Визначення асинхронного зв'язку
Термін «асинхронний зв'язок» походить із телекомунікацій. Це означає передачу даних без синхронізації з годинником, тобто інформація надходить шляхом переривчастого обміну, а не в постійному потоці.
З точки зору бізнесу, будь‑який зв'язок, що здійснюється не в режимі реального часу, є асинхронним. Наприклад, можна надіслати колезі запитання електронною поштою замість того, щоб просто звернутися до нього. Тобто на ваше первинне повідомлення (запитання) не буде миттєвої відповіді, так само як і будь‑яке спілкування в офісі не відбувається в постійному потоці запитань і відповідей. Натомість відповідь надається через певний проміжок часу, зазвичай через те, що колеги завантажені іншим завданням на момент, коли ви ставите запитання. Простіше кажучи, ставлення запитань або надсилання повідомлень без очікування миттєвої відповіді є асинхронним зв'язком. Протилежністю цьому буде щось на кшталт Zoom‑виклику, де все відбувається в режимі реального часу.
Хоча ви, без сумніву, часто використовуєте асинхронний зв'язок в офісі, він є життєво важливим інструментом для фрілансерів і спілкування віддалених команд.
Які приклади асинхронного зв'язку вам відомі?
Програми для обміну повідомленнями, електронна пошта та платформи для обміну документами онлайн є найпоширенішими прикладами асинхронного зв'язку.
Електронна пошта
Ніхто не очікує миттєвої відповіді на електронний лист, здебільшого тому, що електронна пошта являє собою еволюцію звичайної пошти в цифровому вимірі. Так, ви отримуєте повідомлення швидше, але все одно існує значний проміжок часу для відповіді, який може тривати стільки ж часу, що й надсилання листа традиційною поштою.
Програми для обміну повідомленнями
Серед них Microsoft Teams, WhatsApp і Slack. Звичайно ж, багато з них можна використовувати в режимі реального часу для обміну миттєвими повідомленнями, і багато офісів використовують їх, щоб покращити корпоративну культуру через невимушену розмову. Однак ніхто не може гарантувати миттєву відповідь або очікувати на неї.
Інструменти керування завданнями
Платформи, як-от Monday, Trello та інструменти керування завданнями в Dropbox , дозволяють спілкуватися з учасниками команди без необхідності шукати час у календарях. Можна просто ввійти в систему, подивитися, що було додано або виділено, і продовжити роботу. Це може здатися непродуктивним. Зрештою, хіба не варто вирішувати проблему негайно та безпосередньо з людиною, яка може її вирішити? Насправді, коли кожен із учасників вашої команди жонглює різними завданнями, пряма вимога щось зробити стане не лише чудовим способом знищити мотивацію, але також лишитися часу, необхідного для миттєвого впорядкування. Краще переконатися, що проблему висвітлено, щоб, коли всі повернуться до виконання завдання, вони знали точно, що саме слід робити. Ці інструменти унеможливлять використання виправдання на кшталт «я пропустив повідомлення», і завдяки ним всі будуть обізнані щодо того, що відбувається, а не обмежуватися панічним телефонним дзвінком.
Спільна робота над документами
Завдяки таким інструментам, як Dropbox Paper, ви та ваша команда можете працювати разом, перебуваючи в різних кімнатах або навіть часових поясах. Ви можете здійснювати редагування та залишати коментарі, які миттєво оновлюються для всіх, хто має доступ до документа. Інші учасники можуть робити те ж саме. Минули часи, коли ви надсилали один основний екземпляр туди‑сюди, а редагування втрачалися, оскільки його перейменовували на «версію 2» або «версію 12». Завдяки Dropbox Paper здійснювати асинхронний зв'язок просто.
Синхронний чи асинхронний зв'язок
Отже, що краще? Для деяких немає нічого кращого за миттєву відповідь, яку можна отримати під час відеодзвінка або особистої зустрічі. Може здаватися, що без спілкування в реальному часі отримати реальне уявлення про людину неможливо. Проте, коли ці дзвінки закінчуються, ви все одно продовжуєте пересилати електронні листи, щоб зафіксувати все, про що говорили, у паперовому вигляді. Це майже як «офіційна» комунікація справді починається лише тоді, коли все стає асинхронним. Крім того, коли на людей тиснуть, щоб вони діяли негайно, ви майже напевно не отримаєте їхньої найкращих результатів, оскільки всім відомий стан зайця у світлі фар. Асинхронний зв'язок дає можливість сприйняти інформацію, засвоїти та сформувати найкращу відповідь, і все це без зайвого нагляду ззаду.
