Визначення асинхронного зв'язку
Термін «асинхронний зв'язок» походить із телекомунікацій. Це означає передачу даних без синхронізації з годинником, тобто інформація надходить шляхом переривчастого обміну, а не в постійному потоці.
З точки зору бізнесу, будь‑який зв'язок, що здійснюється не в режимі реального часу, є асинхронним. Наприклад, можна надіслати колезі запитання електронною поштою замість того, щоб просто звернутися до нього. Тобто на ваше первинне повідомлення (запитання) не буде миттєвої відповіді, так само як і будь‑яке спілкування в офісі не відбувається в постійному потоці запитань і відповідей. Натомість відповідь надається через певний проміжок часу, зазвичай через те, що колеги завантажені іншим завданням на момент, коли ви ставите запитання. Простіше кажучи, ставлення запитань або надсилання повідомлень без очікування миттєвої відповіді є асинхронним зв'язком. Протилежністю цьому буде щось на кшталт Zoom‑виклику, де все відбувається в режимі реального часу.
Хоча ви, безсумнівно, часто використовуєте асинхронне спілкування в офісі, воно є життєво важливим інструментом для фрілансерів та комунікації віддаленої команди.
Які приклади асинхронного зв'язку вам відомі?
Месенджери, електронна пошта та платформи для обміну документами в Інтернеті є найпоширенішими прикладами асинхронного спілкування.
Електронна пошта
Ніхто не очікує миттєвої відповіді на електронний лист, головним чином тому, що електронна пошта — це цифрова еволюція звичайної пошти. Так, ви отримуєте повідомлення швидше, але для відповіді все ще існує дуже великий часовий проміжок, який може зайняти стільки ж часу, скільки й надсилання листа традиційною поштою.
Програми для обміну повідомленнями
До них належать Microsoft Teams, WhatsApp та Slack. Звичайно, багато з них можна використовувати в режимі реального часу для обміну миттєвими повідомленнями, і багато офісів використовують їх, щоб покращити корпоративну культуру за допомогою невимушеного спілкування. Однак, немає гарантії чи повного очікування, що відповідь буде миттєвою.
Інструменти керування завданнями
Платформи на зразок Monday і Trello та інструменти керування завданнями в Dropbox дають вам змогу спілкуватися з учасниками команди в цифровому форматі без необхідності шукати час у календарях. Ви можете просто ввійти в систему, подивитися, що було додано або виділено, і продовжити роботу. Це може здатися непродуктивним. Зрештою, хіба не варто негайно та безпосередньо звертатися до людини, яка може вирішити проблему?
Насправді, коли кожен у вашій команді виконує різні завдання, пряма вимога щось зробити — це не лише чудовий спосіб убити мотивацію, але й не чарівним чином звільнить час, необхідний для миттєвого вирішення проблеми. Краще переконатися, що ви виділили проблему, щоб, коли всі повернуться до завдання, вони точно знали, що робити.
Ці інструменти гарантують, що виправдання «пропустив доповідну записку» більше ніколи не буде використано, і що всі знають, що відбувається, і нічого не обмежується панічним телефонним дзвінком.
Спільна робота над документами
Такі інструменти, як Dropbox Paper, дозволяють вам і вашій команді працювати разом, не перебуваючи в одній кімнаті чи навіть в одному часовому поясі. Ви можете вносити редагування та залишати коментарі, які миттєво оновлюються для всіх, хто має доступ до документа, та інші можуть робити те саме.
Минули ті часи, коли ви надсилали одну головну копію туди-сюди, а редагування втрачалися, коли її перейменовували на «Версія 2» або «Версія 12». З Dropbox Paper асинхронне спілкування стало простим.
Синхронний чи асинхронний зв'язок
Отже, що краще? Для деяких немає нічого кращого за миттєву відповідь, яку можна отримати під час відеодзвінка або особистої зустрічі. Може здаватися, що без спілкування в реальному часі отримати реальне уявлення про людину неможливо.
