Katakanlah Anda seorang pemikir kreatif yang menggunakan pendekatan “gambaran besar” untuk strategi proyek. Di sisi lain, rekan kerja Anda lebih mahir dalam mengolah angka dan berfokus pada detail sehari-hari yang lebih kecil.
Jika diberi kesempatan untuk menggunakan kelebihan pribadi Anda selama proyek berlangsung, ini bisa menjadi kombinasi yang unggul. Tetapi apa yang terjadi jika tiba-tiba Anda atau rekan kerja Anda berhenti berkomunikasi atau tidak seproduktif sebelumnya dan membuat anggota yang lain mengerjakan pekerjaan yang terbengkalai? Moral mulai rusak dan kualitas pekerjaan mulai menurun.
Kerja tim yang efektif sering kali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan—terutama ketika tim terdiri dari berbagai kelompok orang dengan latar belakang dan pengalaman profesional yang berbeda. Namun dengan alat dan strategi yang tepat, Anda dapat membantu anggota tim saling mendukung dan menghasilkan pekerjaan terbaik dari masing-masing anggota tim.
Jadi, bagaimana cara mempromosikan kerja sama tim di antara rekan kerja Anda? Sebelum menjelaskan karakteristik utama dari tim yang hebat dan cara untuk mencapainya, mari mengingat pentingnya kerja sama tim.
Mengapa kerja sama tim yang efektif itu penting?
Jujur saja—bekerja dengan sekelompok orang tidak selalu mudah. Ketika tidak ada tujuan bersama atau rasa percaya di antara anggota tim, Anda mungkin merasa tidak selaras dan motivasi Anda untuk menyelesaikan pekerjaan tepat secara tepat waktu dan efisien mungkin akan berkurang.
Di sisi lain, tim yang bekerja sama dengan baik tidak hanya menemukan ritme dalam menyelesaikan tugas dan memenuhi tenggat waktu, tetapi juga menumbuhkan rasa loyalitas dan rasa memiliki. Hasilnya, setiap anggota tim merasa dihargai dan terlibat dalam pekerjaan mereka.
Selain itu, kerja sama tim yang efektif:
- Membangun hubungan karyawan yang kuat
- Menyajikan lebih banyak kesempatan belajar dan pengembangan
- Meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kreativitas
- Meningkatkan akuntabilitas, moral tim, dan motivasi untuk melihat keberhasilan proyek
- Memperkenalkan pendekatan dan perspektif baru untuk proyek dan umpan balik
- Mendukung sinergi—setiap orang bersatu untuk mencapai tujuan tim
Tim-tim terbaik tidak muncul begitu saja dan tidak terbentuk dalam semalam. Mencapainya membutuhkan waktu, kesabaran, dan kemauan dari setiap anggota tim di setiap level. Mari kita lihat kerja sama tim yang efektif di tempat kerja secara lebih mendetail.
5 karakteristik utama tim yang efektif
Ada sejumlah ciri umum di lingkungan tempat kerja yang menciptakan dan mendukung tim yang dinamis, kuat, dan produktif. Berikut lima komponen penting dari kerja sama tim yang efektif.
1. Tanggung jawab dan tujuan yang jelas
Setiap peran dalam tim—termasuk “pemimpin” yang ditugaskan, jika diperlukan—perlu didefinisikan dengan jelas dan mencerminkan kelebihan masing-masing anggota. Tim Anda kemungkinan akan memiliki keseimbangan keterampilan yang harus diterima saat mendelegasikan tugas dan tanggung jawab.
Pikirkan tentang proyek kelompok Anda di sekolah atau perguruan tinggi—seberapa sering satu orang memikul beban untuk anggota tim lainnya? Dengan memastikan setiap orang memahami kontribusi mereka kepada tim dan beban kerja yang diharapkan, Anda dapat menghindari ketidakseimbangan semacam ini. Struktur tim harus mendorong dinamika positif, bukan perilaku kebencian atau destruktif.