Чи означає термін «асинхронний» вищу якість зв'язку?
Дослідження свідчать про те, що віддалена робота є кращою, ніж робота в офісі, а команди відчувають себе більш мотивованими та працюють продуктивніше. У Cisco дійшли висновку, що цьому сприяв той факт, що 83% віддалених працівників завдяки асинхронному зв'язку відчували, що вони можуть спілкуватися однаково або навіть краще під час дистанційної роботи. Інше дослідження показало, що перерви, спричинені спілкуванням у режимі реального часу, призводили до посилення стресу, оскільки команди відчували потребу наздогнати згаяний час, що знову ж таки свідчить про те, що асинхронний зв'язок знімає напругу та покращує індивідуальні робочі процеси. Виходячи з цих висновків, легко припустити, що асинхронний зв'язок звільняє вашу команду від жорстких очікувань і стресу.
Хоча програми обміну повідомленнями в режимі реального часу залишаються чудовим засобом налагодити зв'язок між учасниками, існує значний ризик того, що це призведе до постійного підключення вашої команди, змушуючи її до синхронного зв'язку. Це може призвести до порушення балансу між роботою та особистим життям і, зрештою, до емоційного вигорання. Відмовляючись брати участь у командній бесіді, ви також можете виглядати неспортивно. З іншого боку, занадто часто беручи участь у ньому, ви можете виглядати як людина, яка, вибачте, імітує бурхливу діяльність.
Яким є головний висновок із цього? Знати сильні сторони використання асинхронного зв'язку та не зловживати ним.
Як може допомогти Dropbox?
Dropbox є життєво важливим інструментом для будь‑якого офісу або віддаленої команди, яка прагне легкої співпраці. Різні часові пояси змушували затримуватися допізна, щоб відповісти на дзвінок. Завдяки Dropbox нікому не доведеться витрачати години на очікування, доки прокинуться на протилежному боці. Спробуйте скористатися Dropbox Capture, щоб поділитися записом екрана для зменшення потреб у нарадах. Учасники команди можуть переглядати ваше відеозаписи та коментувати його з точною прив'язкою до кадрів у Dropbox, не відчуваючи необхідності відвідувати зустрічі, які можуть не відповідати їх розкладу.
Примітки в Dropbox дозволяють безпечно ділитися своїми думками та відгуками, знаючи, що кожен побачить їх під час входу. Тобто вам навіть не доведеться турбуватися з приводу того, що електронний лист загубиться у папці «Вхідні» або хтось порушить ланцюжок зв'язку, не переславши його. Якщо хтось відкриє ваш спільний документ для роботи, він матиме всі необхідні оновлення та інформацію прямо там. Dropbox сповіщатиме вас про додавання нових приміток, щоб ви нічого не втратили.
Співпраця з Dropbox може допомогти об'єднати всіх, незалежно від того, де вони працюють. Порядком денним зустрічей, планами проєктів і навіть довгими відеозаписами можна ділитися без особливих зусиль. Dropbox створює єдиний центральний, зручний робочий простір, позбавлений робочих годин, який дозволяє братися за виконання завдань на власних умовах. Все необхідне чекатиме на вас, коли ви будете готові.
Відсутність відчуття синхронізації
Асинхронний зв'язок вже протягом певного часу є нормою в багатьох офісах. Але якщо ви пропустили цю пам'ятку, почніть вже сьогодні. Ваші команди, як поблизу, так і віддалені, будуть вдячні вам за нові та вдосконалені канали зв'язку.
Dropbox і наші інтеграції допоможуть вашій команді узгодити роботу, навіть якщо ви не працюєте в одному офісі чи часовому пояс. Все, що вам дійсно потрібно для синхронізації — це максимально ефективно використовувати Dropbox.
