Гнучкіші можливості роботи, зокрема гібридні та переважно віртуальні команди, нікуди не зникли. Згідно з дослідженням компанії PwC від 2020 року, після пандемії 83 % співробітників хочуть працювати віддалено принаймні один день на тиждень.
Усе більше компаній переходять на віддалену роботу, тому зростає важливість технологій зв'язку та співпраці. Сьогодні відеонаради — поширений спосіб підтримки зв'язку та взаємодії між віддаленими командами.
Проте відеонаради можуть проходити хаотично. Крім того, можна втомитися, якщо використовувати їх надмірно. Повільне підключення до інтернету, накладання розмов і загальне зниження продуктивності — це лише деякі проблеми, із якими зіштовхуються віддалені працівники під час відеонарад.
І справді, інфографіка від компанії Atlassian показує, що ми витрачаємо в середньому 31 годину на місяць на непродуктивні наради. Як скористатися перевагами віртуальних нарад, не жертвуючи продуктивністю, залученістю команди та зв'язком?
Знайомство: асинхронні наради.
Почнімо з основ… Що означає слово «асинхронний»?
Асинхронний зв'язок відбувається, коли одна особа (або група) надає інформацію, на яку одержувачі надають свою відповідь пізніше.
Класичний приклад асинхронного зв'язку — електронна пошта: на повідомлення не потрібно негайно відповідати, і ними обмінюються з певними затримками.
Простіше кажучи, асинхронна нарада не відбувається в режимі реального часу. Її певною мірою організовують і планують, але вона не потребує розкладу. Зв'язок може бути одностороннім, як у разі попередньо записаного навчального відеоролика, або передбачати більше взаємодії, як у разі відеоповідомлень на вимогу.
Асинхронні відеонаради не транслюють наживо. Натомість їх записують, щоб ці наради можна було переглянути й перевірити пізніше.
Чим асинхронні наради відрізняються від синхронних?
Вам може бути цікаво, чим вирізняються асинхронні наради. Якщо ви деякий час працювали віддалено, швидше за все, більшість нарад були синхронними. Тобто вони проходили наживо з одночасною активністю учасників.
Як і асинхронні, синхронні наради дають змогу спілкуватися з колегами та клієнтами, навіть якщо вони перебувають у різних місцях. Проте синхронні наради потрібно планувати. Крім того, вони можуть не записуватися для використання в майбутньому.
Підсумок:
- Синхронні наради відбуваються в режимі реального часу. Це відеонаради, що проходять наживо на таких платформах, як Zoom, і передбачають двостороннє спілкування між учасниками. Учасники разом переглядають матеріали наради та миттєво надають відгуки.
- Натомість асинхронні наради не транслюються наживо, і спілкування не відбувається в режимі реального часу. Асинхронні відеонаради записуються та надаються для спільного використання, тому ви можете поділитися вмістом і переглянути його пізніше.
У чому полягають переваги асинхронних нарад?
Завдяки асинхронним нарадам компанії отримують нові можливості для впровадження інновацій і підвищення гнучкості. Розгляньмо кілька переваг, завдяки яким асинхронні наради стануть у пригоді вашій компанії.
Більша гнучкість
Асинхронні наради незамінні для гібридних, розмежованих і переважно віртуальних віддалених команд. Уникаючи незручностей, пов'язаних із нарадами віч‑на‑віч, компанії можуть розширити свій кадровий резерв і можливості наймання персоналу за межами офісу.
Цей підхід також дає змогу працювати в кількох часових поясах і на різних платформах. Якщо у вас є іноземні клієнти, вам не доведеться планувати нараду, яка відбувається зарано для однієї команди та надто пізно для іншої!
Відповіді не потрібно надавати негайно, тому учасники команди менше вигорають, якщо вони стресують через конкуренцію та необхідність дотримуватися термінів виконання.
На особистому рівні асинхронний підхід демонструє, що ви довіряєте учасникам своєї команди. Це свідчить про те, що ви впевнені в їхній здатності виконувати свої обов'язки без постійного контактування з інспекторами чи керівниками.
