นิสัยการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพและวิธีรักษานิสัยเหล่านั้นไว้

สมมุติว่าคุณเป็นนักคิดเชิงสร้างสรรค์ที่ใช้แนวทางการมอง “ภาพรวม” เพื่อวางกลยุทธ์ของโครงการ ในทางกลับกัน เพื่อนร่วมงานของคุณนั้นเก่งเรื่องการประมวลผลตัวเลขและการจดจ่อกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวันมากกว่า 

หากคุณได้รับโอกาสให้ใช้จุดแข็งของตนเองตลอดการดำเนินโครงการ นี่อาจเป็นการผสมผสานที่นำไปสู่ความสำเร็จ แต่จะเป็นอย่างไรหากคุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณหยุดสื่อสารกันหรือทำงานด้วยประสิทธิภาพที่ลดลงจากเมื่อก่อนโดยปล่อยให้อีกฝ่ายรับภาระไป ก็คงมีคนเริ่มหมดขวัญกำลังใจ และคุณภาพงานก็คงจะเริ่มแย่ลง

การทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพมักจะพูดง่ายกว่าทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมประกอบไปด้วยกลุ่มคนที่หลากหลายซึ่งมีภูมิหลังทางวิชาชีพและประสบการณ์ที่แตกต่างกัน แต่ด้วยเครื่องมือและกลยุทธ์ที่เหมาะสม คุณจะสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมสนับสนุนซึ่งกันและกัน และดึงเอาศักยภาพที่ดีที่สุดของแต่ละคนออกมาได้

แล้วคุณจะส่งเสริมการทำงานเป็นทีมในหมู่เพื่อนร่วมงานได้อย่างไรกันล่ะ ก่อนที่เราจะอธิบายถึงคุณลักษณะสำคัญของทีมที่ยอดเยี่ยมและวิธีที่จะได้มาซึ่งคุณลักษณะเหล่านั้น เรามาทบทวนความสำคัญของการทำงานเป็นทีมกันก่อนดีกว่า

เหตุใดการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ

พูดกันตามตรง การทำงานกับกลุ่มคนไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป เมื่อสมาชิกในทีมไม่มีเป้าหมายร่วมกันหรือไม่รู้สึกไว้วางใจกัน คุณอาจรู้สึกได้ว่าการทำงานนั้นไม่เป็นน้ำหนึ่งใจเดียว และอาจรู้สึกว่าแรงจูงใจในการทำงานให้เสร็จทันเวลาและมีประสิทธิภาพนั้นลดน้อยถอยลง

ในทางกลับกัน ทีมที่ทำงานร่วมกันได้ดีนั้นไม่เพียงแต่ทำงานให้เสร็จลุล่วงและทันตามกำหนดเวลาราวกับฟันเฟืองที่หมุนเคลื่อนไปพร้อมกันเท่านั้น แต่ยังส่งเสริมให้เกิดความรู้สึกผูกพันภักดีและเป็นส่วนหนึ่งของทีมอีกด้วย ด้วยเหตุนี้ สมาชิกแต่ละคนในทีมจึงรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่าและมีส่วนร่วมในงานของตน

นอกจากนี้ การทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพยังมีคุณลักษณะดังต่อไปนี้

• สร้างความสัมพันธ์ที่มั่นคงระหว่างพนักงาน
• ให้โอกาสในการเรียนรู้และการพัฒนาเพิ่มเติม
• ส่งเสริมประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความคิดสร้างสรรค์
• เพิ่มพูนความรับผิดชอบ ขวัญกำลังใจของทีม และแรงจูงใจในการทำโครงการให้ประสบความสำเร็จ
• นำแนวทางและมุมมองใหม่ๆ มาสู่โครงการและข้อคิดเห็น
• ส่งเสริมการทำงานอย่างเป็นหนึ่งเดียวที่ทุกคนร่วมมือกันเพื่อบรรลุเป้าหมายของทีม

ทีมที่ดีที่สุดนั้นไม่ได้เกิดขึ้นเอง และไม่ได้เกิดขึ้นเพียงชั่วข้ามคืน การจะมีทีมที่ดีได้ต้องใช้เวลา ความอดทน และความยินยอมพร้อมใจจากสมาชิกในทีมทุกคนในทุกระดับ เรามาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพในที่ทำงานกัน

3. การสื่อสารที่จริงใจและเปิดเผย

เมื่อสื่อสารแบบมีประสิทธิภาพก็จะก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพ ซึ่งก็หมายถึงการตั้งใจฟังอย่างกระตือรือร้น และการไม่กลัวที่จะตั้งคำถามเกี่ยวกับการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อทีมของคุณ นอกจากนี้ ยังหมายถึงการที่คุณและสมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจที่จะให้และรับคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์เมื่อถึงเวลาจำเป็นอีกด้วย

