นิสัยการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพและวิธีรักษานิสัยเหล่านั้นไว้

สมมุติว่าคุณเป็นนักคิดเชิงสร้างสรรค์ที่ใช้แนวทางการมอง “ภาพรวม” เพื่อวางกลยุทธ์ของโครงการ ในทางกลับกัน เพื่อนร่วมงานของคุณนั้นเก่งเรื่องการประมวลผลตัวเลขและการจดจ่อกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวันมากกว่า 

หากคุณได้รับโอกาสให้ใช้จุดแข็งของตนเองตลอดการดำเนินโครงการ นี่อาจเป็นการผสมผสานที่นำไปสู่ความสำเร็จ แต่จะเป็นอย่างไรหากคุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณหยุดสื่อสารกันหรือทำงานด้วยประสิทธิภาพที่ลดลงจากเมื่อก่อนโดยปล่อยให้อีกฝ่ายรับภาระไป ก็คงมีคนเริ่มหมดขวัญกำลังใจ และคุณภาพงานก็คงจะเริ่มแย่ลง

การทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพมักจะพูดง่ายกว่าทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมประกอบไปด้วยกลุ่มคนที่หลากหลายซึ่งมีภูมิหลังทางวิชาชีพและประสบการณ์ที่แตกต่างกัน แต่ด้วยเครื่องมือและกลยุทธ์ที่เหมาะสม คุณจะสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมสนับสนุนซึ่งกันและกัน และดึงเอาศักยภาพที่ดีที่สุดของแต่ละคนออกมาได้

แล้วคุณจะส่งเสริมการทำงานเป็นทีมในหมู่เพื่อนร่วมงานได้อย่างไรกันล่ะ ก่อนที่เราจะอธิบายถึงคุณลักษณะสำคัญของทีมที่ยอดเยี่ยมและวิธีที่จะได้มาซึ่งคุณลักษณะเหล่านั้น เรามาทบทวนความสำคัญของการทำงานเป็นทีมกันก่อนดีกว่า

เหตุใดการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ

พูดกันตามตรง การทำงานกับกลุ่มคนไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป เมื่อสมาชิกในทีมไม่มีเป้าหมายร่วมกันหรือไม่รู้สึกไว้วางใจกัน คุณอาจรู้สึกได้ว่าการทำงานนั้นไม่เป็นน้ำหนึ่งใจเดียว และอาจรู้สึกว่าแรงจูงใจในการทำงานให้เสร็จทันเวลาและมีประสิทธิภาพนั้นลดน้อยถอยลง

ในทางกลับกัน ทีมที่ทำงานร่วมกันได้ดีนั้นไม่เพียงแต่ทำงานให้เสร็จลุล่วงและทันตามกำหนดเวลาราวกับฟันเฟืองที่หมุนเคลื่อนไปพร้อมกันเท่านั้น แต่ยังส่งเสริมให้เกิดความรู้สึกผูกพันภักดีและเป็นส่วนหนึ่งของทีมอีกด้วย ด้วยเหตุนี้ สมาชิกแต่ละคนในทีมจึงรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่าและมีส่วนร่วมในงานของตน

นอกจากนี้ การทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพยังมีคุณลักษณะดังต่อไปนี้

• สร้างความสัมพันธ์ที่มั่นคงระหว่างพนักงาน
• ให้โอกาสในการเรียนรู้และการพัฒนาเพิ่มเติม
• ส่งเสริมประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความคิดสร้างสรรค์
• เพิ่มพูนความรับผิดชอบ ขวัญกำลังใจของทีม และแรงจูงใจในการทำโครงการให้ประสบความสำเร็จ
• นำแนวทางและมุมมองใหม่ๆ มาสู่โครงการและข้อคิดเห็น
• ส่งเสริมการทำงานอย่างเป็นหนึ่งเดียวที่ทุกคนร่วมมือกันเพื่อบรรลุเป้าหมายของทีม

ทีมที่ดีที่สุดนั้นไม่ได้เกิดขึ้นเอง และไม่ได้เกิดขึ้นเพียงชั่วข้ามคืน การจะมีทีมที่ดีได้ต้องใช้เวลา ความอดทน และความยินยอมพร้อมใจจากสมาชิกในทีมทุกคนในทุกระดับ เรามาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพในที่ทำงานกัน

คุณลักษณะสำคัญ 5 ประการของทีมที่มีประสิทธิภาพ

มีคุณสมบัติทั่วไปในสภาพแวดล้อมการทำงานหลากหลายประการด้วยกันที่ช่วยสร้างและสนับสนุนให้เกิดทีมที่มีพลัง แข็งแกร่ง และมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญ 5 ประการของการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพ

