Supongamos que eres un creativo que debe encargarse de la visión general de la estrategia de un proyecto. A tu compañero, en cambio, se le da mejor hacer números y centrarse en los detalles más concretos del día a día.
Si tenéis la oportunidad de aprovechar los puntos fuertes de cada uno en un determinado proyecto, podríais formar muy buen equipo. Pero ¿qué sucederá si de repente tú o tu compañero dejáis de comunicaros o de ser tan productivos como antes y eso hace que el otro tenga que tomar el relevo? Los ánimos decaen y la calidad del trabajo empieza a verse afectada.
El trabajo en equipo eficaz es más fácil de decir que de hacer, especialmente cuando el equipo está formado por diversas personas con diferentes recorridos y experiencias profesionales. Pero con las herramientas y estrategias adecuadas, puedes ayudar a los miembros del equipo a apoyarse mutuamente y sacar lo mejor de cada uno.
Así pues, ¿cómo se fomenta el trabajo en equipo entre los compañeros? Antes de explicar las características clave de los grandes equipos y las formas de lograrlas, recordemos la importancia del trabajo en equipo.
¿Por qué es importante el trabajo en equipo eficaz?
Seamos honestos: trabajar con un grupo de personas no siempre es fácil. Cuando no hay un objetivo común o un sentimiento de confianza entre los miembros del equipo, puede parecer que estos están desincronizados y que les falta motivación para hacer el trabajo de manera oportuna y eficiente.
En cambio, los equipos que trabajan bien juntos no solo encuentran un ritmo adecuado para completar las tareas y cumplir con los plazos, sino que fomentan la lealtad y el compañerismo. A su vez, cada miembro del equipo se siente valorado y comprometido con su trabajo.
Además, el trabajo en equipo eficaz:
- Permite construir relaciones sólidas entre los empleados.
- Presenta más oportunidades de aprendizaje y desarrollo.
- Potencia la eficiencia, la productividad y la creatividad.
- Aumenta la responsabilidad, el ánimo del equipo y la motivación para que los proyectos salgan bien.
- Introduce nuevos enfoques y perspectivas para los proyectos y los comentarios.
- Promueve la sinergia: todos los miembros se unen para lograr los objetivos del equipo.
Los mejores equipos no surgen de la nada y no se crean de la noche a la mañana. Lograr un buen equipo requiere tiempo, paciencia y la voluntad de todos los miembros en todos los niveles. Veamos con más detalle qué implica un trabajo en equipo eficaz.
Cinco características clave de los equipos efectivos
Hay una serie de aspectos comunes en los entornos de trabajo que crean y fomentan equipos dinámicos, fuertes y productivos. A continuación, se detallan cinco componentes importantes del trabajo en equipo eficaz.
1. Responsabilidades y objetivos claramente definidos
Todos los roles del equipo, incluidos los de los responsables que se hayan asignado en caso de que fuera necesario, deben estar claramente definidos y reflejar las fortalezas de cada miembro. Es probable que tu equipo tenga un equilibrio de habilidades que deberá adoptar al delegar tareas y responsabilidades.
Piensa en los proyectos escolares o universitarios que hayas hecho: ¿con qué frecuencia una persona llevó más carga que el resto del equipo? Si te aseguras de que todos entiendan su contribución al equipo y la carga de trabajo esperada, podrás evitar este tipo de desequilibrio. La estructura del equipo debe fomentar una dinámica positiva sin rencores ni comportamientos destructivos.
Cuando todos los miembros del equipo se sienten cómodos con sus objetivos y responsabilidades personales, así como con el trabajo colectivo del equipo, es más probable que se preocupen por el éxito conjunto y que se sientan con energía para hacer su trabajo lo mejor posible.
Para facilitar esto, usa herramientas colaborativas que te permitan asignar tareas y crear una lista de las tareas del equipo con fechas de vencimiento para que todos se mantengan al día.
2. Colaboración y asistencia
El trabajo en equipo eficaz no se basa solo en el esfuerzo colectivo por completar las tareas y lograr los resultados previstos de un proyecto o proceso. También implica poder pedir ayuda a los compañeros cuando surgen problemas o dificultades y, a su vez, proporcionar ayuda y asistencia cuando sea necesario.
El comportamiento colaborativo del equipo fomenta la innovación a través del intercambio voluntario de recursos, experiencia e ideas. Los procesos de gestión de proyectos, toma de decisiones y resolución de problemas resultan mucho más productivos cuando los miembros del equipo, no solo los responsables o la gerencia, pueden compartir sus diferentes puntos de vista y experiencia para ayudar a encontrar soluciones.
Dropbox te ayuda a reunir tus archivos, herramientas y miembros del equipo en un práctico espacio de trabajo. Podréis compartirlo todo, desde plantillas de lluvia de ideas hasta vídeos, acceder a los archivos importantes y comunicaros a través de herramientas conectadas, como Slack y Zoom, y todo sin salir de Dropbox.
3. Comunicación honesta y abierta
Una comunicación eficaz equivale a un trabajo en equipo eficaz. Para lograrla, es necesario realizar una escucha activa y no tener miedo a cuestionar las decisiones que afectan al equipo. Cuando existe una comunicación eficaz, los miembros del equipo se sienten cómodos realizando y recibiendo críticas constructivas cuando son necesarias.
Todos los miembros del equipo deben sentir que sus aportaciones son importantes y bien recibidas por el grupo en general. Si alguien con un puesto júnior sugiere probar un enfoque diferente en un proyecto, los compañeros veteranos deberían escucharle y apoyarle para materializar esas ideas si son factibles.