สมาชิกทุกคนในทีมควรรู้สึกว่าความคิดเห็นของตนมีความสำคัญและได้รับการรับฟังจากกลุ่มคนในระดับที่กว้างขึ้น หากใครบางคนในตำแหน่งระดับจูเนียร์ต้องการเสนอให้ทดลองนำวิธีการที่แตกต่างออกไปมาใช้ในโครงการ เพื่อนร่วมงานที่อาวุโสกว่าก็ควรรับฟัง และให้การสนับสนุนเพื่อทำให้ไอเดียเหล่านั้นเป็นจริงหากเป็นไปได้

เครื่องมืออย่าง Slack และ Zoom จะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับทีมของตนเองได้แบบเรียลไทม์ แต่บางครั้ง องค์ประกอบด้านการมองเห็น เช่น การบันทึกหน้าจอและข้อความวิดีโอ จะช่วยให้คุณสื่อสารประเด็นของตนได้อย่างสื่อความหมายมากยิ่งขึ้น 

นั่นคือช่วงเวลาที่ควรนำเครื่องมืออย่าง Dropbox Capture มาใช้งาน สร้างการบันทึกหน้าจอ, GIF และภาพหน้าจอ พร้อมทั้งเพิ่มเสียงพากย์และทำเครื่องหมายได้อย่างง่ายดาย คุณจึงสามารถสื่อสารสิ่งที่ต้องการได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องจัดประชุมอะไรขึ้นมา

4. การแก้ปัญหาความขัดแย้ง

กำหนดเวลาที่สำคัญกำลังใกล้เข้ามา แต่ทีมของคุณทำงานได้ล่าช้ากว่ากำหนด ความตึงเครียดอยู่ในระดับสูง ในสถานการณ์นี้ สิ่งที่ทำให้ทีมประสิทธิภาพสูงแตกต่างจากทีมประสิทธิภาพต่ำคือวิธีจัดการกับความตึงเครียดนี้

การไม่เห็นด้วยกับคนอื่นๆ ในทีมของตนเองบ้างเป็นครั้งคราวนั้นเป็นเรื่องธรรมดา แต่การทำงานเป็นทีมจะเริ่มมีความแตกแยกหากเกิดความขัดแย้งขึ้นแล้วไม่ได้ตระเตรียมวิธีการแก้ไขเอาไว้เลย ซึ่งเป็นปัญหาที่ทีมที่ทำงานระยะไกลต้องเผชิญบ่อยครั้ง การซ่อมแซมรอยร้าวในทีมแบบกระจายตัวนั้นอาจทำได้ยากยิ่งขึ้น เนื่องจากคุณไม่สามารถพึ่งพาข้อมูลเชิงลึกแบบอวัจนภาษาและแบบอาศัยบริบท เช่นเดียวกับในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบเห็นหน้ากันได้

หากการทะเลาะเบาะแว้งกันเองและความขุ่นเคืองที่เก็บงำเอาไว้เริ่มก่อให้เกิดปัญหาในทีม สิ่งสำคัญคือต้องระบุและจัดการกับปัญหานั้น 

ทีมที่มีประสิทธิภาพจะเข้าใจถึงความสำคัญของการรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง การค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะกับทั้งทีมไม่ใช่แค่กับเฉพาะตัวบุคคล และการหาทางประนีประนอมหากจำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เก็บบันทึกรายงานการประชุมไว้ และร่วมกันวางแผนการดำเนินการที่ทุกคนในทีมสามารถใช้เพื่ออ้างอิงได้เมื่อจำเป็น

5. การให้ความไว้วางใจและความเคารพ

เมื่อคุณสมบัติอื่นๆ ในรายการนี้พัฒนาขึ้นอย่างมั่นคงแข็งแรงแล้ว สมาชิกในทีมก็จะเข้าขากันได้ดี! 

ความไว้วางใจและความเคารพไม่ได้เป็นเพียงการเชื่อมั่นในกระบวนการและงานที่กำลังสร้างสรรค์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเอาชนะปัญหาเมื่อต้องเผชิญกับความตึงเครียด

นอกจากในตัวงานแล้ว สิ่งนี้อาจแสดงออกมาในรูปแบบของการไว้วางใจให้เพื่อนร่วมงานติดตามผลการประชุมและเอกสารการฝึกอบรมต่างๆ ในคนละเวลากันเมื่อพวกเขามีเวลา เครื่องมืออย่าง Dropbox Capture จะช่วยให้คุณแบ่งปันการบันทึกที่ช่วยประหยัดเวลา ซึ่งจะทำให้ทีมของคุณได้เวลาที่ต้องใช้ไปกับการนั่งฟังประชุมอันยาวนานกลับคืนมา