Ви можете відновити контроль над своїм розкладом і звільнити час, який витратили б на обов'язкові наради (які можуть бути непродуктивними!) Учасники команди можуть переглядати відеонараду у власному темпі, у зручний для них час і в зручному місці.
Краща продуктивність
Порівнюючи із синхронним зв'язком і пов'язаним із ним нескінченним потоком сповіщень, під час асинхронної роботи виникає менше перебоїв.
Із асинхронним умістом можна ознайомитися в зручний час, тому ви можете переглянути відеонараду, коли почуваєтеся найбільш продуктивними протягом робочого дня чи перебуваєте в місці, де можете належним чином зосередитися.
Завдяки асинхронним нарадам ви дієте проактивно, а не реактивно під час роботи та співпраці з колегами. Вам не доводиться поспіхом переглядати відеозаписи чи під тиском якомога швидше надавати відповідь після наради.
Ви не втомлюватиметеся, як після відеодзвінків наживо, тому будете більш готові до подальшої роботи. Якщо ви перебуваєте в місці, де можете зосереджено переглянути асинхронну нараду й за потреби призупинити чи перемотати відеозапис, то ваш відгук буде чіткішим і доцільнішим.
Крім того, під час асинхронних нарад в обговореннях можуть брати участь більше колег. Під час синхронних відеодзвінків більш тихі учасники команди можуть не проявляти активність через велику кількість учасників або домінування певних осіб. Асинхронний зв'язок забезпечує ефективнішу участь і співпрацю.
Записування нарад для використання в майбутньому
Під час асинхронних нарад не потрібно вручну вести нотатки та запам'ятовувати інформацію для передавання після наради.
За допомогою інструмента на кшталт Dropbox Capture ви можете створити систему записування відеонарад, щоб ними за потреби могли користуватися поточні й майбутні співробітники. Це значно полегшує створення навчальних відеозаписів для новачків і навіть семінарів для всієї команди.
Записуючи наради, які можна переглянути в будь‑який час, ви сприяєте корпоративній культурі прозорості та довіри. Ви зможете ввімкнути записи, коли знадобиться переглянути цілі проєкту чи очікування щодо нього.
Тож, чи майбутнє за асинхронними нарадами?
За даними компанії Buffer, 20 відсоткам віддалених працівників важко співпрацювати та спілкуватися зі своєю командою. Якщо вам це знайомо, асинхронні наради можуть вирішити цю проблему: вони позбавлені багатьох обмежень синхронних нарад і забезпечують більшу гнучкість команд.
За допомогою асинхронних нарад ви можете впроваджувати інновації та адаптувати свій бізнес у період, коли корпоративна культура змінюється та з'являються безпрецедентні виклики щодо продуктивності.
Від синхронних нарад не потрібно повністю відмовлятися, але вони не мають бути пріоритетом. Деякі учасники команди та клієнти можуть віддавати перевагу розмовам віч‑на‑віч, а не відеозаписам. Крім того, якщо проєкти передбачають стислі терміни виконання, потрібно пам'ятати, що в разі асинхронних нарад відповіді надходять із затримкою.
В ідеалі вам слід знайти баланс за допомогою інструментів, які забезпечують розвиток вашого бізнесу з урахуванням довгострокових цілей. Платформа на кшталт Dropbox Capture не лише знімає навантаження, пов'язане з необхідністю відвідувати наради, але й дає змогу учасникам команди надавати відгуки на відеозаписи з коментарями до окремих кадрів.
Відсутність відчуття синхронізації
Робота команд у віддаленому та гібридному режимах набуває дедалі більшої популярності, тому відеонаради стають нормою для багатьох компаній. Dropbox Capture максимально спрощує проведення асинхронних нарад.
Де б не перебували ваші команди, вони будуть вдячні вам за те, що ви дозволили їм контролювати власні розклади та працювати, не марнуючи час на безглузді наради.