1. ความรับผิดชอบและเป้าหมายที่กำหนดไว้ชัดเจน

ต้องมีการกำหนดทุกๆ บทบาทในทีมอย่างชัดเจน รวมถึง “ผู้นำ” ที่ได้รับมอบหมายตามความจำเป็น และสะท้อนให้เห็นถึงจุดแข็งของสมาชิกแต่ละคน ทีมของคุณน่าจะประกอบด้วยทักษะหลากหลายที่ควรนำมาพิจารณาเมื่อมอบหมายงานและความรับผิดชอบต่างๆ

ลองนึกถึงการทำโครงงานแบบกลุ่มที่โรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย มีใครคนใดคนหนึ่งที่แบกรับภาระงานมากกว่าคนอื่นๆ ในทีมบ่อยแค่ไหน เมื่อแน่ใจได้ว่าทุกคนเข้าใจบทบาทของตนในทีมและปริมาณงานที่คาดไว้ คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงความไม่สมดุลประเภทนี้ได้ โครงสร้างในทีมควรสนับสนุนให้เกิดพลังเชิงบวก ไม่ใช่ความไม่พอใจหรือพฤติกรรมที่ทำร้ายตัวเองและคนรอบข้าง

เมื่อสมาชิกแต่ละคนในทีมรู้สึกสบายใจกับเป้าหมายส่วนตัวและความรับผิดชอบของตนเอง รวมถึงสิ่งที่ทีมกำลังทำงานร่วมกันให้สัมฤทธิ์ผล พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะอยากให้ทีมประสบความสำเร็จ และรู้สึกมีพลังที่จะสร้างสรรค์ผลงานที่ดีที่สุดของตนออกมา

เพื่อส่งเสริมให้เกิดสิ่งนี้ขึ้น ให้ใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันในการมอบหมายงาน และสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำซึ่งมีวันครบกำหนดให้กับทีมเพื่อให้ทุกคนทำงานตามแผนที่วางไว้

2. การทำงานร่วมกันและการสนับสนุน

การทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพไม่ใช่แค่การลงแรงร่วมกันให้งานสำเร็จและบรรลุผลลัพธ์ของโครงการหรือกระบวนการเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานเมื่อเกิดปัญหาหรืออุปสรรค และในทางกลับกันก็เกี่ยวข้องกับการให้ความช่วยเหลือและการสนับสนุนเมื่อจำเป็น

พฤติกรรมของทีมที่ทำงานแบบร่วมมือกันนั้นจะกระตุ้นให้เกิดสิ่งใหม่ๆ ผ่านการแลกเปลี่ยนทรัพยากร ความเชี่ยวชาญ และไอเดียด้วยความเต็มใจ กระบวนการต่างๆ ในการบริหารจัดการโครงการ การตัดสินใจ และการแก้ปัญหาจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อสมาชิกในทีมสามารถใช้มุมมองและความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกันในการหาวิธีแก้ปัญหา ไม่ใช่แค่รอผู้นำหรือผู้บริหารเท่านั้น

Dropbox ช่วยให้คุณนำไฟล์ เครื่องมือ และสมาชิกในทีมมารวมกันอยู่ในพื้นที่ทำงานที่สะดวกครบครันเพียงแห่งเดียว โดยสามารถแบ่งปันได้ทุกสิ่ง ตั้งแต่เทมเพลตการระดมความคิด ไปจนถึงวิดีโอต่างๆ อีกทั้งยังสามารถเข้าถึงไฟล์สำคัญของตนเอง และสื่อสารผ่านเครื่องมือที่เชื่อมต่อกันอย่าง Slack และ Zoom ได้โดยไม่ต้องออกจาก Dropbox

3. การสื่อสารที่จริงใจและเปิดเผย

เมื่อสื่อสารแบบมีประสิทธิภาพก็จะก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพ ซึ่งก็หมายถึงการตั้งใจฟังอย่างกระตือรือร้น และการไม่กลัวที่จะตั้งคำถามเกี่ยวกับการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อทีมของคุณ นอกจากนี้ ยังหมายถึงการที่คุณและสมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจที่จะให้และรับคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์เมื่อถึงเวลาจำเป็นอีกด้วย

