Скажімо, ви творча особа, яка застосовує цілісний підхід до розробки стратегії проєкту. З іншого боку, ваш колега краще розуміється на підрахунках і дрібніших повсякденних деталях.
Якщо вам нададуть змогу використовувати власні сильні риси протягом проєкту, це стане виграшною комбінацією. Але що трапиться, якщо раптом ви або ваш співробітник перестанете спілкуватися або ваша продуктивність зменшиться та комусь доведеться виконувати роботу за колегу? Це позначиться на моральному духові та якості роботи.
Ефективно працювати в команді легше на словах, ніж на ділі, особливо коли вона складається з різних людей із різноманітними професійними знаннями та досвідом. Але за допомогою правильних інструментів і стратегій ви можете допомогти учасникам вашої команди підтримувати один одного та повністю розкрити їхній потенціал.
Тож як заохотити колег до командної роботи? Перш ніж описати ключові характеристики ефективних команд і показати, як їх досягти, нагадаймо собі про важливість командної роботи.
Чому ефективна командна робота настільки важлива?
Гляньмо правді у вічі: працювати з групою людей не завжди легко. Коли в учасників команди немає спільної мети чи почуття довіри, може здаватися, що ви не на одній хвилі, і це може негативно вплинути на вчасне виконання й ефективність завдань.
З іншого боку, учасники команд, які добре співпрацюють, не лише вчасно виконують завдання та дотримуються кінцевих термінів, але й розвивають почуття відданості й причетності. Так само окремі учасники команди відчувають, що їхній внесок у роботу цінують.
Крім того, ефективна командна робота дає змогу:
- побудувати міцні відносини між співробітниками;
- отримати більше можливостей для навчання та розвитку;
- покращити ефективність, продуктивність і креативність;
- підвищити відповідальність і покращити моральний дух команди й мотивацію для успішної реалізації проєктів;
- упровадити нові підходи до проєктів і відгуків;
- покращити співпрацю для досягнення спільних командних цілей.
Найкращі команди створюються не на пустому місці та не за лічені дні. Для їхнього формування потрібні час, терпіння та бажання всіх учасників команди на кожному рівні. Пропонуємо детальніше розглянути, що передбачає ефективна командна робота на робочому місці.
5 ключових характеристик ефективних команд
У робочих середовищах можна виокремити низку спільних рис, якими вирізняються динамічні, ефективні та продуктивні команди. Нижче наведено п'ять важливих складових ефективної командної роботи.
1. Чітко визначені обов'язки та цілі
Кожна роль у команді, включно з будь‑якими керівними посадами, які призначаються за потреби, має бути чітко визначена та відображати сильні сторони кожного учасника. Імовірно, учасники команди матимуть різні навички, які слід ураховувати під час делегування завдань і обов'язків.
Згадайте групові проєкти в школі чи університеті: як часто одна людина виконувала роботу за інших? Якщо ви гарантуєте, що кожен учасник команди зрозуміє свій внесок у команду й очікуване навантаження, то зможете уникнути подібного дисбалансу. Структура команди має викликати позитив, а не почуття образи чи деструктивну поведінку.
Коли всі учасники команди розуміють особисті цілі та власні обов'язки, а також спільну мету команди, вони, швидше за все, піклуватимуться про успіх команди й працюватимуть із максимальною ефективністю.
Щоб полегшити цей процес, за допомогою засобів співпраці призначайте завдання та створюйте списки завдань команди з термінами виконання, щоб жоден учасник не відставав від графіка.
2. Співпраця та підтримка
Ефективна командна робота стосується не лише колективних зусиль для виконання завдань і досягнення цілей проєкту чи процесу. Вона також передбачає звернення за допомогою до колег, якщо у вас виникають проблеми чи перешкоди, і за потреби надання допомоги та підтримки.
Співпраця в команді заохочує впроваджувати інновації, стимулюючи обмін ресурсами, досвідом та ідеями. Процеси, пов'язані з керуванням проєктами, прийняттям рішень і вирішенням проблем, стають набагато продуктивнішими, коли всі учасники команди, а не лише керівники, можуть реалізувати свої ідеї та використовувати власний досвід для пошуку рішень.
Dropbox допомагає об'єднати ваші файли, інструменти й учасників команди в одному зручному робочому просторі. Діліться всім, від шаблонів мозкового штурму до відеозаписів, отримуйте доступ до важливих файлів і спілкуйтеся за допомогою під'єднаних інструментів, як‑от Slack і Zoom, не виходячи з Dropbox.
3. Чесне та відверте спілкування
Ефективне спілкування — це продуктивна командна робота. Ви маєте активно слухати та не боятися ставити під сумнів рішення, які впливають на команду. Це також означає, що ви й учасники вашої команди почуваєтеся комфортно, за потреби висловлюючи й отримуючи конструктивну критику.
Кожен учасник команди має відчувати, що його внесок важливий і цінується всією групою. Якщо колега на нижчій посаді пропонує випробувати інший підхід до проєкту, старші колеги повинні вислухати його та за можливості допомогти втілили ці ідеї в життя.