Ketika setiap anggota tim merasa nyaman dengan tujuan dan tanggung jawab pribadi mereka—serta apa yang sedang dikerjakan bersama oleh tim—mereka akan lebih peduli dengan kesuksesan tim dan merasa bersemangat untuk menghasilkan karya terbaik.
Untuk memfasilitasi ini, gunakan alat kolaboratif untuk menetapkan tugas dan membuat daftar tugas tim dengan tanggal jatuh tempo sehingga semua orang bekerja sesuai rencana.
2. Kolaborasi dan dukungan
Kerja tim yang efektif bukan hanya tentang upaya kolektif untuk menyelesaikan tugas dan mencapai hasil proyek atau proses. Namun juga termasuk meminta bantuan dari rekan kerja ketika muncul masalah atau hambatan serta memberikan bantuan dan dukungan ketika diperlukan.
Perilaku tim kolaboratif mendorong inovasi melalui kesediaan bertukar sumber daya, keahlian, dan ide. Proses manajemen proyek, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah menjadi jauh lebih produktif ketika anggota tim—bukan hanya pemimpin atau manajemen—dapat menggunakan sudut pandang dan berbagai keahlian mereka untuk membantu menemukan solusi.
Dropbox membantu Anda menyatukan file, alat, dan anggota tim dalam satu ruang kerja yang nyaman. Bagikan segala hal mulai dari templat curah pendapat hingga video, akses file penting, dan berkomunikasi melalui alat yang terhubung seperti Slack dan Zoom—semuanya tanpa meninggalkan Dropbox.
3. Komunikasi yang jujur dan terbuka
Komunikasi yang efektif sama dengan kerja sama tim yang efektif. Hal ini memerlukan aktivitas mendengarkan secara aktif dan tidak takut mempertanyakan keputusan yang berdampak pada tim Anda. Artinya, Anda dan anggota tim Anda merasa nyaman memberi dan menerima kritik yang membangun bila diperlukan.
Setiap anggota tim harus merasa bahwa masukan mereka penting dan diterima oleh kelompok yang lebih luas. Jika seseorang di posisi junior ingin menyarankan untuk bereksperimen dengan pendekatan yang berbeda untuk sebuah proyek, rekan kerja yang lebih senior harus mendengarkan dan memberikan dukungan untuk mewujudkan ide tersebut jika memungkinkan.
Alat seperti Slack dan Zoom memungkinkan Anda terhubung dengan tim secara real-time. Namun terkadang elemen visual seperti rekaman layar dan pesan video membantu Anda menyampaikan maksud secara lebih bermakna.
Di sinilah alat seperti Dropbox Capture berperan. Buat rekaman layar, GIF, dan tangkapan layar, serta tambahkan sulih suara dan anotasi dengan mudah—sehingga Anda dapat mengatakan maksud Anda dengan jelas tanpa menjadwalkan apa pun.
4. Resolusi konflik
Ada tenggat waktu penting yang akan datang, dan tim Anda terlambat dari jadwal. Tekanan terasa sangat tinggi. Dalam skenario ini, yang membedakan tim yang kuat dari tim yang lemah adalah cara menangani tekanan ini.
Wajar untuk tidak setuju dengan orang lain dalam tim Anda dari waktu ke waktu. Namun hal ini mulai merusak kerja sama tim ketika konflik muncul dan tidak ada metode untuk menyelesaikannya. Hal ini terutama berlaku untuk tim jarak jauh—akan lebih sulit untuk memperbaiki kelemahan dalam tim terdistribusi karena Anda tidak dapat mengandalkan wawasan nonverbal dan kontekstual yang sama seperti di lingkungan kerja tatap muka.
Jika konflik dan agresivitas pasif mulai menyebabkan masalah dalam tim, penting untuk mengidentifikasi dan menghadapi masalah tersebut.
Tim yang efektif memahami pentingnya mendengarkan pendapat yang berbeda, mencari solusi yang sesuai untuk seluruh tim dan bukan hanya individu tertentu, serta menemukan kompromi jika perlu. Pastikan Anda menyimpan catatan notulen rapat dan berkolaborasi dalam rencana tindakan yang dapat menjadi referensi semua orang dalam tim saat mereka membutuhkannya.
