Supponiamo che tu sia un pensatore creativo che, come strategia di progetto, tende a osservare il quadro generale. Il tuo collega, invece, è più bravo a macinare numeri e preferisce concentrarsi sulle piccole attività quotidiane.
Se aveste la possibilità di sfruttare i vostri punti di forza individuali per portare a termine un progetto, questa sarebbe una combinazione vincente. Ma cosa succederebbe se improvvisamente tu e il tuo collega smetteste di comunicare o non foste più produttivi come prima, lasciando che fosse l'altro a occuparsi di tutto il lavoro? Il morale della squadra subirebbe un tracollo e la qualità del lavoro ne risentirebbe.
Svolgere un lavoro di squadra efficace è spesso più facile a dirsi che a farsi, soprattutto quando il team è formato da un gruppo di persone con diversi tipi di formazione ed esperienze professionali. Ma con le strategie e gli strumenti giusti, puoi far sì che i membri del team si supportino a vicenda e aiutarli a dare il massimo.
Come si fa, quindi, a promuovere il lavoro di squadra tra i colleghi? Prima di illustrare le caratteristiche chiave dei grandi team e i modi per ottenerle, vogliamo ribadire l'importanza del lavoro di squadra.
Perché è importante un lavoro di squadra efficace?
Siamo onesti: lavorare con un gruppo di persone non è sempre facile. Quando manca un obiettivo comune o un senso di fiducia tra i membri del team, si può sentire di non essere in sintonia con gli altri e, di conseguenza, viene meno la motivazione a portare a termine il lavoro in modo tempestivo ed efficiente.
I team che lavorano in modo coeso, invece, non solo trovano il ritmo giusto per portare a termine le attività rispettando le scadenze, ma promuovono anche un senso di lealtà e di appartenenza. A loro volta, i singoli membri del team si sentono apprezzati e si impegnano maggiormente nel loro lavoro.
Inoltre, un lavoro di squadra efficace:
- Fa sì che si creino solide relazioni tra i dipendenti
- Presenta più opportunità di formazione e sviluppo
- Aumenta l'efficienza, la produttività e la creatività
- Aumenta il senso di responsabilità, migliora l'umore del team e tiene alta la motivazione a realizzare progetti di successo
- Lascia spazio a nuovi approcci e punti di vista riguardo ai progetti grazie allo scambio di feedback
- Promuove la sinergia: tutti uniscono le forze per raggiungere gli obiettivi del team
I migliori team non si formano e non si allineano dal giorno alla notte. Per trovare il giusto equilibrio occorrono tempo, pazienza e forza di volontà da parte di tutti i membri del team, a tutti i livelli. Vediamo nel dettaglio quali sono gli elementi chiave per svolgere un lavoro di squadra efficace.
5 caratteristiche chiave dei team efficaci
Negli ambienti di lavoro vi sono una serie di caratteristiche comuni che creano e favoriscono team dinamici, solidi e produttivi. Di seguito elenchiamo cinque importanti componenti di un lavoro di squadra efficace.
1. Responsabilità e obiettivi definiti in modo chiaro
Ogni ruolo all'interno del team, compresi gli eventuali "leader", deve essere definito in maniera chiara in base ai punti di forza di ciascun membro. L'ideale è che il team possieda un equilibrio di competenze da tenere in considerazione quando si delegano attività e responsabilità.
Pensa ai progetti di gruppo a cui partecipavi a scuola o all'università: quante volte è capitato che una sola persona si sobbarcasse il lavoro dell'intero team? Assicurandoti che ognuno comprenda il contributo che apporta al team e i carichi di lavoro previsti eviterai questo tipo di disequilibrio. La struttura del team deve dare impulso a una dinamica positiva, non al risentimento o a un comportamento distruttivo.
Quando ogni membro del team si sente a suo agio con i suoi obiettivi e le sue responsabilità personali, nonché con gli obiettivi collettivi del team, avrà più a cuore il successo del team e si sentirà stimolato a lavorare al meglio delle sue possibilità.
Per facilitare questa operazione, utilizza strumenti di collaborazione per assegnare gli incarichi e creare gli elenchi di attività da svolgere con le relative date di scadenza, in modo che tutti i membri del team rimangano in carreggiata.
2. Collaborazione e supporto
Un lavoro di squadra efficace non prevede solo un impegno collettivo a completare le attività e realizzare gli obiettivi di un progetto o un processo, ma implica anche chiedere una mano ai colleghi quando si presentano problemi o ostacoli e fornire a propria volta aiuto e supporto quando necessario.
Un comportamento collaborativo del team dà impulso all'innovazione attraverso lo scambio di risorse, competenze e idee. La gestione dei progetti, il processo decisionale e la risoluzione dei problemi diventano molto più efficienti quando i membri del team (e non solo i leader o i dirigenti) offrono il loro punto di vista e mettono in campo le loro competenze individuali per contribuire alla ricerca di una soluzione.
Dropbox ti aiuta a riunire i file, gli strumenti e i membri del team in un’unica area di lavoro. Condividi qualsiasi tipo di contenuto, dai modelli di brainstorming fino ai video, accedi ai file importanti e comunica attraverso strumenti integrati come Slack e Zoom, il tutto senza mai uscire da Dropbox.