Інструменти на кшталт Slack і Zoom дають змогу спілкуватися з командою в режимі реального часу. Але іноді візуальні елементи, як‑от записи екрана та відеоповідомлення, допомагають вам більш змістовно донести свою точку зору.
І саме тут у пригоді стають інструменти на зразок Dropbox Capture. Створюйте записи з екрана, GIF‑файли й знімки екрана та легко додавайте голосові коментарі й нотатки, щоб чітко доносити свою думку, нічого не плануючи.
4. Вирішення конфліктів
Наближається важливий термін виконання, а ваша команда відстає від графіка. Усі напружені. Різниця ефективної команди від слабкої полягає в тому, як вона може впоратися з такою напругою.
Безумовно, час від часу між учасниками команди можуть виникати розбіжності. Але конфлікти, для яких не передбачено методи вирішення, негативно позначаються на командній роботі. Це особливо актуально у випадку команд віддалених працівників: усунути розбіжності в розмежованій команді може бути важче, адже ви позбавлені невербальної та контекстної інформації, яку можна отримати віч‑на‑віч.
Якщо внутрішні чвари та пасивна агресивність спричиняють проблеми в команді, важливо визначити та вирішити їх.
Учасники ефективних команд розуміють, наскільки важливо вислуховувати різні думки, шукати рішення, що працюватимуть для всієї команди, а не лише для окремих осіб, і за потреби знаходити компроміс. Обов'язково ведіть протоколи нарад і разом розробіть план дій, до якого за потреби може звернутися кожен учасник команди.
5. Довіра та повага
Коли інші пункти цього списку виконано, члени команди ефективно співпрацюють!
Довіра та повага — це не лише віра в процес і поточну роботу, а й здатність долати проблеми в напружених умовах.
Окрім самої роботи, вони передбачають відсутність сумнівів у тому, що колеги переглядають пропущені наради та навчальні матеріали в асинхронному режимі, коли в них є час. За допомогою інструментів на кшталт Dropbox Capture ви можете ділитися записами, що заощаджують час, який ваша команда змарнувала б на тривалі наради.
Як розвивати та підтримувати хороші звички командної роботи
Розвиток гарних звичок командної роботи — тривалий процес. Потрібно приділити певний час, щоб зрозуміти, які методи й інструменти найкраще працюють для вашої команди на особистому та професійному рівнях.
Високопродуктивні команди:
- проводять мозкові штурми, щоб випрацювати спільне рішення;
- установлюють SMART‑цілі та SMART‑завдання для кожного проєкту;
- за потреби призначають керівника групи, який делегує завдання та виступає посередником від імені групи.
Підтримка гарних звичок командної роботи передбачає внесок кожного учасника команди, а не лише певних осіб. Немає універсального рішення, яке можна налаштувати один раз і забути. Як і самі робочі процеси, ефективність ваших методів командної роботи слід відстежувати та переглядати, щоб вчасно вирішувати всі проблеми.
Ці поради допоможуть створити середовище для ефективної командної роботи:
- Довіряйте робочому процесу та поважайте час і зусилля, яких докладає вся команда під час співпраці.
- Регулярно радьтеся з колегами, але не марнуйте час на безглузді командні наради: використовуйте асинхронні методи спілкування, як‑от відеоповідомлення та посібники зі знімками екрана, щоб оптимізувати робочі процеси.
- Визнавайте індивідуальні й колективні досягнення та використовуйте їх як можливості для навчання, щоб розвивати нові навички.
- Відверто та прозоро діліться з колегами складностями, які виникають у вашій роботі чи заважають вам продуктивно працювати.
- Оптимізуйте процес спілкування та зберігайте повідомлення, якими обмінюється група, наприклад відгуки, в одному місці.
- Знайомтеся з учасниками вашої команди як особистостями поза роботою!
Також важливо забезпечити команду найкращими технологіями й інструментами. Усі запроваджувані платформи, програми чи інтеграції мають бути простими у використанні та доступними для кожного учасника команди.
Виведіть командну роботу на новий рівень і залишайтеся там
Якщо ви хочете зменшити кількість непотрібних нарад, говорячи більше за менший час, об'єднатися навколо спільних цілей або створити відчуття причетності, за допомогою наявних у Dropbox інструментів ви зможете налагодити чудову командну роботу.
Dropbox — це єдиний простір, у якому можуть спілкуватися та співпрацювати учасники команди. Створюйте спільні календарі, списки завдань, інтерактивні огляди та повістки дня для нарад у Dropbox Paper і долайте обмеження віддаленої співпраці, тісніше спілкуючись з учасниками вашої команди за допомогою персоналізованих відеоповідомлень у Dropbox Capture.
Ви також можете інтегрувати Dropbox з іншим програмним забезпеченням для тимбілдингу та співпраці, як‑от Zoom, Slack і Trello, щоб реалізувати всі переваги командної роботи.