Imaginons que vous soyez plutôt du genre créatif et que vous préfériez avoir une vue d’ensemble de la stratégie d’un projet. Votre collègue, quant à lui, est plutôt branché en chiffres et aime se concentrer sur les détails du quotidien.
Si vous avez tous deux l’occasion d’utiliser vos points forts au cours d’un même projet, la combinaison peut s’avérer gagnante. Mais qu’arriverait‑il si votre collègue et vous cessiez de communiquer, ou si l’un d’entre vous faisait moins de travail et que l’autre devait prendre le relais? Le moral serait moins bon et la qualité du travail en souffrerait.
Travailler efficacement en équipe est souvent plus facile à dire qu’à faire, surtout quand les personnes qui la composent ont des expériences professionnelles différentes. Heureusement, en adoptant les bons outils et les bonnes stratégies, vous pourrez aider ces personnes à se soutenir mutuellement et à donner le meilleur d’elles‑mêmes.
Alors, comment encourager vos collègues à travailler en équipe? Avant de voir les caractéristiques principales des équipes efficaces et la façon dont vous pouvez les adopter vous aussi, rappelons l’importance du travail d’équipe.
Pourquoi est-il si important de travailler efficacement en équipe?
Nous le savons bien : travailler avec d’autres n’est pas toujours évident. Sans objectif commun et sans confiance mutuelle, il est difficile d’avoir la cohésion dans le groupe, ce qui peut vous enlever l’envie de bien travailler et de respecter les délais.
À l’opposé, les meilleures équipes travaillent en symbiose pour réaliser les tâches et respecter les délais et cultivent un sentiment de loyauté et d’appartenance. Leurs membres se sentent valorisés et impliqués dans leur travail.
De plus, le travail d’équipe :
- encourage les relations fortes entre les employés;
- favorise l’apprentissage et le développement;
- améliore l’efficacité, la productivité et la créativité;
- renforce le sentiment de responsabilité, le moral de l’équipe et la motivation à réussir;
- laisse place à de nouvelles approches et perspectives;
- encourage la synergie, car tout le monde travaille de concert pour atteindre les objectifs de l’équipe.
Les meilleures équipes ne se forment pas spontanément ni par hasard. Elles demandent du temps, de la patience et de la volonté de la part de chaque membre. Voyons plus en détail ce qu’implique un travail d’équipe efficace.
Les cinq caractéristiques clés des équipes efficaces
Les milieux de travail où se créent (et demeurent!) des équipes dynamiques, fortes et productives présentent un certain nombre de caractéristiques communes. Voici les cinq piliers d’une équipe efficace.
1. Des responsabilités et des objectifs clairement définis
Chaque rôle au sein de l’équipe (dont le rôle de chef, si l’équipe en a besoin) doit être clairement défini en fonction des points forts de chacun. Il est fort probable que vous ayez à prendre en compte des compétences variées lors de la délégation des tâches et des responsabilités.
Souvenez-vous de vos projets de groupe à l’école ou à l’université : combien de fois une personne seule a‑t‑elle dû se charger du travail de tout le monde? En veillant à ce que chacun comprenne son rôle dans l’équipe et sa charge de travail, vous pourrez éviter ce genre de déséquilibre. La structure de l’équipe doit favoriser une bonne dynamique, et non le ressentiment ou les comportements destructeurs.
Quand toutes les personnes sont à l’aise avec leurs propres objectifs et responsabilités, ainsi qu’avec les objectifs du groupe, elles sont plus susceptibles de prendre à cœur la réussite de l’équipe et d’être motivées à donner le meilleur d’elles–mêmes.
Pour y parvenir, utilisez des outils collaboratifs pour attribuer des tâches et créer des listes de tâches avec dates d’échéance afin que tous les membres de l’équipe gardent l’objectif en vue.
2. La collaboration et le soutien
Pour travailler efficacement en équipe, il ne suffit pas de fournir un effort collectif afin d’accomplir les tâches demandées et de mener à bien un projet ou un processus. Il faut aussi savoir demander l’aide de ses collègues en cas de problème, et offrir à son tour de l’aide et du soutien en cas de besoin.
Le comportement collaboratif en équipe encourage l’échange volontaire de ressources, d’expertise et d’idées, ce qui favorise l’innovation par le fait même. Les processus de gestion de projet, de prise de décision et de résolution de problèmes sont beaucoup plus productifs lorsque les membres de l’équipe (et pas uniquement les cadres ou les gestionnaires) peuvent proposer leur point de vue et leur expertise.
Dropbox rassemble les fichiers, outils et collaborateurs dans un seul et même espace de travail convivial. Partagez tout ce que vous voulez, des modèles de remue-méninges aux vidéos, accédez à vos fichiers importants et communiquez grâce aux outils associés tels que Slack et Zoom, le tout sans jamais quitter Dropbox.
3. La communication honnête et ouverte
D’une communication efficace naît un travail d’équipe efficace. Pratiquez l’écoute active et n’ayez pas peur de mettre en question les décisions qui touchent votre équipe. Les membres de votre équipe et vous–même devez vous sentir assez à l’aise pour formuler et recevoir des critiques constructives en cas de besoin.
