Låt oss säga att du är en kreativ tänkare som älskar att fokusera på helhetsperspektivet i din projektstrategi. Din kollega är däremot bättre på att jonglera siffror och fokusera på mindre, dagliga detaljer och uppgifter.
Om ni får möjlighet att använda era individuella styrkor i ett projekt kan detta vara en vinnande kombination. Men vad händer om du eller din kollega plötsligt slutar kommunicera eller vara lika produktiv som förr, vilket tvingar den andre att täcka upp? Arbetsmoralen blir lidande och kvaliteten i arbetet sjunker.
Effektivt teamarbete är ofta lättare sagt än gjort – särskilt när teamet består av en mångfasetterad grupp människor med olika yrkesbakgrund och erfarenheter. Men med rätt verktyg och strategier kan du hjälpa dina kolleger att stötta varandra och få ut maximalt av var och en.
Så hur kan man främja teamarbetet bland kollegorna? Innan vi förklarar de viktigaste egenskaperna hos fantastiska team och hur man kan nå dit måste vi diskutera vikten av lagarbete.
Varför är effektivt teamarbete viktigt?
Låt oss tala klarspråk – att samarbeta i en större grupp av kolleger är inte alltid lätt. Saknas gemensamma mål eller en känsla av tillit mellan teammedlemmarna kan det kännas som om ni är osynkade, och motivationen att få arbetet gjort på ett snabbt och effektivt sätt kan bli lidande.
Team som fungerar bra tillsammans hittar däremot inte bara en rytm när det gäller att slutföra uppgifter och klara deadlines – de skapar också en känsla av lojalitet och tillhörighet. Enskilda medlemmar i teamet känner sig på så vis värdesatta och engagerade i sitt eget arbete.
Effektivt lagarbete kan dessutom:
- Bygga starka medarbetarrelationer
- Presentera fler lärande- och utvecklingsmöjligheter
- Öka effektiviteten, produktiviteten och kreativiteten
- Öka ansvarstagandet, lagandan och motivationen att kämpa för lyckade projekt
- Introducera nya tillvägagångssätt och perspektiv på projekt och feedback
- Främja synergier – alla samarbetar för att nå teamets mål
De bästa teamen uppstår inte av sig själva, och lagandan faller inte bara på plats över en natt. Får att nå dit krävs tid, tålamod och rätt attityd från varje teammedlem på alla nivåer. Låt oss titta på vad effektivt teamarbete på arbetsplatsen innebär mer detaljerat.
5 avgörande egenskaper hos effektiva team
Det finns ett antal vanliga drag hos de arbetsplatsmiljöer som skapar och stöttar dynamiska, starka och produktiva team. Här är fem viktiga komponenter för effektivt teamarbete.
1. Tydligt definierade ansvarsområden och mål
Varje roll i teamet – inklusive eventuella utsedda ”ledare” om sådana krävs – måste vara tydligt definierad och återspegla varje kollegas styrkor. Ditt team kommer sannolikt vara balanserat mellan olika färdigheter som bör beaktas när ni delegerar uppgifter och ansvar.
Tänk på grupparbetena i skolan eller på universitetet – hur ofta slutade det med att en person gjorde hela hästjobbet åt resten av gruppen? Genom att se till att alla förstår sitt bidrag till teamet och den förväntade arbetsbelastningen kan ni slippa denna typ av obalans. Teamstrukturen bör uppmuntra en positiv dynamik istället för förbittring och destruktivt beteende.
När varje medlem i teamet känner sig trygg med personliga mål och ansvarsområden – och vad teamet arbetar mot kollektivt – blir alla mer benägna att prioritera teamets framgångar och får mer energi för att kunna producera bästa möjliga arbete.
För att möjliggöra detta kan man använda samarbetsverktyg för att dela ut uppgifter och skapa en teamuppgiftslista med deadlines så att alla kan hålla sig på banan.
2. Samarbete och support
Effektivt teamarbete handlar inte bara om det kollektiva arbetet för att avhandla uppgifter och slutföra ett projekt eller en process. Det inbegriper också att söka hjälp från kolleger när problem eller hinder uppstår, och i sin tur ge hjälp och support när den behövs.
Ett samarbetsinriktat teambeteende uppmuntrar innovation genom ett frivilligt utbyte av resurser, expertis och idéer. Projektlednings-, besluts- och problemlösningsprocesser blir mycket mer produktiva när teammedlemmarna – och inte bara chefer och ledningsgrupp – kan utnyttja sina olika perspektiv och kompetenser för att hitta lösningar.
Dropbox hjälper er att samla filer, verktyg och teammedlemmar på en och samma arbetsyta. Dela allt från brainstormingmallar till videor, få åtkomst till viktiga filer och kommunicera med anslutna verktyg som Slack och Zoom – utan att någonsin behöva lämna Dropbox.
3. Ärlig och öppen kommunikation
Effektiv kommunikation är lika med effektivt teamarbete. Här ingår att lyssna aktivt och att inte vara rädd för att ifrågasätta beslut som påverkar teamet. Det innebär också att du och dina teammedlemmar känner er trygga i att vid behov ge och ta emot konstruktiv kritik.
