maka itu bukan jadual yang tepat untuk anda. Jadual boleh dilihat sebagai alat yang berguna dan bukan sekadar tugasan lain pada senarai tugasan anda. Jalankan jadual anda sebagai percubaan selama seminggu dan anda akan segera menyedari bahawa teori dan amali ialah dua perkara yang berbeza. Jika jadual itu tidak berkesan, maka mulakan minggu seterusnya dengan jadual masa yang baharu. Semua ini boleh menjadikan perbezaan untuk hasil yang lebih baik.
