La oss si du er en som tenker kreativt og ser det store bildet når det gjelder prosjektstrategi. Kollegaen din, derimot, er bedre til å knuse tall og se på de små detaljene fra dag til dag.
Hvis dere får muligheten til å utnytte personlige styrker i løpet av et prosjekt, kan det være en vinnerkombinasjon. Men hva skjer hvis du eller kollegaen din plutselig slutter å kommunisere eller være like produktiv, så den andre må ta støyten? Det vil gå ut over moralen og kvaliteten på arbeidet.
Effektivt teamarbeid er ofte lettere sagt enn gjort, særlig når teamet består av en mangfoldig gruppe med ulike faglige bakgrunner og erfaringer. Men med de rette verktøyene og strategiene kan du hjelpe teammedlemmene med å støtte hverandre og få fram det beste i hverandre.
Så hvordan fremmer du teamarbeid blant kollegaer? Før vi ser på hva som først og fremst kjennetegner et godt team og hvordan teamet kan komme dit, kan det være fint å minne oss selv på viktigheten av teamarbeid.
Hvorfor er effektivt teamarbeid viktig?
La oss si det som det er – å jobbe med en gruppe mennesker er ikke alltid enkelt. Uten et felles mål eller et tillitsforhold mellom teammedlemmene, kan dere fremstå som usynkroniserte, og det kan bli vanskelig å finne motivasjon til å utføre jobben på en effektiv måte og til rett tid.
Team som jobber godt sammen finner derimot en rytme når de skal fullføre oppgaver og nå tidsfrister og skaper en følelse av lojalitet og tilhørighet. Da føler hvert enkelt medlem av teamet seg verdsatt og motivert til jobben.
Andre kjennetegn på effektivt teamarbeid:
- Bygge sterke relasjoner mellom medarbeiderne
- Gi flere lærings- og utviklingsmuligheter
- Gi økt effektivitet, produktivitet og kreativitet
- Styrke ansvarsfølelsen, teammoralen og motivasjonen til å lykkes med prosjektet
- Finne nye tilnærminger til og perspektiver på prosjekter og tilbakemeldinger
- Fremme synergi – alle samles for å nå teammålene
De beste teamene blir ikke gode av seg selv, de kommer ikke på plass over natten. Det krever tid, tålmodighet og vilje fra hvert enkelt teammedlem på hvert nivå. Vi tar en nærmere titt på hva effektivt teamarbeid på arbeidsplassen innebærer.
Fem kjennetegn på effektive team
Arbeidsmiljøer som skaper og støtter dynamiske, sterke og produktive team har flere fellestrekk. Dette er fem viktige komponenter i effektivt teamarbeid.
1. Tydelig definerte ansvarsområder og mål
Alle teamroller – inkludert alle lederroller hvis det er nødvendig å ha dem – må være tydelig definert og gjenspeile styrkene til hvert enkelt teammedlem. Teamet har sannsynligvis en balanse i ferdigheter som bør utnyttes når oppgaver og ansvar skal delegeres.
Tenk på gruppeprosjektene på skolen – hvor ofte bar én person byrden for resten av teamet? Hvis du sørger for at alle forstår hva de kan bidra med i teamet og hvor mye arbeid det forventes at de tar på seg, kan du unngå en slik ubalanse. Teamstrukturen bør oppmuntre til en positiv dynamikk, ikke motvilje eller destruktiv atferd.
Når hvert enkelt teammedlem er fornøyd med personlige mål og ansvarsområder, samt det teamet jobber mot i fellesskap, er det mer sannsynlig at det er viktig for dem at teamet lykkes og at de har energi til å gjøre en så god innsats som mulig.
For å legge til rette for dette kan du bruke samarbeidsverktøy for å tildele oppgaver og opprette en gjøremålsliste for teamet med tidsfrister, slik at alle er i rute.
2. Samarbeid og støtte
Effektivt teamarbeid handler ikke bare om en felles innsats for å fullføre oppgavene og nå målet for et prosjekt eller en prosess. Det handler også om å be om hjelp fra kolleger når det oppstår problemer eller hindringer og å gi hjelp og støtte når det er behov for det.
Teamatferd som preges av samarbeid oppmuntrer til innovasjon gjennom ønsket utveksling av ressurser, ekspertise og ideer. Prosjektledelse, beslutningstaking og problemløsningsprosesser blir mye mer produktive når teammedlemmer – ikke bare ledere eller ledelsen – kan utnytte ulike synspunkter og ekspertise for å finne løsninger.
Dropbox kan hjelpe deg med å samle filer, verktøy og teammedlemmer i ett, praktisk arbeidsområde. Del alt fra maler for idémyldring til videoer, få tilgang til viktige filer og kommuniser via tilkoblede verktøy som Slack og Zoom – uten å gå ut av Dropbox.
3. Ærlig og åpen kommunikasjon
Effektiv kommunikasjon gir effektivt teamarbeid Dette innebærer å lytte aktivt og ikke være redd for å stille spørsmål om beslutninger som har innvirkning på teamet. Det innebærer også at du og teamkollegene dine synes det er greit å gi og få konstruktiv kritikk når det er nødvendig.