Chacun doit sentir que le groupe écoute ses opinions. Si une personne avec peu d’expérience propose une nouvelle idée, ses collègues plus expérimentés doivent l’écouter et l’aider à concrétiser cette idée, si elle s’avère pertinente.
Les outils comme Slack et Zoom vous permettent de rester en lien avec votre équipe en temps réel. Mais il arrive que pour mieux vous faire comprendre, vous ayez besoin d’éléments visuels, comme des enregistrements d’écran et des messages vidéo.
C’est là tout l’avantage de Dropbox Capture, grâce auquel vous pouvez créer des enregistrements, des captures d’écran et des GIF, et y ajouter facilement des voix hors champ et des annotations. Ainsi, vous faites passer votre message sans avoir à planifier de réunion.
4. La résolution des conflits
Une échéance importante approche et votre équipe a pris du retard. La tension monte. Sachez que c’est la façon de gérer cette tension qui distingue une équipe forte d’une équipe faible.
Dans une certaine mesure, les désaccords dans une équipe sont sains. Ils posent seulement problème quand ils virent en conflits et qu’aucune procédure de résolution n’a été mise en place. C’est d’autant plus vrai pour les équipes à distance, car vous ne pouvez pas vous reposer sur les informations non verbales et contextuelles pour résoudre les désaccords.
Si vous voyez que des membres de votre équipe commencent à se disputer et à être passifs–agressifs, n’attendez pas pour trouver et affronter le problème.
Les équipes efficaces savent qu’il est essentiel de laisser s’exprimer les différentes opinions, de rechercher une solution qui convienne à l’ensemble des membres (et pas seulement à certaines personnes) et de faire des compromis au besoin. Pensez à conserver les notes de chaque réunion et collaborez sur un plan d’action auquel tous les membres de l’équipe pourront se référer en cas de besoin.
5. La confiance et le respect
Ça y est, les quatre premières caractéristiques sont réunies et l’équipe s’entend bien!
Reste le plus important : la confiance et le respect. Croire au processus et au travail produit ne suffit pas, vous devez également être capable de surmonter les problèmes et les tensions.
Outre le travail lui–même, vous devez par exemple faire confiance à vos collègues pour rattraper de manière asynchrone les réunions et les formations qu’ils auront ratées. Adoptez des outils tels que Dropbox Capture pour envoyer des enregistrements au lieu d’imposer de longues réunions à votre équipe.
Mettre en place et maintenir de bonnes habitudes de travail en équipe
Adopter de bonnes habitudes de travail en équipe ne se fait pas du jour au lendemain. Il vous faudra un certain temps pour déterminer les méthodes et les outils qui conviennent le mieux à vos collègues et vous, tant sur le plan personnel que professionnel.
Les équipes les plus performantes ont tendance à :
- faire des remue-méninges pour trouver une solution commune;
- se fixer des objectifs SMART pour chaque projet;
- désigner un chef d’équipe qui déléguera les tâches et agira en tant que médiateur en cas de besoin.
Pour entretenir vos bonnes habitudes de travail en équipe, tous les membres doivent y mettre du leur. Il n’existe pas de solution universelle et éternelle. Comme le travail lui-même, l’efficacité de vos méthodes de travail en équipe doit faire l’objet d’un suivi et d’un examen réguliers afin que vous puissiez résoudre les problèmes avant qu’ils ne tournent au vinaigre.
Pour entretenir un environnement d’équipe fécond :
- Faites confiance au processus et respectez le temps et les efforts fournis par l’ensemble de l’équipe.
- Échangez régulièrement avec vos collègues, mais ne vous éparpillez pas en réunions d’équipe inutiles. Utilisez des méthodes de communication asynchrones, telles que les messages vidéo et les captures d’écran, pour simplifier vos processus.
- Reconnaissez la valeur des réalisations individuelles et collectives, et voyez-les comme des occasions de développer vos compétences.
- Parlez ouvertement des choses qui donnent du fil à retordre ou qui vous empêchent de bien travailler.
- Simplifiez le processus de communication et regroupez les échanges de groupe, tels que les commentaires, au même endroit.
- Apprenez à connaître vos collègues en dehors du travail!
Évidemment, vous devez fournir à votre équipe la crème des outils et des technologies. Toutes les plateformes, applications ou intégrations que vous déployez doivent être faciles à utiliser et accessibles à tous.
Faites passer votre travail d’équipe au niveau supérieur, pour de bon
Que vous cherchiez à avoir moins de réunions inutiles, à dire plus de choses en moins de temps, à vous réunir autour d’objectifs communs ou à créer un sentiment d’appartenance, Dropbox dispose des outils nécessaires pour vous aider à mettre en place et maintenir un excellent travail d’équipe.
Dropbox offre à votre équipe un espace unifié pour travailler, communiquer et collaborer. Créez des calendriers partagés, des listes de tâches, des briefs interactifs et des ordres du jour dans Dropbox Paper. Dépassez les limites de la collaboration à distance en vous rapprochant des membres de votre équipe grâce à des messages vidéo personnalisés réalisés avec Dropbox Capture.
Vous pouvez intégrer Dropbox à d’autres logiciels de collaboration, tels que Zoom, Slack et Trello, pour exploiter pleinement le potentiel du travail d’équipe.