Comment établir un emploi du temps

Il arrive parfois qu'en fin de journée, malgré tous nos efforts, nous n'ayons réussi à terminer qu'une seule tâche sur notre liste. Heureusement, la meilleure solution est également la plus simple : établir un emploi du temps.

Ai-je besoin d'un emploi du temps au travail ?

Même les plus organisés d'entre nous peuvent avoir besoin d'un emploi du temps. Aussi simple soit-il, un emploi du temps quotidien vous aide à ne pas perdre de vue vos objectifs du jour. Prendre l'habitude d'établir un emploi du temps hebdomadaire vous permet non seulement de visualiser chacune de vos journées, mais également d'avoir une vision d'ensemble des tâches à accomplir afin de les répartir efficacement sur la semaine. On n'est jamais trop organisé.

Gestion de l'emploi du temps et outils de planification

Il existe plusieurs moyens de créer un emploi du temps flexible que vous pouvez adapter tout au long de la semaine. En matière de planification, rien n'est jamais vraiment figé.

L'option numérique est souvent plébiscitée, car nous avons moins tendance à oublier notre téléphone qu'un carnet de notes. Cela dit, lorsque vous êtes plongé dans le travail, vous n'avez pas forcément le réflexe d'utiliser votre téléphone. Vous pouvez aussi vous laisser distraire et faire un tour sur les réseaux sociaux par exemple. Les méthodes classiques telles qu'un agenda au format papier sont également très populaires. D'ailleurs, rien ne vous empêche d'avoir à la fois un agenda papier et un agenda numérique.

Dropbox Paper

Dropbox Paper est un outil de planification facile à utiliser qui améliore la collaboration au sein de votre équipe. Vous pouvez regrouper au même endroit votre liste de tâches et votre emploi du temps, inclure des liens vers des documents essentiels et permettre aux membres de l'équipe d'ajouter des commentaires en temps réel.Grâce aux modèles de planning, vous pouvez facilement créer des emplois du temps structurés pour votre semaine. Dropbox vous offre bien plus qu'un simple agenda. Il crée un espace de travail qui réunit l'ensemble des membres de votre équipe, qu'ils travaillent de chez eux ou au bureau.

Tableau blanc

Le tableau blanc est un outil efficace pour planifier les projets. Il est toujours utile de noter et de voir noir sur blanc les actions à réaliser, tout en continuant bien sûr à tirer parti des outils disponibles en ligne et du système de suivi numérique dans Dropbox Paper.

Commencez par établir une liste des tâches essentielles, pour une journée ou pour la semaine entière. Demandez ensuite aux membres de l'équipe de compléter cette liste avec leurs propres missions. Cela constitue un excellent point de départ pour organiser vos sessions de brainstorming et suivre l'avancement des projets. Vous pouvez vous assurer que chacun a suffisamment de temps pour réaliser les tâches importantes et libérer du temps pour collaborer avec d'autres membres de l'équipe. De plus, vous avez une vision d'ensemble sur les priorités de chacun.

Excel

Excel est un outil simple qui vous permet de créer facilement un emploi du temps. Vous pouvez utiliser un modèle prédéfini ou créer votre propre modèle dans le logiciel. Vous pouvez enregistrer votre document en ligne, mais le nombre de fonctionnalités reste limité par rapport à d'autres outils. Cela dit, Excel reste l'une des méthodes les plus simples si vous avez juste besoin de consulter votre emploi du temps le matin en arrivant au travail.

Google Agenda

Disponible avec n'importe quel compte Gmail, Google Agenda est une application de planification efficace qui est connectée à votre compte. Ainsi, lorsque vous réservez une chambre d'hôtel ou un billet d'avion, Google Agenda transfère directement les informations correspondantes de votre boîte de réception à votre agenda. Les dates s'affichent également au niveau de votre destination dans Google Maps. Vous pouvez ajouter facilement des événements via l'application et recevoir des notifications sur votre téléphone lorsqu'une tâche arrive à échéance. Tout ce que vous saisissez est automatiquement sauvegardé.

Bullet journal

Le bullet journal, ou “bujo” pour les intimes, est idéal si vous manquez de concentration, de motivation, ou les deux. De très simple à très sophistiqué, il vous permet de vous organiser comme vous le souhaitez grâce à de nombreuses options de mise en page. Vous pouvez établir un planning sur une journée, une semaine, un mois, voire une année et créer des trackers pour vos horaires de travail, vos repas, vos séances de sport, votre humeur, ou toute autre chose.

Le bullet journal repose sur la méthode d'enregistrement rapide (“rapid logging”) qui consiste à inscrire des tâches, des événements et des notes avec différents repères. Vous pouvez ensuite ajouter des symboles tels que “*” et “!” pour identifier les éléments prioritaires, regrouper plusieurs tâches sous un même événement ou créer des sous-tâches. Vous pouvez facilement rayer des éléments, ajouter des tâches de dernière minute et avoir un aperçu complet de votre journée d'un seul coup d'œil.

En résumé, le bullet journal vous offre la même organisation que votre agenda Google ou votre modèle d'emploi du temps sur PC, avec en plus l'avantage de tout écrire à la main. Cela permet généralement de mieux mémoriser ses idées et de s'impliquer davantage, surtout lorsque l'on compare la méthode à la saisie à distance dans un agenda numérique.

Comment organiser son emploi du temps

Choisissez la méthode qui vous convient le mieux. Rien ne vous oblige à établir un planning classique par jour ou par semaine. Vous pouvez définir des blocs de temps ou utiliser des méthodes de gestion du temps telles que la technique Pomodoro. Vous pouvez aussi axer votre emploi du temps autour de sessions de travail intensif afin d'éviter tout risque de procrastination et de découragement.

Lorsque vous établissez votre emploi du temps, essayez d'y inclure un maximum d'informations, et pas uniquement vos tâches professionnelles. Vous aurez ainsi une meilleure vue d'ensemble sur votre journée. Pensez aux éléments suivants :

  • Périodes de travail

  • Pause déjeuner

  • Pauses diverses

  • Courses (vous devrez peut-être aller acheter une cartouche d'encre pour imprimer votre rapport)

  • Noms des membres de votre équipe : n'écrivez pas simplement “envoyer l'e‑mail”, mais “envoyer le rapport par e‑mail à David”

  • Heure de lever et heure de coucher

  • Logiciels et outils nécessaires, plus le temps de configuration

  • Activité physique

  • Temps de planification pour le lendemain

Établir un planning aussi détaillé peut sembler excessif, mais cela vous permet notamment d'évaluer votre jauge d'énergie et de vous y adapter. Si vous savez que vous êtes plus productif l'après-midi, organisez vos moments de pause en conséquence et prévoyez par exemple de faire une heure de sport le matin.

Que faire si mon emploi du temps ne me convient pas ?

Modifiez-le : si le respect d'un horaire particulier vous semble contre nature ou si vous vous sentez fatigué, alors votre emploi du temps n'est pas adapté. Un emploi du temps doit être un outil utile et non une case de plus à cocher sur votre liste. Testez votre emploi du temps sur une semaine et vous verrez que la théorie et la pratique sont deux choses bien distinctes. Si cela ne vous convient pas, testez une autre organisation la semaine d'après. Un planning adapté peut réellement faire toute la différence.