5. Kepercayaan dan rasa hormat
Ketika ciri-ciri lain dalam daftar ini sudah ditetapkan dengan baik, anggota tim akan rukun!
Kepercayaan dan rasa hormat bukan hanya tentang percaya pada proses dan karya yang dihasilkan, tetapi juga kemampuan mengatasi masalah dalam menghadapi tekanan.
Selain pekerjaan itu sendiri, hal ini dapat terwujud dengan memercayai rekan kerja Anda untuk mengejar ketinggalan rapat dan materi pelatihan secara asinkron saat mereka ada waktu. Alat seperti Dropbox Capture membantu Anda membagikan rekaman yang menghemat waktu tim Anda dibandingkan ketika mereka harus duduk dalam rapat yang panjang.
Cara mencapai—dan mempertahankan—kebiasaan kerja sama tim yang baik
Mencapai kebiasaan kerja sama tim yang baik tidak dapat dicapai dalam semalam—perlu waktu untuk mencari tahu metode dan alat yang paling cocok untuk tim Anda pada tingkat pribadi dan profesional.
Tim berkinerja tinggi akan:
- Mencurahkan ide untuk mencapai solusi bersama
- Menetapkan tujuan dan sasaran SMART untuk setiap proyek
- Menunjuk seorang pemimpin tim jika perlu untuk mendelegasikan tugas dan melakukan mediasi atas nama kelompok
Mempertahankan kebiasaan kerja sama tim yang baik membutuhkan masukan dari setiap anggota tim, bukan hanya individu tertentu. Tidak ada satu solusi yang cocok untuk semua hal yang dapat diatur satu kali kemudian dibiarkan begitu saja—seperti pekerjaan itu sendiri, keefektifan metode kerja sama tim Anda harus dilacak dan ditinjau sehingga Anda dapat mengatasi masalah apa pun sebelum menjadi gangguan.
Untuk mempertahankan lingkungan tim yang efektif:
- Percayai prosesnya, serta hormati waktu dan upaya yang ditunjukkan oleh seluruh tim selama kerja kolaboratif berlangsung
- Evaluasi rekan kerja Anda secara teratur tetapi jangan buang waktu dengan rapat tim yang sia-sia—gunakan metode komunikasi asinkron seperti pesan video dan tutorial tangkapan layar untuk menyederhanakan alur kerja
- Akui pencapaian individu dan kolektif, serta gunakan ini sebagai kesempatan belajar untuk memperluas keahlian Anda
- Bersikaplah terbuka dan transparan dengan rekan kerja tentang hal-hal yang menurut Anda sulit atau yang menghalangi Anda untuk produktif
- Sederhanakan proses komunikasi dan simpan komunikasi grup seperti umpan balik di satu tempat
- Kenali anggota tim Anda sebagai individu—di luar pekerjaan!
Memastikan tim Anda memiliki teknologi dan alat terbaik juga merupakan hal yang penting. Setiap platform, aplikasi, atau integrasi yang Anda perkenalkan harus mudah digunakan dan dapat diakses oleh semua orang dalam tim.
Tingkatkan kerja sama tim Anda ke level berikutnya—dan bantu agar tetap demikian
Baik Anda ingin mengurangi rapat yang tidak perlu dan menyampaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, terhubung dengan tujuan bersama, atau membangun rasa memiliki, Dropbox memiliki alat untuk membantu Anda mencapai dan mempertahankan kerja sama tim yang luar biasa.
Dropbox menyediakan ruang terpadu bagi anggota tim untuk bekerja, berkomunikasi, dan berkolaborasi. Buat kalender bersama, daftar tugas, rangkuman interaktif, dan agenda rapat di Dropbox Paper serta atasi keterbatasan kolaborasi jarak jauh untuk terhubung lebih dalam dengan anggota tim Anda melalui pesan video yang dipersonalisasi di Dropbox Capture.
Anda juga dapat mengintegrasikan Dropbox dengan perangkat lunak pengembangan dan kolaborasi tim lainnya, seperti Zoom, Slack, dan Trello, untuk benar-benar memperkuat kerja sama tim.