Hvert enkelt teammedlem bør føle at innspillene de kommer med er viktige og blir godt tatt imot av hele gruppen. Dersom noen i en juniorstilling har lyst til å foreslå en ny og eksperimentell tilnærming til prosjektet, bør seniorkollegene lytte og støtte gjennomføringen av ideene, dersom mulig.
Med verktøy som Slack og Zoom er det enklere å ha kontakt med teamet i sanntid. Men noen ganger kan visuelle elementer, som skjermopptak og videomeldinger, hjelpe deg med å få fram et poeng på en mer meningsfylt måte.
Her kommer verktøy som Dropbox Capture inn. Du kan enkelt lage skjermopptak, GIF-er og skjermbilder, samt legge til kommentatorstemme og markeringer, så du kan få fram budskapet ditt på en tydelig måte uten å planlegge noe.
4. Konfliktløsning
En viktig tidsfrist nærmer seg, og teamet ligger etter. Spenningene stiger, naturlig nok. I en slik situasjon er det måten spenningene blir håndtert på som skiller et sterkt team fra et svakt team.
Det er naturlig å være uenig med andre i teamet av og til. Men når teamet ikke har noen metoder for å løse konflikter som oppstår, vil det gå ut over teamarbeidet. Dette gjelder særlig for fjernteam. Det kan være vanskeligere å ordne opp i problemer i et distribuert team som mangler den ikke-verbale og kontekstuelle innsikten som de får et i fysisk arbeidsmiljø.
Hvis skjulte konflikter og passiv aggressivitet skaper problemer i teamet, er det viktig å identifisere og konfrontere problemet.
Effektive team forstår viktigheten av å lytte til ulike meninger, se etter en løsning som fungerer for hele teamet, ikke bare for enkeltpersoner, og finne et kompromiss hvis det er nødvendig. Ha møtereferater samlet, og samarbeid om en handlingsplan som alle i teamet kan bruke når de trenger det.
5. Tillit og respekt
Når de andre teamegenskapene på listen er på plass, fungerer teammedlemmene godt sammen!
Tillit og respekt handler ikke bare om å ha tro på prosessen og arbeidet som blir utført, men også om å overvinne problemer når det oppstår spenninger.
I tillegg til selve arbeidet, kan dette gi seg uttrykk i tillit til at kollegene oppdaterer seg på møter og opplæringsmateriell asynkront når de har tid til det. Med verktøy som Dropbox Capture er det enklere å dele opptak som sparer teamet for tid de ellers ville brukt på lange møter.
Slik oppnår – og opprettholder – teamet gode arbeidsvaner
Å oppnå gode teamarbeidsvaner skjer ikke over natten. Det tar tid å finne ut hvilke metoder og verktøy som fungerer best for teamet ditt på et personlig og profesjonelt plan.
Team som presterer godt:
- Gjennomfører idémyldring for å komme fram til en felles løsning
- Setter seg SMARTE mål for hvert prosjekt
- Utpeker en teamleder når det er nødvendig å delegere oppgaver og forhandle på vegne av gruppen
Å opprettholde gode teamarbeidsvaner krever innspill fra alle teammedlemmene, ikke bare fra enkeltpersoner. Det finnes ingen løsning som fungerer i alle situasjoner og som du kan implementere og så la være. Som selve jobben, bør metodene for teamarbeid følges opp og gås gjennom for å se hvor effektive de er og fjerne eventuelle problemer før de blir ødeleggende.
For å opprettholde et effektivt teammiljø:
- Stol på prosessen, og vis respekt for tiden og innsatsen til hele teamet i samarbeidsprosessen.
- Følg opp kollegene dine regelmessig, men ikke kast bort tid på meningsløse teammøter. Bruk asynkrone kommunikasjonsmetoder, som videomeldinger og skjermopptaksveiledninger, for å effektivisere arbeidsflyter
- Gi anerkjennelse for prestasjoner, individuelt og felles, og bruk dem som en læringsmulighet for å få bedre ferdigheter.
- Vær åpen og transparent overfor kollegene dine om ting du synes er utfordrende eller som hindrer deg i å være produktiv.
- Få en mer effektiv kommunikasjonsprosess, og hold gruppekommunikasjon, som tilbakemeldinger, samlet.
- Bli kjent med hvert enkelt teammedlem utenom jobb!
Det er også viktig å sørge for at teamet er utstyrt med best mulig teknologi og verktøy. Alle plattformer, apper eller integrasjoner du introduserer bør være enkle å bruke og tilgjengelige for hvert enkelt teammedlem.
Løft teamarbeidet – og hold det der
Enten du vil redusere antallet unødvendige møter og få sagt mer på kortere tid, samle gruppen rundt felles mål eller bygge tilhørighet, har Dropbox verktøy som kan hjelpe deg med å oppnå og opprettholde utmerket teamarbeid.
Dropbox leverer et enhetlig område hvor teammedlemmer kan jobbe, kommunisere og samarbeide. Opprett delte kalendere, gjøremålslister, interaktive instruksjoner og møteagendaer i Dropbox Paper, og overvinn begrensningene ved fjernsamarbeid og knytt teammedlemmer tettere sammen ved hjelp av personaliserte videomeldinger i Dropbox Capture.
Du kan også integrere Dropbox med andre programmer for teambygging og samarbeid, som Zoom, Slack og Trello, for å virkelig utnytte styrkene til teamarbeid.