Stel dat je een creatieve denker bent die bij een projectstrategie het 'grote plaatje' in de gaten houdt. Je collega daarentegen is beter in het maken van berekeningen en het focussen op de kleinere, dagelijkse details.
Als je de kans krijgt om je individuele sterke punten in de loop van een project te gebruiken, kan dit een winnende combinatie zijn. Maar wat gebeurt er als jij of je collega plotseling stopt met communiceren of minder productief wordt dan voorheen, en de ander het werk moet overnemen? De motivatie begint af te nemen, waardoor de kwaliteit van het werk eronder lijdt.
Effectief teamwerk is vaak makkelijker gezegd dan gedaan, vooral als het team uit een diverse groep mensen met verschillende professionele achtergronden en ervaringen bestaat. Maar met de juiste tools en strategieën kun je je teamleden helpen elkaar te ondersteunen en het beste in iedereen naar boven te halen.
Dus, hoe bevorder je teamwerk onder je collega's? Voordat we de belangrijkste kenmerken van geweldige teams en manieren om die te bereiken uitleggen, staan we even stil bij het belang van teamwerk.
Waarom is effectief teamwerk belangrijk?
Laten we eerlijk zijn: werken met een groep mensen is niet altijd eenvoudig. Wanneer er geen gemeenschappelijk doel of gevoel van vertrouwen tussen teamleden is, kan het voelen alsof je niet synchroon loopt, waardoor je motivatie om je werk tijdig en efficiënt af te krijgen eronder kan lijden.
Teams die goed samenwerken vinden daarentegen niet alleen een ritme in het voltooien van taken en het halen van deadlines, ze bevorderen ook een gevoel van loyaliteit en saamhorigheid. Op hun beurt voelen de individuele leden van het team zich gewaardeerd en betrokken bij hun werk.
Daarnaast zorgt effectief teamwerk voor:
- Het opbouwen van sterke banden tussen medewerkers
- Meer leer- en ontwikkelingsmogelijkheden
- Een boost in efficiëntie, productiviteit en creativiteit
- Meer verantwoordelijkheid, teammoraal en motivatie om projecten te zien slagen
- Nieuwe benaderingen en perspectieven voor projecten en feedback
- Nieuwe synergie: iedereen komt samen om teamdoelen te bereiken
De beste teams ontstaan niet zomaar en ze vinden niet van de ene op de andere dag hun weg. Hiervoor is tijd, geduld en bereidheid nodig van elk teamlid, op elk niveau. Laten we eens nader bekijken wat effectief teamwerk op de werkplek precies inhoudt.
5 belangrijke kenmerken van effectieve teams
Er is een aantal gemeenschappelijke kenmerken in werkomgevingen die dynamische, sterke en productieve teams creëren en ondersteunen. Hier volgen vijf belangrijke onderdelen van effectief teamwerk.
1. Duidelijk omschreven verantwoordelijkheden en doelen
Elke rol in het team, inclusief eventuele aangewezen 'leiders', moet duidelijk zijn omschreven en worden afgestemd op de sterke punten van elk lid. Jouw team bezit waarschijnlijk een gebalanceerde combinatie van vaardigheden, die moet worden omarmd bij het delegeren van taken en verantwoordelijkheden.
Denk aan je groepsprojecten op school of de universiteit: hoe vaak droeg één persoon de last voor de rest van het team? Door ervoor te zorgen dat iedereen zijn of haar bijdrage aan het team en de verwachte werklast begrijpt, kun je dit soort onevenwichtigheden voorkomen. De teamstructuur moet een positieve dynamiek stimuleren, in plaats van wrok of destructief gedrag.
Wanneer elk lid van het team zich comfortabel voelt bij zijn of haar persoonlijke doelen en verantwoordelijkheden, en bij wat het team gezamenlijk nastreeft, is de kans groter dat ze zijn begaan met het succes van het team en zich gestimuleerd voelen om hun beste werk te leveren.
Om dit te vergemakkelijken kun je samenwerkingstools gebruiken om taken toe te wijzen en voor het team een takenlijst met vervaldata te maken, zodat iedereen op schema blijft.
2. Samenwerking en support
Effectief teamwerk gaat niet alleen over de gezamenlijke inspanning om taken te voltooien en de resultaten van een project of proces te bereiken. Het betekent ook hulp van collega's inschakelen, wanneer zich problemen of obstakels voordoen, en tegelijkertijd hulp en steun bieden wanneer dat nodig is.
Samenwerkend teamgedrag bevordert innovatie door de bereidwillige uitwisseling van middelen, deskundigheid en ideeën. Projectmanagement, besluitvorming en probleemoplossende processen worden veel productiever wanneer alle teamleden, dus niet alleen de leidinggevenden of het management, hun verschillende standpunten en expertise kunnen gebruiken om oplossingen te helpen vinden.
Dropbox helpt je om je bestanden, tools en teamleden samen te brengen in één handige werkomgeving. Deel alles, van brainstormsjablonen tot video's, krijg toegang tot je belangrijke bestanden en communiceer via verbonden tools, zoals Slack en Zoom, allemaal zonder Dropbox te hoeven verlaten.
3. Eerlijke en open communicatie
Effectieve communicatie staat gelijk aan effectief teamwerk. Dit betekent: actief luisteren en niet bang zijn om vragen te stellen bij beslissingen die je team beïnvloeden. Het betekent ook dat jij en je teamleden zich op hun gemak voelen bij het geven en ontvangen van opbouwende kritiek wanneer dat nodig is.