Varje medlem i teamet ska känna att deras arbetsinsatser är viktiga och välkomnas av den större gruppen. Om någon längre ner i hierarkin vill föreslå en annan strategi i ett projekt ska mer rutinerade kolleger lyssna och ge stöd för att om möjligt ge idéerna liv.
Verktyg som Slack och Zoom gör att du kan interagera med ditt team i realtid. Men ibland hjälper visuella element som skärminspelningar och videomeddelanden dig att få fram ditt budskap på ett mer meningsfullt sätt.
Det är här verktyg som Dropbox Capture kommer in i bilden. Skapa skärminspelningar, GIF-filer och skärmbilder och lägg enkelt till röstpålägg och markeringar – så att du tydligt kan säga vad du menar utan att behöva boka ett möte.
4. Konfliktlösning
Ni har en viktig deadline på gång, och teamet ligger efter. Stressen är påtaglig. I det här scenariot är det som skiljer ett starkt team från ett svagt team sättet denna stress hanteras på.
Det är naturligt att då och då vara oense med andra människor i teamet. Men när konflikter uppstår och det inte finns metoder att lösa dem med kan de börja förstöra teamarbetet. Detta gäller i synnerhet för distansteam – det kan vara svårare att laga sprickor i ett distansteam eftersom ni inte kan förlita er på samma icke-verbala och kontextuella insikter som i en fysisk arbetsmiljö där ni möts ansikte mot ansikte.
Om interna stridigheter och passiv aggressivitet börjar ge problem i teamet är det viktigt att identifiera och konfrontera problemet.
Effektiva team förstår vikten av att lyssna på olika åsikter, söka efter en lösning som fungerar för hela teamet och inte bara specifika individer, och att hitta kompromisser när det behövs. Se till att ni sparar era mötesprotokoll och samarbetar fram en handlingsplan som alla i teamet kan gå tillbaka till vid behov.
5. Förtroende och respekt
När de andra egenskaperna i denna lista har etablerats grundligt kommer teammedlemmar bra överens!
Förtroende och respekt handlar inte bara om att tro på processen och det arbete som produceras, utan också att kunna övervinna problem i stressiga och utsatta situationer.
Utöver i själva arbetet kan detta manifestera sig som att du litar på att dina kollegor arbetar ikapp med möten och utbildningsmaterial asynkront när de har tid. Verktyg som Dropbox Capture hjälper dig att dela tidsbesparande inspelningar för att ge teamet tillbaka den tid de annars skulle tillbringat i ett tråkigt mötesrum.
Så kan man skapa – och bibehålla – goda teamarbetsvanor
Goda teamarbetsvanor uppstår inte över en natt – det tar tid att förstå vilka metoder och verktyg som fungerar bäst för ditt team, både på en personlig och yrkesmässig nivå.
Högpresterande team brukar:
- Brainstorma idéer för att nå en gemensam lösning
- Upprätta SMART-mål för varje projekt
- Vid behov utse en teamledare som delegerar uppgifter och förhandlar för teamets räkning
Att upprätthålla goda teamarbetsvanor kräver input från varje enskild teammedlem, inte bara några av dem. Det finns inte en heltäckande lösning som du kan implementera vid ett tillfälle och sedan lämna därhän – i likhet med själva arbetet ska effektiviteten i dina teamarbetsmetoder övervakas och granskas så att du kan eliminera eventuella problem innan de blir störande.
För att upprätthålla en effektiv teammiljö ska ni:
- Lita på processen och respektera den tid och det arbete som hela teamet lägger in i samarbetet
- Checka in med dina kollegor regelbundet men slösa inte bort tid på meningslösa teammöten – använd asynkrona kommunikationsmetoder som videomeddelanden och självstudiekurser med skärmbilder för att effektivisera arbetsflödena
- Identifiera individuella och kollektiva prestationer, och använd dessa som möjligheter till lärande för att utöka teamets kompetens
- Var öppen och transparent med kolleger kring saker du tycker är utmanande eller hindrar dig från att vara produktiv
- Effektivisera kommunikationsprocessen och samla gruppkommunikation som till exempel feedback på ett ställe
- Lär känna dina teammedlemmar som individer – utanför arbetet!
Det är också viktigt att se till att teamet är utrustat med bästa möjliga teknik och verktyg. Alla plattformar, appar eller integreringar du introducerar ska vara användarvänliga och tillgängliga för alla i teamet.
Ta teamarbetet till nästa nivå – och se till att det stannar där
Vare sig du vill koppla samman gemensamma mål, skapa en känsla av tillhörighet eller bara minska antalet onödiga möten och få mer sagt på kortare tid har Dropbox verktygen som hjälper dig att uppnå och bibehålla ett fantastiskt teamarbete.
Dropbox tillhandahåller ett enhetligt utrymme i vilket teammedlemmar kan arbeta, kommunicera och samarbeta. Skapa delade kalendrar, att göra-listor, interaktiva underlag och mötesagendor i Dropbox Paper och hantera distansarbetets begränsningar genom djupare interaktion med teamkollegerna via personanpassade videomeddelanden i Dropbox Capture.
Du kan också integrera Dropbox med andra teambuilding- och samarbetsprogram som Zoom, Slack och Trello för att dra maximal nytta av kraften i teamarbete.