Herramientas como Slack y Zoom te permiten conectarte con tu equipo en tiempo real. Pero, a veces, los elementos visuales, como las grabaciones de pantalla y los mensajes de vídeo, te ayudan a transmitir tu punto de vista de una manera más significativa.
Aquí es donde entran en juego herramientas como Dropbox Capture. Crea grabaciones de pantalla, GIF y capturas de pantalla y añade fácilmente voces en off y anotaciones para transmitir claramente tu mensaje sin tener que reunirte con nadie.
4. Resolución de conflictos
Se acerca una fecha límite importante y tu equipo no lleva el trabajo al día. Lógicamente, hay mucha tensión en el ambiente. En estos casos, lo que distingue a un equipo fuerte de uno débil es su manera de gestionar esa tensión.
Es natural no estar de acuerdo con otras personas del equipo de vez en cuando. Pero, cuando surgen conflictos y no se aplican medidas para resolverlos, la situación entorpece el trabajo en equipo. Esto es particularmente cierto en el caso de los equipos remotos: puede resultar más difícil solucionar los problemas en un equipo distribuido, ya que no cuentas con la misma información contextual y no verbal que en un entorno de trabajo presencial.
Si las rivalidades internas y los comportamientos pasivo-agresivos comienzan a causar conflictos en un equipo, es importante identificar y confrontar el problema.
Los equipos eficaces entienden la importancia de escuchar diferentes opiniones, buscar una solución que funcione para todo el equipo y no solo para personas específicas, y llegar a acuerdos si es necesario. Asegúrate de mantener un registro de las actas de las reuniones y colaborar en un plan de acción que todos los miembros del equipo puedan consultar cuando lo necesiten.
5. Confianza y respeto
Si los demás aspectos de esta lista están bien establecidos, los miembros del equipo tendrán una relación positiva.
La confianza y el respeto no solo se alcanzan creyendo en el proceso y en el trabajo que se está realizando, sino también superando los problemas y gestionando correctamente las tensiones.
Además de en el trabajo en sí, todo esto puede manifestarse en otros aspectos, como confiar en que tus compañeros se pondrán al día con las reuniones y los materiales de formación de manera asíncrona cuando tengan tiempo. Herramientas como Dropbox Capture te permiten compartir grabaciones que te ayudarán tanto a ti como a tu equipo a ahorrar el tiempo que hubierais perdido en una larga reunión.
Cómo lograr y mantener buenos hábitos de trabajo en equipo
Lograr unos buenos hábitos de trabajo en equipo no se consigue de la noche a la mañana; os llevará algún tiempo descubrir qué métodos y herramientas funcionan mejor para el equipo tanto a nivel personal como profesional.
Los equipos de alto rendimiento:
- Hacen lluvias de ideas para llegar a soluciones compartidas.
- Establecen objetivos SMART para cada proyecto.
- Designan un responsable de equipo cuando es necesario para que delegue tareas y medie en nombre del grupo.
Para mantener buenos hábitos de trabajo en equipo, es necesario que todos los miembros pongan de su parte, no solo ciertas personas. No existe una solución única que se pueda configurar una única vez y que luego sirva para todos los casos; al igual que el trabajo en sí, la efectividad de los métodos de trabajo en equipo debe supervisarse y revisarse para poder resolver cualquier problema antes de que sea demasiado tarde.
Para mantener un entorno de equipo eficaz:
- Confía en el proceso y respeta el tiempo y el esfuerzo demostrado por todo el equipo durante el trabajo colaborativo.
- Comunícate con los compañeros de forma regular, pero no pierdas el tiempo con reuniones de equipo innecesarias: usa métodos de comunicación asíncrona, como mensajes de vídeo y tutoriales con capturas de pantalla para optimizar los flujos de trabajo.
- Reconoce los logros individuales y colectivos y utilízalos como oportunidades de aprendizaje para ampliar vuestros conjuntos de habilidades.
- Actúa de forma abierta y transparente con tus compañeros sobre las cosas que te suponen un desafío o que merman tu productividad.
- Optimiza el proceso de comunicación y mantén la información que intercambia el grupo, como los comentarios, en un mismo lugar.
- Conoce personalmente a los miembros de tu equipo fuera del trabajo.
También es importante que te asegures de que el equipo esté equipado con las mejores herramientas y tecnología. Cualquier plataforma, aplicación o integración que introduzcas debe ser fácil de usar y accesible para todos los miembros del equipo.
Optimiza el trabajo en equipo y mantén los resultados
Dropbox tiene las herramientas para ayudarte a lograr y mantener un excelente trabajo en equipo, independientemente de si quieres reducir las reuniones innecesarias y decir más en menos tiempo, trabajar en sintonía en torno a objetivos comunes o crear un sentimiento de integración.
Dropbox proporciona un espacio unificado para que los miembros del equipo trabajen, se comuniquen y colaboren. Crea calendarios compartidos, listas de tareas, resúmenes interactivos y agendas de reuniones en Dropbox Paper y supera las limitaciones de la colaboración remota para establecer conexiones más profundas con los miembros del equipo mediante mensajes de vídeo personalizados en Dropbox Capture.
También puedes integrar Dropbox con otro software de trabajo en equipo y colaboración, como Zoom, Slack y Trello, para descubrir el verdadero potencial del trabajo en equipo.