สมาชิกทุกคนในทีมควรรู้สึกว่าความคิดเห็นของตนมีความสำคัญและได้รับการรับฟังจากกลุ่มคนในระดับที่กว้างขึ้น หากใครบางคนในตำแหน่งระดับจูเนียร์ต้องการเสนอให้ทดลองนำวิธีการที่แตกต่างออกไปมาใช้ในโครงการ เพื่อนร่วมงานที่อาวุโสกว่าก็ควรรับฟัง และให้การสนับสนุนเพื่อทำให้ไอเดียเหล่านั้นเป็นจริงหากเป็นไปได้

เครื่องมืออย่าง Slack และ Zoom จะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับทีมของตนเองได้แบบเรียลไทม์ แต่บางครั้ง องค์ประกอบด้านการมองเห็น เช่น การบันทึกหน้าจอและข้อความวิดีโอ จะช่วยให้คุณสื่อสารประเด็นของตนได้อย่างสื่อความหมายมากยิ่งขึ้น 

นั่นคือช่วงเวลาที่ควรนำเครื่องมืออย่าง Dropbox Capture มาใช้งาน สร้างการบันทึกหน้าจอ, GIF และภาพหน้าจอ พร้อมทั้งเพิ่มเสียงพากย์และทำเครื่องหมายได้อย่างง่ายดาย คุณจึงสามารถสื่อสารสิ่งที่ต้องการได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องจัดประชุมอะไรขึ้นมา

4. การแก้ปัญหาความขัดแย้ง

กำหนดเวลาที่สำคัญกำลังใกล้เข้ามา แต่ทีมของคุณทำงานได้ล่าช้ากว่ากำหนด ความตึงเครียดอยู่ในระดับสูง ในสถานการณ์นี้ สิ่งที่ทำให้ทีมประสิทธิภาพสูงแตกต่างจากทีมประสิทธิภาพต่ำคือวิธีจัดการกับความตึงเครียดนี้

การไม่เห็นด้วยกับคนอื่นๆ ในทีมของตนเองบ้างเป็นครั้งคราวนั้นเป็นเรื่องธรรมดา แต่การทำงานเป็นทีมจะเริ่มมีความแตกแยกหากเกิดความขัดแย้งขึ้นแล้วไม่ได้ตระเตรียมวิธีการแก้ไขเอาไว้เลย ซึ่งเป็นปัญหาที่ทีมที่ทำงานระยะไกลต้องเผชิญบ่อยครั้ง การซ่อมแซมรอยร้าวในทีมแบบกระจายตัวนั้นอาจทำได้ยากยิ่งขึ้น เนื่องจากคุณไม่สามารถพึ่งพาข้อมูลเชิงลึกแบบอวัจนภาษาและแบบอาศัยบริบท เช่นเดียวกับในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบเห็นหน้ากันได้

หากการทะเลาะเบาะแว้งกันเองและความขุ่นเคืองที่เก็บงำเอาไว้เริ่มก่อให้เกิดปัญหาในทีม สิ่งสำคัญคือต้องระบุและจัดการกับปัญหานั้น 

ทีมที่มีประสิทธิภาพจะเข้าใจถึงความสำคัญของการรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง การค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะกับทั้งทีมไม่ใช่แค่กับเฉพาะตัวบุคคล และการหาทางประนีประนอมหากจำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เก็บบันทึกรายงานการประชุมไว้ และร่วมกันวางแผนการดำเนินการที่ทุกคนในทีมสามารถใช้เพื่ออ้างอิงได้เมื่อจำเป็น

5. การให้ความไว้วางใจและความเคารพ

เมื่อคุณสมบัติอื่นๆ ในรายการนี้พัฒนาขึ้นอย่างมั่นคงแข็งแรงแล้ว สมาชิกในทีมก็จะเข้าขากันได้ดี! 

ความไว้วางใจและความเคารพไม่ได้เป็นเพียงการเชื่อมั่นในกระบวนการและงานที่กำลังสร้างสรรค์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเอาชนะปัญหาเมื่อต้องเผชิญกับความตึงเครียด

นอกจากในตัวงานแล้ว สิ่งนี้อาจแสดงออกมาในรูปแบบของการไว้วางใจให้เพื่อนร่วมงานติดตามผลการประชุมและเอกสารการฝึกอบรมต่างๆ ในคนละเวลากันเมื่อพวกเขามีเวลา เครื่องมืออย่าง Dropbox Capture จะช่วยให้คุณแบ่งปันการบันทึกที่ช่วยประหยัดเวลา ซึ่งจะทำให้ทีมของคุณได้เวลาที่ต้องใช้ไปกับการนั่งฟังประชุมอันยาวนานกลับคืนมา

