¿Necesito programarme las tareas de trabajo?
Puede que seas la persona más organizada del mundo, pero a todos nos puede venir bien tener cierta planificación. No tiene que ser nada complicado, basta con una programación diaria que nos ayude a tener en mente las tareas pendientes. Al trabajar con una programación semanal, no solo consigues tener claro qué hay que hacer cada día, sino que además te obliga a considerar todas las tareas que tienes entre manos para repartirlas a lo largo de la semana. Nunca se está demasiado preparado.
Cómo gestionar una programación y qué herramientas utilizar
Hay muchas formas de preparar una programación que sea flexible y que se adapte a los cambios que te sobrevengan a lo largo de la semana. Al fin y al cabo, siempre se pueden producir imprevistos.
Usar un formato digital es una opción muy popular. Es más fácil que se te olvide una libreta que el móvil, ¿no? Dicho esto, es probable que mientras trabajas no puedas estar consultando el móvil todo el rato. O, como mínimo, ni tampoco hacerlo sin caer en la tentación de ver qué novedades hay en las redes sociales... Los métodos analógicos también tienen bastante éxito y no pasa nada por tener, por ejemplo, una agenda y también una programación en formato digital.
Dropbox Paper
Dropbox Paper es una gran herramienta que te permite preparar una programación de forma fácil para que tanto tú como tu equipo colaboréis más y mejor. Así, puedes tener las listas de tareas y los horarios en un solo lugar, vincular los documentos más importantes y dejar comentarios en tiempo real. Las líneas de tiempo pueden ayudarte a crear una programación estructurada semanal. En resumen, Dropbox te permite crear mucho más que una simple programación. Con esta herramienta puedes elaborar un centro de trabajo para todos los miembros de tu equipo, sin importar si trabajan desde casa o desde la oficina. Incluso puedes utilizar Dropbox Capture para enviar un mensaje de vídeo con una grabación de pantalla de tu programación —o de la plantilla de proyecto— y compartirlo con tus compañeros de trabajo, así estaréis todos coordinados.
La pizarra
Si lo que necesitas es programar la gestión de un proyecto, una pizarra siempre va a ser una gran aliada. Eso sí, después de anotarlo todo en este soporte analógico tendrás que pasar la información a la herramienta digital, como Dropbox Paper, pero tener la información en un formato así de visual siempre ayuda.
Empieza por hacer una lista de todas las tareas, las de solo un día o las de toda la semana, como quieras. Luego, pide a los miembros del equipo que completen dicha lista con las tareas que ellos tienen que hacer. De esta forma consigues el contexto perfecto para empezar una lluvia de ideas y para ver cómo hay que organizarse. Así puedes asegurarte de que todos disponen del tiempo necesario para llegar a las tareas más importantes, de que encuentran el momento para colaborar con otros miembros del equipo y de que, en general, saben en qué tiene que centrarse.
Excel
Excel es una solución sencilla que te permite crear fácilmente una programación. Puedes utilizar una plantilla prediseñada o crear una desde cero. Si bien es cierto que luego puedes hacer que esta hoja de cálculo esté disponible en línea, no tiene muchas otras funciones, en comparación con otras soluciones. Dicho esto, si no quieres complicarte y ya te parece bien tener un horario que puedas consultar cada mañana, esta es una de las opciones más sencillas.
Google Calendar
El calendario de Google está disponible con todas las cuentas de Gmail y es una herramienta que se conecta a tu cuenta general. Esto quiere decir que si, por ejemplo, has reservado una noche de hotel o comprado un billete de avión, el calendario de Google añade directamente esa información de tu correo electrónico a tu calendario. Las fechas de la reserva incluso aparecerán en la aplicación de mapas de Google. Así podrás añadir fácilmente eventos a través de la aplicación y recibir notificaciones entrantes en tu móvil cuando se acerca la fecha de vencimiento. Además, todo lo que incluyes se guarda automáticamente.
El método "bullet journal"
El método bullet journal consiste en utilizar un diario y es perfecto si eres una persona que suele distraerse, aburrirse o ambas cosas. Existen bullet journals para añadir información de forma simple o muy elaborada. Sus diseños te permiten categorizarlo todo. Puedes hacer una planificación diaria, semanal, mensual o incluso anual, y añadir información sobre tu horario laboral, las comidas, los entrenos, el estado de ánimo, etc.
En el método del bullet journal se utiliza un "sistema de registro rápido" que te permite añadir tareas, eventos y notas con distintos marcadores. A continuación, puedes utilizar "indicadores" como "*" o "!" para señalar prioridades e ideas en tu lista de tareas, o "anidar" diferentes tareas bajo un evento o crear una subtarea. Te permite tachar de forma fácil elementos de la lista, añadir tareas de última hora o tener una visión completa de todo lo que tienes ese día en un solo vistazo.
En resumen, un bullet journal te ofrece el mismo tipo de organización que el calendario de Google o que una programación diseñada con una plantilla de ordenador, pero con los beneficios que comporta la escritura física a mano. Supuestamente, esto ayuda a consolidar las ideas en tu memoria e inspira un compromiso más profundo, especialmente al considerar la sensación de distancia que se puede tener si lo comparamos con el hecho de utilizar un soporte digital.
Cómo organizar una programación
Puedes organizar tu programación como prefieras. No es para nada necesario que sigas el método tradicional de programarte por días o por semanas. Puedes, por ejemplo, dividir tu programación en bloques de tiempo o preparar una planificación en la que utilices un enfoque de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro. Otra opción, es prepararte una programación que solo se centre en los períodos en los que tienes mucho trabajo y así poder minimizar la procrastinación y evitar demorar las tareas.
Al preparar tu programación, intenta incluir en ella tanta información como sea posible; no solo la relacionada con el trabajo. Así, conseguirás tener una visión completa de lo que te espera cada día. Ten en cuenta, por ejemplo:
- Periodos de trabajo
- Pausas para almorzar
- Pausas generales
- La necesidad de ir a por material (¿y si te quedas sin tinta para imprimir un informe?)
- La colaboración con otros miembros del equipo, por ejemplo, no añadas "enviar correo", sino "enviar informe a David"
- Hora de despertarse/irse a la cama
- Los programas y dispositivos que necesitas, así como el tiempo de preparación
- Tiempo para hacer ejercicio
- El tiempo que necesitas para planificarte el día siguiente
A primera vista, puede parecer un poco exagerado entrar en tanto detalle, pero también te permite entender mejor a qué dedicas tus horas y, así, adaptar mejor tus niveles de energía. Pongamos que, por ejemplo, eres de los que trabajan mejor por la tarde. En ese caso, tiene sentido que el rato que dedicas a hacer ejercicio lo programes por la mañana.
¿Y si me he preparado una programación y no me va bien?
Entonces, cámbiala. Si seguir un horario concreto te resulta antinatural o se te hace pasado, es que esa programación no es la que necesitas. Una programación tiene que ser una herramienta útil. Debemos evitar que se acabe convirtiendo en una tarea más de tu lista. Prueba la programación que hayas preparado durante una semana. Verás que pronto tendrás claro que de la teoría a la práctica hay un buen trecho. Si no te funciona, prepara una programación nueva. Igual con solo unos cambios ya notas una gran mejora.