3. Comunicazione aperta e sincera
Una comunicazione efficace coincide con un lavoro di squadra efficace. Ciò implica un ascolto attivo e il non avere paura di mettere in discussione le decisioni che hanno un impatto sul team. Inoltre, significa che tu e i membri del tuo team vi sentite a vostro agio a muovere e ricevere critiche costruttive quando necessario.
Ogni membro del team deve sentire che il suo contributo è importante e che viene accolto positivamente dal gruppo. Se un dipendente di livello junior dice di voler provare un approccio diverso in un progetto, i suoi colleghi più anziani dovrebbero ascoltare e, se possibile, fornire il supporto necessario per mettere in pratica la sua idea.
Strumenti come Slack e Zoom ti consentono di metterti in contatto con i membri del team in tempo reale così da avere la certezza che tutti siano sincronizzati.
4. Risoluzione dei conflitti
Si avvicina una scadenza importante e il team è in ritardo sulla tabella di marcia. Comprensibilmente, la tensione è alle stelle. In questo scenario, ciò che distingue un team forte da uno debole è il modo in cui viene gestita la tensione.
È naturale essere in disaccordo con gli altri membri del team di tanto in tanto. Tuttavia, il lavoro di squadra inizia a risentirne quando sorgono dei conflitti e non ci sono dei metodi per risolverli. Questo vale soprattutto per i team che lavorano a distanza: risanare le fratture in un team distribuito può essere più difficile, poiché non si può fare affidamento sugli stessi segnali non verbali e sullo stesso contesto di un ambiente di lavoro fisico.
Se i dissapori e i comportamenti passivo-aggressivi iniziano a causare problemi all'interno del team, è importante identificare il problema e affrontarlo.
I team efficaci capiscono l'importanza di ascoltare le diverse opinioni, cercare una soluzione che vada bene per tutti, e non solo per alcuni membri, e trovare un compromesso quando necessario. Assicurati di tenere un registro dei verbali di riunione e di collaborare per creare un piano d'azione a cui tutti i membri possano fare riferimento quando ne hanno bisogno.
5. Fiducia e rispetto
Quando le altre caratteristiche presenti in questo elenco sono ben consolidate, significa che i membri del team sono in armonia.
Per fiducia e rispetto non si intende solo confidare nel fatto che il lavoro verrà realizzato, ma anche essere in grado di superare i problemi quando vi sono delle tensioni.
Oltre che nel lavoro in sé, questo aspetto può manifestarsi quando si confida nel fatto che i colleghi si mettano in pari con riunioni e materiale formativo in modo asincrono non appena ne avranno il tempo.
Come adottare (e mantenere) buone abitudini nel lavoro di squadra
Riuscire ad adottare buone abitudini nel lavoro di squadra non è un processo immediato: ci vuole tempo per capire quali metodi funzionano meglio per il team a livello personale e professionale.
I team ad alte prestazioni:
- Fanno brainstorming delle idee per raggiungere una soluzione condivisa.
- Stabiliscono obiettivi e traguardi SMART per ogni progetto.
- Quando necessario, nominano un leader del team che deleghi le attività e agisca da mediatore a nome del gruppo.
Per mantenere delle buone abitudini nel lavoro di squadra è necessario il contributo di tutti i membri del team e non solo di alcune persone. Non esiste una soluzione univoca che si possa attuare una tantum e poi lasciar agire con il pilota automatico. Proprio come il lavoro stesso, l'efficacia dei metodi di team working deve essere monitorata e verificata, in modo da poter risolvere eventuali problemi prima che diventino invalidanti.
Per garantire un lavoro di squadra efficace nell'ambiente di lavoro:
- Abbi fiducia nel processo e rispetta il tempo dedicato e l'impegno profuso dall'intero team durante il lavoro in collaborazione.
- Contatta regolarmente i tuoi colleghi, ma senza perdere tempo in riunioni del team poco produttive. Usa metodi di comunicazione asincrona come i messaggi video per semplificare i flussi di lavoro.
- Riconosci i traguardi individuali e collettivi e usali come opportunità di apprendimento per ampliare le tue competenze.
È inoltre importante assicurarsi che il team abbia accesso alla tecnologia e agli strumenti migliori. Qualunque piattaforma, app o integrazione scegli di utilizzare deve essere intuitiva e accessibile a tutti i membri.
Porta il lavoro di squadra al livello successivo (e fai in modo che ci rimanga)
Se desideri ridurre le riunioni superflue e comunicare in maniera più efficace in meno tempo, discutere con i collaboratori degli obiettivi comuni o creare un senso di appartenenza, Dropbox ti offre gli strumenti giusti per ottenere e mantenere un lavoro di squadra eccellente.
Dropbox offre uno spazio unificato in cui i membri del team possono lavorare, comunicare e collaborare. Inizia creando calendari condivisi, elenchi attività, briefing interattivi e ordini del giorno delle riunioni in Dropbox Paper e supera i limiti della collaborazione a distanza.
Puoi anche integrare Dropbox con altri software di team building e collaborazione, come Zoom, Slack e Trello per liberare tutto il potenziale del lavoro di squadra.