วิธีการสร้างและรักษานิสัยการทำงานเป็นทีมที่ดี

การสร้างนิสัยการทำงานเป็นทีมที่ดีนั้นไม่ได้เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่ต้องใช้เวลาสักระยะเพื่อพิจารณาว่าวิธีการและเครื่องมือใดเหมาะสมที่สุดสำหรับทีมของคุณทั้งในระดับส่วนบุคคลและในระดับอาชีพ

สิ่งที่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงจะทำ มีดังนี้

• ระดมความคิดเพื่อหาวิธีแก้ปัญหาร่วมกัน
• กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายในการทำงานที่ดีสำหรับทุกโครงการ
• แต่งตั้งหัวหน้าทีมเมื่อจำเป็น เพื่อมอบหมายงานและทำหน้าที่เป็นคนกลางในนามของกลุ่ม

การรักษานิสัยการทำงานเป็นทีมที่ดีนั้นต้องอาศัยความคิดเห็นจากสมาชิกในทีมทุกคน ไม่ใช่แค่จากบางคนเท่านั้น ไม่มีโซลูชันมหัศจรรย์ใดที่คุณสามารถกำหนดหรือตั้งค่าเพียงครั้งเดียวแล้วไม่ต้องกลับมาสนใจอีกเลย เช่นเดียวกับตัวงานเอง ประสิทธิภาพของวิธีการทำงานเป็นทีมของคุณควรได้รับการติดตามและทบทวน เพื่อให้สามารถคลี่คลายปัญหาได้ก่อนที่ก่อความเสียหายจริง

วิธีการรักษาสภาพแวดล้อมของทีมที่มีประสิทธิภาพ มีดังนี้

• เชื่อในกระบวนการ รวมทั้งเคารพเวลาและความพยายามของทั้งทีมที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานร่วมกัน
• พูดคุยเพื่ออัพเดทกับเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นประจำ แต่อย่าเสียเวลาไปกับการประชุมทีมที่ไร้จุดหมาย ให้ใช้วิธีการสื่อสารแบบคนละเวลากัน เช่น ข้อความวิดีโอและการสาธิตงานแบบใช้การจับภาพหน้าจอเพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์มีความคล่องตัว
• ชื่นชมยินดีกับความสำเร็จของแต่ละบุคคลและของส่วนรวม และใช้ความสำเร็จเหล่านี้เป็นโอกาสในการเรียนรู้เพื่อขยายชุดทักษะของคุณ
• มีความเปิดเผยและตรงไปตรงมากับเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังคิดว่ามีความท้าทายหรือขัดขวางไม่ให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ทำให้กระบวนการสื่อสารมีความคล่องตัว และเก็บการสื่อสารของกลุ่ม เช่น ข้อคิดเห็นไว้ในที่เดียว
• ทำความรู้จักกับสมาชิกในทีมแต่ละคนนอกเหนือจากเรื่องงาน!

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าทีมของคุณมีเทคโนโลยีและเครื่องมือที่ดีที่สุด แพลตฟอร์ม แอป หรือการผสานการทำงานใดๆ ที่คุณนำเข้ามาใช้ควรใช้งานและเข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกคนในทีม

ยกระดับการทำงานเป็นทีมของคุณขึ้นไปอีกขั้น และช่วยให้ศักยภาพนั้นคงอยู่ต่อไป

ไม่ว่าคุณจะต้องการลดการประชุมที่ไม่จำเป็น สื่อสารให้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ผูกสัมพันธ์โดยอาศัยเป้าหมายที่มีร่วมกัน หรือสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม Dropbox ก็มีเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณสร้างและรักษาการทำงานเป็นทีมที่ยอดเยี่ยมเอาไว้

Dropbox จะมอบพื้นที่หนึ่งเดียวให้แก่สมาชิกในทีมเพื่อทำงาน สื่อสาร และทำงานร่วมกัน สร้างปฏิทินแบบใช้งานร่วมกัน รายการสิ่งที่ต้องทำ ข้อมูลสรุปเชิงโต้ตอบ และวาระการประชุมใน Dropbox Paper และเอาชนะข้อจำกัดของการทำงานร่วมกันแบบระยะไกลเพื่อเชื่อมต่อกับสมาชิกในทีมของคุณอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นผ่านข้อความวิดีโอที่มีความเฉพาะตัวใน Dropbox Capture

นอกจากนี้ คุณยังสามารถผสานการทำงานของ Dropbox เข้ากับซอฟต์แวร์การสร้างความเป็นทีมและการทำงานร่วมกันอื่นๆ เช่น Zoom, Slack และ Trello ได้ เพื่อปลดล็อกพลังของการทำงานเป็นทีมอย่างแท้จริง