Ieder teamlid moet het gevoel hebben dat zijn of haar inbreng ertoe doet en door de rest van de groep wordt verwelkomd. Als iemand met een junior functie voorstelt om bij een project te experimenteren met een andere aanpak, moeten meer senior collega's luisteren en, waar mogelijk, steun bieden om deze ideeën tot leven te brengen.
Met tools als Slack en Zoom kun je in real time contact hebben met je team. Maar soms helpen visuele elementen, zoals schermopnamen en videoboodschappen, om je punt op een zinvollere manier over te brengen.
Dat is waar tools zoals Dropbox Capture van pas komen. Maak schermopnamen, GIF's, schermafdrukken en voeg eenvoudig voice-overs en annotaties toe, zodat je duidelijk kunt vertellen wat je bedoelt, zonder iets in te plannen.
4. Conflictoplossing
Er komt een belangrijke deadline aan en je team loopt achter op schema. De spanningen lopen daardoor hoog op. Wat in dit scenario een sterk team van een zwak team onderscheidt, is de manier waarop met deze spanning wordt omgegaan.
Het is normaal dat je het af en toe oneens bent met andere mensen in je team. Maar dit leidt tot afbraak van het teamwerk als er conflicten ontstaan en er geen methoden zijn om deze op te lossen. Dit geldt vooral voor teams op afstand; het kan moeilijker zijn om breuken in een gedistribueerd team te herstellen, omdat je niet kunt vertrouwen op dezelfde non-verbale en contextuele inzichten als in een persoonlijke werkomgeving.
Als onenigheid en passief-agressiviteit in een team problemen beginnen te veroorzaken, is het belangrijk om het probleem te identificeren en aan te pakken.
Effectieve teams begrijpen het belang van het aanhoren van verschillende meningen, het zoeken naar een oplossing die voor het hele team werkt in plaats van alleen voor specifieke individuen, en het vinden van een compromis als dat nodig is. Zorg ervoor dat je de notulen van je vergadering bijhoudt en samenwerkt aan een actieplan, waarnaar iedereen in het team kan verwijzen als ze het nodig hebben.
5. Vertrouwen en respect
Als de andere eigenschappen in deze lijst goed zijn ingeburgerd, zullen je teamleden goed met elkaar overweg kunnen!
Vertrouwen en respect gaan niet alleen over het geloof in het proces en het werk dat wordt geproduceerd, maar ook over het kunnen overwinnen van problemen bij spanningen.
Naast het werk zelf, kan dit zich uiten in het vertrouwen dat je collega's vergaderingen en trainingsmateriaal asynchroon inhalen als ze daarvoor de tijd hebben. Tools als Dropbox Capture helpen je om tijdbesparende opnamen te delen die je team de tijd besparen van een lange vergadering.
Hoe je goede teamwerkgewoonten bereikt en behoudt
Het bereiken van goede teamwerkgewoonten gebeurt niet van de ene op de andere dag. Er is wat tijd nodig om uit te zoeken welke methoden en tools het beste werken voor jouw team op persoonlijk en professioneel niveau.
Goed presterende teams:
- Brainstormen ideëen om tot een gezamenlijke oplossing te komen
- Stellen voor elk project SMART-doelen in
- Stellen, indien nodig, een teamleider aan om taken te delegeren en namens de groep te bemiddelen
Het handhaven van goede teamwerkgewoonten vereist inbreng van elk teamlid, niet alleen van bepaalde individuen. Er is geen pasklare oplossing die je één keer kunt inzetten en waar je vervolgens geen omkijken meer naar hebt. Net als het werk zelf, moet de effectiviteit van je teamwerkmethoden worden bijgehouden en geëvalueerd, zodat je eventuele problemen kunt oplossen voordat ze problemen veroorzaken.
Zo behoud je een effectieve teamomgeving:
- Vertrouw op het proces, en respecteer de tijd en moeite die het hele team tijdens de samenwerking laat zien
- Neem regelmatig contact op met je collega's, maar verspil geen tijd met zinloze teamvergaderingen. Gebruik asynchrone communicatiemethoden, zoals videoboodschappen en tutorials met schermopnamen om workflows te stroomlijnen
- Erken individuele en collectieve prestaties, en gebruik deze als leermogelijkheden om je vaardigheden uit te breiden
- Wees open en transparant tegen je collega's over dingen die je lastig vindt of die je productiviteit belemmeren
- Stroomlijn het communicatieproces en bewaar groepscommunicatie als feedback op één plek
- Leer je teamleden, buiten het werk om, als persoon kennen!
Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je team is uitgerust met de beste technologie en tools. Alle platforms, apps of integraties die je introduceert, moeten voor iedereen in het team gebruiksvriendelijk en eenvoudig toegankelijk zijn.
Til je teamwerk naar een hoger niveau en help het daar te blijven
Of je nu op zoek bent naar minder onnodige vergaderingen en meer wilt zeggen in minder tijd, overeenstemming wilt vinden omtrent gemeenschappelijke doelen of een saamhorigheidsgevoel wilt opbouwen: Dropbox beschikt over de tools om uitstekend teamwerk te bereiken en te behouden.
Dropbox biedt een gezamenlijke ruimte voor teamleden waarin ze kunnen werken, communiceren en samenwerken. Maak gedeelde agenda's, takenlijsten, interactieve briefings en vergaderagenda's in Dropbox Paper en overwin de beperkingen van samenwerking op afstand door persoonlijker in contact te komen met teamleden via gepersonaliseerde videoberichten in Dropbox Capture.
Je kunt Dropbox ook integreren met andere teambuilding- en collaboration software, zoals Zoom, Slack en Trello. Zo kun je echt alles uit de kracht van teamwerk halen.