Тим не менш, коли ці дзвінки закінчуються, ви все одно передаєте електронні листи туди-сюди, щоб закріпити все, чим поділилися, в паперовому сліді. Це майже так, ніби «офіційне» спілкування починається лише тоді, коли все переходить у асинхронність.
Також варто враховувати, що коли на людей тиснуть, щоб вони діяли негайно, ви майже напевно не отримаєте від них найкращої роботи — усі знають, як це — бути оленем у світлі фар. Асинхронне спілкування дає вам можливість сприймати інформацію, перетравлювати її та формувати найкращу відповідь, і все це без жодного нагляду.
Чи означає термін «асинхронний» вищу якість зв'язку?
Існують дослідження, які показують, що віддалена робота краща за роботу в офісі, оскільки команди почуваються більш мотивованими та продуктивними. Cisco виявила, що цьому сприяє той факт, що 83% віддалених працівників вважають, що завдяки асинхронному зв'язку вони можуть спілкуватися так само або краще, працюючи віддалено.
Інше дослідження показало, що перерви, спричинені спілкуванням у режимі реального часу, призводять до підвищення рівня стресу, оскільки команди відчувають потребу надолужити втрачений час, що знову ж таки свідчить про те, що асинхронне спілкування усуває тиск і покращує індивідуальні робочі процеси. Виходячи із цих висновків, легко припустити, що асинхронне спілкування звільняє вашу команду від суворих очікувань та стресу.
Хоча додатки для обміну повідомленнями в режимі реального часу залишаються чудовим способом зв’язку команди, існує дуже високий ризик того, що це призведе до постійного зв’язку вашої команди, змушуючи її синхронно спілкуватися. Це може призвести до поганого балансу між роботою та особистим життям і, зрештою, до вигорання. Відмовляючись брати участь у командному чаті, ви також можете здаватися неспортивним, хоча, роблячи свій внесок занадто часто, ви можете виглядати як людина, яка, вибачте за каламбур, байдикує.
Ключовий висновок тут? Знайте сильні сторони використання асинхронного спілкування та не зловживайте ним.
Як може допомогти Dropbox?
Dropbox – це життєво важливий інструмент для будь-якого офісу чи віддаленої команди, яка прагне легкої співпраці. Різні часові пояси раніше означали, що для отримання дзвінка потрібно було залишатися допізна. З Dropbox нікому не потрібно годинами чекати, поки прокинеться інший берег.
Анотації Dropbox дозволяють вам безпечно ділитися своїми думками та відгуками, знаючи, що всі побачать їх після входу в систему. Це означає, що вам навіть не потрібно турбуватися про те, що електронний лист загубиться у вхідних повідомленнях або що хтось порушить ланцюжок зв’язку, не перешлете його. Якщо хтось відкриє ваш спільний документ для роботи, він матиме там усі необхідні оновлення та інформацію. Dropbox сповіщатиме вас про додавання нових анотацій, тож ви нічого не пропустите.
Співпраця з Dropbox може допомогти узгодити роботу всіх, незалежно від того, звідки вони працюють. Порядок денний зустрічей, плани проектів і навіть довгі відео можна легко обмінюватися. Dropbox створює одне централізоване, зручне робоче середовище без робочого часу, яке дозволяє вам підходити до завдань на власних умовах. Все, що тобі потрібно, чекатиме на тебе, коли ти будеш готовий.
Відсутність відчуття синхронізації
Асинхронний зв'язок вже протягом певного часу є нормою в багатьох офісах. Але якщо ви пропустили цю пам'ятку, почніть вже сьогодні. Ваші команди, як поблизу, так і віддалені, будуть вдячні вам за нові та вдосконалені канали зв'язку.
Dropbox та наші інтеграції допоможуть вашій команді працювати узгоджено, не використовуючи один офіс чи часовий пояс. Все, що вам потрібно зробити, це максимально ефективно використовувати Dropbox.
